技術資料管理制度參考(共9頁)

1、精選優(yōu)質文檔-傾情為你奉上汕頭市俊國機電科技有限公司技術資料管理制度技術文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬于公司所有；公司的每一位員工都有義務和責任保證技術文件的完整性、正確性、系統(tǒng)性以及保密性，為了加強管理并規(guī)范員工的行為，特制定本制度，要求本公司員工互相監(jiān)督、自覺遵守。一、技術文件的定義 1.技術文件是指公司的產品設計圖紙，各種技術標準、技術檔案和技術資料以及商務合同、客戶資源、財務報表等等；技術文件還包括未打印出圖的尚在計算機里的圖紙資料、技術文檔等。二、技術文件的形成與發(fā)放 2.任何一份技術文件的形成都是公司員工辛勤勞動的成

2、果和員工智慧的結晶，但其中還飽含了公司巨大的前期投入、過程控制和后期經(jīng)營等因素，顯而易見是公司投入了巨大的財力、物力，為每位員工提供了展示自己能力的平臺，員工與公司在這個平臺上共同進步和發(fā)展的過程中形成了種種技術文件。 3.技術文件、技術標準及圖紙資料的形成應嚴格執(zhí)行設計（編制）、校對、審核三級把關制度；明確各級的責、權、利。 4. 技術文件標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中應簽署齊全，簽署不全的技術文件不得投放到生產車間。 5.圖紙投入生產，即投放到生產廠（生產車間）之前，必須加蓋“生產用圖”、“受控文件”章，由專人簽字憑部門經(jīng)理批準的領條在資料員處領出。 6.紙質技術

3、文件或光盤技術文件等由資料員收存到資料柜內保管，資料柜鑰匙由資料員負責保管。員工借閱技術文件應憑部門經(jīng)理批準的借閱申請單向資料員借閱，用完后及時歸還，并保證資料的完整性。 7.技術文件的修改必須按級、按各職能部門的業(yè)務分管范圍執(zhí)行；技術文件修改前，負責修改部門要提出修改理由及具體內容，交有關領導審批。 8. 修改后的技術文件必須重新履行會審、會簽及批準手續(xù)，填發(fā)更改通知書。 三、技術文件的管理與存檔 9.技術文件是公司進行生產和各項管理工作共同的技術依據(jù)，必須加強管理，各部門應指定一名專職或者兼職資料員負責各種技術文件的登記、保管、復制、收發(fā)、注銷、歸檔和保密工作，保證技術文件的完整，準確清晰

4、、統(tǒng)一等。若暫時未指定資料員，則由部門經(jīng)理暫行代理。部門經(jīng)理和資料員負責本部門技術文件的保密、發(fā)放與歸檔。 10. 制造項目完工驗收后，簽字領出技術文件人應負責將領出的文件收回，交資料員存檔。 11. 每一項目完工后，該項目的項目負責人應在半月內完成技術資料整理，并交資料員刻制光盤，備份、存檔。 四、技術文件的保密 12.技術文件任何部門、個人不得擅自打印、復制，不得以電子文檔等形式在網(wǎng)上傳遞或者用移動硬盤、U盤、軟盤等拷貝出。因工作需要必須打印或復制時，經(jīng)辦人提出書面申請單，部門經(jīng)理簽字批準后方可通過資料員打印、復印、拷貝。 13.為了保證技術資料的保密性，除按正常程序（員工填寫申請單，部門

5、經(jīng)理批準）辦理外，任何人不得私自向外人轉讓和借出技術資料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要報公司給予嚴肅處理。 14.員工用于工作的計算機未經(jīng)部門經(jīng)理批準不得隨意拆開，計算機硬盤中的資料屬公司機密，硬盤不準任何人私自帶出公司。若計算機出現(xiàn)故障，需部門經(jīng)理指定專人送修，并保證硬盤中資料的保密性。 15.計算機是公司提供給員工用作工作工具，不允許安裝能夠傳送文件資料的軟件程序，如：QQ、UC、MSN、Manager、網(wǎng)務通等，本制度公布實施之日起，請每位員工將原安裝的此類程序刪除并不得再安裝。公司將有責任不定期抽查員工計算機中安裝的軟件程序，不經(jīng)批準私自安裝以上程序者，公司將按照有關規(guī)定嚴厲處罰。 16.公司部門經(jīng)理以

