零售門店盤點管理制度及細則

1、連鎖藥房門店盤點制度細則為加強門店商品數(shù)據(jù)管理，優(yōu)化財務數(shù)據(jù)統(tǒng)計的流程及準確性，特制定盤點管理制度如下：一、盤點的重要性1、盤點數(shù)據(jù)是公司衡量盤點單位商品管理好與差的重要參考依據(jù)，若盤點數(shù)據(jù)不準確，則嚴重 影響公司對盤點單位的經(jīng)營管理。2、盤點盈虧的大小直接關(guān)系到公司和員工的經(jīng)濟利益。二、盤點的目的1、使公司和門店準確掌握庫存金額和數(shù)量，同時保持所有商品的電腦庫存數(shù)據(jù)的準確性。2、了解門店在盤點周期內(nèi)的盈虧狀況。3、針對盤點差異較大的門店，分析原因重點跟進，以便在下一個營運周期加強商品管理，控制 損耗。4、加強對滯銷商品、效期商品的管理。三、盤點的周期1、例行盤點。1.1 開業(yè)六個月以上的門店

2、， 每 90 天即兩個月盤點一次， 盤點范圍必須包括 （西藥、 參茸、中藥）。1.2 開業(yè)六個月以內(nèi)的門店即新店，每30 天盤點一次，連續(xù)盤三個月后，再按三個月盤點一次。盤點范圍必須包括西藥、 參茸、門店備用金、也可以包括中藥; 但第三次盤點必須包括中藥。1.3“活動商品”的盤點：各門店必須在每月最后一天營業(yè)結(jié)束提交數(shù)據(jù)完畢后對活動商品進行 盤點，如果該天是促銷活動日，可不盤點，待活動結(jié)束后第一天提交數(shù)據(jù)完畢再進行盤點。2、店長工作調(diào)動或離職時，需在離崗前對該店全部商品、備用金等進行盤點，要求人事變動須 安排在盤點結(jié)束后進行。3、商品數(shù)量發(fā)生特殊變化時，如成批商品被盜，須請示盤點專管員馬上安排

3、盤點。4、盤點時間： 由各公司盤點專管員負責安排。 一般安排在晚上營業(yè)結(jié)束并提交數(shù)據(jù)完畢后進行， 具體時間根據(jù)當?shù)貙嶋H 情況由公司盤點專管員確定。五、盤點的方式手工盤點：在盤點前按貨架位置，手工抄寫盤點表 ，一式兩份，按商品實際品種進行品名、 規(guī)格、單位、生產(chǎn)廠家、零售單價抄寫。七、盤點前準備1、由盤點門店的店長負責盤點的事前準備組織工作。初盤職責：初盤人員負責 復盤職責：復盤人員負責對初盤商品進行盤點。復核職責： 監(jiān)錄人員負責核對手工盤點表與電腦盤點表上的商品代碼、名稱、盤點數(shù)量是否一致。盤點員職責：盤點人員根據(jù)店長的指令負責將全部盤點完畢的商品進行整理、還原。財務員職責： 財務部門負責通知

4、門店對盤點結(jié)果進行確認， 打印出盤點差異品種， 讓門店分析差 異原因，進行第二次確認；最后得出盈虧明細。電腦系統(tǒng)管理員職責：管理員審核門店商品庫存數(shù)量、調(diào)正庫存。 監(jiān)錄 復盤 錄入 核實 盤點后處理 職責：門店負責盤點小組人員安排、手工抄寫盤點表、盤點區(qū)域劃分、商品歸位整理、空白盤點表等物資準備，各種商品單據(jù)的檢查及審核。盤點前準備 盈虧查詢 盈虧確認 差異調(diào)正 盈虧處理1.3 整理商品。1.3.1 整理貨架商品：檢查貨架上商品擺放是否整齊，商品擺放是否歸類，是否有串柜，價碼牌 與商品是否對應，中小型 包裝盒是否滿盒，贈品是否撤離貨架等，凡影響盤點結(jié)果現(xiàn)象都需注 意。1.3.2 整理庫存商品：

