存貨內(nèi)部控制案例

1、案例存貨內(nèi)部控制案例存貨控制案例【案例一】合信木制品公司存貨內(nèi)控失效案例合信木制品公司是一家外資企業(yè)。從1999年到2004年每年的出口創(chuàng)匯位居全市第三，年銷售額達(dá)4300萬(wàn)元左右。2005年以后該企業(yè)的業(yè)績(jī)逐漸下滑，虧損嚴(yán)重，2007年破產(chǎn)倒閉。這樣一家中型的企業(yè)，從鼎盛到衰敗，探究其原因，不排除市場(chǎng)同類產(chǎn)品的價(jià)格下降，原材料價(jià)格上漲等客觀的變化。但內(nèi)部管理的混亂，是其根本的原因，在稅務(wù)部門的檢查中發(fā)現(xiàn)：該企業(yè)的產(chǎn)品的成本、費(fèi)用核算的不準(zhǔn)確，浪費(fèi)的現(xiàn)象嚴(yán)重，存貨的采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)、領(lǐng)用、保管不規(guī)范，歸根到底的問(wèn)題是缺乏一個(gè)良好的內(nèi)部控制制度。這里我們主要介紹存貨的管理問(wèn)題：1.董事長(zhǎng)常年在國(guó)外

2、，材料的采購(gòu)是由董事長(zhǎng)個(gè)人掌握，材料到達(dá)入庫(kù)后，倉(cāng)庫(kù)的保管員按實(shí)際收到的材料的數(shù)量和品種入庫(kù)，實(shí)際的采購(gòu)數(shù)量和品種保管員無(wú)法掌握，也沒(méi)有合同等相關(guān)的資料。財(cái)務(wù)的入賬不及時(shí)，會(huì)計(jì)自己估價(jià)入賬，發(fā)票幾個(gè)月以后，甚至有的長(zhǎng)達(dá)一年以上才回來(lái)，發(fā)票的數(shù)量和實(shí)際入庫(kù)的數(shù)量不一致，也不進(jìn)行核對(duì)，造成材料的成本不準(zhǔn)確，忽高忽低。2.期末倉(cāng)庫(kù)的保管員自己盤點(diǎn)，盤點(diǎn)的結(jié)果與財(cái)務(wù)核對(duì)不一致的，不去查找原因，也不進(jìn)行處理，使盤點(diǎn)流于形式。3.材料的領(lǐng)用沒(méi)有建立規(guī)范的領(lǐng)用制度，車間在生產(chǎn)中隨用隨領(lǐng)，沒(méi)有計(jì)劃，多領(lǐng)不辦理退庫(kù)的手續(xù)。生產(chǎn)中的殘次料隨處可見，隨用隨拿，浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重?！景咐治觥繌钠髽I(yè)失敗的原因看：第一，該企

3、業(yè)基本沒(méi)有內(nèi)控制度，更談不上機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備合理性問(wèn)題。在內(nèi)部控制中，對(duì)單位法定代表人和高管人員對(duì)實(shí)物資產(chǎn)處置的授權(quán)批準(zhǔn)制度作出相互制約的規(guī)范，非常必要。對(duì)重大的資產(chǎn)處置事項(xiàng)，必須經(jīng)集體決策審批，而不能搞一言堂、一支筆，為單位負(fù)責(zé)人企圖一個(gè)人說(shuō)了算設(shè)置制度上的障礙。第二，企業(yè)沒(méi)有對(duì)入庫(kù)存貨的質(zhì)量、數(shù)量進(jìn)行檢查與驗(yàn)收，不了解采購(gòu)存貨要求。沒(méi)有建立存貨保管制度，倉(cāng)儲(chǔ)部門將對(duì)存貨進(jìn)行盤點(diǎn)的結(jié)果隨意調(diào)整。采購(gòu)人員應(yīng)將采購(gòu)材料的基本資料及時(shí)提供給倉(cāng)儲(chǔ)部門，倉(cāng)儲(chǔ)部門在收到材料后按實(shí)際收到的數(shù)量填寫收料單。登記存貨保管賬，并隨時(shí)關(guān)注材料發(fā)票的到達(dá)情況。第三，沒(méi)有規(guī)范的材料的領(lǐng)用和盤點(diǎn)制度，也沒(méi)有定額的管理