6、上領導使用的計算機作為部門唯一 的一個可以收發(fā)電子文檔的窗口，允許安裝QQ、網(wǎng)務通等軟件程序用于對外聯(lián)系和收發(fā)電子郵件，其余員工的計算機除可以收取郵件以外不得外發(fā)Email，如需外發(fā)Email，需按正常程序辦理，即員工填寫申請單，部門經(jīng)理批準后，從部門經(jīng)理的計算機中外發(fā)。 17.若不負責任的遺失技術文件或者因為種種原因泄漏公司的技術文件，公司將根據(jù)有關保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內部記過處罰,情節(jié)嚴重者公司將保留追究法律責任的權利。 五. 技術文件的銷毀 18.由于新技術的日新月異，越積越多的技術文件會占據(jù)不必要的資源，故有的技術文件需要銷毀和清除。 19.需要銷毀的技術文件由資料員提出，部門經(jīng)

7、理會同有關技術人員一起仔細校對核實，然后將銷毀理由與銷毀文件清單上報總公司，由公司法人簽署“同意”后，方可銷毀。 20.銷毀的紙質文件必須經(jīng)過碎紙機或者燒掉，光盤等文件必須錘擊粉碎。技術檔案管理制度1總則：11為建立、健全公司技術檔案工作，完整地保存和科學地管理公司的技術檔案，充分發(fā)揮技術檔案在公司建設和發(fā)展中的作用，更好地為公司各生產技術部門服務。特制訂本管理制度。12本公司技術檔案是指各技術部門（包括車間）在生產技術、科研成果、質量、設備、基建等技術活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。13公司技術職能部門、車間要把技術檔案工作納

8、入本單位的技術業(yè)務管理工作中，保證其技術文件材料的積累，達到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時歸檔。以保證全公司技術檔案工作的順利開展。14按照集中統(tǒng)一管理技術檔案的基本原則，公司技術開發(fā)部設立檔案室，并配備專職人員管理。檔案室在技術主管的直接領導下，集中統(tǒng)一管理全公司的生產、開發(fā)、質量、設備、基建等技術檔案。建立、健全技術檔案工作，達到全公司技術檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。2技術文件資料的歸檔：21每一個技術項目完成或告一段落后，都要有完整、準確、系統(tǒng)的技術文件資料，并按公司形成技術文件資料的歸檔范圍和要求，將所形成的技術文件資料加以系統(tǒng)的整理，組成保管單位（卷、代、冊、盒），由技

9、術主管審查后及時向公司檔案室移交歸檔。22各部門或技術人員在移交技術檔案或技術文件資料時，交接雙方應按規(guī)定辦理交接手續(xù)(參見文件控制程序)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術文件資料不全的，管理人員有權拒絕接收。23凡需歸檔的技術文件資料，應盡量符合國標、部標和企業(yè)標準的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖紙按規(guī)格繪制，圖樣清晰。嚴禁用鉛筆、圓珠筆和復寫紙打印。24凡各部門形成的圖紙類文件，應描制底圖一份，并經(jīng)技術責任簽字后，向檔案室移交歸檔。25凡外來、外購回公司的圖紙資料，隨儀器、設備入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，有關單位必須通知資料管理人員參加清點，如數(shù)歸檔。在未辦理借

10、閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。3檔案室的任務和管理人員的職責：31檔案室的任務：311集中、統(tǒng)一、科學地管理好技術檔案，維護技術檔案的完整、系統(tǒng)、準確和安全，并及時、準確地提供利用。因工作嚴重失職，造成技術檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等，管理人員應負主要責任，嚴重者調離崗位。312協(xié)助各部門和有關技術人員做好技術文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。313承擔技術文件資料的接收、復制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術資料為全公司有關單位和技術人員服務。32技術檔案管理人員的職責：321認真貫徹公司技術檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務，提高管理水平，保證技術檔案工作

