事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范化管理措施

1、事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范化管理措施 摘要：對于辦公室工作而言，檔案管理占據(jù)著極為重要的位置，其直接影響著單位的發(fā)展，規(guī)范化管理辦公室檔案可以有效規(guī)范事業(yè)單位的日常工作。檔案管理規(guī)范化具有系統(tǒng)性，雖然國內(nèi)部分事業(yè)單位樂觀引進(jìn)了各種先進(jìn)的辦公室信息技術(shù)，但是依舊缺陷重重，如管理制度不健全、不注意檔案管理等均直接影響了單位工作效率與質(zhì)量。對此，該文以辦公室檔案管理特點(diǎn)及重要性為切入點(diǎn)，重點(diǎn)剖析現(xiàn)階段辦公室檔案管理存在的問題，并結(jié)合自身工作閱歷提出規(guī)范化管理措施，旨在對辦公室檔案實(shí)現(xiàn)高效管理。 關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；辦公室檔案；規(guī)范化管理；檔案管理 對于事業(yè)單位而言，辦公室重點(diǎn)在于管理單位各項(xiàng)事務(wù)，其為事業(yè)

2、單位的發(fā)展發(fā)揮著指導(dǎo)作用。對于辦公室工作而言，檔案管理尤為關(guān)鍵，其完整記錄了辦公室的全部事務(wù)，能夠?yàn)閱挝还?yīng)精確、牢靠的材料與信息。新形勢下，辦公室檔案管理工作已經(jīng)難以適應(yīng)新時期發(fā)展所需，且直接影響了辦公室相關(guān)職能的有效發(fā)揮。對此，相關(guān)部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際狀況，全方位、多層次分析與總結(jié)，制定有效的檔案管理規(guī)范，進(jìn)一步強(qiáng)化辦公室效能。 1辦公室檔案規(guī)范化管理的重要性 1.1有利于豐富管理形式 現(xiàn)階段，中國科學(xué)技術(shù)水平得到了顯著提升，在信息時代背景下，辦公室信息化建設(shè)已經(jīng)成為必定趨勢，這也使得辦公室檔案管理形式日趨多樣化。相較于傳統(tǒng)方式，使用計(jì)算機(jī)管理辦公室檔案的效率更高，可有效提高檔案管理工作的科學(xué)性

3、、規(guī)范性和系統(tǒng)性，進(jìn)一步提高管理規(guī)范性。運(yùn)用計(jì)算機(jī)可以快速收集、使用、管理和儲存檔案信息，促進(jìn)了內(nèi)部信息溝通效率以及檔案利用、管理率提高。除此之外，運(yùn)用信息化手段管理辦公室檔案，可提高管理效率，緩解工作人員壓力，從而促進(jìn)管理人員提高工作質(zhì)量。 1.2可以促進(jìn)檔案管理員提高素養(yǎng) 對于檔案規(guī)范化管理，事業(yè)單位應(yīng)高度重視，并在培育人才上投入更多的精力，檔案管理人員在規(guī)范化管理辦公室檔案中發(fā)揮了極為重要的作用。人才素養(yǎng)直接影響著工作效率，轉(zhuǎn)變檔案工作的性質(zhì)會對工作人員的力量造成影響，和以往的人工操作相比，當(dāng)前規(guī)范化的檔案管理主要運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)操作。工作軟件的轉(zhuǎn)變對管理人員操作計(jì)算機(jī)的力量提出了較高的要

4、求，這是此項(xiàng)工作中不可或缺的一項(xiàng)力量。如此，便在日常工作中促進(jìn)了管理人員的素養(yǎng)以及個人價值和工作力量的提高。 1.3可以促進(jìn)單位和部門提高管理水平 在事業(yè)單位的正常運(yùn)營中，辦公室檔案發(fā)揮著極為重要的作用。除了對單位各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、人事變動的信息進(jìn)行照實(shí)記載，辦公室檔案還要注意保存單位發(fā)展歷程中重大的證據(jù)與史料。而規(guī)范化管理辦公室檔案，既能使檔案管理的流程得到優(yōu)化，同時還能帶給單位良好的社會效益。當(dāng)單位和其他部門綻開合作時，需要借助檔案部門和合作方綻開親密聯(lián)系與溝通，以確保雙方合作的有效性。所以，在管理辦公室檔案的過程中，規(guī)范化管理檔案，對促進(jìn)單位部門工作效率提升極為有利，從而使檔案管理更加科學(xué)和

