企業(yè)人事檔案管理工作存在的問題與對策

1、企業(yè)人事檔案管理工作存在的問題與對策         <TABLE     style="PADDING-RIGHT: 10px; PADDING-LEFT: 10px; PADDING-BOTTOM: 10px; LINE-HEIGHT: 22px; PADDING-TOP: 10px"     cellSpacing=0 cellPadding=3 width="96%" align=c

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3、      摘要:人事檔案記錄著職工錄用、調(diào)配、任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的信息材料,是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)。結合本企業(yè)改制后人事檔案管理的特點和方法,分析了企業(yè)職工檔案管理中存在的問題并提出了對策。 關鍵詞:人事檔案管理問題對策 一、企業(yè)人事檔案管理的特點和方法 企業(yè)改制后人事檔案由集團公司檔案中心統(tǒng)一接管,無論民營化、股份制、集團控股企業(yè)或集團公司人事檔案仍有集團公司統(tǒng)一管理,這樣保證了職工的合法權益,解決了職工檔案后顧之憂。 在企業(yè)改制中利用人事檔案是維護企業(yè)

4、職工的合法權益的重要憑證:一是企業(yè)改制領取安置補償金的重要依據(jù);二是職工辦理社會保險的重要依據(jù);三是職工退休辦理的重要依據(jù);四是職工享受增量補貼、特殊津貼的重要依據(jù)。 企業(yè)改制后人事檔案,打破了傳統(tǒng)的干部和職工檔案的區(qū)分,集團統(tǒng)一實行改制后職工檔案分類方法,人事檔案我們采取按姓氏筆畫統(tǒng)一排列,劃分為四部分在職職工、離退休職工、辭職職工、死亡職工檔案。檔案在使用的過程中隨著職工本身角色的變換,隨時調(diào)整。 二、存在的問題及原因 1.人事檔案管理的重要性認識不夠。長期以來,相當一部分領導對人事檔案管理工作的認識都存在著一些誤區(qū),認為人事檔案工作就是保管的事務性工作,不是單位的主要工作,只要不丟失,不

5、泄密,能應付外調(diào)、查檔就行了。甚至有些領導認為檔案工作只是檔案部門的事,對檔案工作不聞不問,不想管也不愿管。 2.人事檔案存在嚴重的斷檔和人檔分離現(xiàn)象。在改制利用人事檔案的過程中,存在部分職工檔案有斷檔或缺檔現(xiàn)象。有以下幾類:(1)隨著人才流動性的增大,很大部分人的檔案并沒有隨之流動,檔案存與原工作單位,由于人才的流出,檔案管理人員不再對此人的檔案進行更新,流出后的工作經(jīng)歷一片空白。本人在整理人事檔案的時候,就發(fā)現(xiàn)某些同志的檔案不存在連續(xù)性,畢業(yè)分配后,有單位接收,但是接收后到來我單位之間這段時間檔案就是空白,究其原因,就是在原單位辭職后,去了其他企業(yè),應聘我單位后去原來單位把檔案調(diào)出,就存在

6、了斷檔現(xiàn)象。(2)企業(yè)將人才引進后,很少去查看求職者的檔案,用人單位也基本是以個人在實際工作中的業(yè)績來考評員工。人事檔案掛在人才市場,沒有及時提交單位而仍放在人才市場,但是檔案沒有更新,這也是造成斷檔的原因之一。(3)隨著社會的發(fā)展,特別是隨著人才資源配置市場化,人才流動日益頻繁,越來越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕?人才的流動造成人檔分離,棄檔不用的人員越來越多。并且由于許多公司、單位對檔案沒什么要求,導致了這種人檔分離的情況愈加嚴重。 3.人員配備不足。由于目前檔案管理人員單位僅配備1-2人,負責集團公司文書、科研、基建、會計、人事等門類的檔案管理工作,即要維持大量借閱、查詢、日常維護工作,

7、又要做好檔案資料的收集、整理、分類、編目、排架、電腦輸入、編研工作,導致了檔案人員工作量過大;又因為大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職,對檔案工作精力投入不足,因此會嚴重影響了檔案管理水平。 4.人事檔案管理的信息化程度不高。隨著科學技術手段的不斷更新,人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用,計算機信息的水平也在不斷提高,但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮,計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用,這些不利于人事管理效率的提高,并且造成一定的資源浪費。 三、解決問題的對策 1.人事檔案的收集 。為了使人事檔案能夠真實地全面反映個人全貌,人事檔案管理要經(jīng)常通過人事部門收集職工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務

8、評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料,充實檔案內(nèi)容。收集的人事檔案材料,必須經(jīng)過認真的鑒別,屬于歸檔的材料應真實準確。完整齊全,文字清楚,對象明確,手續(xù)完備、具有保存價值。不屬于歸檔范圍的材料,不擅自歸檔,經(jīng)過鑒別,可據(jù)情況予以處理。 2.人事檔案的整理。人事檔案管理人員對收集的人事檔案材料按規(guī)定進行整理,并按在職職工檔案、離退休人員、辭職人員及死亡檔案進行整理、分類、編號、入柜。對人事檔案應建立登記和統(tǒng)計制度,建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案,做到檔號與檔案名冊編號一致,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。嚴格執(zhí)行保密制度,確保檔案的絕對安全和準確無誤。

9、在整理裝訂人事檔案材料時,凡不歸檔需處理的材料必須填寫處理人事檔案材料清單,并報請有關領導審查批準,由專人負責監(jiān)毀。 3.檔案的轉(zhuǎn)遞 。隨著用人機制的改革,企業(yè)人員流動大,人事檔案的轉(zhuǎn)遞量日益增大,檔案中心應在收到人事檔案轉(zhuǎn)移檔案通知單確認部門、集團領導審批同意后,由集團人事部門提取檔案。若外單位派專人來提取,還必須按對方人事或組織部門出具的提取(查閱)職工檔案介紹信及本人的工作證或介紹信給予辦理。嚴禁任何人私自保管本人及他人的人事檔案或材料。借閱人事檔案需填寫借閱人事檔案審批表,經(jīng)有關領導簽字方可借閱。在轉(zhuǎn)遞人事檔案時,本人或親友必須到檔案室來辦理有關事宜;人事檔案轉(zhuǎn)遞以后,不再接收此人的任

10、何人事檔案材料。職工因辭職、退職、自動離職或被解除合同、終止合同、除名、開除等,在未收到人事檔案轉(zhuǎn)移檔案通知單前,檔案仍由檔案中心保管或?qū)⑵錂n案轉(zhuǎn)交其所在地的職業(yè)介紹中心。 4.人事檔案的鑒定與銷毀。集團公司規(guī)模大、檔案資料多,庫房有限。大量檔案資料充實著檔案庫房,給檔案管理帶來不便。特對檔案材料的鑒定銷毀做如下規(guī)定:凡是沒有保存價值和屬銷毀處理的材料按規(guī)定需要銷毀檔案材料時,必須經(jīng)單位主管檔案工作的領導批準。死亡、失蹤人員的檔案由檔案中心保管15年后,可報集團領導審核同意后予以銷毀。企業(yè)對國家、省和市級模范人物及有特殊貢獻的人員死亡后,其檔案仍有檔案中心保管。若檔案鑒定和銷毀工作不及時,會影響了企業(yè)職工檔案的管理工作,使工作人員造成繁重的工作量,也阻礙了檔案工作現(xiàn)代化管理。 5.提高管理人員整體素質(zhì)。隨著技術手段的不斷更新,人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用,計算