淺析會計電算化在實施過程中的問題及分析對策

1、淺析會計電算化在實施過程中存在的問題及分析對策商學(xué)院 會計電算化111班 黃映芳 1101307127 摘要 會計電算化在財務(wù)管理與會話核算中起著十分重要的作用,它對于我們國家社會主義的市場經(jīng)濟發(fā)展同樣也有著十分積極的作用。但是，隨著我國會計電算化的快速發(fā)展，我們在實施的過程當(dāng)中遇到了很多問題，阻礙了我國會計電算化的發(fā)展。本文就電算化系統(tǒng)的兼容性安全性、文檔保管、財會計人員綜合知識等問題進行了闡述并提出相應(yīng)的對策。希望通過本文分析出的對策可以解決電算化在實施過程中存在的問題。 關(guān)鍵詞 會計電算化；實施過程；問題及對策9前言 隨著科技的發(fā)展，電子計算機技術(shù)在數(shù)據(jù)處理領(lǐng)域的作用越來越大，會計也從傳

2、統(tǒng)的記賬、報賬向經(jīng)營管理方向發(fā)展，也就是電算化方向。電算化在應(yīng)用的過程中得到了會計人員的歡迎，計算機的不斷應(yīng)用，也使得會計核算工作的準(zhǔn)確性得到了提高， 同時會計核算工作的可靠性也得到了提高。會計電算化在提高會計工作效率和工作水平上也是非常有幫助的，但是，會計電算化在快速的發(fā)展中也出現(xiàn)了很多的問題，這些問題的出現(xiàn)使得電算化的質(zhì)量受到的影響，因此，一定要將出現(xiàn)的問題進行及時的解決。一 會計電算化的概念會計電算化是以計算機為使用基礎(chǔ)的電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計實務(wù)中的簡稱，是現(xiàn)代經(jīng)濟管理活動的一個重要組成部分，它提供了經(jīng)濟管理上所需要的各種信息；考核過去、控制目前和預(yù)測未來的各項經(jīng)濟活動，使得財務(wù)

3、工作簡便化。它有：（1）數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的磁性化。（2）數(shù)據(jù)的規(guī)范化、代碼化。（3）會計數(shù)據(jù)處理的自動化、集中化。（4）數(shù)據(jù)處理流程的簡約化。（5）組織和人員協(xié)調(diào)及內(nèi)部控制的網(wǎng)絡(luò)化等特點。會計電算化就要將以計算機作為代表現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理工具與系統(tǒng)論、信息論、控制論、數(shù)據(jù)庫與計算機網(wǎng)絡(luò)新興理論技術(shù)等運用到會計核算與財務(wù)管理工作中.提高務(wù)管理的水平與經(jīng)濟效益就是會計電算化的目的。二 會計電算化在實施過程中存在的問題 （一） 數(shù)據(jù)的兼容性和安全性比較差1.數(shù)據(jù)的兼容性會計電算化設(shè)計的系統(tǒng)較多，且多數(shù)都是自行開發(fā)設(shè)計的，只能針對各自的操作平臺應(yīng)用，編程各異、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同，軟件公司之間存在利益的競爭，沒有統(tǒng)一

4、的業(yè)界協(xié)議，在系統(tǒng)之間很難達到數(shù)據(jù)信息的共享，就算是同一系統(tǒng)下的各級子系統(tǒng)也不能完全實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，導(dǎo)致現(xiàn)有的財務(wù)提供的信息比較單一，而且較為滯后，缺乏前瞻性，不能有效及時的對企業(yè)的管理及決策進行服務(wù)。還有就是由于我國目前的軟件生產(chǎn)尚處于模仿與加工階段，并未形成產(chǎn)業(yè)的規(guī)模，在數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)及操作系統(tǒng)及關(guān)鍵應(yīng)用軟件方面沒有系統(tǒng)的、完整的自主產(chǎn)權(quán)，這也就使得數(shù)據(jù)的兼容性太差，數(shù)據(jù)的共享難度較大。2.數(shù)據(jù)的安全性企業(yè)最大的秘密可以說是財務(wù)上的數(shù)據(jù)，在很大程度上與企業(yè)的生存與發(fā)展直接相關(guān)，但是很多的軟件開發(fā)都在軟件的管理及理財方面下工夫，很少有對數(shù)據(jù)的安全性進行保密的。如果系統(tǒng)出現(xiàn)問題，受到病毒侵襲、

