中北化工公司Oracle實(shí)施銷售業(yè)務(wù)需求分析_020128_SW

1、AN0HINC0ANDERSEN中北通用化工有限責(zé)任公司Oracle實(shí)施銷售業(yè)務(wù)需求分析顧問(wèn)：AndersenConsultant生成日期：最后修改日期：控制號(hào)：版本：1.0審批：中北化工公司項(xiàng)目經(jīng)理安達(dá)信項(xiàng)目經(jīng)理文檔控制修改記錄審查人DateAuthorVersionChangeReferenceNamePosition目錄文檔控制II修改記錄ii審查人ii1 公司組織管理11.1 業(yè)務(wù)部門設(shè)置11.2 業(yè)務(wù)人員情況12 銷售產(chǎn)品管理22.1 銷售產(chǎn)品22.2 銷售產(chǎn)品編碼22.3 銷售產(chǎn)品分類22.4 銷售產(chǎn)品計(jì)量單位22.5 銷售產(chǎn)品庫(kù)存控制23 客戶管理33.1 建立客戶33.2 客戶

2、信息33.3 信貸控制34 訂單管理44.1 訂單建立44.2 訂單類型44.3 訂單內(nèi)容54.4 訂單審批及維護(hù)55 價(jià)格與折扣65.1 價(jià)格控制65.2 折扣66 發(fā)運(yùn)管理76.1 發(fā)運(yùn)確認(rèn)76.2 單據(jù)管理76.3 查詢77 退貨管理87.1 退貨流程87.2 退貨控制88 銷售與財(cái)務(wù)集成98.1 銷售與財(cái)務(wù)集成91公司組織管理現(xiàn)行的部門劃分主要依據(jù)是BPR目關(guān)文檔提供的管理架構(gòu)。本需求文檔主要側(cè)重于銷售方面的業(yè)務(wù)需求。1.1業(yè)務(wù)部門設(shè)置中北通用化工有限責(zé)任公司是北方工業(yè)集團(tuán)下屬的全資子公司，特許經(jīng)營(yíng)民爆產(chǎn)品，是國(guó)內(nèi)做得最好的貿(mào)易公司。公司的其它業(yè)務(wù)還包括化工產(chǎn)品及焦炭。部門結(jié)構(gòu)：公司總

3、共設(shè)有5個(gè)部門，其中有3個(gè)產(chǎn)品部門。產(chǎn)品部門根據(jù)產(chǎn)品類型進(jìn)行分類，分別為：1 .民爆產(chǎn)品部2 .化工產(chǎn)品部3 .焦炭產(chǎn)品部每個(gè)部門下設(shè)兩個(gè)業(yè)務(wù)小組，分別為銷售小組和采購(gòu)小組。每個(gè)小組設(shè)業(yè)務(wù)經(jīng)理一名。1.2業(yè)務(wù)人員情況各產(chǎn)品部門設(shè)有部門經(jīng)理，部門經(jīng)理下分設(shè)銷售業(yè)務(wù)經(jīng)理和采購(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)理，分管銷售和采購(gòu)業(yè)務(wù)。銷售業(yè)務(wù)經(jīng)理下設(shè)有多個(gè)銷售高級(jí)業(yè)務(wù)員和銷售業(yè)務(wù)員。2銷售產(chǎn)品管理2.1 銷售產(chǎn)品中北通用化工公司主要經(jīng)營(yíng)民爆、普通化工以及焦炭三類產(chǎn)品。部門分工明確，基本上一個(gè)部門經(jīng)營(yíng)一類產(chǎn)品。2.2 銷售產(chǎn)品編碼參見(jiàn)庫(kù)存業(yè)務(wù)需求分析2.3 銷售產(chǎn)品分類銷售的產(chǎn)品可以按照外經(jīng)貿(mào)部進(jìn)出口業(yè)務(wù)統(tǒng)一商品目錄的分類方法。

