采購成本費(fèi)用控制

1、采購成本費(fèi)用控制41 訂購成本411 采購詢價(jià)控制流程 部門步驟主管副總價(jià)格評審與實(shí)施采購收集并分析供應(yīng)商報(bào)價(jià)價(jià)格商談，選擇候選供應(yīng)商比價(jià)，洽談，選擇供應(yīng)商采購部經(jīng)理收集供應(yīng)商基本報(bào)價(jià)信息審核價(jià)格審議采購專員供應(yīng)商財(cái)務(wù)部經(jīng)理詢價(jià)提供資料報(bào)價(jià)匯總、分析供應(yīng)商報(bào)價(jià)與供應(yīng)商進(jìn)一步商談價(jià)格上報(bào)初步詢價(jià)結(jié)果，確定候選供應(yīng)商名單進(jìn)一步洽談比較、評估供應(yīng)商選擇最佳供應(yīng)商審核洽談價(jià)格洽談價(jià)格、條件提交采購報(bào)告實(shí)施采購?fù)ㄟ^未通過未通過未通過412 訂購成本控制方案方案名稱訂購成本控制方案受控狀態(tài)編 號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門一、目的為加強(qiáng)對訂購成本的控制，降低采購成本，提高公司的經(jīng)濟(jì)效益，特制定本方案。二、相關(guān)

2、定義訂購成本是指公司為實(shí)現(xiàn)一次采購而進(jìn)行各種活動(dòng)的費(fèi)用，包括辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、電話費(fèi)和郵資等。具體地說，訂購成本相關(guān)費(fèi)用如表4-1所示。表4-1 訂購成本費(fèi)用一覽表訂購成本分類相關(guān)活動(dòng)內(nèi)容固定成本采購部日常工作運(yùn)轉(zhuǎn)采購部的基本支出變動(dòng)成本請購手續(xù)成本1編制并提出采購申請2審批采購申請1請購人工費(fèi)用2請購日常用品費(fèi)用3主管及有關(guān)部門的審查費(fèi)用采購執(zhí)行成本1調(diào)查并選擇合適的供應(yīng)商2填寫并發(fā)出采購單3填寫并核對收貨單1估價(jià)、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)費(fèi)用2執(zhí)行采購費(fèi)用3通信聯(lián)絡(luò)費(fèi)用進(jìn)貨驗(yàn)收成本檢查驗(yàn)收采購物品1檢驗(yàn)人工費(fèi)用2檢驗(yàn)交通費(fèi)用3檢驗(yàn)儀器儀表費(fèi)用入庫成本物品卸載、搬運(yùn)與入庫物品搬運(yùn)所花費(fèi)的成本其他成本會(huì)

3、計(jì)入賬支付款項(xiàng)等活動(dòng)會(huì)計(jì)入賬支付等所花費(fèi)的成本備 注三、職責(zé)分工（一）采購部職責(zé)1采購部經(jīng)理的職責(zé)（1）審批采購申請。（2）確定供應(yīng)商。（3）簽訂采購合同。（4）監(jiān)督采購過程。2采購專員的職責(zé)（1）負(fù)責(zé)采購工作。（2）負(fù)責(zé)詢價(jià)、議價(jià)。（3）執(zhí)行采購合同。（4）領(lǐng)取相關(guān)差旅費(fèi)、通信費(fèi)等采購費(fèi)用。（二）財(cái)務(wù)部職責(zé)1財(cái)務(wù)部經(jīng)理的職責(zé)（1）審核采購申請。（2）審查采購價(jià)格與采購合同。（3）按合同審批物品采購款項(xiàng)。（4）審批采購專員的費(fèi)用報(bào)銷申請。2成本會(huì)計(jì)的職責(zé)成本會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)訂購成本的核算工作。3出納的職責(zé)（1）支付供應(yīng)商采購款項(xiàng)。（2）發(fā)放采購專員的報(bào)銷費(fèi)用（差旅費(fèi)、通信費(fèi)等）。（三）物流部職責(zé)物流部

