能源管理體系信息溝通程序

1、能源管理體系信息溝通程序1 目的 通過信息交流與溝通，使公司管理信息得到及時有效的傳遞 和應(yīng)用。2 范圍 適用于公司內(nèi)部的信息收集、處理和傳遞，以及公司與外部 相關(guān)方的信息交流溝通。3 職責(zé)3.1 管理者代表負責(zé)與認證機構(gòu)的聯(lián)絡(luò)，通報公司能源管理 體系的有關(guān)內(nèi)容。各分管經(jīng)理負責(zé)批轉(zhuǎn)處理外部相關(guān) 的投訴，監(jiān)督責(zé)任部門完成。3.2 節(jié)能辦負責(zé)能源管理體系運行有關(guān)信息的收集、傳遞、 分析和歸檔，負責(zé)有關(guān)能源法律法規(guī)及相關(guān)要求的收集、傳 遞、分析和歸檔。3.3 企管辦負責(zé)組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門向外來學(xué)習(xí)、參觀人員傳 達公司管理的有關(guān)要求。3.4 供應(yīng)科、 銷售科分別負責(zé)供方及顧客的信息收集、 傳遞3.5 其

2、他各職能部門負責(zé)本部門信息的收集、傳遞和應(yīng)用。3.6 員工參與能源管理方針的制訂、評審；負責(zé)本崗位有關(guān) 信息的應(yīng)用和傳遞。4 控制要求4.1 工作程序信息收集T信息交流T信息處理T信息反饋4.2 依據(jù)信息來源渠道將能源方面的信息分為內(nèi)部信息和外 部信息，確保信息內(nèi)容準(zhǔn)確可靠，傳遞迅速無誤。4.2.1 內(nèi)部信息指公司管理體系運行產(chǎn)生的所有信息，在公 司內(nèi)部傳遞和應(yīng)用，主要包括以下信息：a）能源績效及能源管理體系的信息；b）能源目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案的檢查、監(jiān)測記錄，內(nèi)審和管理評審報告以及管理體系運行的其他記錄；c）不符合或潛在不符合信息；d）出現(xiàn)重大能源管理事故的信息及記錄；e）能源應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)

3、情況；f）培訓(xùn)情況；g）各單位之間的日常聯(lián)絡(luò)、報表及其他信息溝通等；h）相關(guān)方對方針的獲取。4.2.2 外部信息指有關(guān)的法律法規(guī)，上級部門、顧客、供方 及其他相關(guān)方的信息 ,由各部門根據(jù)職責(zé)分工在公司內(nèi)部及 外部相關(guān)方之間進行傳遞和溝通，主要包括：a）與能源方針、能源管理體系和能源績效有關(guān)的信息；b）來源于認證機構(gòu)、節(jié)能行政主管部門、節(jié)能監(jiān)察機構(gòu)及能源監(jiān)測機構(gòu)監(jiān)督、檢查或監(jiān)測的結(jié)果及反饋的有關(guān)信c) 法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)類信息；d) 來源于顧客、供方及其他相關(guān)方的信息。4.3 信息交流與溝通包括縱向和橫向信息溝通 :a) 縱向信息溝通， 指上下級之間的信息溝通。 上級領(lǐng)導(dǎo)傳 遞給下屬的信息包括指示、

4、命令、規(guī)章制度、工作程 序和要求等；基層管理人員和員工傳遞給上級領(lǐng)導(dǎo)的 信息，包括請示、匯報、報表、意見等；b) 橫向信息溝通，指組織內(nèi)部各級領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)、部門與 部門及員工與員工之間的溝通。4.4 信息交流與溝通的方式：a) 各種會議的傳達和交流；b) 書面文件、報表；c) 口頭報告或傳達、匯報、通報；d) 電話、聯(lián)盟報、廣播、宣傳欄；e) 來函及來信回復(fù)；f) 對外宣傳及媒體廣告。4.5 信息的收集與處理4.5.1 生產(chǎn)技術(shù)部負責(zé)能源管理體系內(nèi)審、管理評審、認證 機構(gòu)有關(guān)信息的收集，根據(jù)需要傳遞到公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部 門。4.5.2 生產(chǎn)技術(shù)部負責(zé)與生產(chǎn)能源有關(guān)的信息的收集、分析 和傳遞，如：收

5、集裝置生產(chǎn)能源消耗等信息，根據(jù)需要傳遞 到相關(guān)部門。4.5.3 工程保障部負責(zé)與助劑、設(shè)備及備品備件的供方進行 信息溝通和交流， 對其施加影響， 確保其活動符合管理體 系 要求。信息的收集和傳遞執(zhí)行能源服務(wù)、產(chǎn)品和能源采購 控制程序要求。4.5.4 營銷中心負責(zé)與煤炭、原料供方及顧客進行信息溝通 和交流，對其施加影響，確保其活動符合管理體系要求。4.6 內(nèi)部溝通4.6.1 最高管理者確保在不同層次和部門之間，就能源管理 體系運行的過程（包括目標(biāo)、指標(biāo)的完成情況）及實施的有 效性和能源績效進行溝通，實現(xiàn)全員參與的效果。4.6.2 員工參與能源管理方針目標(biāo)、管理方案的制定和評審。 并通過班前班后會

6、、合理化建議、領(lǐng)導(dǎo)座談等方式進行交流 和溝通，使員工充分理解方針，了解管理體系要求，并付諸 實施。4.6.3 各部門的內(nèi)部溝通，采用各種靈活的方式，根據(jù)工作 進展和目標(biāo)實現(xiàn)情況進行。4.6.4 各部門之間的溝通，除進行日常的報告、報表的傳遞 和電話聯(lián)絡(luò)外，還通過生產(chǎn)調(diào)度會及各分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門 組織的協(xié)調(diào)會，進行溝通和交流。4.7 外部溝通管理者代表應(yīng)決定是否與外界開展溝通， 溝通的內(nèi)容包括能源方針、 能源管理體系和能源績效有關(guān)的信息， 并將此決定形成文件。4.7.1 生產(chǎn)技術(shù)部根據(jù)公司實際情況及時到上級主管部門或 當(dāng)?shù)卣鞴懿块T、專業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)上獲取國家、地方制 定的，適用于公司的能源管理方面的法律法規(guī)和其他要求。 并對其適用性進行確認，確認后，提出發(fā)放申請，分管領(lǐng)導(dǎo) 審批后發(fā)放到有關(guān)使用部門，并在必要時及時更新。4.7.2 生產(chǎn)技術(shù)部按要求通過網(wǎng)絡(luò)向政府相關(guān)部門提交能源 利用狀況報告。4.8 最高管理者要確保溝通渠道暢通，對發(fā)現(xiàn)的問題，必要 時按不符合、 糾正