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文檔簡介

1、網(wǎng)店管理系統(tǒng)使用手冊網(wǎng)店管理系統(tǒng)是針對網(wǎng)上營銷開發(fā)的專業(yè)管理軟件,結(jié)合冠都ERP系統(tǒng)、進銷存系統(tǒng)、分銷系統(tǒng),為企業(yè)提供從采購、倉庫、生產(chǎn)、渠道分銷、線下銷售、線上銷售全面的管理軟件解決方案,以滿足網(wǎng)店業(yè)主、電子商務(wù)企業(yè)目前急需的管理需要。北京冠都軟件有限公司2010-08-01目錄一、簡介3二、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)(系統(tǒng)運行之前設(shè)置)6三、寶貝管理26四、訂單下載及TOP Server34五、處理訂單37六、售后服務(wù)51七、郵資結(jié)算57八、統(tǒng)計報表59九、其它操作62十、報表設(shè)計63如何申請?zhí)詫欰pp Key?66一、簡介1、系統(tǒng)架構(gòu)電子商務(wù)企業(yè)信息系統(tǒng)企業(yè)運營分析BOSS(統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)挖掘)網(wǎng)店管理線

2、上業(yè)務(wù)進銷存分銷 / ERP線下業(yè)務(wù)寶貝管理訂單處理訂單采集售后服務(wù)渠道管理生產(chǎn)管理生產(chǎn)管理渠道管理POS賬款管理銷售管理倉庫管理采購管理統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫平臺SQL SERVER 2000Ø 進銷存/分銷/ERP:企業(yè)日常的采購、生產(chǎn)、倉庫、分銷、線下銷售等業(yè)務(wù)功能。對于線下有分銷業(yè)務(wù)需求的企業(yè),可以選擇渠道管理模塊,對于線下自主生產(chǎn)的企業(yè),可選ERP模塊。Ø 網(wǎng)店管理:線上管理模塊,以網(wǎng)上訂單為主線索的管理軟件,提供了商品編輯及發(fā)布、網(wǎng)上訂單下載、出庫、結(jié)算、快遞單批量打印、發(fā)貨出庫、庫存同步等功能。注意:關(guān)于進銷存、分銷、ERP系統(tǒng)的操作說明請參考專門的文檔。2、網(wǎng)店業(yè)務(wù)流程

3、淘寶網(wǎng)店、商城、分銷平臺API接口 商品API 訂單API 物流API 庫存API 寶貝管理·離線新建、編輯·模板、下載、上傳·批量、圖片空間自定義售后服務(wù)流程·退貨·換貨·維修·其它訂單退貨發(fā)出維修接收自定義訂單處理流程出庫(掃描校驗、稱重、郵資)憑單配貨、取貨批量打印快遞單批量打印配貨單收款網(wǎng)下業(yè)務(wù)(進銷存、賬款管理)現(xiàn)金銀行帳庫存帳進貨管理(進貨訂單、進貨、退貨)收支管理(收支、成本、轉(zhuǎn)賬)渠道管理可選模塊(發(fā)貨、退貨、調(diào)撥)倉庫管理(調(diào)撥、移庫、盤點)銷售管理(銷售訂單、銷售、退貨)生產(chǎn)管理可選模塊(外發(fā)生產(chǎn)、車間生

4、產(chǎn))應(yīng)收應(yīng)付(核銷、對沖)3、啟動系統(tǒng)系統(tǒng)安裝完畢后,在Windows系統(tǒng)開始菜單下自動添加一個【網(wǎng)店銷售】快捷鍵,點擊后,進入系統(tǒng)的登錄界面,輸入正確的用戶代碼和密碼(初始管理員代碼和密碼是000/000)。菜單工具欄功能圖標兩步業(yè)務(wù)流程確認后,進入系統(tǒng),打開系統(tǒng)主界面。統(tǒng)計報表二、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)(系統(tǒng)運行之前設(shè)置)在系統(tǒng)正式運行之前,需要對一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行設(shè)置。1、下載寶貝訂單涉及到的商品在管理之前必須要建立商品檔案,點擊工具欄寶貝按鈕,打開寶貝案管理窗體,然后點擊【下載寶貝】按鈕下載淘寶網(wǎng)上店鋪的所有寶貝。選擇的時間范圍可大一些,將店鋪的所有寶貝都下載到本地。詳細操作參見寶貝管理章節(jié)。2、庫存

5、查詢 & 同步查詢庫存是日常銷售業(yè)務(wù)中最常用的操作,點擊工具欄庫存按鈕,打開商品庫存查詢窗體,如下圖所示:關(guān)聯(lián)圖標商品列表選擇倉庫商品明細庫存行業(yè)分類庫存同步工具欄ª 關(guān)聯(lián):關(guān)聯(lián)圖標代表從不同店鋪下載的商品。:代表產(chǎn)品與淘寶店鋪關(guān)聯(lián),店鋪有售;:代表產(chǎn)品與淘寶分銷平臺關(guān)聯(lián),分銷平臺有售;ª 過濾選擇:設(shè)置過濾選擇,只顯示與店鋪關(guān)聯(lián)的商品、與分銷平臺關(guān)聯(lián)的商品、或與某個指定店鋪或分銷平臺關(guān)聯(lián)的商品。ª 特價:顯示或關(guān)閉特價商品顯示開關(guān);ª 套裝:顯示或關(guān)閉套裝商品顯示開關(guān);ª 圖片:顯示或關(guān)閉商品圖片顯示開關(guān);ª 同步:點擊【同

6、步】按鈕,把當(dāng)前列表中的產(chǎn)品庫存同步到指定的店鋪中。ª 同步所有商品:打開【下載】菜單【同步所有商品】,將所有的庫存數(shù)據(jù)同步到淘寶店鋪中。打開后的庫存同步窗體如下:同步商品明細ª 店鋪選擇:選擇同步庫存的店鋪;ª 自動過濾:系統(tǒng)會根據(jù)商品是否在店鋪有售,自動過濾待同步的商品;ª 同步商品:列表中顯示所有將要同步的商品,待同步完成后,完成同步的商品單元底色變綠。ª 同步:點擊【同步】按鈕開始將列表中的商品庫存同步到淘寶店鋪或分銷平臺中。3、會員分類為了方便管理和查找會員,可以對會員按照需要建立分類,點擊菜單:“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)”“會員分類”打開會員分類維

