ERP中的合并會計報表

1、ERP中的合并會計報表隨著企業(yè)集團的發(fā)展，集團內(nèi)部會出現(xiàn)越來越多的公司；復雜的公司結構和復雜的集團內(nèi)業(yè)務，使得集團內(nèi)部管理困難重重，信息渠道嚴重失靈。除了內(nèi)部管理的需要，企業(yè)還有義務向相關方提供詳細的和及時的信息。ERP中的合并會計報表模塊，在提供這些信息方面扮演著重要角色。- -“猴王集團已經(jīng)宣布破產(chǎn)。但猴王集團、ST猴王留下的重重謎霧還遠沒有到消散的時候。猴王集團究竟有多少企業(yè)？對此，外界至今說法不一，從100多家到400500家不等，其中最常見的說法是200300家左右。猴王集團的這些企業(yè)，業(yè)務大致可分為制造業(yè)、服務業(yè)和其他事業(yè)三大部分。制造業(yè)又分為焊接工業(yè)、動力機械工業(yè)和高新技術產(chǎn)業(yè)三

2、個領域，其中僅動力機械工業(yè)一項就有柴油機、造船、船舶運輸、農(nóng)用車、叉車、小型貨車制造、汽車底盤及配件生產(chǎn)等多個行業(yè)；粗粗一算，已涉及十幾個門類、幾十個產(chǎn)業(yè)。猴王集團的資產(chǎn)到底有多少？這個謎團是近來市場高度關注的焦點，也是最難回答的問題。湖北省宜昌市中級人民法院2001宜中破字第1號民事裁定書中顯示，進入破產(chǎn)程序時猴王集團總資產(chǎn)是3.71億元，負債23.96億元，資產(chǎn)負債率為645.53%。但2000年底，宜昌市委、市政府派駐猴王集團的解困工作組給市政府的一份報告中稱，猴王集團截至2000年10月30日的賬面總資產(chǎn)（已剔除分開、解除兼并托管及移交股權、進行改制的企業(yè)）為23.6億元，總負債21.

3、9億元，凈資產(chǎn)1.68億元，資產(chǎn)負債率93%。如果解困工作組提供給市委、市政府的這個數(shù)字是準確的，那么在今年2月27日正式進入破產(chǎn)程序前的短短3個月間，猴王集團總資產(chǎn)迅速“縮水”了19.9億元，總負債反而增加了2.03億元。在股份公司長期拖欠法人股東股息的情況下，猴王集團已經(jīng)從股份公司“借”走了近6億元資金，同時股份公司還為猴王集團提供了4個多億的貸款擔保。外地董事對猴王集團一直隱瞞真相、嚴重侵犯傷害中小股東合法權益的行為極為憤怒，對大股東的嚴重不信任由此產(chǎn)生一”一一摘自猴王集團破產(chǎn)四大謎團未了全景網(wǎng)絡2001年3月14日。- -合并模塊概覽- -在過去的數(shù)十年間，無論是在全球還是在我國，企業(yè)

4、向集團化、大型化發(fā)展已成為一個顯著的特點（如圖1）。企業(yè)集團的形成一般是出于如下原因：- -1全球化經(jīng)營，或者對于我國企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀來說是跨地區(qū)省份的經(jīng)營。- -2分權管理，可能是地理上分散的必然結果，也可能是企業(yè)管理層的內(nèi)部決策。- -3多行業(yè)經(jīng)營。- -4資本經(jīng)營，包括戰(zhàn)略性的收購、合并和合資等等。- -5稅務計劃，出于合理避稅的考慮分設公司。- -隨著企業(yè)集團的發(fā)展，集團內(nèi)部會出現(xiàn)越來越多的公司；復雜的公司結構和復雜的集團內(nèi)業(yè)務，最終使得集團內(nèi)部管理變得困難重重，信息渠道嚴重失靈。除了內(nèi)部管理的需要，企業(yè)還有義務向相關方（InterestedParty）提供詳細的和及時的信息。這些相關方

5、包括股東（特別是中小股東）債權人和政府相關部門等等。ERP中的合并會計報表模塊，在提供這些信息方面扮演著重要角色。事實上合并模塊是如此重要，它已經(jīng)從財務會計下屬的子模塊上升為企業(yè)集團控制模塊(EnterpriseControlling)下的重要組成部分。合并模塊的主要功能可以概括為：收集和匯總單個子公司的財務數(shù)據(jù)，抵銷集團內(nèi)公司間的關聯(lián)交易，提供關于企業(yè)集團財務狀況、資產(chǎn)和收入的更為準確的全貌。- 要實現(xiàn)這樣的功能，好的ERP合并模塊必須解決如下幾個問題：- -1.各種靈活的數(shù)據(jù)收集工具。企業(yè)集團的一個特點是地理上的分散，集團內(nèi)各子公司的數(shù)據(jù)平臺不統(tǒng)一又是常有的事。財務數(shù)據(jù)的收集成為合并功能實