4、制度，材料的消耗完全憑生產(chǎn)工人的自覺(jué)性。應(yīng)細(xì)化控制流程，完善控制方法。我們知道，單位實(shí)物資產(chǎn)的取得、使用是多個(gè)部門共同完成的采購(gòu)部門負(fù)責(zé)購(gòu)置，驗(yàn)收部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收，會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)核算，使用部門負(fù)責(zé)運(yùn)行和日常維護(hù)，可以說(shuō)，實(shí)物資產(chǎn)的進(jìn)、出、存等都有多個(gè)部門參與，為什么還會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題？由此看來(lái)，不是控制流程不完備就是控制方法沒(méi)發(fā)揮作用。一個(gè)人、少數(shù)幾個(gè)人想要為所欲為，在制度面前就根本不可行，除非他買通所有的人。第四，存貨的確認(rèn)、計(jì)量沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)，完全憑會(huì)計(jì)人員的經(jīng)驗(yàn)，直接導(dǎo)致企業(yè)的成本費(fèi)用不實(shí)。正是因?yàn)檫@些原因?qū)е乱粋€(gè)很有發(fā)展前途的企業(yè)最終失敗?！景咐?.32】999集團(tuán)的存貨內(nèi)控制度（以出入庫(kù)為例）一、進(jìn)庫(kù)

5、業(yè)務(wù)的流程步驟完成時(shí)間涉及部門及崗位步驟說(shuō)明1倉(cāng)庫(kù)收料員/倉(cāng)庫(kù)質(zhì)檢員供應(yīng)商送貨至倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)收料員核對(duì)到貨計(jì)劃和供應(yīng)商發(fā)運(yùn)單，倉(cāng)庫(kù)質(zhì)檢員協(xié)助收料員檢驗(yàn)外觀是否完好、標(biāo)簽與物料是否一致、供應(yīng)商是否已經(jīng)核準(zhǔn)，收料員與供應(yīng)商送貨員共同清點(diǎn)數(shù)量2倉(cāng)庫(kù)收料員/倉(cāng)庫(kù)質(zhì)檢員.質(zhì)檢員和收料員初檢合格的物料進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)待檢區(qū)，收料員開臨時(shí)入庫(kù)單，供應(yīng)商送貨員和收料員分別在臨時(shí)入庫(kù)單上簽字，臨時(shí)入庫(kù)單一式四聯(lián)，第一聯(lián)存根聯(lián)，第二聯(lián)倉(cāng)庫(kù)記賬聯(lián)，第三聯(lián)客戶聯(lián)，第四聯(lián)總統(tǒng)計(jì)員記賬聯(lián)。收料員將第三聯(lián)客戶聯(lián)交供應(yīng)商送貨員，第二聯(lián)倉(cāng)庫(kù)記賬聯(lián)和第四聯(lián)總統(tǒng)計(jì)記賬聯(lián)每日匯總交倉(cāng)庫(kù)統(tǒng)計(jì)員，倉(cāng)庫(kù)統(tǒng)計(jì)員將第二聯(lián)作為倉(cāng)庫(kù)三級(jí)明細(xì)賬記賬憑證，將第

6、四聯(lián)傳遞給總統(tǒng)計(jì)員，作為倉(cāng)庫(kù)二級(jí)明細(xì)賬記賬憑證，第一聯(lián)收料員留存3倉(cāng)庫(kù)收料員/供應(yīng)部采購(gòu)經(jīng)理初檢不合格的物料，收料員拒收，填寫物料拒收記錄并通知供應(yīng)部采購(gòu)經(jīng)理4倉(cāng)庫(kù)質(zhì)檢員/質(zhì)量技術(shù)部質(zhì)檢員倉(cāng)庫(kù)質(zhì)檢員對(duì)進(jìn)入待檢區(qū)的物料，根據(jù)取樣標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行隨機(jī)抽樣，開出請(qǐng)驗(yàn)單，請(qǐng)驗(yàn)單一式兩聯(lián)，第一聯(lián)連同送檢物料交質(zhì)量技術(shù)部質(zhì)檢員，第二聯(lián)倉(cāng)庫(kù)質(zhì)檢員留存5質(zhì)量技術(shù)部質(zhì)檢員質(zhì)量技術(shù)部質(zhì)檢員完成檢驗(yàn)程序，出具質(zhì)檢報(bào)告書6出具質(zhì)檢報(bào)告當(dāng)日質(zhì)量技術(shù)部質(zhì)檢員/倉(cāng)庫(kù)質(zhì)檢員/供應(yīng)部總統(tǒng)計(jì)員質(zhì)檢報(bào)告書一式四聯(lián)，第一聯(lián)質(zhì)量技術(shù)部留存，其余三聯(lián)交倉(cāng)庫(kù)質(zhì)檢員，倉(cāng)庫(kù)質(zhì)檢員將第二聯(lián)與對(duì)應(yīng)請(qǐng)驗(yàn)單一并留存、第三聯(lián)和第四聯(lián)交倉(cāng)庫(kù)統(tǒng)計(jì)員和總統(tǒng)計(jì)員7出具