7、護界面。4、會員等級為會員設(shè)置等級,使不同級別的會員給予不同的購物優(yōu)惠政策。點擊菜單:“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)”“會員等級”,打開會員等級維護界面。5、會員管理點擊菜單:基礎(chǔ)數(shù)據(jù)會員管理。打開會員管理界面。界面左側(cè)是會員分類、會員級別、會員地區(qū)生成的樹型目錄,右側(cè)上部是會員列表,右側(cè)下部是會員歷史交易記錄。會員列表顯示頁記錄數(shù)可以通過基礎(chǔ)數(shù)據(jù)下面的參數(shù)設(shè)置菜單修改。購物明細功能按鈕會員列表分類目錄6、新建會員新建會員的方式有兩種,一種是在采集訂單時自動登記,另外一種就是在會員管理界面下,點擊工具欄【新建】按鈕,打開新建會員窗體,輸入會員信息。會員ID,就是網(wǎng)名,不能重復(fù)。7、分銷商管理點擊菜單:基礎(chǔ)數(shù)據(jù)分銷

8、商管理。打開分銷商管理界面。界面左側(cè)是分類、分銷商地區(qū)生成的樹型目錄,右側(cè)上部是分銷商列表,右側(cè)下部是分銷商歷史交易記錄。合作中的分銷商,可以通過【更新】按鈕從淘寶分銷平臺下載;申請中的分銷商可以通過【新建】按鈕創(chuàng)建。 已經(jīng)停止合作的分銷商,可以通過【編輯】改變類別,變成“已停止”。其它信息也可以通過編輯修改。8、店鋪管理點擊菜單:基礎(chǔ)數(shù)據(jù)店鋪。打開店鋪管理界面。系統(tǒng)支持多店鋪管理,可以同時在淘寶、拍拍等上創(chuàng)建多個商鋪。Ø 系統(tǒng)采用淘寶API方式與淘寶網(wǎng)交換數(shù)據(jù),在應(yīng)用軟件之前必須申請App Key。請參閱【如何申請App Key】。Ø 該頁面的一些信息,如:公司名、電話、

9、地址等將用于快遞單發(fā)貨方信息。另外自定義項也可以用于快遞單打印項。9、地區(qū)行政代碼通過【下載更新】按鈕下載的全國區(qū)劃行政代碼,在系統(tǒng)內(nèi)使用,也可以做為日常工作的參考。10、物流設(shè)置用于查詢國內(nèi)物流公司全國各地可達、不可達信息。開始為空,通過【下載更新】按鈕,下載物流信息。Ø 物流資費設(shè)置:通過設(shè)置各個物流公司的資費標準,在發(fā)貨時,根據(jù)稱重,自動計算郵資。Ø 【應(yīng)用到全省】:將設(shè)置的某個城市、區(qū)縣的資費標準,復(fù)制到全省的各個城市和地區(qū);Ø 【應(yīng)用到全是】:將設(shè)置的某個城市區(qū)縣的資費標準,復(fù)制到全市的所有區(qū)縣;11、物流公司顯示國內(nèi)常用的物流公司信息,初始時,通過【物

10、流設(shè)置】的下載更新,自動下載了目前國內(nèi)常用的物流公司信息。也可以通過增加行、刪除行按鈕,編輯物流公司信息。12、發(fā)貨方式此處設(shè)置與網(wǎng)店合作的物流。點擊菜單:基礎(chǔ)數(shù)據(jù)發(fā)貨方式。打開發(fā)貨方式維護窗體。Ø 單據(jù)格式在“貨運單模板”中維護。Ø 帳款月結(jié):如果選擇打勾,在出庫做郵資處理時候,不記支出帳,通過“郵資結(jié)算”功能批量結(jié)算郵資。否則每單郵資支出創(chuàng)建支出帳。Ø 優(yōu)先級:系統(tǒng)包含的智能匹配物流方法,將會依據(jù)優(yōu)先級為訂單分配發(fā)貨方式;Ø 新增:點擊【新增行】后,出新空白發(fā)貨方式行,點擊名稱列,通過下拉列表選擇可用物流,選擇后,代碼列自動填寫;物流Ø 1

11、3、貨運單模板Ø 導(dǎo)入:導(dǎo)入fr3格式的報表文件;Ø 設(shè)計:打開報表編輯器,對模板進行編輯;請參閱“其它操作”中的“報表設(shè)計”章節(jié)。Ø 刪除:刪除選中的快遞單模板;Ø 新增:新創(chuàng)建一個快遞單模板,點擊【新增】后,出現(xiàn)下列窗體,輸入模板的名稱和文件名,系統(tǒng)自動創(chuàng)建一個新的模板,然后,點擊【設(shè)計】按鈕進入報表設(shè)計界面,對模板進行編輯。14、包裝方式15、配貨單打印模板操作方式與貨運單模板一致。16、訂單標記通過為訂單設(shè)置標記,可以把關(guān)注的訂單用不同的顏色顯示,以提醒業(yè)務(wù)人員及時處理。17、訂單處理流程流程工序2完成流程工序1流程工序3店家的規(guī)模和人員配備不同

12、,處理訂單的業(yè)務(wù)流程也不同,大賣家可以設(shè)置3道工序完成一個訂單的處理,小賣家僅設(shè)置一二道工序即可完成一個訂單的處理,冠都軟件的流程自定義功能能幫助賣家設(shè)置最合適、最有效的訂單處理流程;流轉(zhuǎn)流轉(zhuǎn) 完成廢棄 作 廢訂單處理-流轉(zhuǎn)示意圖從淘寶上下載的訂單,經(jīng)過流程工序的處理,轉(zhuǎn)入下一工序,直至到最后一步后完成整個訂單的處理,在處理的過程中,對于無效的訂單可做廢棄處理。兩步處理流程下圖示例了一個二步流程和一個三步流程。三步處理流程點擊基礎(chǔ)數(shù)據(jù)菜單下面的“定義流程”命令,打開流程定義窗體,下圖是二步處理流程的設(shè)置界面。第一步:審核&收款第二步:出庫&發(fā)貨第一步的操作圖:兩步處理流程定義1

