中小企業(yè)如何實(shí)現(xiàn)正規(guī)化管理

1、精品中小企業(yè)如何實(shí)現(xiàn)正規(guī)化管理任何一個(gè)國家經(jīng)濟(jì)繁榮的背后，一定有著一批生機(jī)勃勃的中小企業(yè)，在今天的中國尤其如此。基本的原因有兩點(diǎn)：第一，中國的許多大企業(yè)都是計(jì)劃體制下形成的，并沒有真正經(jīng)歷市場殘酷競爭的歷程。為什么我不看好目前一批所謂的著名企業(yè)，原因很簡單，目前這批著名企業(yè)中，相當(dāng)一部分是靠“特殊資源”，比如上市，比如地方政府支持，比如銀行支撐等等非經(jīng)濟(jì)因素紅起來的，而不是真正的在“WTO”下成長起來的。第二，在加入WTO后，中國的中小企業(yè)獲得了一個(gè)很好的成長環(huán)境，而目前大部分中小企業(yè)的成長環(huán)境基本是市場競爭環(huán)境，在這種環(huán)境下的繁榮是一個(gè)自然結(jié)果。過去我們總認(rèn)為企業(yè)做不好是因?yàn)轶w制問題，現(xiàn)在對

2、于大部分中小企業(yè)來說，政府的干預(yù)沒有了，WTO也進(jìn)入了，如果中國沒有一批優(yōu)秀的中小企業(yè)成長起來，進(jìn)而在一二十年后在世界500強(qiáng)占據(jù)相當(dāng)?shù)谋壤遣攀钦嬲谋?。所以我認(rèn)為目前中國經(jīng)濟(jì)發(fā)展中一個(gè)至關(guān)重要的問題是：在這批所謂的著名企業(yè)之后，能否能接上來一批有“核心競爭力”的新企業(yè)？更為重要的是，目前在全球經(jīng)濟(jì)不景氣，中國經(jīng)濟(jì)一支獨(dú)秀的情況下，跨國公司都加緊了對中國市場的開拓，我經(jīng)常對那些習(xí)慣“游擊戰(zhàn)”的企業(yè)家講，當(dāng)游擊隊(duì)和正規(guī)軍相對的時(shí)候，游擊戰(zhàn)也許可以在局部獲得一些勝利，但要爭取全國乃至全球的勝利，你必須盡快成為正規(guī)軍。一、目前中小企業(yè)存在的主要問題是“四個(gè)缺乏、四個(gè)依靠”最近我對一批中小企業(yè)進(jìn)

3、行了調(diào)查和研究，我的結(jié)論是八個(gè)字：充滿生機(jī)，管理混亂。主要的問題我總結(jié)為“四個(gè)缺乏四個(gè)依靠”：第一，缺乏有針對性的經(jīng)營計(jì)劃和預(yù)算，依靠老板的感覺打仗而不是靠腦子打仗；第二，缺乏明確的崗位責(zé)任與職能分工，依靠老板的感覺用人而不是靠業(yè)績用人；第三，缺乏對經(jīng)營過程的制度化管理，依靠老板的感覺經(jīng)營而不是靠科學(xué)的管理經(jīng)營；第四，缺乏一套科學(xué)、有效的績效考核辦法，依靠老板的權(quán)威與親情而不是靠制度和文化凝聚人。許多人對這四句話反響非常強(qiáng)烈，但沒有人和我爭論這四句話的正確與否，他們的提問幾乎都是一致的：我們?nèi)绾尾拍軘[脫這“四個(gè)缺乏、四個(gè)依靠”？由此我很欣喜地感受到一個(gè)非常關(guān)鍵的轉(zhuǎn)變：目前的中小企業(yè)家的“觀念轉(zhuǎn)