5、庫存商品臨時安排專人負責，把商品歸類，可以先盤點并打包入箱，但必 須貼上標簽，注明： “已 盤不要動” 。1.3.3 整理待處理商品。包括：過期、破損、公司通知暫撤離貨架等商品，整理后應放在明顯位 置并加以說明。1.3.4 整理拆零商品：參照公司藥品拆零商品目錄表抄寫盤點表，注意拆零商品要歸回拆零處。1.3.5 整理地區(qū)貨：地區(qū)貨要分離歸類。1.3.6 整理參茸柜的商品：要注意各種商品歸類及價碼牌（特別手寫價碼牌）是否一致，注意庫 存商品，特別是牛黃、麝香、珍珠等貴重商品，拆零參茸、散裝高麗參等要清晰核對。1.3.7 盤點當晚，對庫存量大的商品，可以先盤點并打包入箱，但必須貼上標簽，注明： “

6、已盤不 要動或其他記號” 。1.4 整理各種單據(jù)。1.4.1 整理進貨單據(jù)：檢查清楚進貨單是否入賬完畢，是否有多送商品或少送商品未有全部輸入 電腦，若有全部輸入電腦后再盤點。1.4.2 整理分店調(diào)撥單據(jù)：檢查調(diào)撥單是否與電腦一致。1.4.3 整理退貨單據(jù)：檢查退貨單據(jù)是否齊全。若不齊與配送中心核對，并做好記錄。退貨單據(jù) 未有返回門店，商品不應在盤點中計入其盤點表。1.4.4 整理借廠家商品：檢查清楚是否有借廠家的貨，若有，盡快與配送中心聯(lián)系，作出處理。1.4.5 整理欠顧客商品：要清楚了解是否有欠顧客商品的情況，或顧客已交貨款，但又沒有取貨 的，不能記入盤點表內(nèi)。1.4.6 檢查員工購買的商品

7、是否完全出電腦單。1.5 手工抄寫盤點表 。1.5.1 實行商品實物數(shù)量盤點，門店需要手抄盤點表，由店長安排員工自已抄寫所管轄的衛(wèi)生區(qū) 域的貨架商品， 盤點前二到三天就必需開始抄寫 盤點表 ，盤點表一式二份， 標明 A 表、B 表， 按貨架層次“ S”形進行抄寫。1.5.2 所謂“ S”形，就是從貨架由上而下，從最上層左邊第一個商品起至本層最后一個商品止， 然后再從往下一層右邊第 一個商品起至最后一個商品止，如此類推。1.5.3 盤點表的字體，二聯(lián)都要清晰，特別是數(shù)字，不能模糊不清。對于貨品的編碼，要嚴格抄 寫價碼牌上全部編碼，禁止簡寫。1.5.4 盤點表抄寫完畢，抄表人進行一次復核是否有錯抄

8、、漏抄商品，并在盤點表的相應位置上 簽名。1.5.5 店長要安排其他員工復核抄寫出來的盤點表，復核人員必需認真復核，不能走過場，復核 完畢，復核人要在盤點表 的相對應位置上簽名。由盤點專管員指令一名非盤點門店的店長以上級別的人員擔任盤點組長。1.6 1.7 準備好盤點告示牌，并在盤點開始前10 分鐘放置在門口一旁。八、盤點中作業(yè)1、所有參與盤點的人員必需按規(guī)定時間到達盤點門店集中，如有遲到者按遲到考核。2、盤點組長負責總督導盤點中作業(yè)，負責組織、實施盤點，每組成員必須服從組長安排，認真 協(xié)助盤點組長，順利完成盤點工作。3、盤點前動員會議：3.1 會議由盤點組長主持，集中點名后向全部盤點人員說明

9、盤點目的、重要性、盤點方法、盤點 要求、盤點紀律 和盤點注意事項等，并針對前次盤點出現(xiàn)的問題，進行總結(jié)和分析，特別是對 新入職員工要進行強化培訓。3.2 盤點分工：盤點組長收集全部盤點表 ，根據(jù)總組數(shù)和總?cè)藬?shù)進行分組， 本店員工與支援員 工兩人一組， 由一名老員工帶新員工。 盤點實行區(qū)域負責制， 盤點人員按指定的區(qū)域進行實物數(shù) 量盤點。3.3盤點表分發(fā)：盤點組長將盤點表分給各組人員，A 為初盤表、 B 為復盤表。3.4 盤點人員清楚了解自已所負責盤點范圍后，盤點組長宣布盤點正式開始。4、盤點作業(yè)中有關(guān)事項的要求：4.1 所有數(shù)據(jù)均以實物盤點數(shù)為準，嚴禁未經(jīng)過實盤就填寫數(shù)量來代替商品的實存數(shù)。4