6、現(xiàn)的一個首當其沖的現(xiàn)實難題。數(shù)據(jù)收集必須兼顧信息量、工作量和標準化的要求。- 2.能和財務子系統(tǒng)完全集成。對于企業(yè)集團來說，ERP實施一般是一個漸進的過程。有些子公司先實施，有些子公司后實施。但是對于已經(jīng)實施了ERP財務子系統(tǒng)的公司來說，如果合并模塊能和財務子系統(tǒng)完全集成，就能簡化數(shù)據(jù)收集過程，財務會計的數(shù)據(jù)直接匯總到合并模塊；使得數(shù)據(jù)追查成為可能?？梢詮暮喜?shù)據(jù)追查到個別公司的單筆交易和憑證。這在其他收集數(shù)據(jù)的方式中是不可能辦到的。比如在對往來賬時，如果兩家公司都在ERP系統(tǒng)中核算，那么往來的差異可以很容易地在系統(tǒng)中追查出來。-3.滿足財務和管理會計的各種需求。對于外部會計來說,合并會計報表

7、的編制主要是按股權投資關系進行的。但是內(nèi)部管理上可能將一個大企業(yè)集團按地理區(qū)域或是行業(yè)分層管理，對于這樣的管理會計需求，好的ERP合并功能也必須滿足。甚至在單個子公司經(jīng)營多種行業(yè)，各家子公司跨行業(yè)經(jīng)營的情況下，合并模塊還應該具備按業(yè)務范圍和利潤中心合并的功能。- -4.描述當代復雜的公司結構和資本關系。隨著企業(yè)集團股權關系的日益復雜，多層子公司、交叉控股、股權改變等等情況變得經(jīng)常出現(xiàn)。合并模塊必須能夠描述這些復雜的公司結構和資本關系。從會計技術來講，合并會計報表的編制是財務會計領域最難的主題之一。自動抵銷的規(guī)則應該是可配置的，而不是固定編碼的(Hard-coded)。從而適應我國會計準則，或是

8、國際會計準則(IAS),以及適應將來新的合并會計準則。- -6.流程化、規(guī)范化的操作平臺。合并的整個操作是復雜的，操作人員需要完成很多任務。好的合并軟件應該能夠提供流程化、規(guī)范化的操作平臺，而且平臺本身同樣應該是可配置的。-合并前臺操作- -進入ERP合并模塊，首先我們看看前臺操作，也就是系統(tǒng)在后臺配置完成后，用戶處理合并日常事務的操作。如圖2，前臺操作主要包括五大部分：合并集團結構維護、合并會計科目表維護、數(shù)據(jù)監(jiān)控臺、合并監(jiān)控臺和信息系統(tǒng)。- -1.合并集團結構- -在合并集團結構中，我們維護整個企業(yè)集團的組織結構，這種組織結構既可以是按股權投資關系描述的、用于法定對外會計報表編制的組織結構

9、，也可以是內(nèi)部管理定義的組織結構。從圖2中，我們可以看出ERP的合并集團結構有若干層次(如表1)。- -2.合并會計科目表- -合并會計科目表很重要，它直接影響到對于子公司數(shù)據(jù)收集的明細程度和集團內(nèi)財務管理的規(guī)范化。它和ERP中財務會計模塊使用的日常會計科目表(OperatingChartofAccount)是既有區(qū)別又有聯(lián)系的：<1>科目數(shù)量上，合并會計科目表一般要少得多，比如日常會計科目表如果有2000個科目，合并會計科目表可能會精簡成300個。但這主要是從方便數(shù)據(jù)收集和合并操作上來考慮的，你也可以將兩者定得完全一樣。<2>合并專用科目。合并會計科目表會有一些合并專