4、變”已經(jīng)基本完成，目前中國中小企業(yè)真正需要的是“操作方法或套路”，道理大家都知道，關(guān)鍵在于實(shí)施，在于怎么做。也就是說，在加入WTO后，企業(yè)家們最想要的是如何才能把企業(yè)建成正規(guī)化管理或者規(guī)范化經(jīng)營的持續(xù)增長企業(yè)。當(dāng)然，也許有人會問到，怎么做有時(shí)候是仁者見仁，智者見智？怎么規(guī)范？不錯(cuò)，因地制宜是沒問題的，但因地制宜并不是想當(dāng)然的蠻干。日本經(jīng)濟(jì)之所以能夠快速振興，我們都知道是憑“質(zhì)量管理”創(chuàng)造的成本和效率優(yōu)勢，但不要忘了，“日本質(zhì)量管理奇跡”是日本人埋頭向美國人學(xué)習(xí)的結(jié)果，到最后反而是美國人反思：日本人能夠?qū)W習(xí)美國人的理論，在降低成本的情況下把質(zhì)量提高，美國人為什么不行？日本對質(zhì)量管理的創(chuàng)新性學(xué)習(xí)對

5、我們非常有啟發(fā)，不管你如何創(chuàng)新，有些基本的東西是逾越不過去的，這就是企業(yè)基本的管理與制度基礎(chǔ)。我認(rèn)為如果要致力于將企業(yè)做大，就必須在兩個(gè)方面努力：第一，花力氣去真正理解500強(qiáng)企業(yè)基本的管理系統(tǒng)與制度結(jié)構(gòu)，然后跳出來領(lǐng)悟其中的精神實(shí)質(zhì)，不去照搬，但要遵循其中的基本規(guī)律。第二，將你企業(yè)中存在或面臨的問題列出來，針對這些問題構(gòu)建自己的管理系統(tǒng)與制度結(jié)構(gòu)，只有這時(shí)才真正存在仁者見仁，智者見智，否則，就可能只是一些小聰明而已。在這一點(diǎn)，千萬不要把企業(yè)家個(gè)人的聰明當(dāng)成企業(yè)的支撐點(diǎn)，支撐企業(yè)地基的永遠(yuǎn)是科學(xué)的管理與制度。二、針對“四個(gè)缺乏、四個(gè)依靠”問題構(gòu)造4R業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)什么是業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)？如果把一個(gè)公

6、司看做為一部機(jī)器，把公司的所有業(yè)務(wù)流程用112月時(shí)間來編排，每個(gè)月應(yīng)該做些什么，到哪個(gè)月應(yīng)該達(dá)到什么效果，取得多少成績，這就是業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)?？墒?，我們國內(nèi)某些企業(yè)從1月到12月的業(yè)務(wù)安排，我的感受是，有兩種情況：一種是“計(jì)劃一套，實(shí)施一套”，所謂的計(jì)劃趕不上老板的變化；一種是粗粗安排計(jì)劃，打到哪算哪，哪里緊急就一哄而上，整個(gè)公司從1月到12月，幾乎都在救火。如何簡單有效地建立起一個(gè)業(yè)務(wù)運(yùn)營管理系統(tǒng)，解決“四個(gè)缺乏、四個(gè)依靠”？我和一批留學(xué)歸來的MBA對GE、摩托羅拉等優(yōu)秀企業(yè)的業(yè)務(wù)管理流程進(jìn)行了研究，將其中最基本的部分提煉出來，構(gòu)筑了一個(gè)簡單、然而完全不失正規(guī)化的運(yùn)營管理系統(tǒng)，這就是我們推出的

7、錫恩4R業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。4R系統(tǒng)是四個(gè)系統(tǒng)的簡稱，它們分別是一一R1(Ready-all)一一11劃/預(yù)算系統(tǒng)主要內(nèi)容是制定目標(biāo)，并將計(jì)劃的任務(wù)層層分解。通過將年度計(jì)劃落實(shí)到部門和具體行動(dòng)上，做到“用腦子打仗，而不是憑力氣打仗”。R2(Responsibility)崗位責(zé)任系統(tǒng)。主要內(nèi)容是進(jìn)行角色定位，明確每個(gè)崗位的責(zé)、權(quán)、禾L通過數(shù)量化的財(cái)務(wù)指標(biāo)與組織指標(biāo)，提出一整套衡量員工工作情況的業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)，做到“靠業(yè)績用人而不是靠老板的感覺用人”。R3(Review)業(yè)績跟蹤系統(tǒng)。主要內(nèi)容是對實(shí)際運(yùn)作進(jìn)行監(jiān)控。通過制度化的總經(jīng)理月度、季度、半年、全年的質(zhì)詢會議，對計(jì)劃與實(shí)際執(zhí)行情況的差距和問題進(jìn)行質(zhì)詢，在

