推進(jìn)精細(xì)化管理-提升辦公室工作效能

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上推進(jìn)精細(xì)化管理 提升辦公室工作效能隨著科學(xué)化、精細(xì)化管理理念不斷引入，當(dāng)前，做好辦公室工作，必須緊緊圍繞中心工作，把握辦公室工作的內(nèi)在規(guī)律，大力推進(jìn)科學(xué)化和精細(xì)化管理，加強(qiáng)自身建設(shè)，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，使辦公室各項(xiàng)工作的流程更加優(yōu)化，職責(zé)更加明晰，考核更加科學(xué)，制度更加嚴(yán)密，督辦更加有力，使辦公室服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)和基層的績(jī)效更加顯著。一、當(dāng)前推進(jìn)辦公室精細(xì)化管理的必要性1.推進(jìn)辦公室精細(xì)化管理是辦公室職能的內(nèi)在要求辦公室的主要職能是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為機(jī)關(guān)基層工作服務(wù)。辦公室的特殊職能決定了辦公室工作以下幾方面的特點(diǎn)：一是工作任務(wù)重、事情雜。辦公室不僅承擔(dān)著大量的文稿起草、綜合

2、協(xié)調(diào)、會(huì)議籌備、信息反饋、督促檢查、接待安排等日常性的工作任務(wù)，同時(shí)，還要承擔(dān)許多臨時(shí)性、應(yīng)急性和額外性的任務(wù)，經(jīng)常是“上班先到、下班后走、白天做雜事、晚上做正事”。二是工作難度大、要求高。如在參與政務(wù)方面，平時(shí)由于辦公室人員大量時(shí)間陷入在事務(wù)性工作中，深入實(shí)際不夠、掌握素材不多、調(diào)查研究不足、分析問(wèn)題不透，導(dǎo)致調(diào)研工作脫離實(shí)際，無(wú)法為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地提供調(diào)研材料，參謀助手的作用發(fā)揮有限。三是工作影響面廣、責(zé)任大?！稗k公室工作無(wú)小事”。辦公室工作地位特殊，工作頭緒繁多而又責(zé)任重大，一旦把握不好，處理不當(dāng)，就可能小事變大事，甚至影響機(jī)關(guān)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，影響領(lǐng)導(dǎo)的威信，影響單位的形象。辦公室工作

3、的上述特點(diǎn)，決定了辦公室工作必須走科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化的道路，“在被動(dòng)中求主動(dòng)、在無(wú)序中求有序、在務(wù)實(shí)中求精細(xì)”。2.推進(jìn)辦公室精細(xì)化管理是提升辦公室工作效能的主要途徑用高標(biāo)準(zhǔn)來(lái)衡量，辦公室的工作還存在一些問(wèn)題和不足：一是疏于政務(wù)、忙于事務(wù)。辦公室的主要精力為一些瑣碎的日常事務(wù)所牽扯，管理水平不高，領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手作用發(fā)揮得不夠充分。二是疏于管理、責(zé)任淡化。工作流程不夠精細(xì)，崗責(zé)體系不夠健全，管理制度不夠完善，不同程度地存在責(zé)任不落實(shí)、工作效率不高的問(wèn)題。責(zé)任心不夠強(qiáng)，辦文、辦會(huì)、辦事還不夠干練、不夠圓滿，有時(shí)出一些低級(jí)差錯(cuò)，影響工作質(zhì)量和機(jī)關(guān)形象。三是疏于服務(wù)、忙于應(yīng)付。主要是工作的主動(dòng)性、

4、創(chuàng)造性差，成天忙于應(yīng)付性的工作，“沉”得不夠。四是疏于學(xué)習(xí)、安于現(xiàn)狀。認(rèn)為自己的素質(zhì)在機(jī)關(guān)還過(guò)得去，不愿意花時(shí)間、動(dòng)腦筋搞學(xué)習(xí)，對(duì)本職工作得過(guò)且過(guò)。當(dāng)前，只有全面推進(jìn)科學(xué)化、精細(xì)化管理，才能有效解決目前辦公室工作中存在的流程不優(yōu)、崗責(zé)不細(xì)、職能不順、落實(shí)不夠等問(wèn)題，不斷提高辦公室工作的整體效能，確保各項(xiàng)工作高效優(yōu)質(zhì)、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活、管理有序，更好地為領(lǐng)導(dǎo)、為機(jī)關(guān)、為基層服務(wù)。二、全面推進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理精細(xì)化管理，就是要按照精確、細(xì)致、深入的要求，明確職責(zé)分工，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，完善崗責(zé)體系，加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合，避免大而化之的粗放式管理，抓住管理中的薄弱環(huán)節(jié)，區(qū)別不同情況，有針對(duì)性地采取措施，抓緊