4、裝卸人員負(fù)責(zé)物品的卸載與搬運(yùn)工作。（四）質(zhì)量管理部職責(zé)質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)采購物品的質(zhì)檢工作。（五）倉儲(chǔ)部職責(zé)倉儲(chǔ)部倉庫管理員負(fù)責(zé)物品的入庫存儲(chǔ)工作。四、控制措施（一）請購過程控制為降低請購過程中發(fā)生的成本與費(fèi)用，公司需明確制定請購的審批權(quán)限，優(yōu)化請購流程，降低人工費(fèi)用和手續(xù)費(fèi)用。1請購授權(quán)審批控制公司應(yīng)建立請購授權(quán)審批制度，明確審批人對采購作業(yè)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序和責(zé)任等。公司具體的請購審批權(quán)限規(guī)定如表4-2所示。表4-2 請購授權(quán)審批權(quán)限一覽表采購項(xiàng)目采購金額（元）請購程序申請人初核人復(fù)核人核準(zhǔn)人計(jì)劃內(nèi)采購010 000采購專員采購部經(jīng)理財(cái)務(wù)部經(jīng)理財(cái)務(wù)部經(jīng)理10 000以上采購專員采購部經(jīng)

5、理財(cái)務(wù)部經(jīng)理主管副總計(jì)劃外采購全部采購專員采購部經(jīng)理財(cái)務(wù)部經(jīng)理主管副總備注2建立明確、合理的請購審批流程（1）生產(chǎn)或使用部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃及工作需求向倉儲(chǔ)部門發(fā)送物品需求單，該單上需注明使用部門、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、要求到貨日期及用途等內(nèi)容。（2）倉儲(chǔ)部根據(jù)物品需求情況和倉庫存貨情況，填具存貨量，匯總物品需求信息，將物品需求單傳遞給采購部。（3）采購專員收到倉儲(chǔ)部送來的物品需求單后，填制采購申請表，該表一式四聯(lián)，一聯(lián)采購部留存，二聯(lián)返還使用部門，三聯(lián)返還倉儲(chǔ)部，四聯(lián)送財(cái)務(wù)部審核。采購申請表內(nèi)容包括使用部門、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、要求、價(jià)格、到貨日期及用途等，同時(shí)制定采購預(yù)算表，報(bào)采購部經(jīng)理審批

6、。（4）采購部經(jīng)理收到采購申請表和采購預(yù)算表表后，審核采購是否在計(jì)劃內(nèi)，若符合計(jì)劃，則審批簽字后由采購專員轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部審查，否則報(bào)公司主管副總審批。（5）財(cái)務(wù)部審查采購申請表和采購預(yù)算表，檢查是否在預(yù)算內(nèi)，若在預(yù)算內(nèi)，則由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批簽字后，交采購專員辦理物品采購，若在預(yù)算外，則報(bào)公司副總審批。（6）計(jì)劃內(nèi)采購金額大于1萬元的采購項(xiàng)目與任何金額的計(jì)劃外采購項(xiàng)目均需經(jīng)主管副總審批簽字后方可辦理采購業(yè)務(wù)。（7）重要物品的請購應(yīng)當(dāng)經(jīng)過使用部門、技術(shù)部門和采購部門等相關(guān)人員決策論證后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。（8）對于緊急需求的特殊請購需制定特殊審批程序。因特殊原因需取消請購申請時(shí)，使用部門應(yīng)通知采購部停止

7、采購，采購部應(yīng)在采購申請表上加蓋“撤銷”印章，并退回給使用部門。（二）采購方式控制不同的物品可采取不同的采購方式，采購方式也是影響訂購成本的因素之一。具體采購方式的選擇標(biāo)準(zhǔn)如表4-3所示。表4-3 采購方式分類表采購方式實(shí)施要點(diǎn)適用范圍招標(biāo)采購1詳列所有條件2發(fā)布廣告3廠商投標(biāo)4供應(yīng)商相互比價(jià)5選擇供應(yīng)商大宗物品的采購，如大宗設(shè)備等議價(jià)采購1選擇幾家供應(yīng)商詢價(jià)2比價(jià)、議價(jià)3選擇供應(yīng)商一般物品的采購。公司普遍采用的采購方式定價(jià)收購定價(jià)現(xiàn)款采購購買數(shù)量巨大，非幾家廠商所能全部提供的物品公開市場采購在公開交易場合或拍賣會(huì)上采購大宗物品采購（三）采購過程控制采購過程中發(fā)生的估價(jià)、供應(yīng)商選擇、議價(jià)比價(jià)等