7、質(zhì)檢報(bào)告當(dāng)日倉(cāng)庫(kù)質(zhì)檢員/倉(cāng)庫(kù)收料員倉(cāng)庫(kù)質(zhì)檢員通知收料員質(zhì)檢結(jié)果，在貨物位置卡上填上質(zhì)檢報(bào)告書出具日期和檢驗(yàn)結(jié)果，收料員將物料由待檢區(qū)移入合格區(qū)或不合格區(qū)放置8出具質(zhì)檢報(bào)告當(dāng)日倉(cāng)庫(kù)質(zhì)檢員/供應(yīng)部采購(gòu)經(jīng)理倉(cāng)庫(kù)質(zhì)檢員將不合格物料的檢驗(yàn)結(jié)果通知供應(yīng)部采購(gòu)經(jīng)理，由采購(gòu)經(jīng)理聯(lián)系供應(yīng)商補(bǔ)貨9出具質(zhì)檢報(bào)告當(dāng)日倉(cāng)庫(kù)統(tǒng)計(jì)員/總統(tǒng)計(jì)員倉(cāng)庫(kù)統(tǒng)計(jì)員收到質(zhì)檢合格報(bào)告書，做備查登記并將第四聯(lián)傳遞給總統(tǒng)計(jì)員，總統(tǒng)計(jì)員開出正式入庫(kù)單，作為倉(cāng)庫(kù)二級(jí)明細(xì)賬的物料入庫(kù)憑證10出具質(zhì)檢報(bào)告當(dāng)日倉(cāng)庫(kù)統(tǒng)計(jì)員/總統(tǒng)計(jì)員倉(cāng)庫(kù)統(tǒng)計(jì)員收到質(zhì)檢不合格報(bào)告書，做入庫(kù)沖紅單并將質(zhì)檢報(bào)告書第四聯(lián)傳遞給總統(tǒng)計(jì)員，總統(tǒng)計(jì)員做備查登記單據(jù)及報(bào)告包括：臨時(shí)入庫(kù)單

8、、正式入庫(kù)單、請(qǐng)驗(yàn)單、質(zhì)檢報(bào)告書、物料拒收記錄。二、出庫(kù)業(yè)務(wù)的流程步驟完成時(shí)間涉及部門及崗位步驟說(shuō)明1生產(chǎn)部領(lǐng)料員/車間主任生產(chǎn)部領(lǐng)料員將車間主任審批簽字的請(qǐng)領(lǐng)單交倉(cāng)庫(kù)發(fā)料員2收到領(lǐng)料單后倉(cāng)庫(kù)發(fā)料員倉(cāng)庫(kù)發(fā)料員根據(jù)請(qǐng)領(lǐng)單，按先進(jìn)先出原則，將合格區(qū)物料辦理出庫(kù)3收到領(lǐng)料單后倉(cāng)庫(kù)發(fā)料員/生產(chǎn)部領(lǐng)料員倉(cāng)庫(kù)發(fā)料員和領(lǐng)料員共同核對(duì)數(shù)量，驗(yàn)收無(wú)誤4驗(yàn)收交接后倉(cāng)庫(kù)發(fā)料員/生產(chǎn)部領(lǐng)料員雙方分別在請(qǐng)領(lǐng)單和出庫(kù)單上簽字，請(qǐng)領(lǐng)單一式三聯(lián)，第一、三聯(lián)生產(chǎn)部留存，第二聯(lián)交倉(cāng)庫(kù)發(fā)料員5每日倉(cāng)庫(kù)下班前倉(cāng)庫(kù)發(fā)料員/倉(cāng)庫(kù)統(tǒng)計(jì)員/總統(tǒng)計(jì)員倉(cāng)庫(kù)發(fā)料員匯總當(dāng)日出庫(kù)單，出庫(kù)單一式四聯(lián)，第一聯(lián)存根聯(lián)，由倉(cāng)庫(kù)發(fā)料員留存，第二聯(lián)財(cái)務(wù)聯(lián)和第四聯(lián)

