線上簽核公文收發(fā)流程

1、線上簽核公文收發(fā)流程一、收文流程收文流程作業(yè)細(xì)節(jié)備註文書組歸檔結(jié)案主辦單位keeper依校長(zhǎng)決行意見(jiàn)辦文主辦單位依校長(zhǎng)決行意見(jiàn)辦文秘書室呈主秘指派秘書室同仁校長(zhǎng)1核決2進(jìn)行加會(huì)3列管公文4通知秘書室之同仁5退回文書組重分文主任秘書1進(jìn)行加會(huì)2列管公文3通知秘書室之同仁4退回文書組重分文一級(jí)主管1進(jìn)行加會(huì)2審核二級(jí)主管簽辦意見(jiàn)3通知個(gè)人：通知主辦單位之同仁4退回文書組重分文被會(huì)辦單位若無(wú)相關(guān)業(yè)務(wù)，可在簽辦用語(yǔ)中，點(diǎn)選無(wú)相關(guān)業(yè)務(wù)二級(jí)主管1撰寫簽辦意見(jiàn)2進(jìn)行會(huì)辦：被會(huì)辦者不得加會(huì)，但可於簽辦欄加註建議會(huì)辦單位 3通知個(gè)人：通知主辦單位之同仁4退回文書組重判被會(huì)辦單位若無(wú)相關(guān)業(yè)務(wù)，可在簽辦用語(yǔ)中，點(diǎn)選

2、無(wú)相關(guān)業(yè)務(wù)主辦單位keeper1呈報(bào)主管簽文2退回文書組重分文文書組判文二、發(fā)文（創(chuàng)文函稿）發(fā)文流程作業(yè)細(xì)節(jié)備註文書組發(fā)文主辦單位keeper依校長(zhǎng)決行意見(jiàn)辦文主辦單位主管依校長(zhǎng)決行意見(jiàn)辦文秘書室依校長(zhǎng)決行意見(jiàn)辦文校長(zhǎng)1決行意見(jiàn)2加會(huì)3修改紙本公文4退回keeper主任秘書1審核意見(jiàn)2加會(huì)3修改紙本公文4退回keeper一級(jí)主管1審核二級(jí)簽辦意見(jiàn)2加會(huì)3修改紙本公文4退回keeper二級(jí)主管1簽辦意見(jiàn)2會(huì)辦3修改紙本公文4退回keeper主辦單位keeper1傑印公文系統(tǒng)中繕打創(chuàng)稿公文2校務(wù)資訊系統(tǒng)中上傳、輸入相關(guān)公文資料公文收發(fā)簽核用語(yǔ)收文簽辦用語(yǔ)校長(zhǎng)如擬。列入校務(wù)追蹤案，結(jié)案日。如主秘意見(jiàn)

3、辦理。如主辦單位一級(jí)主管意見(jiàn)辦理。呈 董事會(huì)。退文書組重分文。不予同意。主任秘書擬辦：如擬。擬辦：列入校務(wù)追蹤案，結(jié)案日。擬辦：影印留存。擬辦：呈閱後，文存參。擬辦：呈閱後，公告周知，文存參。擬辦：退文書組重分文。擬辦：以影本呈 董事會(huì)。一級(jí)主管擬辦：如擬。擬辦：如承辦主管意見(jiàn)。擬辦：呈閱後，公告周知，文存參。擬辦：依來(lái)文辦理。會(huì)辦單位主管擬辦：配合辦理。擬辦：配合承辦單位意見(jiàn)辦理。擬辦：配合來(lái)文辦理。擬辦：無(wú)相關(guān)業(yè)務(wù)。主辦單位擬辦：呈閱後，公告周知，文存參。擬辦：依來(lái)文辦理。擬辦：以影本呈  董事會(huì)。擬辦：本案用印申請(qǐng)與文並呈。擬辦：惠請(qǐng)會(huì)計(jì)室主任,敬會(huì)出納組開(kāi)立領(lǐng)據(jù)。擬辦：退文書

4、重分文。以上皆非歸檔。擬辦：呈閱後，公告周知，文存參。擬辦：如擬。擬辦：配合辦理。擬辦：依來(lái)文辦理。擬辦：以影本呈  董事會(huì)。擬辦：本案用印申請(qǐng)與文並呈。擬辦：惠請(qǐng)會(huì)計(jì)室主任,敬會(huì)出納組開(kāi)立領(lǐng)據(jù)。非規(guī)檔發(fā)文簽辦用語(yǔ)校長(zhǎng)發(fā)。如擬。如紙本，修正後發(fā)。退回原單位修改後重送。重新擬稿呈判。加會(huì)會(huì)計(jì)室。如擬並列入校務(wù)追蹤案，結(jié)案日。主任秘書擬辦：核稿完成。擬辦：退回原單位修改後重送。擬辦：影本留存文宣公關(guān)組。擬辦：加會(huì)會(huì)計(jì)室。擬辦：列入校務(wù)追蹤案,結(jié)案日：。一級(jí)主管擬辦：如擬。擬辦：如承辦主管意見(jiàn)。擬辦：依來(lái)文辦理。會(huì)辦單位主管擬辦：配合辦理。擬辦：協(xié)同辦理。擬辦：配合承辦單位意見(jiàn)辦理。擬辦：