5、斷電或系統(tǒng)癱瘓等，數(shù)據(jù)在恢復(fù)起來就非常困難。特別是在網(wǎng)絡(luò)時代的到來后，帶給企業(yè)無限的商機，同時，也給企業(yè)的發(fā)展帶來很大的隱患。在會計電算化系統(tǒng)下，會計電算化數(shù)據(jù)信息的物理傳輸過程中，就存在一定的安全問題。 (二）會計檔案保管方面存在缺陷。 1.紙質(zhì)的保管缺陷 現(xiàn)在，很多的企業(yè)都實現(xiàn)了會計電算化，但企業(yè)在進行會計資料保管的時候都是存在著一些問題的。一些企業(yè)將計算機中的會計資料使用打印機打印出來，打印出來的資料在一段時間后就會出現(xiàn)字跡逐漸模糊的情況，這樣的資料在保管中根本就無法達到保存的期限,很多的企業(yè)都是采用這種做法對企業(yè)的會計檔案進行保管的， 對計算機中的電子檔案不進行備份，這樣會導(dǎo)致檔案保存

6、中出現(xiàn)不完整的情況。 2.磁盤保管的缺陷由于許多單位實行會計電算化時間短，對會計電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理經(jīng)驗，造成存儲會計檔案的磁盤和會計資料未能及時歸檔，已經(jīng)歸檔的內(nèi)容不完整。沒有及時制定相應(yīng)的會計電算化檔案保管人員職責(zé)，從而造成會計檔案被人為破壞和自然損壞，乃至單位會計信息泄密。會計數(shù)據(jù)盤的備份和清理不規(guī)范。實行會計電算化后，應(yīng)及時備份硬盤數(shù)據(jù)，并且每次備份不少于兩套，分兩地存放；按時清理磁盤備份，每年至少進行一次清除過期數(shù)據(jù)。但一些單位對會計數(shù)據(jù)備份管理未形成制度，隨意性大，一旦會計電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障，會計數(shù)據(jù)將無法恢復(fù)。 （三）管理制度不健全部分企業(yè)并沒有把會計的制約機制

7、提到日程上來，有的甚至不了解其應(yīng)有的作用，如有些單位將計算機系統(tǒng)的維護、數(shù)據(jù)的輸入與修改、軟件的輸入與修改交給一個人完成，大大增加了差錯和舞弊的可能性。許多單位實行會計電算化的時間較短,對會計電算化檔案的具體內(nèi)容不甚了解,缺乏管理經(jīng)驗,造成存儲會計檔案的磁盤和會計資料未能及時歸檔,或者已經(jīng)歸檔的內(nèi)容不完整。也有部分企業(yè)未設(shè)立專門的電算化機房，沒有相應(yīng)的操作制度，導(dǎo)致會計電算化在管管理方面混亂不堪。 （四）財務(wù)崗位上需求的空缺 1.缺乏財會專業(yè)人員 現(xiàn)階段我國大多數(shù)單位的電算化操作人員都是由過去的會計、出納等財務(wù)人員經(jīng)過短期培訓(xùn)而來他們一般只知道怎樣使用財務(wù)軟件不能靈活運用軟件對計算機的知識了解

8、極其有限無法將計算機知識與會計知識有機結(jié)合起來遇到超出范圍的問題只能找對財務(wù)知識知之甚少的軟件維護人員雙方不能很好地配合。所以，一般會計人員所掌握的知識、理論能滿足手工會計核算，但會計電算化的應(yīng)用，對會計人員提出了更高的要求。既要求會計人員要掌握一定會計專業(yè)知識，還要掌握相關(guān)的計算機知識，財務(wù)軟件的使用技術(shù)以及保養(yǎng)和維護。一般會計人員業(yè)務(wù)經(jīng)驗豐富，但計算機專業(yè)知識卻很匱乏，難以勝任用計算機處理會計業(yè)務(wù)工作。表現(xiàn)較為突出的是對財務(wù)軟件的應(yīng)用方法掌握的不夠透徹和熟練，對軟件的認識有局限性，對軟件運行過程中出現(xiàn)的故障不能及時排除，導(dǎo)致系統(tǒng)不能正常運行。這個問題已成為企業(yè)快速實現(xiàn)會計電算化的障礙。雖然