9、記賬聯(lián)交倉(cāng)庫(kù)統(tǒng)計(jì)員，倉(cāng)庫(kù)統(tǒng)計(jì)員將第四聯(lián)記賬聯(lián)作為倉(cāng)庫(kù)三級(jí)明細(xì)賬的記賬憑證，將第二聯(lián)傳遞給總統(tǒng)計(jì)員，作為倉(cāng)庫(kù)二級(jí)明細(xì)賬的記賬憑證，第三聯(lián)車間聯(lián)由生產(chǎn)部領(lǐng)料員帶回交生產(chǎn)部統(tǒng)計(jì)員單據(jù)及報(bào)告包括：請(qǐng)領(lǐng)單、出庫(kù)單?！景咐治觥吭诖尕浀膬?nèi)部控制制度上，999集團(tuán)是成功的案例，成功在企業(yè)存貨內(nèi)部控制的每個(gè)環(huán)節(jié)都強(qiáng)調(diào)程序化、規(guī)范化，嚴(yán)格按程序辦事，某一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，會(huì)很快在其他環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)，杜絕個(gè)人作弊的可能。在分析存貨管理失敗的案例時(shí)，有以下幾個(gè)共同特點(diǎn)：一是都由單位負(fù)責(zé)人掌握著人、財(cái)、物大權(quán)；二是不重視內(nèi)控制度，企業(yè)沒(méi)有一套嚴(yán)格的辦事程序；三是領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)內(nèi)控制度的不了解，加之管理人員的素質(zhì)跟不上先進(jìn)管理模式的

10、需要。這些均說(shuō)明單位負(fù)責(zé)人首先不按規(guī)定辦事，是無(wú)法保證單位實(shí)物資產(chǎn)的安全、完整。我們認(rèn)為，從內(nèi)部控制角度講，至少應(yīng)解決這么幾個(gè)問(wèn)題：第一，在單位、公司治理結(jié)構(gòu)中合理安排授權(quán)批準(zhǔn)職務(wù)。就目前掌握的企業(yè)、公司實(shí)物資產(chǎn)流失案例看，除了盜竊、毀損等類型的流失，多數(shù)與單位法定代表人，如董事長(zhǎng)和單位高層管理人員，如總經(jīng)理等有關(guān)。但是，無(wú)論董事長(zhǎng)還是總經(jīng)理，都并不代表對(duì)單位法定財(cái)產(chǎn)權(quán)的任意支配。因此，在內(nèi)部控制中，對(duì)單位法定代表人和高管人員對(duì)實(shí)物資產(chǎn)處置的授權(quán)批準(zhǔn)制度作出相互制約的規(guī)范，非常必要。對(duì)重大的資產(chǎn)處置事項(xiàng)，必須經(jīng)集體決策審批，而不能搞一言堂、一支筆，為單位負(fù)責(zé)人企圖一個(gè)人說(shuō)了算設(shè)置制度上的障礙。

11、第二，細(xì)化控制流程，完善控制方法。我們知道，單位實(shí)物資產(chǎn)的取得、使用是多個(gè)部門共同完成的，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)購(gòu)置，驗(yàn)收部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收，會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)核算，使用部門負(fù)責(zé)運(yùn)行和日常維護(hù)，可以說(shuō)，實(shí)物資產(chǎn)的進(jìn)、出、存等都有多個(gè)部門參與，為什么還會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題？由此看來(lái)，不是控制流程不完備就是控制方法沒(méi)發(fā)揮作用。一個(gè)人、少數(shù)幾個(gè)人想要為所欲為，在制度面前就根本不可行，除非他買通所有的人。第三，要把科學(xué)、合理的內(nèi)部控制作為一種企業(yè)文化滲透到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，要通過(guò)改善控制環(huán)境切實(shí)發(fā)揮內(nèi)部控制的積極作用。實(shí)際上，在絕大多數(shù)情況下，單位的舞弊案件往往只是少數(shù)人、個(gè)別人，多數(shù)人都蒙在鼓里。但之所以蒙在鼓里，與缺乏控制意識(shí)、未盡到控制職責(zé)不無(wú)關(guān)系。單位控制壞境的好壞固然與單位負(fù)責(zé)人的行為、態(tài)度有關(guān)，但并不完全取決于單位負(fù)責(zé)人個(gè)人，在某種程度上說(shuō)，單位職工的行為、態(tài)度、品格也發(fā)揮著重要作用。第四，政府有關(guān)部門應(yīng)該如何促進(jìn)單位內(nèi)部控制的建立、健全和有效實(shí)施，如何對(duì)單位富有責(zé)任感、正義感的職工進(jìn)行有