基于工作流的信息化設備臺帳管理系統(tǒng)的設計和實施

1、基于工作流的信息化設備臺帳管理系統(tǒng)的設計和實施摘要：針對沒有成熟信息設備化設備臺帳管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀，結合保密管理實踐，提出了符合保密要求，基于工作流的信息設備化臺帳管理系統(tǒng)的設計和實施方案，總結了管理上的技術創(chuàng)新，并提出了后續(xù)的改進設想。關鍵詞：工作流；信息化設備臺帳管理系統(tǒng)；保密管理隨著信息化建設的不斷發(fā)展，信息化設備的擁有量不斷增大，涉密的信息化設備管理成為涉密設備管理部門的一項重要基礎性工作。涉密信息化設備不可控所造成的泄密威脅和隱患遠遠大于紙質涉密文件，而目前尚無成熟的符合保密要求的信息化設備臺帳管理系統(tǒng)，信息化設備的安全保密管理是現(xiàn)階段保密工作的重點和難點。本文結合保密管理實踐，提出了

2、符合保密要求，基于工作流的信息設備化臺帳管理系統(tǒng)的設計和實施方案。該系統(tǒng)用于管理涉密設備，做到對信息化設備配置特別是硬件、軟件配置的全方位動態(tài)管理，并在系統(tǒng)中為這些信息化設備建立臺帳，加強信息設備的資產管理。1 軟件設計背景紙質涉密資料存在實物，只要將涉密資料由專人存放在保密柜中，就可以對制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、保存和銷毀環(huán)節(jié)進行監(jiān)控，實現(xiàn)全生命周期管理；而大部分信息設備無法存放在密碼文件柜中，相對于紙質介質難以控制。尤其從事軟件設計、系統(tǒng)集成等信息設備數(shù)量大，變動頻繁的涉密單位，更加難以做到信息設備帳物相符，分臺帳與總臺帳相符。和一般設備管理系統(tǒng)相比，符合保密要求的信息化設備臺帳管理系

3、統(tǒng)的特點在于：1) 類型復雜：比一般設備多了“密級”屬性，設備分類成倍增長。2) 全生命周期管理：對設備的更改要如實地體現(xiàn)在臺帳上，涉密設備變動還需附帶審批。由于存在上述特點，目前暫無保密設備管理的成熟軟件，購買一般設備管理軟件后還需進行二次開發(fā)，成本較高；且外單位人員開發(fā)軟件，長期大量接觸涉密或敏感數(shù)據(jù)，存在泄密隱患。作者所在單位目前運行有基于工作流的OA系統(tǒng)，根據(jù)保密管理要求和實際工作情況，自行設計并實施了基于工作流的信息化設備管理系統(tǒng)，對信息化設備進行全生命周期管理。2 軟件論證和設計2.1 軟件分析和架構設計采用Weblogic Platform 8.0實施該系統(tǒng)，B/S架構的特點有：

4、1）部署方便，無需逐臺安裝客戶端；2）可以與現(xiàn)有的日常辦公OA系統(tǒng)整合，啟動流程直接調用數(shù)據(jù)庫，流程結束后讀取流程表單中的特定字段，寫入數(shù)據(jù)庫，做到持續(xù)更新，賬物相符；而B/S架構最重要的缺陷數(shù)據(jù)傳輸量大，由于涉密網絡均為局域網，B/S架構對網速的影響體現(xiàn)并不明顯。數(shù)據(jù)庫采用Oracle 10g，內容由文件導入，由于有著接口公開、操作簡單，安裝面廣等優(yōu)勢，采用Excel 2003的.xls文件作為導入文件模板。如圖1，根據(jù)保密規(guī)定為導入用的excel文件指定格式；并在數(shù)據(jù)庫中建立字段和數(shù)據(jù)表，如圖2所示。該信息化設備臺帳管理系統(tǒng)將與信息系統(tǒng)中的固定資產管理系統(tǒng)、設備管理系統(tǒng)、人力管理系統(tǒng)和項目