11、任務的完成。積極主動地為生產、開發(fā)提供技術資料。322科學地管理全公司技術檔案，承辦技術資料和技術檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計以及繪制檢索工具等工作。323遵守公司保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。324嚴格執(zhí)行技術檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。325保持檔案室內整潔、衛(wèi)生，對破損或變質的檔案，要及時修補和提出復制。4技術檔案的鑒定和銷毀：41認真做好技術檔案的內容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質的檔案，復制后，原檔案保管期限為半年。因修改內容而更換的檔案，原檔案報廢，保管期限為一年。42凡要銷毀的技術檔案，必須造具清冊，經(jīng)主管領導審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進行銷

12、毀，防止失密。有關鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。5技術檔案的保管和借閱：51對接收來的技術檔案進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工管理，編制檔案查閱目錄，做到定位存放，妥善保管，方便利用。52認真執(zhí)行技術檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報告，交技術主管審查。技術主管根據(jù)檢查報告的結果，對出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進行整改，并對檢查報告的真實性進行復查。53做好技術檔案的安全、保密工作，并履行批準和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內清潔通風，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉爛等。如有破損或變質的檔案，管理人員要及時

13、修補和提出復制。54技術檔案的保密制度：541全公司職工必須嚴守機密，維護技術檔案的安全。凡借閱重要的檔案（包括外來、外購的資料，隨儀器、設備回公司的文件資料，原始底圖等），要由技術主管批準后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。542技術檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應立即上報并采取措施作妥善處理。543非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術檔案。55技術檔案的借閱：551凡本公司技術人員、工作人員，因生產需要都可借閱技術檔案。由管理人員填寫文件借閱登記表，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。552技術檔案和各種設備說明書等，均在公司內控制使用，檔案

14、原件不得借出檔案室，僅供在室內查閱。若需借出室，應辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時，需經(jīng)技術主管批準方能借出。a553經(jīng)同意借出之檔案，每次最長時間為三天。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負責催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據(jù)所借資料的實際價值（各類書籍按標價、資料按制作價格）報技術主管審查，總經(jīng)理批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案，根據(jù)其時間的長短，可按處罰金額的1/2至全額返回。554借閱者應保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉借、拆散、涂改、抽換

15、和丟失。借、還雙方應共同清點份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認真負責。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者，及時向主管領導匯報。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進行處罰，由檔案管理員報技術主管審查，總經(jīng)理批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。6技術檔案的復制和技術資料的發(fā)放：61凡歸檔的技術文件資料，一般應存檔一份。重要的和使用頻繁的應復制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應及時復制補充完整。62需加工制作的工裝類圖紙文件，應曬制三套。一套用于技術員作工藝后發(fā)放采購部備料，以及轉交質檢部進行木模、坯料檢查，其中裝配圖發(fā)放于車間保管，供工裝的管理使用；一套發(fā)放生產部或采購部，用于加工訂

16、貨；一套用于檔案室存檔，供日常借閱使用。63用于指導生產及作為驗收依據(jù)的部件圖、加工圖等應曬制三份，發(fā)放生產車間、質檢部及檔案室存檔。64用作指導生產的工藝文件、生產作業(yè)指導書等，應復制二份，發(fā)放生產車間、檔案室存檔。65作為驗收依據(jù)的檢驗文件，應復制二份，發(fā)放質檢部、檔案室存檔。66因工作原因，需要發(fā)放客戶使用場所的技術資料，應編制文件發(fā)放清單（參見文件控制程序），發(fā)放清單由文件編制部門填寫，部門主管批準后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放客服人員交至客戶使用場所，發(fā)放時注明發(fā)放客戶場所、發(fā)放號、發(fā)放日期、是否受控等，并有客戶接收人員簽字。其它需要文件的單位或個人，應提出申請，填寫文件領用申請單（參見文件控制程序），經(jīng)主管領導審查、文件編制部門主管批準后，可簽名領取。67發(fā)放各使用場所的文件資料，使用者應妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時，文件使用者應承擔重復發(fā)放文件的資料費用，其金額按復（曬）制資料的實際價