10、用科目，比如合并價差，少數(shù)股東權益，外幣報表折算差異等等。<3>通過系統(tǒng)集成，日常會計科目表的金額可以直接匯總到合并會計科目表上。- -對于每一個科目，我們還可以定義它的數(shù)據(jù)如何再向下明細。在確定科目明細分類時必須考慮的三個問題是：<1>這樣的分類能否滿足合并中對賬和抵銷的需要？<2>這樣分類能否滿足報表和管理的需要？<3>這樣分類在工作量和實際數(shù)據(jù)收集上是否可行？在表2中，我們舉了一些例子。- -比如對于應收賬款-集團內(nèi)這樣的內(nèi)部往來科目，選取按集團內(nèi)公司分明細是為了滿足內(nèi)部往來對賬和抵銷。按貨幣分明細，我們是想在對賬和抵銷時區(qū)分內(nèi)部往來的差異

11、哪些是由匯率不同造成的，哪些是由原幣金額不同造成的。再比如對于固定資產(chǎn)，按資產(chǎn)業(yè)務類型分明細是為了編制合并報表的附注：固定資產(chǎn)增減變化表。而主營業(yè)務收入按地區(qū)分明細是為了滿足國際會計準則第14號分部報告的會計信息。- -在ERP的合并模塊中，明細分類數(shù)據(jù)也是可以通過系統(tǒng)集成自動獲得的。- -3.數(shù)據(jù)監(jiān)控臺- -我們知道，合并操作實際上可以分成兩部分：首先完成數(shù)據(jù)從各子公司的收集、驗證、補充和標準化；隨后進行集團內(nèi)交易的對賬和抵銷。兩者分別在數(shù)據(jù)監(jiān)控臺(Datamonitor)和合并監(jiān)控臺(Consolidationmonitor)中完成。- -如圖3所示，數(shù)據(jù)監(jiān)控臺是一種圖形化的操作平臺。在平

12、臺的縱向是合并集團的樹狀結構，數(shù)據(jù)的收集就是針對這些集團內(nèi)公司進行的。在平臺的橫向是完成數(shù)據(jù)收集所涉及的各項任務(Tasks)。數(shù)據(jù)監(jiān)控臺上需要執(zhí)行哪些任務和這些任務的先后次序可以在后臺進行配置。在平臺的中央則是反映各家公司和集團公司的各項任務完成的最新狀況(Status)。這些狀況包括初3中，我們簡要介紹一下幾種有代表性始、不相關、完成、未完成、出錯、鎖定、解鎖等等。表的任務。- 在圖4中，我們列舉了一些在數(shù)據(jù)收集任務中，系統(tǒng)可以采用的各種數(shù)據(jù)傳輸方法。很顯然數(shù)據(jù)收集是數(shù)據(jù)監(jiān)控臺的重頭戲。- 圖4的右上角代表ERP系統(tǒng)。在系統(tǒng)中我們實施了財務會計和合并報表兩個模塊，反映了6種不同的數(shù)據(jù)收集情

13、況：連，而且該公司采用了 ERP財務會計模塊。LAN ）和ERP系統(tǒng)相- 情況2：某子公司用戶通過Internet、專線等等遠程工具和ERP系統(tǒng)相連，而且該公司采用了ERP財務會計模塊。- 在上述兩種情況下，系統(tǒng)通過集成實時更新或定期上載兩種方式，將數(shù)據(jù)從財務會計模塊自動傳送到合并模塊。- 情況3：某子公司目前還未采用ERP財務會計模塊，該公司用戶可以通過Internet、專線等等遠程工具直接登錄ERP系統(tǒng)。該用戶定期地通過在線數(shù)據(jù)輸入的方式直接將該公司的財務數(shù)據(jù)輸入合并模塊。這種方法要求在ERP系統(tǒng)中維護這些用戶適當?shù)臋嘞藓蛯λ麄冞M行操作培訓。在線數(shù)據(jù)輸入的格式可以在后臺靈活定義。情況4:某

14、子公司在其他財務系統(tǒng)中進行日常核算，在該財通過電子郵件等通訊手段傳送務系統(tǒng)中設計接口程序?qū)?shù)據(jù)定期轉(zhuǎn)換成一定格式的純文本文件o到總公司，隨后靈活上載到ERP合并模塊。- 情況5:某子公司在ERP的離線外掛程序中輸入財務數(shù)據(jù)，該外掛程序中的合并會計科目、科目明細類別、合并集團結構、數(shù)據(jù)輸入結構、檢查規(guī)則和ERP中相同。輸入完成后，通過外掛程序中現(xiàn)成的接口將數(shù)據(jù)下載成純文本文件，傳送到總公司后上載到ERP合并模塊。-圖5解釋了這些外掛程序的生成過程：ERP標準外掛程序，是用一些像Access這樣的工具開發(fā)的，作為一種組件提供給用戶，但是程序里還沒有用戶在ERP中的客戶化配置，如合并科目表、科目明細