8、相關(guān)活動(dòng)直接影響著采購人工費(fèi)用、管理費(fèi)用、差旅費(fèi)和電話費(fèi)等訂購成本，公司須對這些活動(dòng)進(jìn)行有效的控制，優(yōu)化采購流程。1建立并優(yōu)化采購流程采購專員在完成請購審批手續(xù)后開始執(zhí)行采購作業(yè)，其流程如下。（1）采購專員根據(jù)此次的采購計(jì)劃，選擇合適的采購方式。（2）采購專員從供應(yīng)商檔案庫中選擇幾家比較合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，與供應(yīng)商圍繞采購物品的價(jià)格進(jìn)行初步談判，確定候選供應(yīng)商名單（三3個(gè)左右），并將談判結(jié)果填入采購申請表上報(bào)給采購部經(jīng)理。采購申請表如表4-4所示。表4-4 采購申請表編號： 日期： 年 月 日請購項(xiàng)目物料編號使用部門品名規(guī)格型號數(shù)量估計(jì)單價(jià)需用日期備注詢價(jià)記錄廠商廠牌單價(jià)總價(jià)預(yù)訂交貨期采購意

9、見裁決采購部經(jīng)辦人采購部經(jīng)理備注：第一聯(lián)由采購部留存，第二聯(lián)返還相關(guān)使用部門，第三聯(lián)返還倉儲(chǔ)部，第四聯(lián)返還財(cái)務(wù)部。（3）采購部經(jīng)理根據(jù)采購計(jì)劃審核采購申請表。（4）計(jì)劃外采購項(xiàng)目和重要采購項(xiàng)目的初次談判結(jié)果須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批，其審批依據(jù)包括采購計(jì)劃、采購預(yù)算和已制定的采購底價(jià)等。（5）經(jīng)審批通過后，采購專員與候選供應(yīng)商做進(jìn)一步洽談，洽談的內(nèi)容主要是采購價(jià)格和相關(guān)條件，如交貨期、付款方式、配送方式等。（6）采購專員根據(jù)洽談結(jié)果進(jìn)行對比，選擇適合此次采購計(jì)劃和公司實(shí)際情況的供應(yīng)商，將結(jié)果填入采購申請表并編制采購作業(yè)報(bào)告，上報(bào)采購部經(jīng)理。（7）對于公司重要項(xiàng)目的采購，采購部經(jīng)理需會(huì)同其他相關(guān)部門對采

10、購價(jià)格進(jìn)行審議。（8）價(jià)格審議后，采購專員與供應(yīng)商擬訂采購合同，報(bào)采購部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理和公司副總審批。（9）審批通過后，采購部與供應(yīng)商簽訂正式的采購合同并上報(bào)，按照采購合同的約定條款辦理采購手續(xù)。（10）采購部會(huì)同倉儲(chǔ)部與質(zhì)量管理部對抵達(dá)倉庫的物品進(jìn)行驗(yàn)收并入庫。因配送錯(cuò)誤或質(zhì)量問題造成物品無法入庫的，采購專員須及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系協(xié)商解決辦法，同時(shí)上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，按領(lǐng)導(dǎo)的指示處理。（11）財(cái)務(wù)部根據(jù)采購合同付款和會(huì)計(jì)核算，處理相關(guān)賬務(wù)。（12）采購合同及時(shí)歸于檔案庫，采購部、財(cái)務(wù)部保留采購合同副本。2供應(yīng)商選擇控制（1）建立并完善供應(yīng)商檔案 公司應(yīng)建立采購供應(yīng)商檔案，檔案的內(nèi)容包括供應(yīng)商編號、詳

11、細(xì)聯(lián)系方式、地址、付款條件、交貨條款、交貨期限、品質(zhì)評級、銀行賬號等，每一個(gè)供應(yīng)商檔案須經(jīng)嚴(yán)格的審核后才能歸檔。 采購部經(jīng)理指定專人管理供應(yīng)商檔案，并定期或不定期對其進(jìn)行更新，保證檔案的時(shí)效性。 采購專員必須在已歸檔的供應(yīng)商檔案中選擇供應(yīng)商。（2）建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度公司須制定嚴(yán)格的供應(yīng)商考核制度和指標(biāo)，按考核流程對其進(jìn)行評估，合格者才能歸檔。公司重要物品的采購供應(yīng)商須經(jīng)過質(zhì)檢部門、生產(chǎn)部門、財(cái)務(wù)部門聯(lián)合考核后才能進(jìn)入供應(yīng)商檔案。如有可能，相關(guān)人員須到供應(yīng)商生產(chǎn)地進(jìn)行實(shí)地考核。3采購價(jià)格確定控制（1）建立并更新價(jià)格檔案 采購部必須對所有采購物品建立價(jià)格檔案，每一批采購物品的報(bào)價(jià)應(yīng)首先與歸檔價(jià)格進(jìn)