13、、 名稱:定義流程工序的名字;2、 圖標文件名:主界面顯示的圖標的文件名字,點擊該列后,出現(xiàn)“文件夾”圖標,點擊文件夾圖標出現(xiàn)文件打開窗體,在ICON子文件夾下選擇該流程操作的圖標文件。3、 字體:在該流程處理窗體下,訂單列表的顯示字體;4、 背景:在該流程處理窗體下,訂單列表的背景顏色;5、 前景:在該流程處理窗體下,訂單列表的字體顏色;Ø 許可操作:定義進入該流程工序允許的操作,例如審核流程可以允許合并訂單、修改訂單、取消訂單、以及拆分訂單。收款流程允許收款,發(fā)貨流程允許出庫及打印快遞單操作等等??筛鶕?jù)您企業(yè)的情況來設(shè)置?!皩徍恕痹试S的操作圖:三步處理流程定義Ø 流轉(zhuǎn)條

14、件:設(shè)置流程從當(dāng)前工序轉(zhuǎn)入到下個工序的條件,例如下圖中,“收款”流程的流轉(zhuǎn)條件,只有當(dāng)完成收款后,才能轉(zhuǎn)入“發(fā)貨流程”。Ø 默認顯示:設(shè)置初始進入流程時,默認顯示的訂單,例如下圖中,“審核”流程默認顯示今天下載的,并且已付過款的訂單。Ø 分類:設(shè)置訂單分類框顯示的分類節(jié)點,例如下圖設(shè)置了五個節(jié)點。顯示效果如下:僅顯示5個定義的分類Ø 列圖標:設(shè)置訂單列表中,顯示那些訂單狀態(tài)圖標。例如下圖中,在“收款”流程中,訂單列表顯示收款、更新、合并、快遞單打印、配貨單打印圖標。效果如下圖所示:發(fā)貨單打印圖標快遞單打印圖標合并圖標更新圖標收款圖標18、參數(shù)設(shè)置Ø 分頁

15、顯示記錄數(shù):訂單管理、會員管理等管理界面中每頁顯示的記錄行數(shù)。Ø 網(wǎng)上成交N天后,未收到貨款,作為異常。Ø 不管是手工創(chuàng)建的商品檔案或從網(wǎng)店下載下來的商品檔案,商品圖片可以存放在數(shù)據(jù)庫中、或存在對本地文件夾中?!咀⒁狻浚簩τ诙嘤脩粝到y(tǒng),如果選擇存放在文件夾中,為了讓所有機器的用戶都可以看到商品圖片,存放路徑設(shè)置必須共享,且存放路徑前面必須加一個機器名,例如:biz商品圖片。Ø 自動出庫:一般情況下,不選擇自動出庫,為了簡化操作,可以選擇在打印配貨單或快遞單后,自動出庫,倉庫庫存自動減少。Ø 快捷鍵設(shè)置:使用快捷鍵可提高操作效率,可以把常用的操作定義快捷鍵

16、。例如:CTRL+A全選、DEL刪除等??旖萱I設(shè)置分兩步:首先直接按鍵設(shè)置快捷鍵,第二通過下拉列表選擇快捷鍵完成的操作。 Ø 其它設(shè)置:設(shè)置訂單查看URL操作,當(dāng)我們在訂單檢視中看不到訂單詳情時,我們就需要重新設(shè)置訂單查看URL。我們可以先進入淘寶店鋪,任意打開一個訂單詳情鏈接,復(fù)制紅框內(nèi)的部分到其它頁面內(nèi)的“訂單查看URL”輸入框內(nèi)。訂單詳情URLØ 寶貝匹配商品檔案規(guī)則:在本軟件中,商品檔案是后臺進銷存系統(tǒng)管理商品的基礎(chǔ),后臺進銷存系統(tǒng)用具有唯一性的貨號標識商品(可視為商家編碼)。寶貝是淘寶網(wǎng)上進行銷售的商品,是商品檔案的子集。當(dāng)從淘寶上下載寶貝時,系統(tǒng)需要與商品檔案里

17、的商品進行匹配,匹配是根據(jù)商品貨號,因此,需要從淘寶中下載的寶貝中提取貨號,有三種方式提取貨號:(1) 商家編碼作為貨號:從淘寶寶貝信息中提取商家編碼作為貨號,這是大多數(shù)賣家采用的方式。發(fā)布的每個淘寶寶貝都賦予了一個唯一的商家編碼。(2) 從寶貝標題中提取貨號:在淘寶前期的應(yīng)用中,很多賣家都采用這種方式。常見的是在標題中用前后綴符號、【】、-或#包含貨號s 方式1:前綴:“”后綴:“”s 方式2:前綴:“#”s 方式3:后綴:“#”(3) 從商品屬性中提取貨號,覺大多數(shù)寶貝屬性都含有商品檔案屬性,如果您的寶貝都填寫了商品貨號信息,則可以選擇此項。三、寶貝管理寶貝管理模塊用于離線創(chuàng)建、編輯寶貝,

18、在不登錄淘寶網(wǎng)時,就可以編輯寶貝信息,然后批量上傳到淘寶網(wǎng)。在軟件主界面點擊【寶貝】按鈕,首次打開時,軟件需要從淘寶網(wǎng)下載標準商品類目, 可能需要花費幾分鐘時間。在類目更新完成后,打開寶貝管理窗體,如下圖所示:店鋪選擇如果您使用過淘寶助理,是不是覺的很熟悉,對,寶貝管理模塊與淘寶助理的操作完全兼容。使用方法完全與淘寶助理一樣。如果您會用淘寶助理,可以跳過本章。多店鋪寶貝管理,寶貝管理模塊可以同時支持對多個店鋪的寶貝進行管理,可以通過“店鋪選擇”下拉框選擇當(dāng)前處理的店鋪?!皩氊惸0濉?、“庫存寶貝”、“回收站”下面的寶貝是多店鋪共享的。而“出售中的寶貝”、“線上倉庫中的寶貝”、“待處理的違規(guī)寶貝”

19、則是當(dāng)前店鋪獨有的。您可以利用復(fù)制寶貝、粘貼寶貝功能把一個店鋪的寶貝復(fù)制到另外一個店。1、新建寶貝點擊【新建寶貝】按鈕,彈出下拉菜單,如果您要建立一個全新的寶貝,選擇“空白模板”,如果您建立的寶貝與某個寶貝模板類似,您可以選擇寶貝模板,按寶貝模板創(chuàng)建的寶貝,寶貝信息與寶貝模板完全一樣,您只需修改部分信息即可。寶貝信息填寫完成后,單擊【保存】按鈕,新建的寶貝將會放在當(dāng)前選中的目錄下。在編輯寶貝描述時,工具欄上的功能和word類似,在白色的內(nèi)容框里您可以填寫寶貝的詳細描述,比如規(guī)格,功效,產(chǎn)品的特色等寶貝特有的信息。如果您對HTML熟悉,可以通過標簽選擇html直接編輯描述。點擊“預(yù)覽”圖標,可以