9、目前有一部分人通過了會計電算化考試，也只是對一部分基礎(chǔ)知識的應(yīng)用進行了掌握，在實際操作中對軟件不能靈活應(yīng)用，滿足不了財務(wù)信息的加工和處理等方面的要求。能否成功實施會計電算化的關(guān)鍵因素就在于實施人員的素質(zhì)是否滿足電算化工作的要求。2.財會專業(yè)人員綜合素質(zhì)欠缺目前，電算化的發(fā)展就是缺乏既懂會計又能熟練掌握電子計算機的“復(fù)合型”人才。會計電算化工作涉及了計算機、會計、管理等多方面的專業(yè)知識，目前，不少單位的電算化人員是由過去的會計、出納等經(jīng)過短期培訓(xùn)而來的，不能靈活運用軟件、滿足工作需要，經(jīng)常會遇到一些軟件本身或計算機系統(tǒng)本身的問題而非是會計本身的問題，自己解決不了，只能找軟件的維護人員，維護人員又

10、基本是計算機專業(yè)出身，對財務(wù)知識知之較少，雙方不能很好地配合。財會人員即使通過會計電算化的考試也只是掌握了一些對計算機的基本應(yīng)用，仍不能靈活運用軟件處理會計數(shù)據(jù)，進行財務(wù)信息分析，滿足方對財務(wù)信息的需求。因此，培養(yǎng)合格電算化人才是會計電算化發(fā)展的關(guān)鍵，這就要求我們一定要大力培養(yǎng)那些具有計算機、會計及管理等綜合專業(yè)知識的人才。國家也應(yīng)根據(jù)電算化事業(yè)的發(fā)展情況，及時召開學(xué)術(shù)研討會，推廣應(yīng)用會計電算化軟件。同時也要在各所大學(xué)、各種培訓(xùn)機構(gòu)設(shè)立專門的會計電算化專業(yè)，加大對計算機技術(shù)、技能的教育力度，使得新時代的會計人員的計算機操作技能普遍增強，能對企業(yè)的經(jīng)濟活動建立數(shù)據(jù)模型，進行經(jīng)濟分析和經(jīng)濟預(yù)測，更

11、好的為企業(yè)服務(wù)。三 解決會計電算化實施過程中存在問題的有效對策 （一）要做好會計基礎(chǔ)工作從以上分析看得出，會計基礎(chǔ)工作還存在薄弱環(huán)節(jié)，所以加強基礎(chǔ)工作的必要性越來越受到社會的普遍關(guān)注做好會計基礎(chǔ)工作先從以下這幾方面入手：1.加強會計基礎(chǔ)工作加強會計基礎(chǔ)工作是提高會計基礎(chǔ)工作水平的需要，會計基礎(chǔ)工作是會計工作的基本環(huán)節(jié)。會計基礎(chǔ)工作是一項重要的經(jīng)濟管理活動它通過收集處理，利用和提供會計信息，對經(jīng)濟活動進行核算和監(jiān)督，從而為改進和加強經(jīng)營管理服務(wù)。如果沒有健全的基礎(chǔ)工作，收集、處理和提供會計信息就可能失去可靠保證，會計基礎(chǔ)工作水平也就無法提高。正常有序的會計基礎(chǔ)工作，應(yīng)當(dāng)時會計基礎(chǔ)工作的保證。 2

12、. 強化管理基礎(chǔ) 管理基礎(chǔ)主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法，以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)；會計基礎(chǔ)工作主要指會計制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。因為計算機處理會計業(yè)務(wù)，必須是事先設(shè)置好的處理方法，因而要求會計數(shù)據(jù)輸入、業(yè)務(wù)處理及有關(guān)制度都必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能使電算化會計信息系統(tǒng)順利進行。沒有很好的基礎(chǔ)工作，電算化會計信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會計數(shù)據(jù)，電算化工作的開展將遇到重重困難。3.完善內(nèi)部審計制度加強電算化的內(nèi)部審計會計基礎(chǔ)工作主要指會計制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等，這是搞好電算化工作的重