5、精確。 2當(dāng)前辦公室檔案管理工作中存在的問題 2.1缺少健全的制度 新形勢下，事業(yè)單位尚未就辦公室檔案管理制度制定健全的制度，造成辦公室工作效率不抱負(fù)，對辦公室職能的發(fā)揮造成了極大的影響。過去，事業(yè)單位在開展辦公室檔案管理工作時，只是一味地整理和歸檔檔案，并未運(yùn)用先進(jìn)的科技綻開分類和管理。而且往往因管理制度不健全或辦公室人員違規(guī)操作，導(dǎo)致管理制度流于形式，致使辦公室諸多檔案資料丟失，對辦公室職能的發(fā)揮造成了極大的影響。 2.2忽視辦公室檔案管理 在實(shí)際工作中，檔案管理工作只是檔案管理部門的工作任務(wù)，在單位中往往被認(rèn)為并非主要工作，僅僅只是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，通常單位的領(lǐng)導(dǎo)者都在主要業(yè)務(wù)上投入了諸多

6、精力，而忽視了檔案管理工作。大部分單位，對辦公室檔案管理工作的重要性熟悉不夠，在開展工作的過程中運(yùn)用的仍是傳統(tǒng)的管理理念和模式。此外，在辦公室檔案管理中由于資金投入力度不夠，從而造成在檔案管理中缺乏健全的基礎(chǔ)設(shè)施，這在肯定程度上威逼了辦公室檔案管理的平安，對有序開展辦公室檔案管理工作極為不利。 2.3缺少專業(yè)的檔案管理人員 縱觀事業(yè)單位管理體系，辦公室檔案管理是不可或缺的組成部分。但是，現(xiàn)階段單位領(lǐng)導(dǎo)對于辦公室檔案管理工作的重視度較低，諸多事業(yè)單位均支配辦公室人員兼任檔案管理人員，由于這一類工作人員對檔案管理的基礎(chǔ)學(xué)問了解得較少，在技術(shù)操作方面不夠嫻熟，所以許多時候都無法規(guī)范管理辦公室檔案。同

7、時，這些工作人員中大部分都并未接受過系統(tǒng)訓(xùn)練，且所把握的檔案管理學(xué)問與技能均不夠?qū)I(yè)，不熟識辦公室檔案管理工作，同時在工作過程中也很簡單出現(xiàn)問題，使得辦公室檔案管理工作職能無法充分發(fā)揮出來。 2.4缺少先進(jìn)的管理設(shè)備 在檔案管理設(shè)備方面，事業(yè)單位未有較大的投入，對信息技術(shù)與科技產(chǎn)品的引進(jìn)不準(zhǔn)時，難以與時代發(fā)展保持同步。同時辦公設(shè)備非常落后，大部分單位依舊實(shí)行的是人工管理模式，嚴(yán)峻影響了辦公室檔案管理效率，加大了工作人員的工作量，使其在工作上耗費(fèi)了較多時間。且在人為因素的影響下，也無法順當(dāng)實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理目標(biāo)，甚至導(dǎo)致檔案管理缺乏秩序性。 3新時期加強(qiáng)辦公室檔案管理規(guī)范的措施 3.1高度重

8、視檔案管理工作 若要真正做好事業(yè)單位辦公室檔案管理工作，就必需從根本上將部門領(lǐng)導(dǎo)與工作人員的熟悉轉(zhuǎn)變，使其熟悉到檔案管理工作的重要性，運(yùn)用諸多有效手段樂觀宣傳事業(yè)單位的現(xiàn)代化;檔案管理模式，使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員可以充分了解到在單位整體工作發(fā)展中，檔案管理工作效率發(fā)揮的重要作用，并高度重視辦公室檔案管理工作，使每一位工作人員均可以樂觀對待此類工作。同時構(gòu)建激勵機(jī)制，以堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)助力檔案管理工作的良好發(fā)展。辦公室檔案管理工作人員應(yīng)和時代發(fā)展保持同步，立足于工作需求，樂觀促進(jìn)自身檔案管理意識和相關(guān)法律意識的增加，特殊是主要將自身保密意識加強(qiáng)，確保自身檔案管理觀念正確。工作人員要主動參與相關(guān)培訓(xùn)活動，