20、預(yù)覽您的描述頁面。插入空間圖片插入本地圖片設(shè)計、預(yù)覽、代碼方式切換2、編輯寶貝您可以直接在寶貝瀏覽界面下,對寶貝信息進行修改,修改完成后,點擊【保存】按鈕。你也可以雙擊寶貝,打開寶貝編輯窗體,進行編輯。3、上傳寶貝點擊【上傳】按鈕即可發(fā)布編輯好的寶貝。 “上傳寶貝”操作自動會判斷您的寶貝是否已經(jīng)發(fā)布,如果是沒有發(fā)布的寶貝,將自動生成一個新的寶貝;如果是原有的寶貝,將覆蓋原來的寶貝信息。必須將要上傳的寶貝勾選:勾選上傳寶貝勾選完成后,點擊【上傳】,彈出下面窗體,列表顯示要上傳的寶貝。點擊【上傳】后,列表中的寶貝將會被發(fā)布到淘寶網(wǎng)上。如果選中“出售中的寶貝”、“線上倉庫中的寶貝”、“待您處理的違規(guī)

21、寶貝”目錄的寶貝進行上傳時,將直接覆蓋淘寶網(wǎng)上原來的寶貝信息。4、下載寶貝點擊【下載寶貝】按鈕,彈出下載寶貝窗體,可按寶貝類目、店內(nèi)類目、寶貝狀態(tài)、關(guān)鍵字、時間范圍等條件下載淘寶網(wǎng)出售中和倉庫中的寶貝,下載后的寶貝將同步覆蓋助理本地“出售中的寶貝”、“線上倉庫里的寶貝”、“待您處理的違規(guī)寶貝”目錄下的所有寶貝。如果您選擇按寶貝創(chuàng)建的時間下載,例如,選擇下載2010-10-10這一天創(chuàng)建的寶貝;如果填寫了寶貝標題關(guān)鍵字,當(dāng)您有很多種類型的寶貝,通過設(shè)置標題關(guān)鍵字,可以下載指定的寶貝。如果下載失敗,列表會出現(xiàn)下載失敗的原因。5、更新數(shù)據(jù)“更新數(shù)據(jù)”具有同步更新淘寶網(wǎng)線上的類目、屬性和店內(nèi)類目等信息

22、的功能,及時、階段性地更新這些信息,以保證本地信息與淘寶網(wǎng)線上保持一致,避免助理發(fā)布的商品出現(xiàn)問題。7、查找寶貝提供按寶貝關(guān)鍵字、寶貝類目、店內(nèi)類目、寶貝狀態(tài)等條件查詢寶貝;點擊“更多條件”復(fù)選框,通過寶貝類目、商家編碼、店內(nèi)類目等更精確地查找寶貝:8、批量編輯寶貝通過批量編輯寶貝功能,你可以一次對成千上萬個寶貝一次修改,大大節(jié)省您的時間。點擊【批量編輯】下拉菜單;如果想批量編輯寶貝名稱,就選擇“名稱”,例如,您想在這幾個寶貝名稱前都加入“全新正品”的字樣,先選中“增加”復(fù)選框,并根據(jù)您的需要選擇“前綴”,填寫“全新正品”這幾個字,點擊“預(yù)覽”可以看到您修改后的寶貝名稱。其它諸如價格、數(shù)量、快

23、遞等的批量操作與此操作類似。9、CSV文件的導(dǎo)入導(dǎo)出通過CSV文件導(dǎo)入功能,您可以把從淘寶助理導(dǎo)出的寶貝文件導(dǎo)入進來。導(dǎo)出的文件也可以導(dǎo)入進淘寶助理。(1) 導(dǎo)出、首先選中要導(dǎo)出的寶貝,點擊鼠標右鍵,按下“導(dǎo)出到CSV文件”菜單,在彈出的文件保存窗口,選擇保存CSV的位置(并建議您使用有含義的文件名),點擊“保存”,系統(tǒng)將選擇的記錄保存到指定的CSV文件。(2) 導(dǎo)入、點擊鼠標右鍵,按下“從CSV文件導(dǎo)入”菜單,在彈出的文件打開窗口找到要導(dǎo)入的CSV文件,點擊確定后,CSV文件包含的寶貝將顯示在列表中。注意:如果從淘寶CSV文件導(dǎo)入,你需要將淘寶助理隨CSV文件一起創(chuàng)建的圖片文件復(fù)制到系統(tǒng)默認

24、的圖片目錄下。10、常用快速編輯功能勾選操作寶貝復(fù)制、剪切、粘貼功能通過使用復(fù)制寶貝、剪切寶貝、粘貼寶貝功能,可大大提高寶貝編輯的效率。例如,想新建一個與某個“出售中”的寶貝類似的寶貝,您可先選中寶貝后,點擊“復(fù)制寶貝”,然后,回到庫存寶貝目下,再點擊“粘貼寶貝”,然后雙擊寶貝,打開編輯窗體,進行少量的修改,這樣一個新的寶貝很快就建好了。操作方式與WINDOW資源管理器的操作方式完全一樣。11、選擇與勾選Ø 選擇:在對寶貝進行操作時,例如:刪除、復(fù)制、剪切、導(dǎo)出、表格寶貝拖動、批量編輯,必須選中要操作的寶貝,鼠標點擊的寶貝就是選中的單個寶貝,如果選擇多個寶貝,(1)選擇連續(xù)的多個寶貝