4、各種銷售產(chǎn)品分為大、中、小類。其中大類可以分為：化工原料、塑料、火工制品、煤炭及煤制品等等。大類以下還分中類，如化工原料可分為以下中類：無(wú)機(jī)酸、鈉化合物、鉀化合物、鈣化合物等等。各中類以下可以分小類，如無(wú)機(jī)酸可分為：硫酸、硝酸、鹽酸、磷酸等。小類以下是詳細(xì)產(chǎn)品。希望將來(lái)的系統(tǒng)能夠繼續(xù)采用這樣的分類方法。2.4 銷售產(chǎn)品計(jì)量單位參見(jiàn)庫(kù)存業(yè)務(wù)需求分析2.5 銷售產(chǎn)品庫(kù)存控制通用化工公司銷售業(yè)務(wù)中一般產(chǎn)品從供應(yīng)商倉(cāng)庫(kù)直接發(fā)貨到海外客戶，在港口碼頭逗留的時(shí)間很短。出口業(yè)務(wù)以自營(yíng)出口為主，需要從倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行發(fā)貨。希望在將來(lái)的系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)適當(dāng)?shù)膸?kù)存管理和控制，并可以查詢有關(guān)貨物的庫(kù)存情況。3客戶管理3.1 建立

5、客戶一般公司的客戶都以老客戶為主，市場(chǎng)變化較快，也很注重開(kāi)發(fā)新客戶。目前，客戶的信息由業(yè)務(wù)員自行輸入，業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)對(duì)自己業(yè)務(wù)的客戶信息進(jìn)行維護(hù)，合同中沒(méi)有用到的客戶信息可以刪除。BPR后希望能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)客戶信息的專門管理，不能隨意刪除或更改客戶信息。3.2 客戶信息業(yè)務(wù)部門經(jīng)理可以查詢到整個(gè)部門的客戶信息，業(yè)務(wù)小組之間及業(yè)務(wù)員之間的客戶信息不需要進(jìn)行屏蔽。業(yè)務(wù)部門內(nèi)部的客戶信息需要共享?，F(xiàn)在沒(méi)有客戶編碼。現(xiàn)在沒(méi)有對(duì)出口業(yè)務(wù)的客戶進(jìn)行詳細(xì)的分類，希望在將來(lái)的系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶進(jìn)行分類，建議按地區(qū)劃分，如中東地區(qū)、北美地區(qū)、非洲地區(qū)等；或按產(chǎn)品劃分，如運(yùn)輸工具、家電設(shè)備、輕工產(chǎn)品、機(jī)械及設(shè)備等。將來(lái)系統(tǒng)

6、中應(yīng)記錄的客戶檔案的內(nèi)容：客戶名稱、客戶別名、客戶編號(hào)、稅務(wù)登記號(hào)、客戶分類、銷售員、地址（國(guó)家、省、市、郵編）、電話、傳真、聯(lián)系人、付款條款、資信等級(jí)、信用額度、開(kāi)戶銀行、幣種、發(fā)票地點(diǎn)、發(fā)貨地點(diǎn)等。在將來(lái)的系統(tǒng)中，需要有專門人員維護(hù)客戶信息，定期檢查客戶信息?？蛻舴诸惻c產(chǎn)品大類相一致。3.3 信貸控制對(duì)客戶在付款方式上有信用額度的控制，并且通過(guò)專業(yè)公司提供對(duì)客戶作資信評(píng)估，已經(jīng)有一套評(píng)估機(jī)制。要求在將來(lái)系統(tǒng)中能夠?qū)蛻舻男庞妙~度進(jìn)行管理，控制風(fēng)險(xiǎn)。在付款方式上進(jìn)行信貸控制，需要進(jìn)行審批，而且希望審批到業(yè)務(wù)部門經(jīng)理,不要太繁瑣。4訂單管理4.1 訂單建立客戶在訂貨以前一般會(huì)向銷售業(yè)務(wù)員詢價(jià)。

7、需要在將來(lái)的系統(tǒng)中記錄有關(guān)詢價(jià)報(bào)價(jià)的內(nèi)容。銷售合同簽訂生效參見(jiàn)BPR“出口銷售合同簽訂流程”。目前存在一個(gè)銷售合同對(duì)應(yīng)多個(gè)采購(gòu)合同的情況，也有多個(gè)銷售合同對(duì)應(yīng)一個(gè)采購(gòu)合同的情況?？傮w來(lái)說(shuō)，對(duì)應(yīng)的情況比較多，需要在將來(lái)的系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)銷售合同與采購(gòu)合同的對(duì)應(yīng)關(guān)系?？梢詫N售訂單及形式發(fā)票視同銷售合同，并在將來(lái)的系統(tǒng)中要實(shí)現(xiàn)銷售訂單的流轉(zhuǎn)。目前的出口業(yè)務(wù)中以銷售產(chǎn)品為主，很少涉及售后服務(wù)。4.2 訂單類型現(xiàn)在的銷售訂單類型主要有代理、自營(yíng)、形式發(fā)票等類型，每個(gè)類型下有若干貿(mào)易類型。如代理有代理進(jìn)口、代理出口等類型。其中代理出口的業(yè)務(wù)與自營(yíng)出口不同，與國(guó)內(nèi)供應(yīng)商簽訂的是代理協(xié)議，與國(guó)外客戶簽訂的是銷售合

