會(huì)計(jì)檔案管理具體制度

1、會(huì)計(jì)檔案管理具體制度一、會(huì)計(jì)檔案的裝訂(一會(huì)計(jì)檔案的整理立卷會(huì)計(jì)年度終了后，對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理立卷。會(huì)計(jì)檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即:分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一并分門別類按各卷順序編號(hào)。1，分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。一般將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報(bào)表，四類文字資料及其他。2，檔案形成統(tǒng)一。案冊(cè)封面、檔案卡夾、存放拒和存放序列統(tǒng)一。3，管理要求統(tǒng)一。建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料檔案簿、會(huì)計(jì)資料檔案目錄;會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)，報(bào)表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊(cè)。(二會(huì)計(jì)檔案的裝訂會(huì)計(jì)檔案的裝訂主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其他文字資料的裝訂。1，會(huì)計(jì)憑證

2、的裝訂。會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作:分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號(hào)是否齊全;按憑證匯總?cè)掌跉w集（如按上、中、下旬匯總歸集確定裝訂成冊(cè)的本數(shù);摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書釘、大頭針、回形針，對(duì)大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;整理檢查憑證順序號(hào)。如有顛倒要重新排列。發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎(jiǎng)金發(fā)放單是否隨附齊全;記賬憑證上有關(guān)人員(如財(cái)務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等的印章是否齊全。會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求:用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應(yīng)使用棉線，在左上角部位打上三個(gè)針眼，實(shí)行三眼一線打結(jié)，結(jié)扣應(yīng)是活的，并放在憑證封皮的里

3、面，裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱;憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制。封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;裝訂憑證厚度一般15厘米左右，方可保證裝訂牢固。美觀大方。會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng)：每本封面上填寫好憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽章:在封面上編好卷號(hào)。按編號(hào)順序入柜，以便干調(diào)閱。2會(huì)計(jì)賬簿的裝訂。各種會(huì)計(jì)賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時(shí)整理立卷?；疽笫?(1賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對(duì)各個(gè)賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全。序號(hào)排列是否連續(xù);然后按會(huì)計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、

4、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底的順序裝訂。(2活頁賬簿裝訂要求。第一，保留已使用過的賬頁，將賬負(fù)數(shù)填寫齊全，去除空白負(fù)和撤掉賬夾，用質(zhì)好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊(cè)。第二，多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。第三，在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號(hào)，會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人簽章。(3賬簿裝訂后的其他要求。第一，會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角。錯(cuò)頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。第二，會(huì)計(jì)賬簿的封口要嚴(yán)密。第三，封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬篡改名稱、編號(hào)，編號(hào)為一年一編，編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存（借

5、款日記賬、分戶明細(xì)賬。第四，會(huì)計(jì)賬簿按保管期限分別編制卷號(hào)，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號(hào)，總賬、各類明細(xì)賬、輔助賬全年按順序編制卷號(hào)。3會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂。會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成及時(shí)報(bào)送后，留存的報(bào)表按月裝訂成冊(cè)謹(jǐn)防丟失。小企業(yè)可按季裝訂成冊(cè)。第一，會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂前要按編報(bào)目錄核對(duì)是否齊全，整理報(bào)表員數(shù)，上邊和左邊對(duì)齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補(bǔ)后，完整無缺地裝訂;第二，會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂順序?yàn)?會(huì)計(jì)報(bào)表封面、會(huì)計(jì)報(bào)表編制說明、各種會(huì)計(jì)報(bào)表按會(huì)計(jì)報(bào)表的編號(hào)順序排列、會(huì)計(jì)報(bào)表的封底:第三，按保管期限編制卷號(hào)。二、會(huì)計(jì)檔案的保管會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定:“當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保

6、管一年，期滿之后原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編制清冊(cè)移交本單位的檔案部門保管?！备鶕?jù)上述規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的保管要求主要有:1會(huì)計(jì)檔案的移交手續(xù)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門在將會(huì)計(jì)檔案移交本單位檔案部門時(shí)，應(yīng)按下列程序進(jìn)行:（1）開列清冊(cè)，填寫交接清單:（2）在賬簿使用日期欄填寫移交日期;（3）交接人員按移交清冊(cè)和交接清單項(xiàng)目核查無誤后簽章。2，會(huì)計(jì)檔案的保管要求。（1）會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方。并選離易供品堆放地，周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防火器材;（2）采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞;（3）會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥并噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀;（4）會(huì)計(jì)檔案室保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)

7、的空間、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕;（5）設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記蒲、檔案借閱登記簿，嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密;（6）會(huì)計(jì)電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。3，會(huì)計(jì)檔案的借閱。（1）會(huì)計(jì)檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)上級(jí)主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)。（2）外部借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù);單位內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后。辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。（3）借閱會(huì)計(jì)檔案人員不得在案

8、卷內(nèi)亂畫、標(biāo)記，拆散原卷冊(cè)，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件）。（4）借出的會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案管理人員要按期如數(shù)收回。并辦理注銷借閱手續(xù)。4，會(huì)計(jì)檔案的保管期限。各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，按其特點(diǎn)可分為永久性和定期性兩類。凡是在立檔單位會(huì)計(jì)核算中形成的，記述和反映會(huì)計(jì)核算的，對(duì)工作總結(jié)、查考和研究經(jīng)濟(jì)活動(dòng)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)永久保存。定期保管期限分別為3年、5年、15年等三種。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，如:1996年度終了日為12月31日，保管期限按1997年元月1日開始計(jì)算。為了全面反映會(huì)計(jì)檔案情況，立檔部門應(yīng)設(shè)置“會(huì)計(jì)檔案?jìng)洳楸怼?，及時(shí)記載會(huì)計(jì)檔案的保存數(shù)、借閱數(shù)和歸檔數(shù)。做到心中有數(shù)、不出差錯(cuò)。三、會(huì)計(jì)檔案的銷毀1，會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)由本單位檔案部門會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門提出銷毀意見，共同鑒定、嚴(yán)格審查。編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。2，會(huì)計(jì)檔案要銷毀時(shí)，需報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)及上級(jí)單位有關(guān)管理部門批準(zhǔn)后銷毀。3會(huì)計(jì)檔案保管期滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出。另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止；建設(shè)單位在建設(shè)期間的會(huì)計(jì)檔案，不得銷毀。4銷毀檔案前。應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案銷毀