25、,可以用shift按鍵,或拖動鼠標;(2)選擇不連續(xù)的多個寶貝,可以按住Ctrl鍵,點擊要選擇的行。也可以用右鍵菜單“全選”選擇列表中所有的寶貝。Ø 勾選:只有勾選的寶貝才能上傳??梢酝ㄟ^右鍵菜單的“全選”,“勾選”“取消勾選”、“取消所有的勾選”操作快速完成勾選,例如:假如想把列表中所有的幾百個商品全部上傳,可以先點擊鼠標右鍵“全選”,然后再點擊“勾選”即可。12、寶貝管理的常用功能Ø 快速創(chuàng)建新寶貝 通過寶貝模板,或復(fù)制粘貼功能、您能夠輕松簡單地創(chuàng)建新寶貝,既可以全新創(chuàng)建一個寶貝,也可以從您自定的模板創(chuàng)建寶貝。Ø 寶貝模板 為了更快的創(chuàng)建寶貝,您可以新建若干模

26、板,將常用的寶貝信息保存起來,以后新建寶貝時,就可以從這些模板中創(chuàng)建,不再填寫這些常用的信息,省去您大量的時間。Ø 下載寶貝 您可以把已經(jīng)發(fā)布到淘寶網(wǎng)站上的寶貝下載下來,供您修改或拷貝。您只需選擇要下載的條件,就能立刻批量地幫您下載到本地。Ø 編輯寶貝 您可以方便地編輯現(xiàn)有的寶貝,無論該寶貝是否已經(jīng)發(fā)布到淘寶網(wǎng)站上。對于已經(jīng)發(fā)布的寶貝,編輯完成后上傳就會更新網(wǎng)站上的寶貝信息。Ø 批量編輯寶貝非常強大的功能,您可以靈活而快捷地一次性編輯大量的寶貝,例如批量修改100件寶貝的標題,為這些標題增加相同的前綴,或者替換這些標題中的特定文字。又例如批量修改多件商品的價格,均

27、95打折等等。Ø 批量上傳 當(dāng)您新建或修改了若干寶貝以后,您可以一次性的將他們?nèi)忌蟼鞯教詫毦W(wǎng)站上,新建的寶貝將作為新寶貝出現(xiàn)在您的店鋪中,而修改的寶貝將更新現(xiàn)有店鋪中的寶貝的信息。Ø 導(dǎo)出和導(dǎo)入到CSV文件如果您覺得軟件編輯功能還不能滿足您的一些特殊編輯需要,您還可以將寶貝批量導(dǎo)出成標準的CSV文件格式,這樣,您可以使用微軟的Excel或者其他編輯工具,甚至是自己開發(fā)的軟件來批量處理這些寶貝信息,處理完成后還可以導(dǎo)回到來。Ø 寶貝描述支持本地圖片選擇您需要編輯的寶貝,在寶貝描述中添加本地圖片,上傳寶貝時自動將您的本地圖片上傳到您的圖片空間,將您的寶貝展現(xiàn)的淋漓盡

28、致,并且減少了您手動操作的麻煩,節(jié)約了您寶貴的時間。 Ø 寶貝描述支持圖片空間選擇您需要編輯的寶貝,從圖片空間中選擇圖片,讓您的寶貝在淘寶網(wǎng)上顯示更加真實、穩(wěn)定,減少了您手動添加第三方網(wǎng)站圖片鏈接的操作,節(jié)約您的寶貴時間。Ø 批量編輯寶貝描述對選中的若干寶貝,進行批量編輯寶貝描述,功能強大而方便的查找替換,讓您可以自由選擇查找替換的匹配條件,加上對寶貝描述源碼首尾操作的支持,讓您靈活輕松應(yīng)對寶貝描述源碼的處理。Ø 批量編輯寶貝屬性(包括銷售屬性) 對選中的具有相同類目的寶貝,進行批量編輯寶貝屬性,您可以有選擇的編輯寶貝的部分屬性而不影響其他屬性,節(jié)省您手動操作的時

29、間。 Ø 寶貝鏈接 選擇出售中寶貝、線上倉庫中的寶貝、待您處理違規(guī)寶貝分組下的某個寶貝右鍵單擊選擇打開寶貝頁面或者復(fù)制寶貝鏈接,直接跳轉(zhuǎn)到或者復(fù)制寶貝的詳情頁面,方便與買家交流。 四、訂單下載及TOP Server通過兩種方式可以實現(xiàn)訂單下載,TOP 服務(wù)器自動從后臺下載,或者打開訂單下載窗體手工下載;1、 手動下載一般情況下我們都會選擇讓TOP 服務(wù)器自動下載,但一開始應(yīng)用軟件時,我們可以通過手動下載將最近的歷史訂單下載下來,以備分析之用。打開“訂單下載”窗體,顯示下列窗體: 信息提示下載訂單列表選擇下載店鋪Ø 下載源:選擇是從店鋪還是從分銷平臺下載;Ø

30、; 下載店鋪:如果有多個店鋪,選擇要下載的店鋪;Ø 時間范圍當(dāng)天更新:下載新增或新近更改的訂單;歷史訂單:下載一定時間范圍內(nèi)的訂單。可以下載最近3個月內(nèi)的交易訂單;ü 選項:為了統(tǒng)計客服的業(yè)績,一般從賣家備注里提取客服名字或代號,通常在訂單賣家備注里加 張三 或 <李四> , < > 就是提取客服的前后綴。選項設(shè)置好了后,點擊【下載】按鈕開始下載。2、TOP ServerTOP Server 是一個在后臺工作的服務(wù)器軟件,用于定時下載訂單等其它信息更新操作。點擊桌面的TOP SERVER圖標后,軟件打開后開始工作。下載訂單工作日志點擊窗體的最小化圖標

31、后,軟件進入后臺工作,右下角顯示軟件的圖標,如下圖所示:再次雙擊圖標,打開軟件界面。Ø 訂單下載參數(shù)設(shè)置,點擊【參數(shù)設(shè)置】下的【下載參數(shù)設(shè)置】,打開參數(shù)設(shè)置窗體。窗體參數(shù)的含義與上面訂單下載部分介紹的一樣。3、寶貝自動上下架淘寶上商品上下架時間對寶貝成交影響是很大的,根據(jù)有關(guān)統(tǒng)計,上午10-12點,下午16-18點,晚上20-22點這段時間是淘寶上的人流高峰,而淘寶默認的寶貝排序是按照快結(jié)束的時間統(tǒng)計的,那么,商品的上架時間就決定了商品的結(jié)束時間。 按照常理,我們把握了上下架時間,就可以有效的提高我們商品的曝光幾率,然而單憑我們?nèi)斯ぴ谀硞€時間進行上架操作,的確有很大的不便,因此,軟件