10、.2 盤點表格內(nèi)抄寫的商品信息項目不得修改，不得涂改，要保持清潔。如在清點過程中發(fā)現(xiàn)有 少盤的數(shù)量 N ， 則在原數(shù)量后寫“ N ”，如果在清點過程中發(fā)現(xiàn)多盤的數(shù)量N ，則在原數(shù)量后寫“ N”，禁止出現(xiàn)將原 數(shù)據(jù)劃掉再重寫的行為；如果發(fā)現(xiàn)有盤點表上有漏抄藥品，則詳細 抄入空白盤點表內(nèi)。4.3 盤點時，各組負責按盤點表商品順序見貨盤點，認真核對，清點。不準跳躍式盤點，嚴禁故 意少盤、漏盤、 有商品不盤，盤點時不得談論與盤點無關(guān)的事情，盡量減少人為的盤點差錯。4.4 盤點參茸柜貴細貨品時采用單位為“克”的稱進行稱量，稱量時必須除去其它雜物（如花椒 等）。4.5 冰箱內(nèi)商品、輪椅、拐杖等不起眼商品盤

11、點時不要漏盤。4.6 商品清點后，需恢復原堆放的狀態(tài)，嚴禁亂翻、亂放。4.7 盤點完畢，要認真檢查一遍，兩位盤點人均須在盤點表上簽名確認，并上交給盤點組長。4.8 盤點期間， 完成盤點工作或暫無盤點工作安排的人員到指定地區(qū)待命，不得隨意在店內(nèi)走動、逗留。4.9 在盤點期間，參與盤點的人員在未經(jīng)盤點組長的同意下，不得擅自離開，否則視為早退。5、初盤：一人一組或兩人一組的，都要負責清點本柜組商品數(shù)量并整理歸位，認真盤點，清晰 填寫商品的數(shù)量。 初盤完成后， 認真檢查一遍， 必須在盤點表下方簽名確認， 注明“初盤人員” ， 并將 A 表上交盤點組長。7、復盤：由盤點組長將盤點表B 表發(fā)給已經(jīng)完成了初

12、盤的人員，進行復盤其他區(qū)域的商品數(shù)量，注意盤同一區(qū)域的初盤人員和復盤人員不能相同，盤點方法與初盤相同。 復盤完成后， 認 真檢查一遍，盤點人必須在盤點表下方簽名確認，注明“復盤人員” ，并將 B 表上交盤點組長。8、核實：由盤點組長安排已經(jīng)完成了復盤的盤點人員，對初盤A 表的盤點數(shù)量和復盤 B 表的盤點數(shù)量同時進行核對， 對有差異的商品數(shù)量進行第三次盤并修正，得出準確數(shù)據(jù)，兩位盤點人 必須在盤點表下方簽名確認，注明“核 實人甲和乙” ，并將兩表上交盤點組長。9、抽盤：必要時，盤點組長可以安排人員實施抽盤，抽盤時每張盤點表最少抽盤三個商品（抽 盤對象一般是貴重商品、 數(shù)量較大的商品） ，準確率達

13、 100% 即可停止， 否則要繼續(xù)抽 字樣。 盤。在已抽盤的盤點表上注明抽盤人及“已抽盤”10、商品還原歸位：全部盤點表核實完畢，由店長指揮盤點人員， 按商品陳列要求進行商品還原歸位，并搞好衛(wèi)生。11、A.B.表處理：經(jīng)核實后的盤點表 A表、 B表的商品數(shù)量必須相符。 A 表作為本店盤點錄 入電腦的依據(jù)， B 表盤點在盤點結(jié)束后，盤點組長需在盤點表 B 表右上方編上頁碼，注明頁 數(shù)，交給盤點門店的店長簽名，交盤點專員處。12、盤點結(jié)束后，由盤點組長負責集中全部盤點人員作簡短總結(jié)，并安排人員下班。13、錄入和監(jiān)錄。13.1 錄入就是門店人員負責按照盤點商品先后順序逐一錄入商品編碼及數(shù)量。13.2

14、 監(jiān)錄就是負責監(jiān)督錄入人在將盤點表上的商品名稱、 編碼、 盤點數(shù)量和錄入電腦時的信息是 否相同。13.3 方法：由本店店長負責安排人員（至少 2 人）將核實后的盤點表數(shù)據(jù)錄入電腦，一人錄入， 另一人監(jiān)錄， 錄入人員按頁錄入商品的編碼和數(shù)量（注意不要錄錯位置） ，每錄完 1 頁監(jiān)錄人 員就對已錄入的商品編碼和 數(shù)量復核一頁，復核完畢后并打鉤，確認數(shù)據(jù)已經(jīng)正確錄入，并確 保錄入數(shù)據(jù)和盤點表數(shù)據(jù)相同。13.4 錄入時間要求： 盤點表數(shù)據(jù)的錄入， 必須在盤點后第二天營業(yè)前全部正確錄入完畢。 得出庫 存數(shù)量差異表。九、盤點后處理。1、分析庫存數(shù)量差異。 盤點數(shù)據(jù)錄入結(jié)束后至第五天，盤點門店根據(jù)庫存數(shù)量差