8、事實(shí)和數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上將各個(gè)層次的行動(dòng)過程納入公司目標(biāo)管理系統(tǒng)，做到靠科學(xué)的管理經(jīng)營而不是依靠老板的感覺經(jīng)營。R4(Result)考核系統(tǒng)。主要內(nèi)容是通過業(yè)績考核方案，將業(yè)績與薪酬掛鉤，保證多勞多得，并通過業(yè)績矩陣，將所有的員工按業(yè)績與對企業(yè)的歸屬感強(qiáng)制分為明星員工(10-15%),中堅(jiān)員工(25-30%),中等員工(25-40%),及格員工(15-25%)和不及格員工(5-10%)。提拔明星員工，淘汰不及格員工，從而依靠業(yè)績制度和文化凝聚人，而不是老板的權(quán)威與親情凝聚人。在這里你很清楚地發(fā)現(xiàn)，4R管理系統(tǒng)的核心讓員工按制度要求而不是你的指令工作。為什么有些企業(yè)家能夠管理上萬人，而另一些企業(yè)家只能

9、管理近百人？關(guān)鍵在于企業(yè)家自己內(nèi)心相信什么。只相信自己的人自然信賴的是自己的權(quán)威和親信，認(rèn)為員工只有在監(jiān)督和壓力下才會努力工作；而相信別人的人就會相信公平的制度，也只有公平的制度才會創(chuàng)造員工對企業(yè)的忠誠。事實(shí)上，根據(jù)我對近百年來500強(qiáng)企業(yè)的研究和在摩托羅拉工作的體會，制度在企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)中顯現(xiàn)力量的地方，是最值得信賴的地方，也是力量最強(qiáng)大的地方。麻省理工學(xué)院教授、學(xué)習(xí)型組織提出者彼德森(PeterSeng)有過一句話我印象很深刻。他認(rèn)為許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人都有自己的遠(yuǎn)景，但是這些個(gè)人遠(yuǎn)景卻從來沒有轉(zhuǎn)化為大家共同的遠(yuǎn)景進(jìn)入組織的血液。而我覺得對于中國的大部分企業(yè)來說，企業(yè)家倒是會經(jīng)常為員工大講特講“公司的

10、偉大遠(yuǎn)景”(實(shí)際上更多是他自己設(shè)想的遠(yuǎn)景)，但真正的問題是，這些企業(yè)家從來沒有致力于建立一個(gè)從1月到12月去實(shí)施這些遠(yuǎn)景戰(zhàn)略的業(yè)務(wù)管理制度系統(tǒng)，結(jié)果是企業(yè)的經(jīng)營成了一場大家跟著他跑的馬拉松。三、4R管理系統(tǒng)的具體內(nèi)容與操作工具（一）計(jì)劃/預(yù)算過程如下：1 .各部門確定經(jīng)營目標(biāo)。根據(jù)集團(tuán)下達(dá)的經(jīng)營期望目標(biāo)，結(jié)合下一年度的經(jīng)營預(yù)測，確定總體經(jīng)營目標(biāo)。2 .各部門進(jìn)行經(jīng)營目標(biāo)分解。根據(jù)公司實(shí)際情況按照業(yè)務(wù)區(qū)域、客戶、產(chǎn)品、時(shí)間和特定業(yè)務(wù)單元將經(jīng)營目標(biāo)分解。3 .制定業(yè)務(wù)單元經(jīng)營預(yù)算計(jì)劃。部門下屬的業(yè)務(wù)單元根據(jù)部門下達(dá)本業(yè)務(wù)單元的經(jīng)營目標(biāo)制定本業(yè)務(wù)單元的經(jīng)營/預(yù)算計(jì)劃。經(jīng)營目標(biāo)包括（以銷售部門為例）：