32、專門為此設(shè)計了寶貝自動上架功能。 在設(shè)定的時間段內(nèi),每隔相應(yīng)的時間就上架一個寶貝,讓您的寶貝上架時間平鋪下來。您可以根據(jù)您的寶貝數(shù)量設(shè)定上架時間間隔(注:不能小于1分鐘)。最終達到寶貝平鋪的效果。上架時間段:起始時間:開始操作的時間;結(jié)束時間:到結(jié)束時間后,停止上架;間隔(分鐘):從起始時間開始上架一次后再次上架的間隔時間;上架寶貝每次上架寶貝數(shù):從起始時間開始,每次上架的寶貝數(shù)量。賣完重新設(shè)置寶貝數(shù)量:當(dāng)賣完寶貝被下架后,重新上架數(shù)。五、處理訂單1:操作界面每個店家的規(guī)模和人員配備不同,處理訂單的業(yè)務(wù)流程也不同,大賣家可以設(shè)置3道工序完成一個訂單的處理,小賣家可以僅設(shè)置一二道工序即可完成一個

33、訂單的處理,冠都軟件的流程自定義功能能幫助賣家設(shè)置最合適、最有效的訂單處理流程;三步處理流程二步處理流程點擊圖標,進入訂單處理窗體。在訂單處理界面下,可以完成流程工序規(guī)定的審核、收款、打單、發(fā)貨等操作。操作按鈕下一步明細操作訂單分類右鍵菜單訂單明細翻頁圖標訂單列表圖:訂單處理界面Ø 訂單分類,通過分類節(jié)點快速查找訂單 1. 采集時間:2. 交易時間3. 更新時間4. 訂單狀態(tài):5. 打印狀態(tài):6. 出庫狀態(tài):7. 收款狀態(tài):8. 發(fā)貨同步:9. 異常訂單:10. 訂單標記:11. 旗幟:12. 店鋪:十二個分類節(jié)點可以同時選擇,例如,采集時間選擇“上周”,訂單狀態(tài)選擇“寶貝已買下,等

34、待付款。”,則訂單列表顯示上周等待付款的訂單。點擊父節(jié)點,則等于去除此條件,例如,上面例子,上周等待付款的訂單中,單擊“訂單狀態(tài)”,則等于取消了訂單狀態(tài)條件。下圖為今天采集的發(fā)貨單未打印的訂單。訂單列表:1:異常標記圖標(第二列) 庫存不足:現(xiàn)有庫存無法滿足客戶需要。2:過期未付款圖標(第三列)過期未付款,成交后N天未付款的訂單,顯示此圖標。通過“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)”參數(shù)設(shè)置設(shè)置N的數(shù)值。Ø 訂單明細:顯示訂單列表中選擇的訂單的明細信息,包括:訂單詳情、商品列表、物流信息、以及備注留言。Ø 工具欄:訂單查找按鈕:通過“查詢”或“高級”操作搜索特定的訂單?!静樵儭浚旱谝幌吕蜻x擇查詢條

35、件后,在第二個下拉框中選擇滿足第一列的值,點擊“查詢”按鈕完成查詢操作。【高級】:彈出查詢窗體,選擇查詢和輸入條件,完成復(fù)合查詢。訂單操作按鈕:完成訂單打印、出庫、編輯等處理操作。Ø 翻頁圖標:當(dāng)列表有多頁時,點擊上面圖標完成:到【第一頁】、到【上一頁】、到【下一頁】、到【最后一頁】、【所有記錄在一頁顯示】。Ø 配置表格列在訂單列表中,點擊鼠標右鍵,彈出菜單,選擇“配置表格列”,打開訂單列配置窗體。通過【添加】、【刪除】操作,選擇您關(guān)注的列。通過上移、下移操作,決定排列順序。Ø 保存表格布局通過拖拉訂單列表表頭,調(diào)整列寬后,點擊鼠標右鍵,點擊彈出菜單的【保存表格布

36、局】,則下次打開此界面后,依然保持設(shè)置的列寬。Ø 訂單明細操作翻頁圖標尺碼顯示圖像庫存&訂購尺碼橫排Ø 存貨及訂貨在處理訂單的過程中,可以隨時查看每筆訂單的產(chǎn)品明細庫存以及訂貨情況。Ø 退款詳情:顯示訂單退款項的退款詳情2、打印發(fā)貨單(配貨單)對于已經(jīng)收款要執(zhí)行的訂單,配貨人員打印發(fā)貨單(配貨單),根據(jù)發(fā)貨單到倉庫配貨??梢砸淮芜x擇要多個要執(zhí)行的訂單,批量打印。系統(tǒng)默認有三種打印格式可選,也可以自己設(shè)計打印格式。方式一配貨單圖示3、打印快遞單根據(jù)企業(yè)人員配備和業(yè)務(wù)量的大小,可以選擇兩種不同的工作模式:Ø 設(shè)置填單號工序(對于業(yè)務(wù)量大,管理精細的企

37、業(yè)),專人負責(zé)為訂單分配物流以及分配單號;Ø 不事先設(shè)置填單號工序(業(yè)務(wù)量小,管理粗放)。直接進入快遞單打印窗體,在打印之前分配快遞和單號。(1)填寫快遞單號一次可以選擇多個訂單,批量填寫。點擊【填寫單號】,打開填寫快遞單填寫窗體:訂單列表合作物流Ø 下一個可用單號:列表顯示企業(yè)合作的物流公司,以及下一個可用的快遞單號,在分配物流以及單號之前,應(yīng)該仔細核對可用物流的下一張單號。Ø 自動填快遞:根據(jù)客戶要求的貨運方式、合作快遞、物流可達信息,系統(tǒng)自動為訂單分配快遞公司;Ø 自動填單號:根據(jù)“下一個可用單號”自動為不同的訂單分配快遞單號,系統(tǒng)支持EMS快遞單

38、單號計算;Ø 查詢可達信息:顯示當(dāng)前選擇訂單可達物流的公司信息;Ø 清空快遞和單號:清空所有訂單的快遞和單號列;Ø 顯示訂單明細:查看訂單明細信息;Ø 保存:分配好物流和單號之后,點擊【保存】按鈕,彈出核對對話框,應(yīng)該根據(jù)對話框信息核對可用核對快遞單單號(首張和尾張),無誤后,點【正確】,(2)打印快遞單一次可以選擇多個訂單,批量打印。如果有多臺打印機打印不同物流的快遞單,可以根據(jù)分配的打印機分配快遞單打印任務(wù)。物流及單號分配的打印機合作物流訂單列表Ø 如果訂單事先分配了快遞單物流及單號,則打印隊列中“分配的訂單數(shù)”,將會顯示單數(shù),點擊打印或預(yù)

