使用word 的“郵件合并”批量生成文檔

1、使用word 的“郵件合并”批量生成文檔1準(zhǔn)備數(shù)據(jù)材料在進(jìn)行郵件合并之前，首先要制作一個(gè)數(shù)據(jù)文件。以Excel格式為例，要求第1行為字段名，下面為數(shù)據(jù)區(qū)域2Word主文檔編輯用Word 2003制作一個(gè)頁面大小為1/4 A4紙尺寸的文檔，并輸入相應(yīng)的內(nèi)容。3打開郵件合并工具欄視圖工具欄郵件合并，使之處于選中狀態(tài)，郵件合并工具欄就要顯示在Word窗口區(qū)內(nèi)。4設(shè)置數(shù)據(jù)源首先點(diǎn)擊“設(shè)置文檔類型”按鈕，查看一下郵件合并的文檔類型，這里可以選普通Word文檔（根據(jù)自己的實(shí)際需要選擇適當(dāng)?shù)念愋停?設(shè)置數(shù)據(jù)源瀏覽打開在第1步編輯好的Excel工作簿，并選擇數(shù)據(jù)所在的工作表6查看收件人點(diǎn)擊“收件人”按鈕，以查

2、看數(shù)據(jù)是否正確，如果不正確，重新按第5步操作。在源數(shù)據(jù)更新時(shí)，也可以在彈出的“郵件合并收件人”對(duì)話框中，點(diǎn)擊“刷新”按鈕，7插入數(shù)據(jù)將光標(biāo)放到要插入姓名的位置，點(diǎn)擊“郵件合并”工具欄上的“插入域”按鈕，并在彈出的“插入域”對(duì)話框中，選擇“姓名”域，插入，關(guān)閉對(duì)話框。插入后，如下圖所示，在原光標(biāo)處出現(xiàn)“姓名”。用同樣的方法插入其他域，最終形成如下效果8查看合并數(shù)據(jù)點(diǎn)擊“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，文檔中的域就會(huì)變?yōu)橄鄳?yīng)的第1個(gè)記錄的相應(yīng)數(shù)值，如圖從查看結(jié)果看，日期和時(shí)間格式顯示得不理想。恕我愚笨，沒有找到解決辦法。本案例中，由于考試時(shí)間均一致，直接輸入相應(yīng)的字符，不必插入域。這里主要是想通過插入日期和時(shí)

3、間域，以便與各位探討交流，看誰有什么比較好的辦法來解決。如果各考生考試時(shí)間不一致的話，我的建議是在源數(shù)據(jù)Excel表上進(jìn)行修改，分別將月份、日期等存為單獨(dú)的字段，從而實(shí)現(xiàn)按規(guī)定格式輸出。另外，如果要對(duì)插入的域進(jìn)行格式調(diào)整，如修改字號(hào)、字體、段落對(duì)齊方式等，都與普通的Word相同，沒有必要在這兒說明了。另外，利用工具欄上的瀏覽記錄按鈕組，點(diǎn)擊如圖所示的某一按鈕，可以查看或查找各記錄的情況。9合并輸出合并后的文件輸出有以下三種方式。合并到新文檔：即產(chǎn)生一個(gè)包含所有記錄的新文檔，每頁包含一個(gè)記錄的信息。 合并到打印機(jī)：直接將合并的結(jié)合輸出到打印機(jī)，進(jìn)行打印輸出。合并到郵件：可以實(shí)現(xiàn)郵件批量發(fā)送的效果。這里選合并到打印機(jī)。10虛擬打印輸出在彈出的打印對(duì)話框中，選擇一種虛擬打印機(jī)，F(xiàn)inePrint。在FinePrint打印上打印的效果如下圖所示。11實(shí)際打印在設(shè)置并檢查無誤