13、要保證。因為計算機處理會計業(yè)務(wù)，必須是事先設(shè)置好的處理方法，因而要求會計數(shù)據(jù)輸入、業(yè)務(wù)處理及有關(guān)制度都必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能使電算化會計信息系統(tǒng)順利進行。沒有很好的基礎(chǔ)工作，電算化會計信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會計數(shù)據(jù)，電算化工作的開展將遇到重重困難。內(nèi)部審計在會計電算化中對于保證會計工作人員正確、有效地完成會計核算工作，并最終產(chǎn)生有用的會計信息有著不可替代的作用。電算化的內(nèi)部審計包括以下幾個方面：（1）對會計資料定期進行審計，電算化會計賬務(wù)處理是否正確，是否遵照會計法及有關(guān)財經(jīng)法規(guī)的規(guī)定。（2）審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊內(nèi)容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應(yīng)及時

14、調(diào)整。（3）監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。（4）對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止電算化實施過程存在的漏洞。以上這些問題是會計電算化進程中經(jīng)常遇到而又必須重視和及時解決的問題。重視并及時解決這些問題，必然會促進我國會計電算化向更深層次發(fā)展，最大程度地提高會計工作水平和會計信息的質(zhì)量，更好地為提高各級企、事業(yè)單位現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟效益服務(wù). （二）做好會計電算化檔案管理工作由于實施電算化會計檔案管理的內(nèi)容、表現(xiàn)形式、管理方式、管理要求等均發(fā)生變化，因此，要根據(jù)電算化會計檔案的特點，切實做好電算化會計檔案的收集、管理、保存、利用等各環(huán)節(jié)工作。1.做好電算化會計檔

15、案的完整收集。電算化會計檔案的收集除做好傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案收集外，還要加大電算化會計檔案的收集力度，并注重收集計算機硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等資料，計算機操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)，財務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型，財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號，財務(wù)軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊等相關(guān)資料。2.做好電算化會計檔案的科學(xué)保管。做好電算化會計檔案的科學(xué)保管。要在一定的時間間隔內(nèi)(根據(jù)各單位會計數(shù)據(jù)的多少等特點，可以采用如每個工作日、一個月、一個會計年度等時間間隔)，把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷

16、貝(備份)存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。要重視做好財務(wù)數(shù)據(jù)備份管理工作，由專人負責(zé)財務(wù)數(shù)據(jù)的備份，由于會計數(shù)據(jù)較多，應(yīng)堅持每天對財務(wù)數(shù)據(jù)進行硬盤備份，以備計算機硬件系統(tǒng)損壞后，能在最短的時間內(nèi)、最小的損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)。另外，除了對財務(wù)數(shù)據(jù)進行每天硬盤備份之外，還要每年對財務(wù)數(shù)據(jù)進行雙套光盤備份，即采用“AB備份法”進行數(shù)據(jù)的備份，并注明檔案形成的時間、財務(wù)軟件的版本、計算機系統(tǒng)版本、操作員姓名等相關(guān)信息，分別存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時，應(yīng)堅持遠離磁場，注意防潮、防

17、塵等。同時，還要堅持定期檢查、復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。3.做好電算化會計檔案的有效利用。 做好電算化會計檔案的有效利用。在長期開展電算化會計檔案管理工作的過程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級，我們所調(diào)閱的會計檔案出現(xiàn)了以下兩種情況：一是所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號相一致。此時只要運用電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱（或數(shù)據(jù)恢復(fù)）功能進行調(diào)閱即可；二是所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致。這種情況要在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的會計電算化系統(tǒng)，然后再進行調(diào)閱。為充分發(fā)揮財務(wù)電子數(shù)據(jù)的作用，在具體的工作實踐中，還可