5、、抓細(xì)、抓實(shí)，不斷提高管理效能。1.更新觀念，提高認(rèn)識(shí)“天下大事，必做于細(xì)”。一方面，辦公室同志必須牢固樹(shù)立“細(xì)節(jié)決定成敗”的意識(shí)，把重視細(xì)節(jié)作為一種素質(zhì)，一種修養(yǎng)，一種工作態(tài)度，增強(qiáng)工作的自覺(jué)性、及時(shí)性、細(xì)致性、創(chuàng)造性、有效性，力爭(zhēng)每項(xiàng)工作都嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、準(zhǔn)確，要努力實(shí)現(xiàn)“六個(gè)不讓”，即不讓領(lǐng)導(dǎo)交辦的事在自己這里延誤、不讓傳遞的文件在自己這里中斷、不讓辦理的文件在自己這里積壓、不讓各種差錯(cuò)在自己這里發(fā)生、不讓前來(lái)辦事的人在自己這里受到冷落、不讓辦公室的形象在自己這里受損。要努力做到“三個(gè)一點(diǎn)”，即常規(guī)的事，思路超前一點(diǎn)；急辦的事，步伐加快一點(diǎn)；敏感的事，考慮周全一點(diǎn)。另一方面，要戒除三種行為，

6、即遇事怕麻煩，辦事憑經(jīng)驗(yàn)，處事不冷靜，無(wú)論是辦文、辦會(huì)還是辦事，都要增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)和程序意識(shí)，“不因事小而不為，不因事雜而亂為，不因事急而盲為，不因事難而怕為”。2.明確職責(zé)，細(xì)化流程首先，要依職能辦事。辦公室的主要職責(zé)，概括起來(lái)就是“履行四大職能，搞好四項(xiàng)服務(wù)”，即履行參謀職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)；履行協(xié)調(diào)職能，為推動(dòng)全局服務(wù)；履行督辦職能，為政令暢通服務(wù)；履行保障職能，為機(jī)關(guān)運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)。要將辦公室的各項(xiàng)職能逐項(xiàng)分解到各系列、各環(huán)節(jié)、各崗位，明確“干什么”、“怎么干”、“干得怎么樣”、“干錯(cuò)了怎么辦”，確保崗位職責(zé)精細(xì)化；按規(guī)章辦事，按程序運(yùn)作，按規(guī)程服務(wù)，既不越位，也不缺位，確保職權(quán)人人

7、有、任務(wù)個(gè)個(gè)擔(dān)、責(zé)任人人負(fù)、事事有人干。其次，要按流程律事。要按照程序精簡(jiǎn)、環(huán)節(jié)順暢、責(zé)任明確、標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化的基本要求，優(yōu)化辦公室各項(xiàng)工作流程。辦公室的核心職能是輔助決策，要以決策的形成、實(shí)施、反饋、評(píng)估、完善為導(dǎo)向，抓住決策前的調(diào)查研究，決策中的對(duì)策建議，決策后的督查評(píng)估反饋等主要環(huán)節(jié)來(lái)設(shè)計(jì)工作流程。同時(shí)，要逐項(xiàng)建立信息調(diào)研、公文運(yùn)轉(zhuǎn)、秘書(shū)事務(wù)、信訪值班、督促檢查、會(huì)議管理、信訪處理等各方面工作的具體流程，做到環(huán)環(huán)相扣、互促互動(dòng)。第三，靠協(xié)調(diào)成事。機(jī)關(guān)許多工作歸口辦公室管理，但又要靠各部門(mén)共同落實(shí)，需要依靠整個(gè)機(jī)關(guān)、整個(gè)系統(tǒng)的力量。因此，辦公室要正確定位，擺正位置，加強(qiáng)協(xié)作，形成協(xié)調(diào)配合、齊抓共

