公司辦公用品管理規(guī)定

1、辦公用品管理規(guī)定第一章總則第一條本規(guī)定旨在降低成本,規(guī)范辦公用品的管理,包括:采購、發(fā)放、保管、費(fèi)用結(jié)算、日常管理等。第二條本規(guī)定適用于xx公司。第三條公司辦公用品的管理部門為綜合辦公室。第二章具體規(guī)定第四條辦公用品的劃分按實(shí)際用途辦公用品可劃分為一次性辦公用品、管制消耗品和耐用辦公用品三種。一次性辦公用品為訂書釘、曲別針、大頭針、長(zhǎng)尾夾、復(fù)寫紙、油筆芯、膠水、墨水、信封、碳素筆芯、白板筆、橡皮、鉛筆、口取紙、信紙、稿紙、便箋、兩面膠、透明膠、帳繩、刀片等。管制消耗品為墨盒、墨粉、磁盤、傳真機(jī)印字模、色帶、票據(jù)夾、檔案袋、檔案盒等。耐用辦公用品為文件柜、書立、訂書器、打孔機(jī)、剪子、計(jì)算器、簽字

2、筆、文件夾、記事本、印油、印泥、電池等。第五條辦公用品的領(lǐng)用分為個(gè)人領(lǐng)用及部門領(lǐng)用兩種。個(gè)人領(lǐng)用即個(gè)人使用保管的辦公用品,部門領(lǐng)用即部門使用的辦公用品；新員工根據(jù)工作需要由綜合辦公室總務(wù)課進(jìn)行配備。第六條辦公用品的申請(qǐng)（一）部門以辦公用品月計(jì)劃申請(qǐng)表的形式申請(qǐng)，每月20日前報(bào)綜合辦公室。綜合辦公室依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)定額、結(jié)合庫存和辦公用品的月計(jì)劃申請(qǐng)，編制辦公用品月度采購計(jì)劃表匯總表，經(jīng)主管副總經(jīng)理審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）計(jì)劃外的辦公用品要嚴(yán)格按要求填寫臨時(shí)采購申請(qǐng)單，經(jīng)主管副總經(jīng)理審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。第七條辦公用品采購（一）綜合辦公室為辦公用品的采購部門；（二）辦公用品采購程序1 根據(jù)上級(jí)集團(tuán)統(tǒng)一安

3、排進(jìn)行定點(diǎn)采購（如開發(fā)新的供應(yīng)商需質(zhì)量?jī)?yōu)、價(jià)格廉、售后服務(wù)好于前個(gè)供應(yīng)商）。2 每月xx日前采買人員需將上月采購小票匯總，與供應(yīng)商核對(duì)無誤后開據(jù)發(fā)票，報(bào)請(qǐng)副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理簽批后，與財(cái)務(wù)部結(jié)算。（三）綜合辦公室需依據(jù)總經(jīng)理審批的辦公用品采購計(jì)劃表和臨時(shí)采購申請(qǐng)單統(tǒng)一購買，各部門不得擅自購買，普通辦公用品原則上不得留有庫存，必需品和耗用量較大的物品可留有少量庫存。第八條辦公用品的發(fā)放綜合辦公室嚴(yán)格按照辦公用品配備規(guī)定、期限和發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)及定額于每月6日前發(fā)放辦公用品,如有特殊情況要以書面形式逐級(jí)請(qǐng)示。第九條各部門領(lǐng)用辦公用品實(shí)行定額控制，特殊情況可報(bào)請(qǐng)綜合辦公室并逐級(jí)審批。定額標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合崗位需求制定

4、。第十條綜合辦公室根據(jù)工作需要，確定各部門辦公用品配備規(guī)格。管制消耗品及耐用辦公用品應(yīng)列入移交項(xiàng)目，如自然損壞無法修復(fù)，應(yīng)以舊換新。如有遺失或使用不當(dāng)應(yīng)予以賠償。員工離開部門或離開工作崗位時(shí)要做好移交，并經(jīng)綜合辦公室備案，退回領(lǐng)用的辦公用品。第十一條辦公用品的配備（一）個(gè)人領(lǐng)用、保管的辦公用品：1 副總經(jīng)理級(jí)以上人員辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)：文件柜、計(jì)算器、剪子、訂書器、文件夾（10個(gè)）、書立（2個(gè)）、碳素筆（1支）等2 經(jīng)理級(jí)人員辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)：書立（1個(gè)）、文件夾（6個(gè)）、碳素筆（1支）、即時(shí)貼等3 主管級(jí)辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)：書立（1個(gè)）、文件夾（6個(gè)）、碳素筆、圓珠筆等4 特殊崗位的職員如:秘書