5、會(huì)稿完成。主辦單位擬辦：擬稿完成，呈發(fā)文。擬辦：本案用印申請(qǐng)與函稿並呈。擬辦：惠請(qǐng)會(huì)計(jì)室主任,敬會(huì)出納組開(kāi)立領(lǐng)據(jù)。以上皆非歸檔。擬辦：。擬辦：配合辦理。擬辦：本案用印申請(qǐng)與與函稿並呈。擬辦：惠請(qǐng)會(huì)計(jì)室主任,敬會(huì)出納組開(kāi)立領(lǐng)據(jù)。 備註：1目前尚未開(kāi)放全?；鶎有姓屎炥k公文。2密件（以上）公文之收文仍舊走紙本流程，線上只輸入文號(hào)及來(lái)文單位等，不輸入主旨與說(shuō)明；發(fā)文不須上傳di及文稿仍舊走紙本流程。問(wèn)題與說(shuō)明：一、文書組如何確認(rèn)每日收文之正確性？答：文書組為確定每日收文數(shù)量與文書組傳遞公文數(shù)量無(wú)誤，會(huì)每日校對(duì)來(lái)文數(shù)量。方法如下：（1）先印敦陽(yáng)系統(tǒng)中之收文明細(xì)清單 （2）計(jì)算當(dāng)日紙本來(lái)文數(shù)

6、量 （3）再查校務(wù)資訊系統(tǒng)中文書組收文作業(yè)中上傳登錄日之公文數(shù)（4）若（1）（2）與（3）之?dāng)?shù)量核對(duì)仍有遺漏，即查（對(duì)方）發(fā)文字號(hào)作最後確認(rèn)。二、單位如何退文？答：各單位之keeper及主管皆可退文。退文時(shí)，請(qǐng)於簽辦意見(jiàn)中註明：改主辦單位；或不掛文號(hào)，或掛文號(hào)，以便文書組作業(yè)。譬如，已掛文號(hào)之公文，主辦單位於簽辦意見(jiàn)欄中加註不掛文號(hào)後，即可退文給文書組，文書組即將公文改為不掛文號(hào)（指參考文件）；或於簽辦意見(jiàn)欄中加註改主辦單位，即可退文給文書組，文書組即將公文改判其它單位。又如，未掛文號(hào)之公文，主辦單位於簽辦意見(jiàn)欄中加註加掛文號(hào)後，即可退文給文書組，文書組即將公文改掛文號(hào)；或於簽辦意見(jiàn)欄中加註改

7、判主辦單位後，即可退文給文書組，文書組即將公文改判單位。三、退文有哪幾種？答：一、已掛文號(hào)者退文：又分為：（一）可改主辦單位；（二）可改不掛文號(hào)。二、未掛文號(hào)退文：又分為：（一）可改主辦單位：（二）可改掛文號(hào)：四、未掛文號(hào)者公文流程為何？答：公文管理系統(tǒng)中皆將未掛文號(hào)者稱為參考文件（公文性質(zhì)欄）。文書組將參考文件直接傳遞給承辦單位，主辦單位主管可直接簽結(jié)歸檔；或點(diǎn)選通知該單位人員，該單位之同仁即可將公文另存新檔，再以e-mail通知全校公告；或退回文書組掛文號(hào)或重分主辦單位。五、密件如何傳遞？答：密件、機(jī)密（以上）公文照現(xiàn)今仍舊走紙本流程；線上僅管理公文時(shí)間是否延誤。六、最速件、速件以何種顏色

8、標(biāo)色？答：最速件、速件以紅色標(biāo)示；普通件顏色不特別顯示。七、主辦單位主管須設(shè)定公文保存年限嗎？答：是的。主辦單位主管須設(shè)定公文保存年限。八、主辦單位主管是否可將公文通知或指派該組內(nèi)承辦同仁。答：是的。在點(diǎn)選會(huì)辦人員即可。九、公文如何會(huì)辦個(gè)人？答：公文若要會(huì)辦個(gè)人，須先會(huì)辦該單位主管（並可在簽辦意見(jiàn)欄中註明：敬會(huì)）；再由該單位主管線上點(diǎn)選通知個(gè)人簽辦，公文即可會(huì)辦該同仁。十、主管是否可以加會(huì)（增加會(huì)辦單位或人員）答：一級(jí)主管、主秘與校長(zhǎng)可進(jìn)行加會(huì)。十一、被會(huì)辦單位是否可以再加會(huì)其它單位？答：不可。被會(huì)辦單位若要再加會(huì)其它單位時(shí)，請(qǐng)於簽核意見(jiàn)欄註明：加會(huì)單位。再由主文主辦之一級(jí)主管決定是否加會(huì)。十二、主辦單位與會(huì)辦單位可以查詢公文簽核意見(jiàn)與流程。答：可以，點(diǎn)選查詢主辦與會(huì)辦單位，即可以查詢公文簽核意見(jiàn)與流程。十三、公文是否可以列管？答：可以。主秘與校長(zhǎng)可以點(diǎn)選列管公文，並請(qǐng)?jiān)偌訒?huì)通知秘書室人員，如此，該同仁即可簽收，並可將資料複製到列管系統(tǒng)中。但是，銷案須在秘書室列管系統(tǒng)中進(jìn)行銷案。十四、是否可以校外簽辦公文？答：可以。下班或週末皆可在校外簽核公文；請(qǐng)