8、管的工作格局。主要做好以下“三個(gè)協(xié)調(diào)”：一是做好與領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)。及時(shí)領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，把領(lǐng)導(dǎo)安排的工作準(zhǔn)確及時(shí)地安排、布置、貫徹下去。二是做好與上級(jí)機(jī)關(guān)的協(xié)調(diào)。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文、通知、安排，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，在當(dāng)好“參謀”的前提下，及早拿出思路和方案。三是做好與其它科室之間的協(xié)調(diào)。在工作中，由于各科室之間的工作側(cè)重點(diǎn)和工作要求不同，不可避免的會(huì)產(chǎn)生一些不同的意見(jiàn)，辦公室要主動(dòng)做好協(xié)調(diào)工作，本著求同存異、顧全大局的原則，及時(shí)協(xié)調(diào)解決。屬于需要領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題，及時(shí)請(qǐng)示匯報(bào)，做到既解決問(wèn)題，又尊重各方面的意見(jiàn)。3.完善制度，強(qiáng)化考核要對(duì)辦文、辦事、辦會(huì)、信訪、督辦等辦公室規(guī)章制度進(jìn)行修訂、補(bǔ)充和完善

9、，形成規(guī)范化的制度體系，堅(jiān)持用制度來(lái)約束行為，規(guī)范工作運(yùn)轉(zhuǎn)，使辦公室工作切實(shí)做到有章可循、井然有序、周密?chē)?yán)謹(jǐn)。重點(diǎn)是要建立和完善以下制度：首先，建立工作日志制度。通過(guò)建立工作日志，提高辦公室干部統(tǒng)籌安排工作的能力和科學(xué)利用時(shí)間的水平，減少疏漏，杜絕失誤。一是日常事務(wù)日志。對(duì)相關(guān)職能部門(mén)間業(yè)務(wù)聯(lián)系的工作，外來(lái)會(huì)議通知，領(lǐng)導(dǎo)干部外出、出差、參觀、學(xué)習(xí)、考察等日常事項(xiàng)，建立專(zhuān)門(mén)日志，工作完成后，存檔備案，以備查詢(xún)。二是建立個(gè)人工作日志。便于經(jīng)常性地了解和及時(shí)推進(jìn)各自職責(zé)范圍內(nèi)的工作。三是建立臨時(shí)工作日志。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦或其他科室、相關(guān)部門(mén)請(qǐng)求協(xié)助的臨時(shí)性工作建立臺(tái)帳，留存記錄，防止安排的工作多，顧此失彼

10、。其次，完善績(jī)效考核制度。一是強(qiáng)化目標(biāo)管理。按各自所擔(dān)負(fù)的職責(zé)細(xì)化為日常性、階段性和臨時(shí)性任務(wù)目標(biāo)，明確完成時(shí)限、工作程序和具體要求，實(shí)行分工負(fù)責(zé)，責(zé)任量化，年終考核。二是堅(jiān)持辦公室內(nèi)部工作考核與外部服務(wù)對(duì)象評(píng)議相結(jié)合。要健全考核手段。充分運(yùn)用行政管理信息系統(tǒng)，自動(dòng)選取并生成相關(guān)工作指標(biāo)。對(duì)一些難以量化的指標(biāo)，輔之以必要的人工方式，人機(jī)結(jié)合，提高效率。強(qiáng)化考核結(jié)果的運(yùn)用。把考核結(jié)果與獎(jiǎng)優(yōu)評(píng)先、行政問(wèn)責(zé)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，推動(dòng)辦公室各項(xiàng)工作水平的提高。 三、樹(shù)立良好的工作作風(fēng)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理措施的落實(shí)，要靠扎實(shí)的作風(fēng)來(lái)保證。要堅(jiān)持理論聯(lián)系實(shí)際。辦公室“秀才”多，整體文化水平、理論水平較高，要深入基層，深入實(shí)際，開(kāi)展調(diào)查研究，將理論轉(zhuǎn)化為推動(dòng)實(shí)際工作的成果。做好一項(xiàng)工作，熱愛(ài)是前提，奉獻(xiàn)是基礎(chǔ)。提高辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理水平，必須要熱愛(ài)辦公室工作，并視之為崇高事業(yè)，甘于奉獻(xiàn)，盡職盡責(zé)，充滿激情地工作，努力在平凡的工作崗位上做出不平凡的業(yè)績(jī)。要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。辦公室工作無(wú)小事，辦公室的每項(xiàng)工作，諸如發(fā)一份文件、打一個(gè)電話，都可能對(duì)全局工作產(chǎn)生影響，因此，必須嚴(yán)格按照職責(zé)程序和規(guī)范要求，努力做到有百密而無(wú)一疏。要牢固樹(shù)立“細(xì)節(jié)決定成敗”“天下大事，必做于細(xì)”的理念，把重視細(xì)節(jié)作為一種素質(zhì)，一種修養(yǎng)，一種工作態(tài)度，從小事做起，把小事做好，從細(xì)微之處見(jiàn)精神、見(jiàn)水平、見(jiàn)魅力