15、異表，分析 出差異原因。2、出具盤點報告 ，確認盤點結(jié)果：第六個工作日前，店長到財務部門核對庫存金額，然后出 具盤點報告 （盤點報告采用格式表） ，并在盤點報告上簽名，確認盤點盈虧結(jié)果。3、調(diào)正庫存數(shù)量：第八工作日前，盤點專管員根據(jù)盤點盈虧結(jié)果調(diào)正庫存數(shù)量。4、財務部門出具盤點結(jié)果數(shù)據(jù)表及盤虧處理方案 ：由財務部門出具盤虧處理方案 ， 并上報公司總經(jīng)理。5、總經(jīng)理審批盤點報告及盤虧處理方案。6、盤虧處理方案在當月發(fā)工資前已批復的，當月處理完畢，否則在下個月發(fā)工資前處理完畢。 十、盤點盈虧處理。1、舊店（開業(yè)三個月以上）每盤點一次處理一次.不存在復盤 .2、凡新開張分店，每月盤點一次，連續(xù)盤點三

16、個月，按第三次盤點累計結(jié)果進行處理，后轉(zhuǎn)為 舊店處理方法。3、中藥商品需進行獨立計算盤盈盤虧，不得將中藥的盤盈數(shù)與西藥及參茸的盤虧數(shù)進行沖減。4、盤盈處理。 盤盈的商品歸公司所有，由財務部門在盤點的當月，作調(diào)增該店電腦庫存金額 和數(shù)量處理。5、盤虧處理。5.1 經(jīng)核實后，證實盤虧的門店屬自選式分店的，計提其發(fā)生盤虧月份：*西藥、參茸：新店銷售總額的 3作為合理損耗 ,盤虧總金額減去合理損耗則為實虧數(shù). *西藥、參茸：舊店銷售總額的 2作為合理損耗，盤虧總金額減去合理損耗則為實虧數(shù)。* 中藥：銷售總額的作為 5合理損耗，盤虧總金額減去合理損耗則為實虧數(shù)。5.2 實虧數(shù)的處理方案。財務部門計算出實

17、虧數(shù)后，編制盤虧處理方案，承擔盤虧金額的計算規(guī)定如下：5.2.2 公司負擔 10% ，盤虧店負擔 90% 。盤虧店再按各個員工的職責系數(shù)和在崗天數(shù)計算， 進 行分攤賠償。 5.2.3 職責系數(shù)：店長 1.5x、班長 1.2x 、店員 1x、收款員 0.8X 、實習員工 0.8x。5.2.4 在崗天數(shù)：按照盤點周期內(nèi)每個員工的在崗天數(shù)（含節(jié)假日）計算。6、每個員工承擔盤虧金額的計算辦法： 第一步、確定盤虧店應負擔的90的盤虧總金額（設為 A ）。第二步、確定盤虧店所有員工的職責系數(shù) X 的總個數(shù)。方法是按照盤點周期內(nèi)，各個員工的在 崗天數(shù)×職責系數(shù)各個 員工應承擔的 X 個數(shù)。 再將各

18、個員工的 X 個數(shù)相加， 算出盤虧店的 X 總個數(shù)（設為 B ）。第三步、計算每個 X 單位應分配的金額 N，NA ÷B。第四步、將每個員工應承擔的X 個數(shù)× N ，它就等于每個員工應承擔的盤虧金額。十一、盤點結(jié)果參考標準1、 每次盤點結(jié)果，按零售價計算，盤盈盤虧金額超過以下范圍的：屬于不正常盤點數(shù)據(jù)西藥、參茸庫存金額（ K ） 百分比 盈虧金額1% 500 K 500000.8% 100000 K 10000.8% 2000 200000 < K 3000000.7% 2800 400000 300000 <K0.6%3500400000 < K500000十二、相關(guān)人員職責1、門店是所有商品的最終責任承擔者，店長和店員對本店商品的保存、丟失、毀損，負有直接 的管理責任，公司主管、 盤點專管員負有職能管理責任。2、盤點專管員：負責安排盤點組長，盤