12、行比較，分析價(jià)格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價(jià)格不能超過檔案中的價(jià)格水平，否則須做出詳細(xì)的說明。 采購部經(jīng)理需指定專人負(fù)責(zé)建立與維護(hù)價(jià)格檔案，并根據(jù)市場情況及時(shí)更新物品價(jià)格。相關(guān)人員在更新物品價(jià)格時(shí)，須注明原因并附上相關(guān)證明。（2）建立價(jià)格評價(jià)體系 公司對于重要物品的價(jià)格建立價(jià)格評價(jià)體系，由公司財(cái)務(wù)部、采購部、生產(chǎn)部、質(zhì)檢部等相關(guān)部門人員組成價(jià)格評價(jià)小組，每季度收集有關(guān)價(jià)格信息，分析評價(jià)現(xiàn)有的價(jià)格水平，并對歸檔的重要物品價(jià)格檔案進(jìn)行評價(jià)與更新。價(jià)格評價(jià)小組不定期檢查價(jià)格檔案，審查各物品價(jià)格的更新情況，督促相關(guān)人員完善價(jià)格檔案。4建立物品的標(biāo)準(zhǔn)采購價(jià)格財(cái)務(wù)部根據(jù)市場的變化和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)成本

13、定期對重要物品制定出標(biāo)準(zhǔn)的采購價(jià)格，督促采購人員積極采購，不斷降低采購價(jià)格。（四）入庫過程控制物品到庫后，搬運(yùn)所花費(fèi)的費(fèi)用和檢驗(yàn)人員的人工費(fèi)用、檢驗(yàn)儀表儀器費(fèi)用等均屬于訂購成本。公司須制定詳細(xì)的入庫驗(yàn)收流程和入庫檢驗(yàn)規(guī)范，提高驗(yàn)收人員的效率和物品入庫的速度。（五）費(fèi)用報(bào)銷控制采購專員在采購過程中發(fā)生的差旅費(fèi)、通信費(fèi)等均屬于訂購成本，其報(bào)銷控制審批流程如下。1采購專員須填制費(fèi)用報(bào)銷單，連同相關(guān)的費(fèi)用憑證一起上交采購部經(jīng)理審批。2采購專員將采購經(jīng)理簽字后的費(fèi)用報(bào)銷單與費(fèi)用憑證交到財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)處審核。3財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)根據(jù)采購專員上交的資料，審查報(bào)銷金額，按照財(cái)務(wù)部制定的費(fèi)用報(bào)銷管理規(guī)定辦理報(bào)銷手續(xù)，登記相關(guān)

14、臺(tái)賬。如費(fèi)用較高，須報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批后辦理報(bào)銷手續(xù)。4財(cái)務(wù)部出納向采購專員發(fā)放報(bào)銷費(fèi)用。五、檢查、考核和獎(jiǎng)懲公司須對采購各環(huán)節(jié)的費(fèi)用使用與控制情況進(jìn)行檢查考核，并根據(jù)考核結(jié)果實(shí)施獎(jiǎng)懲。（一）檢查與考核1針對請購過程的檢查與考核，公司可通過采購計(jì)劃的完成率、請購報(bào)批出錯(cuò)率、錯(cuò)誤采購次數(shù)、請購過程時(shí)間耗用情況和采購滯后情況等相關(guān)指標(biāo)來進(jìn)行。2針對采購執(zhí)行過程的檢查與考核，公司可通過采購預(yù)算執(zhí)行情況、采購實(shí)際價(jià)格和標(biāo)準(zhǔn)成本的差額、供應(yīng)商對比選擇情況等相關(guān)指標(biāo)來進(jìn)行。3物品檢驗(yàn)入庫過程可通過物品驗(yàn)收合格率和入庫工作時(shí)間等相關(guān)指標(biāo)來進(jìn)行。（二）獎(jiǎng)懲根據(jù)考核結(jié)果，公司按照相關(guān)獎(jiǎng)懲辦法對采購部人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲。

15、編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期42 存貨持有成本控制方案方案名稱存貨持有成本控制方案受控狀態(tài)編 號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門一、背景與目的存貨持有成本是采購成本的重要組成部分，為此公司須控制采購存貨量，降低存貨持有成本。1公司須避免存貨短缺，以保證正常的生產(chǎn)物料供應(yīng)和日常辦公。2公司須盡量減少不必要的庫存堆積，避免增加人工成本、倉儲(chǔ)成本，產(chǎn)生呆廢料損失。二、說明1. 適用范圍本方案所指的存貨即指采購所得物品。本方案適用于采購所得存貨的持有成本控制。2. 存貨持有成本的定義本方案規(guī)定的存貨持有成本是指存儲(chǔ)在倉庫里的物品所需的成本，具體指因存貨占用的資金使公司喪失了使用這筆資金的投