9、把更為豐富的檔案管理工作技能切實(shí)把握好，促進(jìn)自身工作素養(yǎng)水平提高，對檔案管理工作的重要性有更加充分的熟悉。 3.2構(gòu)建合理科學(xué)的規(guī)章制度 健全的檔案管理制度是有序開展辦公室檔案管理工作的重要保障。事業(yè)單位只有構(gòu)建合理、科學(xué)的規(guī)章制度，才能有效開展辦公室檔案管理工作。新形勢下，辦公室檔案管理工作要和時代發(fā)展保持同步，在對新的檔案管理制度進(jìn)行制定的過程中，要將以往規(guī)章制度的束縛摒棄，樂觀創(chuàng)新制度的內(nèi)容和形式，如此，才可以為檔案管理工作的開展供應(yīng)重要的制度保證。除此之外，在對規(guī)章制度進(jìn)行制定的過程中，要充分運(yùn)用現(xiàn)代化手段，確保檔案管理制度更加完整、科學(xué)、平安。構(gòu)建檔案管理制度還要涉及檔案銷毀制度，應(yīng)

10、依據(jù)相關(guān)規(guī)定第一時間銷毀部分保存到期的檔案，為充分發(fā)揮辦公室檔案管理工作職能供應(yīng)保障。 3.3提高辦公室檔案管理人員的綜合素養(yǎng) 辦公室檔案管理人員的綜合素養(yǎng)對檔案管理水平具有打算性影響。所以，為了確保檔案管理的質(zhì)量，就必需有效提升檔案管理人員的素養(yǎng)。詳細(xì)來說，一方面，要加強(qiáng)培訓(xùn)檔案管理人員的檔案管理專業(yè)學(xué)問與技能，提升其水平；另一方面，要求檔案管理人員準(zhǔn)時了解現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，可以嫻熟操作現(xiàn)代化設(shè)備。所以，單位領(lǐng)導(dǎo)在選拔辦公室檔案管理人員過程中肯定要做到嚴(yán)格認(rèn)真，以制度為依據(jù)。當(dāng)然，單位還要針對檔案管理人員綻開專業(yè)培訓(xùn)，關(guān)心其將專業(yè)的管理學(xué)問與技能把握，切實(shí)提高他們的綜合素養(yǎng)，如此，才可以順當(dāng)

11、實(shí)現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)。 3.4采納現(xiàn)代化的管理手段促進(jìn)檔案工作管理質(zhì)量提升 檔案工作運(yùn)行中，所運(yùn)用的設(shè)備器材和技術(shù)手段、管理質(zhì)量以及落實(shí)規(guī)范化的程度息息相關(guān)，其具有可把控性。但通過當(dāng)前實(shí)施的辦公室檔案管理體系可以看出，紙質(zhì)檔案管理仍占較大比例，在意識不足、技術(shù)有限等問題的影響下，數(shù)字檔案建設(shè)方案還是只在小范圍內(nèi)應(yīng)用，對順當(dāng)落實(shí)規(guī)范化管理工作造成了阻礙。所以，可以考慮從下述幾個方面入手，改進(jìn)此類問題：首先，各單位需結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)革新需求，在檔案管理室中敏捷應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，并把現(xiàn)代化設(shè)備和紙質(zhì)檔案管理工作聯(lián)系起來；其次，以不同形態(tài)的電子檔案為基礎(chǔ)，在信息技術(shù)發(fā)達(dá)的地區(qū)，有效采納以數(shù)字模式形成的電子信息檔案，此形態(tài)的電子檔案非常完整、便捷，有用性較高；最終，就信息技術(shù)發(fā)展落后的地區(qū)，可以借助再加工紙質(zhì)檔案，將原件數(shù)字檔案形成。此手段可以不斷完善原有的紙質(zhì)檔案，對檔案規(guī)范化管理意義較大。 4結(jié)語 綜上所述，檔案管理工作是事業(yè)單位極為重要的一部分。辦公室工作效率的凹凸，單位運(yùn)行的正常與否，在很大程度上均受到檔案管理規(guī)范化水平的影響。辦公室檔案管理相較于其他單位工作來說，內(nèi)容繁瑣、復(fù)雜，因此，需