15、類別、合并集團結構、數(shù)據(jù)輸入結構、檢查規(guī)則等等。但是在ERP系統(tǒng)和標準外掛程序中都有這些參數(shù)傳遞的接口程序，通過這些接口，可以很容易地將ERP系統(tǒng)中的配置傳送到外掛程序中，這樣，符合用戶需要的外掛程序就生成了。這種做法和情況3相比的好處是遠程用戶采用離線輸入，不必直接登錄ERP系統(tǒng)，所以在權限維護、通訊等方面更為方便經(jīng)濟。情況6:情況5中用戶需要在外掛程序中輸入數(shù)據(jù)，輸入格式是固定的。通過ERP“交互式Excel”組件，可以進一步將輸入格式、科目表等等主數(shù)據(jù)和參數(shù),轉(zhuǎn)化成Excel格式，并按用戶的需要修改格式。用戶在Excel中準備的數(shù)據(jù)直接保存入外掛程序數(shù)據(jù)庫中，再按情況5上傳到ERP系統(tǒng)中

16、。情況6甚至可以實現(xiàn)在子集團當?shù)氐木钟蚓W(wǎng)上，多用戶多PC在交互式Excel中準備數(shù)據(jù)，集中存儲在外掛程序數(shù)據(jù)庫中，集中上傳。-對于大型企業(yè)集團來說，各子公司地理位置分散，數(shù)據(jù)平臺和通訊手段不同，在實際實施中應當綜合考慮這些因素，決定一種或多種方式實現(xiàn)數(shù)據(jù)收集任務。數(shù)據(jù)傳輸方法將作為一個重要參數(shù)保存在各公司的定義中。-4.合并監(jiān)控臺-如圖6所示，合并監(jiān)控臺主要實現(xiàn)集團內(nèi)公司間交易的對賬和抵銷。和數(shù)據(jù)監(jiān)控臺類似，它也是一個直觀的圖形化操作平臺。合并監(jiān)控臺的任務主要如表4所示，在解釋中我們主要闡述了抵銷的意義。熟悉會計的讀者可以跳過這一部分。5.信息系統(tǒng)-合并模塊的信息系統(tǒng)提供了關于合并財務報表及其

17、附注、合并抵銷分錄、投資變化等等報表信息。同時和其他模塊一樣，用戶可以用穿透報表(Drill-downreport)等工具自定義報表。-結語-眾所周知，合并會計報表是會計實務操作中最復雜最繁瑣的一項工作。本文只是簡單介紹了ERP系統(tǒng)的會計報表合并功能。在這方面，ERP提供了很好的軟件工具。雖然ERP的合并會計報表模塊可以自動生成抵銷分錄，但在系統(tǒng)配置過程中，咨詢顧問和關鍵用戶對國際會計準則和中國會計準則準確深入的理解，以及對該集團紛繁復雜業(yè)務的掌握，是不可或缺的成功要素。-作者聯(lián)系:表1層次解釋維在ERP中既有公司合并，也有業(yè)務范圍合并、利潤中心合并等多種合并功能，后兩者都是滿足企業(yè)內(nèi)部管理需

18、要的合并功能，它們各自的組織結構被區(qū)分在不同的維中加以定義。公司合并的最小單位是公司。層次結構即使是對于公司合并，也存在對外報表和內(nèi)部管理的不同需求。這時我們定義不同的層次結構。在圖二中，我們定義了層次結構1-法定合并，它是按照母子公司的股權投資關系維護的，目的是完成對外財務會計報表的編制。同時我們還定義了層次結構2-按行業(yè)合并，它是按各家子公司所屬行業(yè)定義的層次結構，是出于內(nèi)部管理的需要。事實上我們還可以按地理區(qū)域和其他任意我們覺得有意義的規(guī)則定義層次結構。集團公司對于企業(yè)集團內(nèi)部大大小小的集團公司，系統(tǒng)中要求我們維護合并頻率(Consolidationfrequency)、集團貨幣(Gro

19、upcurrency)等相關參數(shù)。公司對于公司合并的最小單位公司來說，系統(tǒng)要求我們維護本位幣(Localcurrency)、財務數(shù)據(jù)類型、所得稅率、貨幣折算方法(Translationmethod)、數(shù)據(jù)傳輸方法(Datatransfermethod)等相關參數(shù)。表2合并科目明細類別貨幣集團內(nèi)公司獲取年度資產(chǎn)業(yè)務類型地區(qū)產(chǎn)品組權益業(yè)務類型銀行存款應收賬款X應收賬款-集團內(nèi)XX存貨X固定資產(chǎn)XX長期股權投資-子公司XX少數(shù)股東權益X股本X主營業(yè)務收入X主營業(yè)務收入-集團內(nèi)XX投資收益-子公司X表3任務解釋余額結轉(zhuǎn)Carryforward在會計年度末，合并會計科目的余額必須被結轉(zhuǎn)至下一會計年度。E