5、、財(cái)務(wù)人員等可配備文件夾、書立、鋼筆、碳素筆、計(jì)算器等（二）各部門領(lǐng)用、保管的辦公用品：剪子、計(jì)算器、訂書器等。第十二條綜合辦公室由專人對(duì)辦公用品采購及發(fā)放設(shè)保管賬備查，由采購經(jīng)辦人與保管人簽字確認(rèn)，對(duì)耐用辦公用品設(shè)總賬并對(duì)每位領(lǐng)用人分別設(shè)立辦公用品管理卡上述辦公用品使用期限為一年，超過一年后可以舊換新，若一年內(nèi)使用不當(dāng)造成損壞或遺失者要予以賠償。第三章附則第十三條本規(guī)定附一個(gè)流程、四個(gè)表格，即：臨時(shí)辦公設(shè)備請(qǐng)購流程、辦公用品月計(jì)劃申請(qǐng)表、辦公用品月度采購計(jì)劃匯總表、臨時(shí)采購申請(qǐng)單、辦公用品管理卡。第十四條本規(guī)定屬第三級(jí)制度，公司職員級(jí)以上管理人員應(yīng)全面掌握及了解，并能在實(shí)際工作中遵守和執(zhí)行。

6、第十五條本管理規(guī)定解釋權(quán)屬于xx公司綜合辦公室。臨時(shí)辦公設(shè)備請(qǐng)購流程（一）按照公司固定資產(chǎn)月度預(yù)算申請(qǐng)的規(guī)定于月初提交采購申請(qǐng)計(jì)劃，即月度預(yù)算申請(qǐng)表。一般情況下對(duì)臨時(shí)提出的采購申請(qǐng)不予審批。對(duì)于個(gè)別部門由于特殊情況需要發(fā)生的請(qǐng)購，綜合辦公室可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處理。專業(yè)資料（二）采購申請(qǐng)：填寫臨時(shí)采購申請(qǐng)單，詳細(xì)描述申購設(shè)備的原因，申購設(shè)備的名稱、規(guī)格、數(shù)量、估價(jià)以及使用日期等，由本部門經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，提交到綜合辦公室資產(chǎn)管理崗位。（三）申購審核：綜合辦公室資產(chǎn)管理崗位根據(jù)提交中請(qǐng)進(jìn)行初步審核，確定申購理由的合理性，并對(duì)所申購設(shè)備進(jìn)行合理調(diào)配，簽署意見交采購崗位，采購崗位對(duì)申購的合理性進(jìn)行審核并

7、根據(jù)掌握的渠道進(jìn)行相關(guān)咨詢，包括質(zhì)量、價(jià)格及服務(wù)并簽署意見。（四）管理層審核根據(jù)審批權(quán)限，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。（五）采購的實(shí)施1對(duì)供方的生產(chǎn)能力，交貨能力，價(jià)格、售后服務(wù)、產(chǎn)品信譽(yù)及質(zhì)量體系狀況進(jìn)行評(píng)定2對(duì)比類似產(chǎn)品的歷史使用情況、參考以往的合作經(jīng)驗(yàn)或使用者的使用經(jīng)驗(yàn)3了解供貨方的供貨歷史，所供設(shè)備的合格率、返修率、服務(wù)反應(yīng)時(shí)間等4采購實(shí)施，由采購崗位選擇合適的廠家，就總體說明、產(chǎn)品需求、技術(shù)規(guī)格、規(guī)范要求等技術(shù)問題及交付期、品質(zhì)保障、培訓(xùn)、售后服務(wù)、文檔、驗(yàn)收、初步報(bào)價(jià)、付款方式等與廠家進(jìn)行商務(wù)談判，在談判的基礎(chǔ)上擬定由采購合同，報(bào)資產(chǎn)管理崗位存檔。（六）設(shè)備交貨及驗(yàn)收1綜合辦公室采購崗位協(xié)助

8、申購部門收貨驗(yàn)收并填寫采購產(chǎn)品驗(yàn)收單，由綜合辦公室采購崗位負(fù)責(zé)保留。不合格設(shè)備退貨并交由采購崗位執(zhí)行合同規(guī)定。2對(duì)驗(yàn)收通過的采購設(shè)備由申購部門負(fù)責(zé)到綜合辦公室資產(chǎn)管理崗位辦理由入庫手續(xù)，由入庫單交綜合辦公室采購M-L/q岡位。（七）報(bào)銷：由綜合辦公室采購崗位辦理報(bào)銷手續(xù)，報(bào)銷單由依報(bào)銷審批權(quán)限審批后并附采購申請(qǐng)審批件復(fù)印件。附件1XX公司辦公用品月計(jì)劃申請(qǐng)表NO.申請(qǐng)部門：年月日序號(hào)品名品牌規(guī)格單位單價(jià)數(shù)量金額備注申請(qǐng)人：部門負(fù)責(zé)人：審批人:附件2XX公司辦公用品月度采購計(jì)劃匯總表NO.年月日序號(hào)品名品牌規(guī)格單位單價(jià)數(shù)量金額備注12345合計(jì)總務(wù)：行政副總：總經(jīng)理意見：附件3臨時(shí)采購申請(qǐng)單填寫時(shí)間:部門朝#人到位時(shí)