39、覽圖標,直接打印或預(yù)覽;Ø 如果沒有事先分配物流和單號,點擊【物流分配】,軟件將根據(jù)客戶要求的貨運方式、合作快遞、物流可達信息,自動為訂單分配快遞公司;然后點擊【填寫單號】,軟件將根據(jù)快遞單“下一個可用單號”自動為不同的訂單分配快遞單號,系統(tǒng)支持EMS快遞單單號計算;Ø 直接修改:點擊【直接修改】按鈕,可以在貨運方式、貨運單號列直接填寫貨運方式和貨運單號;Ø 打印完成后,點擊【保存】按鈕,如果之前點擊過【核對】按鈕,且確認正確,則直接保存。如果沒有進行過核對,軟件將出現(xiàn)核對窗體,如果正確無誤,點擊【正確】按鈕,保存結(jié)果。如果有誤,將返回繼續(xù)修改。Ø 訂單

40、查詢可以根據(jù)“未分配物流”、“XXX物流”、訂單編號、“模糊搜索”等方式,顯示滿足條件的訂單。Ø 選擇取消在處理的過程中,如果想把此次操作無法分配快遞或打印的單子剔除,選擇訂單(可以多選),然后點擊【選擇取消】,彈出取消的訂單列表讓您確認,確認后,選擇的訂單將從列表中移出。Ø 異常情況的處理在打印快遞單的過程中,經(jīng)常會出現(xiàn)卡紙、打印機色帶無墨、放錯單子的情況發(fā)生,出現(xiàn)這種情況后,設(shè)置好單號就可能無效,需要重新設(shè)置;(1) 快遞單首張卡紙并且作廢后,此時,需要重新設(shè)置快遞的起始單號后,重新填寫單號,然后再打??;(2) 打印中間出現(xiàn)問題,前面部分打印的結(jié)果是可用的,此時,需要將

41、已經(jīng)完成的訂單保存、移出,而對剩余的訂單重新分配單號,再次打印。具體操作是:選擇已經(jīng)打印無誤的快遞單,可以按住CTRL,用鼠標點擊訂單行多選,然后點擊【選擇完成】按鈕,此時彈出確認對話框,核對無誤后,點擊【正確】后,將這些快遞單保存,并且從列表中移出。然后,對剩余部分的快遞單重新分配單號,打印。4、收款記賬對于已經(jīng)收款的訂單,點擊【收款】記現(xiàn)金銀行帳或計入應(yīng)收帳。ª 【結(jié)算方式】可以選擇收款或計應(yīng)收帳,選擇收款,必須選擇收款帳戶;如果選擇“計入應(yīng)收”,則不用設(shè)置收款帳戶。ª 如果收款帳戶設(shè)置為“自動審核”,確認后,收款自動計入現(xiàn)金銀行帳,否則需要在賬款管理系統(tǒng)中審核后記賬。

42、5、發(fā)貨出庫根據(jù)配貨單配貨后,打包人員打包。打包人員校驗貨品(對比發(fā)貨單和實物),無誤后封箱,貼快遞單。填寫發(fā)貨出庫信息。用戶可以根據(jù)自己的倉庫管理的實際情況靈活應(yīng)用。ª 確認后,如果貨運公司未設(shè)置是否月結(jié),創(chuàng)建支出帳。ª 確認后,如果貨運公司設(shè)置為月結(jié),不創(chuàng)建支出帳。通過“郵資月結(jié)”批量結(jié)算郵資。1:填寫操作人2:郵資3:稱重1:驗貨 6、同步發(fā)貨對于已經(jīng)出庫的訂單,可以選擇單選或多選,多選的訂單必須是屬于同一個店鋪的,然后按【發(fā)貨】按鈕后,彈出發(fā)貨窗體,先點擊【登錄】按鈕自動登錄淘寶。也可以通過掃描槍掃描快遞單,輸入所有需要同步發(fā)貨的訂單。對于輸錯的訂單可以點

43、擊【去除】按鈕移出。掃描快遞單最后單擊【發(fā)貨】按鈕,完成發(fā)貨同步操作。7、刷新用于處理異常訂單,當(dāng)外部條件發(fā)生改變時,異常訂單可能變成正常,例如,當(dāng)某個訂單庫存不足時,通過進銷存入庫操作增加庫存后,訂單已經(jīng)可以滿足,此時,點擊【刷新】操作,刪除訂單的庫存不足標記,訂單恢復(fù)正常。8、訂單狀態(tài)改變一般的網(wǎng)店銷售流程是:拍貨à 支付 à 發(fā)貨 à 收貨 à 評價 ,訂單狀態(tài)一旦更新,系統(tǒng)將會重新下載。有些信息會覆蓋;9、新增對于無法通過“訂單下載”建立的訂單,可以通過新增操作建立新訂單。對于老客戶,可以點擊“會員ID”輸入框后的【】按鈕,在彈出的客戶選擇框中選

44、擇客戶。Ø 商品明細貨號輸入:(1)直接在貨號列輸入商品貨號,(2)點擊貨號列下拉圖標,在彈出的選擇窗體中選擇商品;或著按回車鍵也可。(3)模糊查詢,在貨號列輸入部分貨號串后回車,則彈出的窗體顯示所有包含部分貨號串的商品,雙擊所正確的商品。Ø 商品顏色、尺碼輸入在顏色或尺碼列按回車鍵,打開顏色或尺碼選擇窗。注意:不允許顏色或尺碼列留空,必須填寫。10、修改當(dāng)創(chuàng)建的訂單信息有誤時,需要進入訂單編輯窗體。(1) 商品明細顏色、尺碼列補全:當(dāng)采集的訂單商品明細列為空時,需要補全;(2) 訂單收款時,填寫收款信息;(當(dāng)不采用重復(fù)采集訂單方法時)(3) 發(fā)貨后填寫實際郵資和包裹重量;