20、RP合并的余額結轉(zhuǎn)是自動進行的，有如下特點：<1>除了特別指定外，所有的資產(chǎn)負債表科目都結轉(zhuǎn)余額。<2>除了特別指定外，所有的損益表科目都不結轉(zhuǎn)余額。<3>附加財務數(shù)據(jù)(Additionalfinancialdata)中的股權投資變化和被投資者權益變化也被結轉(zhuǎn)。<4>一個科目的余額可以被配置為結轉(zhuǎn)入另一個科目，比如所有的利潤分配科目和本年利潤科目都結轉(zhuǎn)入未分配利潤科目。<5>科目的明細分類子項也可以被結轉(zhuǎn)入另一子項，比如固定資產(chǎn)的本期購置，本期報廢，本期轉(zhuǎn)移等等子項都結轉(zhuǎn)入期初余額子項。<6>合并生成的抵銷分錄也會被結轉(zhuǎn)至

21、下一年度，同時也遵循上述幾條原則。比如首次合并后，以后每年都不需再做長期投資和權益的抵銷，除非投資發(fā)生變化。余額結轉(zhuǎn)是ERP合并和一般用手工或用電子表格做合并最大的不同之一。它和合并監(jiān)控器的各項任務結合，一起自動完成了很多我們認為很復雜的合并抵銷。數(shù)據(jù)收集Datacollection數(shù)據(jù)收集是數(shù)據(jù)監(jiān)控臺中最重要的任務。主要是通過系統(tǒng)提供的各種數(shù)據(jù)傳輸方法(Datatransfermethod)收集集團內(nèi)各公司的財務數(shù)據(jù)和附加財務數(shù)據(jù)(Additionalfinancialdata)。附加財務數(shù)據(jù)包括了像母公司對子公司股權投資比例等等信息。下文將專門討論ERP合并中的數(shù)據(jù)傳輸方法。本年凈利潤De

22、terminationofretainedearningsERP中的科目被分成兩類：資產(chǎn)負債類和損益類。對于利潤分配表中的科目可以有兩種選擇資產(chǎn)負債類或是損益類。選擇前者兩類科目的交匯點是“本年利潤”科目，選擇后者交匯點就是“未分配利潤”科目。兩種選擇對于出資產(chǎn)負債表、損益表和利潤分配表都是一樣的。本文中我們采用前者，這樣就意味著在資產(chǎn)負債類和損益類科目中都有一個“本年利潤”科目。本年利潤的結轉(zhuǎn)是通過對這兩個科目復式記賬實現(xiàn)的。這兩個科目在任何情況下都應當保持金額一致，方向相反。本任務實際就是系統(tǒng)自動完成我們通常所說的結轉(zhuǎn)本年利潤。檢查上報數(shù)據(jù)Validationsforreporteddat

23、a對于用各種數(shù)據(jù)傳輸方法收集的子公司上報數(shù)據(jù)，系統(tǒng)可以自動檢查它們的正確性。檢查規(guī)則可以在后臺定義。事實上這種檢查主要是檢查數(shù)據(jù)的勾稽關系。比如試算平衡，比如固定資產(chǎn)累計折舊本期記提數(shù)等于制造費用、管理費用、銷售費用中的折舊費用之和等等。重分類調(diào)整Reclassifications系統(tǒng)自動對某些科目余額進行重分類調(diào)整。比如對于一家生產(chǎn)汽車的集團公司，它的一家子公司負責生產(chǎn)引擎。對于這家子公司，引擎是它的產(chǎn)成品，而對于集團來說引擎應屬于半成品。此時系統(tǒng)可以自動進行這樣的重分類調(diào)整。調(diào)整規(guī)則在后臺配置。手工標準化Manualposting可以對上報數(shù)據(jù)進行手工的標準化和調(diào)整。系統(tǒng)中以合并模塊憑證的形式加以保存。貨幣換算Currencytranslation對于本位幣不同于集團貨幣的子公司來說，它上報的數(shù)據(jù)(一般是本位幣)，系統(tǒng)自動按貨幣折算方法(Translationm