房地產公司檔案管理辦法

1、百度文庫-讓每個人平等地提升自我文件類別作業(yè)指導文件文件版本：1文件名稱檔案管理辦法（暫行）修訂次數(shù)：0文件編號/-XZ-OIo頒布時間：簽發(fā)檔案管理辦法（暫行）第一條：目的為加強檔案的管理，建立完整的檔案體系，提高檔案管理水平，做好檔案保 密工作，充分發(fā)揮檔案的作用，特制訂本制度。第二條：范圍1本制度適用于公司檔案的管理。2、凡屬公司經營管理過程過程中直接、間接形成的、具有查考、利用價值的各種 文字資料、圖表及特殊載體材料等，均屬于公司檔案。第三條：管理原則1統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得把公司檔案資料 據(jù)為己有。2、保守秘密原則：員工都有保守檔案秘密的義務， 任何人

2、不得泄露或者非法利用 所知悉的檔案機密。第四條：檔案分類公司檔案分為：文書檔案、財務檔案、人事檔案、工程技術檔案（各項目資 料）、圖紙資料、建設工程其他資料。第五條：管理部門1行政人事部負責文書檔案、人事檔案、工程技術檔案的管理2、財務部負責財務檔案的管理。第六條：行政人事部管理職責1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。2、對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作進行指導和監(jiān)督。3、做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作。14、提高檔案管理的水平和技術，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學化5、指定專人負責檔案管理工作。/陜西世紀錦業(yè)地產有限公司文件類別 /作業(yè)指導文件文件版本：1文件名稱檔案管理辦法（暫行）

3、修訂次數(shù)：0/文件編號JYDC-XZ-010頒布時間：簽發(fā)第七條：財務部管理職責1制定財務檔案管理制度。2、對企業(yè)財務檔案的歸檔工作進行管理第八條：檔案管理員管理職責1嚴格執(zhí)行公司制定的檔案管理制度。2、負責檔案的接受、收集、編目、立檔、保管、統(tǒng)計和提供利用等工作。3、采取有效措施，確保檔案的安全、完整、系統(tǒng)、有效。4、做好檔案的保密工作。5、每季度檢查上季度檔案借閱、查閱情況。6、每年一季度檢查上年度檔案借閱、查閱情況。第九條：文書檔案管理規(guī)定1公司文書檔案分為：紅頭文件、函件、通知、制度、工商資料、行政資料、行 政類合同、財務類合同等。2、文書檔案保管年限：長期3、文書檔案編號原則：文書檔

4、案編號=一級類目代號+二級類目代號+年度號+案卷號 案卷號以流水作業(yè)編號。舉例示意：XXWJ11 01IIII丨II1 案卷號：01II1 年度號：2011年?2 I 1 二級類目代號：項目1一級類目代號：XX有限公司百度文庫-讓每個人平等地提升自我文件類別作業(yè)指導文件文件版本：1LZ文件名稱檔案管理辦法（暫行）修訂次數(shù)：0文件編號-XZ-OIo頒布時間：簽發(fā)4、文書檔案編目：文書檔案目錄編寫以附件檔案目錄標準為依據(jù)，依次編寫第十條：財務檔案管理規(guī)定財務檔案管理規(guī)定依據(jù)財務部相關規(guī)定執(zhí)行。第十一條：人事檔案管理規(guī)定1、人事檔案用于公司內部人員管理。2、人事檔案包括但不限于招聘登記表、簡歷、入職

5、單、轉正單、表彰文件、勞動 合同、離職單、解除合同約定等員工資料。3、人事檔案由人事主管負責建立、保管。4、保管年限：長期第十二條：工程技術檔案管理規(guī)定1、工程技術檔案以公司項目為一個單位，按項目立檔2、每一個單位項目檔案分類：(1)、項目工程合同一一JY XM年度一編號(2)、材料米購類合同一-JY CG-年度一編號(3)、營銷類廣告發(fā)布類合同-JY-YX-GG 年度編號營銷策劃類合同-JY-YX-CY-年度一編號(4)、開發(fā)類開發(fā)類合同一一JY-KF年度一編號開發(fā)類手續(xù)一一JY-KF SX年度編號3、編號原則同第九條文書檔案編號原則。4、保管年限：長期第十三條：檔案歸檔33各部門檔案資料應

6、于檔案形成后 3個工作日歸檔。2、合同類檔案應于蓋章后1個工作日歸檔。3、經辦人形成檔案后由于個人原因未歸檔，須承擔相關責任。4、部門負責人對經辦人檔案資料歸檔負有指導、監(jiān)督和管理責任文件類別作業(yè)指導文件文件版本：1文件名稱檔案管理辦法（暫行）修訂次數(shù)：0 文件編號-XZ-OIo頒布時間：簽發(fā)第十四條：檔案保管1、檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。2、認真做好檔案管理工作，定期對檔案進行核查、整理工作。3、檔案員對因長期借閱、查閱檔案資料造成的破損，應及時修補。4、檔案管理員因工作失誤丟失檔案，須承擔相關

7、責任。第十五條：檔案的借閱、查閱、使用1、公司檔案借閱查閱范圍：公司內部各部門。2、借閱、查閱需辦理相關手續(xù)，經部門負責人初審，行政人事部經理復審，可辦 理借閱、查閱手續(xù)。3、重要檔案及機密檔案不借閱，可查閱，須由總經理批準，查閱檔案應于公司檔 案室內查閱，不予攜帶出檔案室。4、檔案借閱時間為2天，如需延長，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人 員須及時催還。5、申請檔案復印的，經登記后，由檔案員負責復印發(fā)放。6、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量，承擔一切賠償 責任。第十六條：檔案的銷毀1、無效、失效檔案由檔案管理員申請，填寫待銷毀檔案目錄信息，經部門經理初 審、總經理復

8、審，董事長批準后方可銷毀。2、銷毀檔案必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用, 或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。第十七條：檔案密級1、有密級的檔案按照密級管理執(zhí)行。文件類別作業(yè)指導文件文件版本：1文件名稱檔案管理辦法（暫行）修訂次數(shù)：0文件編號-XZ-OIo頒布時間：簽發(fā)第十八條：圖紙資料的管理規(guī)定1、圖紙資料指施工圖（不包括項目報建形成的控規(guī)圖紙、總圖、紅線圖等） <2、施工圖按公司相關規(guī)定審核后，由工程助理負責登記、保管、分發(fā)圖紙。3、施工圖分發(fā)按照總工辦圖紙下發(fā)要求進行分發(fā)。4、竣工圖要求按照施工合同要求及公司規(guī)定執(zhí)行保管及分發(fā)。第十九條：建設工程其他資料管理規(guī)定1、項目部現(xiàn)場資料由項目部各專業(yè)工程師負責管理，或由項目部指定專業(yè)工程師 兼管。2、材料驗收等資料由材料部負責管理。3、對于合同、變更洽商、材料批價、招投標文件、概預算書、結算書、結算審批 表、竣工驗收報告、竣工驗收備案表等重要工程檔案資料，各部門應在取得后 3個工作日內將其原件交行政人事部存檔、保管。4、其他未盡檔案資料按公司相關規(guī)定執(zhí)行。第二十條：本辦法經總理簽字之日起執(zhí)行，終解釋權歸行政人事部。2011年7月20日55檔案借閱審批表申請部門申請人使用日期歸還日期使用檔案名稱使用檔案用途