11、財(cái)務(wù)類目標(biāo)（如利潤、銷售量、應(yīng)收賬款、庫存等）;市場類目標(biāo)（如新客戶開發(fā)數(shù)量、成本控制、費(fèi)用等）經(jīng)營預(yù)算計(jì)劃除了設(shè)定各種目標(biāo)外，關(guān)鍵在于提出具體的行動(dòng)措施（如何達(dá)到經(jīng)營目標(biāo)），列出實(shí)施關(guān)鍵行動(dòng)措施的具體步驟和時(shí)間，列出關(guān)鍵行動(dòng)措施的實(shí)施負(fù)責(zé)人。4 .編制部門經(jīng)營預(yù)算計(jì)劃。對各個(gè)業(yè)務(wù)單元的經(jīng)營預(yù)算計(jì)劃進(jìn)行匯總，并制定部門經(jīng)營預(yù)算計(jì)劃，部門經(jīng)營預(yù)算計(jì)劃包括經(jīng)營計(jì)劃與關(guān)鍵行動(dòng)措施（如何達(dá)到目標(biāo)）兩個(gè)部分。根據(jù)公司實(shí)際組織機(jī)構(gòu)情況和時(shí)間分成不同層面，即年度部門經(jīng)營預(yù)算計(jì)劃、季度部門經(jīng)營預(yù)算計(jì)劃；年度業(yè)務(wù)單元經(jīng)營預(yù)算計(jì)劃，季度業(yè)務(wù)單元經(jīng)營預(yù)算計(jì)劃。5 .財(cái)務(wù)預(yù)算。根據(jù)經(jīng)營預(yù)算目標(biāo)編制財(cái)務(wù)預(yù)算，預(yù)算計(jì)劃是

12、在經(jīng)營計(jì)劃的基礎(chǔ)上更為詳細(xì)的財(cái)務(wù)預(yù)算，內(nèi)容包括各種財(cái)務(wù)指標(biāo)，例如費(fèi)用、利潤、投資資本回報(bào)，損益表、資產(chǎn)負(fù)債表、現(xiàn)金流量表，資產(chǎn)質(zhì)量控制預(yù)算，投資和投資收益預(yù)算、經(jīng)營管理財(cái)務(wù)費(fèi)用、固定資產(chǎn)預(yù)算、貸款規(guī)模預(yù)算、資金需求預(yù)算、經(jīng)營額及收入預(yù)算。（二）崗位責(zé)任。明確個(gè)人責(zé)任，為實(shí)現(xiàn)任務(wù)與業(yè)績考核提供基礎(chǔ)準(zhǔn)備。崗位職責(zé)通過確定的過程如下：1 .明確崗位職責(zé)。通過崗位職責(zé)描述，明確個(gè)人工作范圍和職責(zé)。通過分析個(gè)人工作對部門業(yè)績的影響大小，確定業(yè)務(wù)部門內(nèi)各員工的關(guān)鍵工作及排序。2 .確定主要業(yè)務(wù)指標(biāo)。根據(jù)公司對工作的要求和工作地域的不同，確定關(guān)鍵業(yè)績的權(quán)責(zé)，形成員工關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)表。3 .簽訂工作責(zé)任書。工作