8、同，發(fā)運(yùn)一般直接從供應(yīng)商處發(fā)往國(guó)外，沒(méi)有入庫(kù)過(guò)程。因此要求在銷售模塊中對(duì)這類訂單區(qū)別管理。投標(biāo)時(shí)要配形式發(fā)票要求在將來(lái)系統(tǒng)中定義不同訂單類型并附帶不同的合同文本4.3 訂單內(nèi)容出口銷售合同以外幣記價(jià)。海運(yùn)費(fèi)用在合同訂立時(shí)以外幣記價(jià)，實(shí)際入帳時(shí)以人民幣記價(jià)。外運(yùn)費(fèi)還會(huì)涉及國(guó)外內(nèi)陸運(yùn)輸費(fèi)用，這部分費(fèi)用的記價(jià)方法同海運(yùn)費(fèi)。銷售合同的編號(hào)是根據(jù)有關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)指定的，由16-18位數(shù)字和字符組成，需要規(guī)定具體的編碼規(guī)則。由客戶決定的合同號(hào)需要手工輸入。出口銷售合同包括的主要內(nèi)容有：合同號(hào)、簽約日期、地點(diǎn)、買賣雙方的名稱和編號(hào)、合同標(biāo)的、價(jià)格條款、支付條款、質(zhì)量條款、包裝條款、發(fā)運(yùn)條件、質(zhì)量、數(shù)量和索賠、不

9、可抗力、生效條件等。投標(biāo)項(xiàng)目合同包括的主要內(nèi)容有：買方名稱及編號(hào)、通訊地址、合同號(hào)、簽約日期、投標(biāo)號(hào)、投標(biāo)日期、招標(biāo)號(hào)、招標(biāo)日期、開(kāi)標(biāo)日期、有關(guān)條款與條件等。4.4 訂單審批及維護(hù)報(bào)價(jià)以前要進(jìn)行報(bào)價(jià)測(cè)算，對(duì)報(bào)出的價(jià)格進(jìn)行控制。通過(guò)對(duì)各審批人員設(shè)置不同的審批權(quán)限，分別執(zhí)行相應(yīng)的審批流程，具體的審批流程參見(jiàn)BPR相關(guān)流程。5價(jià)格與折扣5.1價(jià)格控制主要采取經(jīng)理負(fù)責(zé)制，國(guó)內(nèi)工廠的價(jià)格通常比較了解，國(guó)際價(jià)格通過(guò)展覽會(huì)也可以掌握，報(bào)價(jià)也是隨行就市。焦炭?jī)r(jià)格一般有“對(duì)印出口焦炭協(xié)會(huì)”制定。行業(yè)價(jià)格透明度較高，報(bào)價(jià)之前會(huì)進(jìn)行盈虧測(cè)算，通過(guò)經(jīng)理審批。需要系統(tǒng)能夠記錄對(duì)于不同客戶的報(bào)價(jià)信息?，F(xiàn)在沒(méi)有統(tǒng)一、規(guī)范的

10、價(jià)格列表。5.2折扣現(xiàn)在的銷售業(yè)務(wù)中，沒(méi)有規(guī)范的折扣列表。通常在銷售發(fā)貨后，貨物的數(shù)量或質(zhì)量發(fā)生問(wèn)題，客戶要求給予折讓。6發(fā)運(yùn)管理6.1 發(fā)運(yùn)確認(rèn)發(fā)運(yùn)部門主要是總部的北方國(guó)際物流公司，也有可能業(yè)務(wù)員聯(lián)系其它外運(yùn)公司。港口倉(cāng)庫(kù)或供應(yīng)商開(kāi)具收貨單就表明通用化工公司已經(jīng)接收貨物，銷售業(yè)務(wù)員根據(jù)銷售合同的有關(guān)條款辦理發(fā)運(yùn)。銷售業(yè)務(wù)員填寫發(fā)運(yùn)通知單，并將發(fā)運(yùn)通知單和合同副本一并交給貨運(yùn)代理辦理運(yùn)輸。在收到商業(yè)發(fā)票、提單副本、裝箱單等單據(jù)后確認(rèn)發(fā)貨。發(fā)運(yùn)通知單的主要內(nèi)容有：通知單號(hào)、業(yè)務(wù)員名稱、部門、制單日期、收貨人名稱及地址、合同號(hào)、價(jià)格形式、支付方式、裝運(yùn)日期及裝運(yùn)港、承運(yùn)人、貨物數(shù)量、采購(gòu)合同號(hào)、幣