5、管理系統(tǒng)相關聯(lián)，以工作流為引擎，觸發(fā)各種對臺帳進行添加、刪除和修改的審批流程，減輕臺帳的維護工作量并增加臺帳的數(shù)據(jù)準確性。2.2 工作流程和權限設計軟件的工作流程如如圖3所示：用戶在本地采集數(shù)據(jù)，存儲成規(guī)定的excel文件格式，在瀏覽器上傳，數(shù)據(jù)經核對后存入數(shù)據(jù)庫，并在瀏覽器界面顯示出來，如需修改，則通過瀏覽器流程修改,修改臺帳時，從數(shù)據(jù)庫讀取數(shù)據(jù)生成表單，流程經處理后，將修改信息寫入數(shù)據(jù)庫，表單作為記錄設備全生命周期管理的證據(jù)保存下來。根據(jù)保密管理要求和實際情況，按照表1確定3類用戶組并分配不同的用戶權限，權限由高到低為信息系統(tǒng)管理員、部門保密工作小組、一般用戶。所有用戶均默認由一般用戶的權

6、限，在此基礎上獲得更高的權限。3 系統(tǒng)的實施3.1 數(shù)據(jù)導入數(shù)據(jù)采集階段由用戶進行，通過操作系統(tǒng)內置命令和第三方檢測工具收集設備信息，并根據(jù)密級和設備類別劃分信息設備，并給每種劃分不同的關鍵字，以該關鍵字分配保密編號。在設備臺帳被導入系統(tǒng)后，可以根據(jù)保密編號中的關鍵字將該臺信息設備劃分到相應的分臺帳中并自動賦予該類型設備應具有的屬性。保密臺帳的信息收集完成后，將收集來的excel文件中的數(shù)據(jù)導入系統(tǒng)，如圖1，程序遍歷搜索excel，從excel表文件第一個頁面中的第3行第2列，即部門的內容“A”處開始讀取數(shù)據(jù)并存放到對應的數(shù)據(jù)庫表中，讀取到18列“B”處時轉到下一行第2列“C”處，以此類推；讀

7、取到任一行全為空時，視為表結束，結束讀取并彈出提示信息。3.2 數(shù)據(jù)分析處理讀取excel表并寫入數(shù)據(jù)庫時將同時進行數(shù)據(jù)分析處理，如數(shù)據(jù)核對出現(xiàn)錯誤，將停止導入并彈出提示框?？梢赃M行的數(shù)據(jù)核對有：查詢人力資源管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫核對使用人和工號對應情況；密級指定字段為“非密”、“秘密”、“機密”、“絕密”、“非密（互聯(lián)網）”之一；操作系統(tǒng)安裝日期和啟用時間格式為yyyy-mm-dd；查詢資產管理系統(tǒng)核對保管人、設備物理位置、設備資產號的對應情況數(shù)據(jù)核對越詳細，臺帳的準確性和可信度越高，但是臺帳導入的速度也相應減慢。數(shù)據(jù)核對時發(fā)現(xiàn)不符合條件的，將中止數(shù)據(jù)導入，并告知用戶錯誤行號及名稱，以便修改重新導入

8、。使用用戶確認按鈕以增強臺帳的可信度，用戶確認后，除非啟動流程，否則整條記錄的各個表都將無法修改。4 軟件的使用和管理臺帳管理的難點在于動態(tài)管理，實時更新。如表2，整合信息化設備臺帳管理系統(tǒng)和基于工作流的OA系統(tǒng)，審批流程和修改臺帳合并操作。如需修改臺帳中的任何數(shù)據(jù)，需要選中對應信息設備并選擇啟動相應的工作流審批表，審批表將直接讀取數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)填入表單供審批和備案查詢，所有審批表均直接有空間對應相應數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)，填寫數(shù)據(jù)并結束工作流后，數(shù)據(jù)將自動更新到臺帳管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)帳物相符，修改有審批。日常管理中，可以對所有的項目進行單獨或者復合查詢,還可以將查詢結果可以選擇特定項導出為excel文件，打印成為紙質臺帳備份和管理。20xx年系統(tǒng)上線后，如表3所示，臺帳的統(tǒng)計效率急劇上升，從而可以做到完整統(tǒng)計；且由于采用了數(shù)據(jù)處理和用戶確認，數(shù)據(jù)準確度和可信度也大為提高。信息化設備臺帳管理系統(tǒng)的實施提高了臺帳管理的效率。5 結束語該管理系統(tǒng)作為獨立開發(fā)的信息化設備臺帳管理系統(tǒng)，嵌入到日常工作審批流程中，符合保密管理要求和本單位的工作實際需要。系統(tǒng)結束了過去“拉網檢查-手工登記輸入計算機-郵件合并核對-變動后重新拉網檢查”的過程，并減少了中間環(huán)節(jié)（部門臺帳合并總臺帳、各設備分臺帳合并總臺帳）可能帶來