13、責(zé)任書是總公司和部門/業(yè)務(wù)單元與個(gè)人之間的內(nèi)部合同。（三）業(yè)績跟蹤。通過對實(shí)現(xiàn)差距的質(zhì)疑，將行動(dòng)納入公司目標(biāo)管理系統(tǒng)，解決責(zé)任不清問題。業(yè)績跟蹤的過程如下：1 .業(yè)績跟蹤由月度質(zhì)詢，季度質(zhì)詢與半年度質(zhì)詢構(gòu)成。分別為業(yè)務(wù)部門對業(yè)務(wù)單元，公司主管的副總對業(yè)務(wù)部門（季度），總經(jīng)理對部門（半年）質(zhì)詢。2 .業(yè)績跟蹤的內(nèi)容不僅包括財(cái)務(wù)類目標(biāo)，同時(shí)也包括重要措施的完成情況，通過流程管理辦法事前了解和解決計(jì)劃執(zhí)行中遇到的問題，從而將部門和員工的關(guān)鍵行動(dòng)措施納入公司目標(biāo)管理系統(tǒng)。3 .業(yè)績跟蹤不只局限于“匯報(bào)工作”，更重要的是發(fā)現(xiàn)差距，找出原因，并提出提高業(yè)績的改進(jìn)方案。（四）考核通過簽訂工作責(zé)任書，將業(yè)績與

14、薪酬掛鉤，保證每個(gè)人的工作動(dòng)力與努力方向?？己讼到y(tǒng)的過程如下：1 .在年初層層簽訂工作責(zé)任書。2 .在年末根據(jù)重要業(yè)務(wù)指標(biāo)分值，決定每個(gè)員工的獎(jiǎng)金。3 .按業(yè)績與能力兩大因素，進(jìn)行業(yè)績排名，優(yōu)者獎(jiǎng)，劣者罰。4 .通過建立短期和長期激勵(lì)體系，達(dá)到員工和企業(yè)的雙贏。用制度和流程徹底解決執(zhí)行難問題業(yè)務(wù)主題內(nèi)容工具關(guān)鍵成果R1-計(jì)劃預(yù)算系統(tǒng)將戰(zhàn)略規(guī)劃變成可執(zhí)行的行動(dòng)計(jì)劃制定年度經(jīng)營/預(yù)算計(jì)劃，并層層分解到基層業(yè)務(wù)單元。經(jīng)營/預(yù)算計(jì)劃除財(cái)務(wù)指標(biāo)外，還包括完成預(yù)算的關(guān)鍵措施、時(shí)間表、負(fù)責(zé)人。公司年度計(jì)劃模板（包括年度目標(biāo)、生產(chǎn)/銷售平衡表，財(cái)務(wù)預(yù)算）生產(chǎn)/銷售部門的詳細(xì)季度、月度計(jì)劃分解模板（如銷售部門分

15、為銷售量、新客戶開發(fā)、應(yīng)收帳款余額、庫存量四部分）完成這些計(jì)劃的主要行動(dòng)措施，責(zé)任人與時(shí)間安排模板經(jīng)營計(jì)劃經(jīng)營目標(biāo)關(guān)鍵行動(dòng)措施資源要求與風(fēng)險(xiǎn)分析財(cái)務(wù)預(yù)算R2崗位職責(zé)系統(tǒng)為業(yè)務(wù)崗位進(jìn)行角色定位并設(shè)計(jì)績效目標(biāo)對業(yè)務(wù)工作崗位進(jìn)行分析，劃清崗位權(quán)責(zé)；根據(jù)年度經(jīng)營/預(yù)算計(jì)劃層層簽訂責(zé)任書。主要崗位工作職務(wù)權(quán)限模板關(guān)鍵崗位標(biāo)準(zhǔn)模板部門崗位設(shè)置表崗位職責(zé)說明書（每個(gè)職位的責(zé)任、匯報(bào)關(guān)系、可升遷的位置）崗位業(yè)績考核指標(biāo)模板經(jīng)營責(zé)任書模板崗位說明書關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)體系工作責(zé)任書R3-業(yè)績跟蹤系統(tǒng)加快改進(jìn)速度，進(jìn)行有效的控制周期性總經(jīng)理監(jiān)督和指導(dǎo)體系，針對企業(yè)經(jīng)營過程中出現(xiàn)的問題找出原因，改進(jìn)行動(dòng)，優(yōu)化管理。業(yè)績跟蹤報(bào)表體系（計(jì)劃完