11、種等。6.2 單據(jù)管理中北化工公司正在考慮由綜合管理員負(fù)責(zé)制單。在業(yè)務(wù)員聯(lián)系其它外運(yùn)公司發(fā)運(yùn)的情況下，業(yè)務(wù)員制單后需要提交儲(chǔ)運(yùn)部門確認(rèn)審批，并提交相關(guān)發(fā)運(yùn)單據(jù)?，F(xiàn)行系統(tǒng)的制單功能比較完善，希望將來(lái)的系統(tǒng)能夠利用這一功能。發(fā)運(yùn)單據(jù)包括發(fā)運(yùn)通知單、裝箱單、商業(yè)發(fā)票、提單、原產(chǎn)地證明（僅對(duì)歐盟）、質(zhì)量證明等，其中原產(chǎn)地證明由供應(yīng)商提供。6.3 查詢需要將來(lái)的系統(tǒng)能夠查詢銷售合同執(zhí)行情況及已發(fā)貨信息。7退貨管理7.1 退貨流程客戶退貨不一定要與有原有合同或訂單關(guān)聯(lián)，但希望在將來(lái)的系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)兩者的關(guān)聯(lián)。退貨情況的處理方法有維修、折價(jià)銷售及換貨，換貨的情況比較多。退貨后一般采取折價(jià)銷售。需要在將來(lái)的系統(tǒng)中

12、記錄有關(guān)的退貨信息。7.2 退貨控制退貨需要有關(guān)人員進(jìn)行確認(rèn)。退貨發(fā)生后都需要經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)，通常是在客戶地進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)的內(nèi)容主要是產(chǎn)品質(zhì)量和數(shù)量。8銷售與財(cái)務(wù)集成8.1 銷售與財(cái)務(wù)集成希望未來(lái)系統(tǒng)能在銷售發(fā)貨后自動(dòng)沖減庫(kù)存，同時(shí)產(chǎn)生相關(guān)對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)信息情感語(yǔ)錄1 .愛(ài)情合適就好，不要委屈將就，只要隨意，彼此之間不要太大壓力2 .時(shí)間會(huì)把最正確的人帶到你身邊，在此之前，你要做的，是好好的照顧自己3 .女人的眼淚是最無(wú)用的液體，但你讓女人流淚說(shuō)明你很無(wú)用4 .總有一天，你會(huì)遇上那個(gè)人，陪你看日出，直到你的人生落幕5 .最美的感動(dòng)是我以為人去樓空的時(shí)候你依然在6 .我莫名其妙的地笑了，原來(lái)只因?yàn)橄氲搅四? .會(huì)離開(kāi)的都是廢品，能搶走的都是垃圾8 .其實(shí)你不知道，如果可以，我愿意把整顆心都刻滿你的名字9 .女人誰(shuí)不愿意青春永駐，但我愿意用來(lái)?yè)Q一個(gè)疼我的你10 .我們和好吧，我想和你拌嘴吵架，想鬧小脾氣，想為了你哭鼻子，我想你了11 .如此情深，卻難以啟齒。其實(shí)你若真愛(ài)一個(gè)人，內(nèi)心酸澀，反而會(huì)說(shuō)不出話來(lái)12 .生命中有一些人與我們擦肩了，卻來(lái)不及遇見(jiàn)；遇見(jiàn)了，卻來(lái)不及相識(shí)；相識(shí)了，卻來(lái)不及熟悉，卻還要是再見(jiàn)13 .對(duì)自己好點(diǎn)，因?yàn)橐惠呑硬婚L(zhǎng)；對(duì)身邊的人好點(diǎn)，因?yàn)橄螺呑硬灰欢苡鲆?jiàn)14 .世上總有一顆心在期待、呼喚著另一顆心15 .離開(kāi)之后，我想你不要忘記一件事：不要忘記