45、(當(dāng)不用手工出庫,采用打印快遞單自動出庫時)(4) 客戶收貨或評價后,填寫相關(guān)的信息;(當(dāng)不采用重復(fù)采集訂單方法時)11、刪除刪除選擇的訂單;12、導(dǎo)出訂單列表導(dǎo)出到EXCEL表中;13、合并將屬于同一個會員的多個訂單選中,將其合并成一個訂單;14、拆分將一個訂單拆分成二個訂單,選中拆分訂單后,點擊【選擇】à【拆分】,打開訂單拆分窗體,如下圖所示;(1) 填寫分拆數(shù)(2) 填寫源訂單和新訂單的應(yīng)收郵資完成后,點擊【確認】按鈕,則源訂單將被分拆成兩個訂單。六、售后服務(wù)1、售后流程與訂單處理類似,售后服務(wù)也需要“流程定義”,我們使用模事先設(shè)置好的兩個流程定義:“標準”、“簡易”流程:圖:

46、標準售后服務(wù)流程圖:簡易售后服務(wù)流程根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)模式,可以設(shè)計企業(yè)特有的售后服務(wù)處理流程。2、售后服務(wù)類型售后服務(wù)有四種業(yè)務(wù)類型:² 退換:處理單一退貨或換貨業(yè)務(wù),單一退貨需要收回退貨、結(jié)算2個步驟完成,而換貨需要通過收回退貨、發(fā)新貨、結(jié)算3個步驟完成;² 退貨:淘寶網(wǎng)下載的退貨業(yè)務(wù),自動從淘寶網(wǎng)下載,需要完成收回退貨、結(jié)算操作;² 維修:有維修服務(wù)承諾的產(chǎn)品通過登記、修理、結(jié)算完成維修處理;² 其它:投訴、建議等其它售后服務(wù);3、售后登記售后處理的第一步就是登記(創(chuàng)建)售后服務(wù),三種售后服務(wù)登記方式:(1) 訂單查詢:在訂單查詢窗體下,找到客戶相關(guān)的訂

47、單,點擊工具欄【售后】按鈕,將該訂單拉入售后服務(wù)流程。(2) 單擊【新建售后服務(wù)單】,選擇售后類型、關(guān)聯(lián)的訂單,輸入其它信息創(chuàng)建售后服務(wù)單;(3) 根據(jù)淘寶網(wǎng)自動下載的退款業(yè)務(wù)創(chuàng)建的退貨單;² 退換可以完成單一的退貨業(yè)務(wù),也可以完成換貨業(yè)務(wù)。選擇并雙擊訂單,訂單關(guān)聯(lián)的所有貨品自動顯示在退回(入庫)列表中,如果選擇并雙擊訂單下的明細產(chǎn)品,則僅列出選擇的產(chǎn)品;調(diào)換的商品在換出(出庫)列表中輸入;系統(tǒng)自動結(jié)算退回、換出后的應(yīng)結(jié)金額,如果需要客戶付郵資,郵資金額填寫到“郵資補貼”欄。軟件會根據(jù)退貨金額、補貨金額以及郵資補貼,確定結(jié)算類型和結(jié)算金額。換出商品退回商品² 退貨根據(jù)淘寶下

48、載的退款單自動創(chuàng)建的退貨。不能修改;² 維修選擇訂單,雙擊曾經(jīng)購買過的商品明細,維修產(chǎn)品自動登記。也可以手工輸入維修產(chǎn)品。手工選擇維修產(chǎn)品² 其它對于客戶投訴、建議等其它售后服務(wù),可以在其它業(yè)務(wù)類型里面登記,在描述框里面輸入服務(wù)內(nèi)容,可以把WORD或EXCEL里面的圖文內(nèi)容通過復(fù)制、粘貼拷貝進來。4、售后處理售后處理主要包括收貨(客戶退回的貨物入庫)、維修(維修貨物)、出庫(發(fā)出換貨或修好的貨)、結(jié)算等操作,根據(jù)需要也可以自己創(chuàng)建操作,比如審核操作,在新的售后服務(wù)單建立好后,先進入審核流程,由主管檢查符合規(guī)定后,將業(yè)務(wù)派發(fā)到下個處理環(huán)節(jié)。售后明細當(dāng)前售后狀態(tài)按鈕售后操作按鈕

49、待處理售后服務(wù)列表² 入庫完成退貨、換貨、及維修產(chǎn)品的接收入庫。接收倉庫:退回貨物存放的倉庫; 支付郵資:如果郵資到付,填寫支出郵資;² 維修維修操作對維修業(yè)務(wù)進行處理,維修狀態(tài)的改變代表維修任務(wù)的完成進度。² 出庫對于換貨換出的貨及修好的貨,通過出庫操作完成發(fā)貨。² 結(jié)算結(jié)算是售后處理的最后一個處理環(huán)節(jié),對于換貨的添補金額、退貨款,維修費用,都需要通過結(jié)算操作完成。² 發(fā)貨單打印對于換貨發(fā)貨、以及維修發(fā)貨,打印配貨單,操作與訂單發(fā)貨相同。² 快遞單打印對于換貨發(fā)貨、以及維修發(fā)貨,打印快遞單,操作與訂單發(fā)貨相同。七、郵資結(jié)算對于設(shè)置為

50、郵資月結(jié)的快遞公司,點擊“銷售”à “郵資結(jié)算”,打開下列“郵資結(jié)算”窗體: 待結(jié)郵資批量支付未結(jié)郵資雙擊要未結(jié)算的記錄,進入“待結(jié)算列表”,也可以通過選擇條件查詢,點“全選”一次性導(dǎo)入。系統(tǒng)自動匯總金額。點擊【結(jié)算支付】按鈕,打開結(jié)算支付窗體:ª 結(jié)算方式選擇“付款”,按【確定】后,系統(tǒng)創(chuàng)建支出單,轉(zhuǎn)入賬款處理 現(xiàn)金銀行;ª 結(jié)算方式選擇“計入應(yīng)付”,按【確定】后,系統(tǒng)創(chuàng)建應(yīng)收應(yīng)付,轉(zhuǎn)入賬款處理 應(yīng)收應(yīng)付;八、統(tǒng)計報表1、銷售日報按天統(tǒng)計銷售業(yè)績,如果不選擇店鋪,則所有的店鋪合并統(tǒng)計,否則統(tǒng)計單店業(yè)績,通過日期選擇可以統(tǒng)計一周、一月、或自定義時間段的銷售業(yè)績。2、訂單匯總多角度匯總訂單

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