18、以利用電算化會計檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計一套有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型，建立比較完善的決策支持系統(tǒng)，以實現(xiàn)電算化會計檔案的再利用。 （三）建立健全規(guī)章制度，形成良好的內(nèi)控環(huán)境 1.遵循內(nèi)部控制原則這些內(nèi)控制度應(yīng)遵循以下原則：(1)不兼容權(quán)限分離原則。即對會計電算化權(quán)限嚴(yán)格控制，凡上機操作人員必須經(jīng)過授權(quán)，禁止原系統(tǒng)開發(fā)人員接觸或操作計算機，非計算機操作人員不允許任意進入機房，系統(tǒng)應(yīng)有拒絕錯誤操作的功能。(2)相互制約原則。加強對會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的控制，明確管理人員、操作人員、維護人員的職責(zé)范圍。(3)安全、保密原則。安全主要是對軟硬件、文檔的安全檢查保障控制。保密主要是建立設(shè)備設(shè)施安全

19、措施、檔案保管安全控制、聯(lián)機接觸控制等；使用偵測裝置、防偽措施和系統(tǒng)監(jiān)控等；規(guī)定建立備份或副本的數(shù)量和時間，以及由誰建立和由誰負責(zé)保管；當(dāng)系統(tǒng)被破壞需要恢復(fù)時，應(yīng)先經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，不允許輕率地進行系統(tǒng)恢復(fù)工作，以防止利用系統(tǒng)恢復(fù)時修改系統(tǒng)。 2.做好控制防備準(zhǔn)備工作加強會計信息系統(tǒng)的安全性、保密性，建立健全內(nèi)部控制。在操作系統(tǒng)中建立數(shù)據(jù)保護機構(gòu)。涉及計算機機密文件時應(yīng)登錄用戶名、日期、使用方式和使用結(jié)果，修改文件和數(shù)椐登錄備查等。系統(tǒng)應(yīng)有自動識別有效的終端入口，當(dāng)有非法用戶企圖登錄或錯誤口令超限額使用時，系統(tǒng)應(yīng)鎖定終端。凍結(jié)此用戶標(biāo)識，記錄有關(guān)情況。并立即報警。應(yīng)采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防毒、信息

20、加密存儲通訊、身份認證等。增強網(wǎng)絡(luò)安全防范能力。應(yīng)建立一致的會計電算化協(xié)議。由相關(guān)的上級組織部門協(xié)調(diào)各單位情況。提供一個適應(yīng)大多教單位情況的會計電算化程序，各單住遵照執(zhí)行，使各單位有共同的會計桔算工作方式。 （四）加大復(fù)合型財務(wù)信息化人才培養(yǎng)的力度 1.完善相關(guān)教育制度為實現(xiàn)會計電算化人的素質(zhì)是關(guān)鍵，要進一步改革人才教育培養(yǎng)的相關(guān)制度，多方面、多形式、多渠道培養(yǎng)會計電算化所需要的各個層次的人才。首先，相關(guān)的大、專院校，根據(jù)時代需要，及時調(diào)整專業(yè)設(shè)置和培養(yǎng)方向，把握社會人社會培養(yǎng)既懂計算機知識，又懂會計企業(yè)經(jīng)營管理的復(fù)合型人才，重點掌握會計電算化應(yīng)用軟、硬件的開發(fā)、改進、維護等問題；其次，對在崗

21、會計人員進行進修和培訓(xùn)，使他們能夠比較系統(tǒng)的了解和掌握會計電算化的基本原理和操作方法，持證上崗。好的會計基礎(chǔ)工作和規(guī)范的業(yè)務(wù)處理程序，是實現(xiàn)會計電算化的前提條件，這就要求會計人員提高自身素質(zhì)，更新知識結(jié)構(gòu)，重要的是必須掌握電子計算機的有關(guān)知識，提高職業(yè)判斷能力，確保會計工作規(guī)范有序。作為會計，應(yīng)積極學(xué)習(xí)會計電算化知識，掌握計算機先進技術(shù)，提高操作能力，維護軟件正常運行，把自己培養(yǎng)為復(fù)合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。 2.順應(yīng)需求培養(yǎng)人才隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，不僅為人力資源會計、社會責(zé)任會計等的實施提供了技術(shù)支持，電子商務(wù)的出現(xiàn)還大大改變了現(xiàn)有會計信息處理模式。一方面，要求會計人員知識更新速度更快，以適應(yīng)新的企業(yè)組織形式、經(jīng)營方式的變化；另一方面，也為會計人員多渠道地獲取新知識提供了途徑。財