16、資機(jī)會(huì)，相應(yīng)的損失了這筆資金所能得到的投資回報(bào)。三、職責(zé)分工（一）采購部1采購部經(jīng)理的職責(zé)（1）審批采購作業(yè)天數(shù)和采購流程。（2）審批請購點(diǎn)和請購量的設(shè)置。2采購專員的職責(zé)（1）制定采購流程與采購作業(yè)天數(shù)，報(bào)采購部經(jīng)理審批后，通報(bào)相關(guān)部門。（2）根據(jù)生產(chǎn)部門、使用部門和倉儲(chǔ)部門提供的資料，設(shè)置請購點(diǎn)與請購量。（二）倉儲(chǔ)部1倉儲(chǔ)部經(jīng)理的職責(zé)（1）負(fù)責(zé)監(jiān)督倉庫管理員的庫存管理工作。（2）組織制定并監(jiān)督執(zhí)行安全庫存量。2倉庫管理員的職責(zé)（1）負(fù)責(zé)倉庫存貨的日常管理工作。（2）執(zhí)行安全庫存量管理。（三）財(cái)務(wù)部1財(cái)務(wù)部經(jīng)理的職責(zé)（1）審查安全庫存量和請購點(diǎn)的設(shè)定。（2）組織分析存貨倉儲(chǔ)成本占有率。2成本

17、會(huì)計(jì)的職責(zé)負(fù)責(zé)核算庫存成本和存貨倉儲(chǔ)成本占有率等。四、庫存量控制存貨的持有成本與存貨庫存量有關(guān)。庫存量過多，則增加庫存成本和呆廢料損失；庫存量過少，則供應(yīng)不足延誤生產(chǎn)。因此，公司須制定合理的安全庫存量和請購點(diǎn)，以此降低庫存量，從而降低存貨持有成本。（一）設(shè)定安全庫存量安全庫存量是指為了防止由于不確定性因素（如大量突發(fā)性訂貨、交貨期突然延期等）而準(zhǔn)備的緩沖庫存。安全庫存量的制定方法如下。1預(yù)估存貨的基準(zhǔn)日用量（1）用量穩(wěn)定的存貨倉儲(chǔ)部會(huì)同生產(chǎn)部依據(jù)去年日平均用量，結(jié)合今年銷售目標(biāo)和生產(chǎn)計(jì)劃，預(yù)測常用存貨的基準(zhǔn)日用量。當(dāng)產(chǎn)銷計(jì)劃發(fā)生重大變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)對相關(guān)存貨的日用量做出相應(yīng)的修正。（2）用量不穩(wěn)

18、定的存貨由生產(chǎn)部相關(guān)人員根據(jù)生產(chǎn)要求，參考銷售部提供的銷售量，結(jié)合市場情況，根據(jù)銷售計(jì)劃，按照前一次使用周期產(chǎn)品生產(chǎn)所消耗的單位用量，預(yù)估此存貨當(dāng)前的日用量。2確定采購作業(yè)天數(shù)采購作業(yè)天數(shù)是指一次采購作業(yè)所消耗的時(shí)間，由采購專員依照采購作業(yè)各階段所需時(shí)間來設(shè)定，其設(shè)定方法如下。（1）采購專員依據(jù)采購作業(yè)的各階段所需時(shí)間設(shè)定采購作業(yè)期限，并將設(shè)定的作業(yè)流程和作業(yè)天數(shù)報(bào)采購部經(jīng)理核準(zhǔn)。（2）采購部經(jīng)理結(jié)合公司的具體情況和發(fā)展規(guī)劃，核準(zhǔn)其作業(yè)流程和作業(yè)天數(shù)。（3）采購部擬訂請購作業(yè)的相關(guān)規(guī)范文件傳達(dá)到有關(guān)部門，作為確定請購需求日及采購數(shù)量的參考依據(jù)。（4）相關(guān)部門根據(jù)采購部發(fā)布的采購作業(yè)天數(shù)，預(yù)估此期限內(nèi)的存貨用量。3確定安全庫存量（1）安全庫存量的計(jì)算公式（2）差異管制率公司生產(chǎn)部門或使用部門根據(jù)以往用量經(jīng)驗(yàn)和實(shí)際情況預(yù)估的用量，往往與實(shí)際用量存在差異。用量差異率即指實(shí)際用量超出預(yù)估用量的比例。本公司的差