家具定制訂單流程說(shuō)明

1、.訂單流程說(shuō)明一、目的：為了有效提高客戶滿意度和各部門(mén)工作效率,特制定此訂單流程。二、范圍：適合于正常訂單、加單、補(bǔ)單、更改單、維修單等所有訂單。三、職責(zé)權(quán)限：1、業(yè)務(wù)：客戶洽談、初步方案、報(bào)價(jià)、合同簽訂、款項(xiàng)通知及跟蹤；業(yè)務(wù)跟單：接單、客服、客戶檔案輸入、客戶報(bào)價(jià)單輸入、銷(xiāo)售訂貨單、預(yù)收款單通知、客戶投訴事項(xiàng)登記、打出貨單。2、財(cái)務(wù)：合同銷(xiāo)售訂貨單存檔、輸入預(yù)收款單、收款確認(rèn)、審核蓋章生產(chǎn)發(fā)貨；入庫(kù)確認(rèn)、輸入預(yù)付款單；成本分?jǐn)偤纤?、月底監(jiān)盤(pán)。3、生產(chǎn)跟單：訂單主計(jì)劃排布、生產(chǎn)任務(wù)單、蓋章下單、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)、發(fā)貨。4、設(shè)計(jì)：成本核算、物料先期預(yù)購(gòu)核算、報(bào)價(jià)；現(xiàn)場(chǎng)測(cè)量、圖紙深化；工藝分解；物料清單、

2、臨時(shí)物料清單；5、采購(gòu)：物料需求、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)訂貨單、物料采購(gòu)；托外加工單。6、材料倉(cāng)庫(kù)：庫(kù)存梳理、采購(gòu)進(jìn)貨單、車(chē)間退料、客戶退貨單；生產(chǎn)領(lǐng)料、補(bǔ)料單、報(bào)廢單、采購(gòu)?fù)素泦?；工具出入?kù)；申購(gòu)、月底盤(pán)點(diǎn)。7、成品庫(kù)：生產(chǎn)入庫(kù)申請(qǐng)單、成品出庫(kù)單、包裝管理、月底盤(pán)點(diǎn)。8、生產(chǎn)：按計(jì)劃排布調(diào)度、進(jìn)度跟催；品質(zhì)管理、現(xiàn)場(chǎng)物料管控。四、歸口管理：公司所有訂單，歸口為業(yè)務(wù)跟單，即所有訂貨合同均由業(yè)務(wù)跟單接受，財(cái)務(wù)蓋章，并經(jīng)副總簽字后下發(fā)生產(chǎn)，無(wú)論是正常單、加單、補(bǔ)單、維修單、更改單、取消單等均按業(yè)務(wù)跟單下單的銷(xiāo)售訂貨單為準(zhǔn)，即財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部只接受客服跟單的銷(xiāo)售訂貨單。且所有訂單必須是書(shū)面形式下發(fā)并留存根，不

3、可口頭傳達(dá)。且訂單問(wèn)題的信息須反饋給客服跟單，由客服跟單與上游部門(mén)溝通，如屬于技術(shù)方面的溝通可由車(chē)間相關(guān)人員直接與設(shè)計(jì)師溝通；若需要推遲交期者須知會(huì)業(yè)務(wù)跟單知曉，便于業(yè)務(wù)跟單計(jì)劃出庫(kù)日期調(diào)整，否則按原訂單計(jì)劃執(zhí)行，確保訂單計(jì)劃的受控狀態(tài)。（注：除客服跟單外，無(wú)論是任何人包括業(yè)務(wù)部門(mén)、設(shè)計(jì)部門(mén)、董事長(zhǎng)、總經(jīng)理在內(nèi)均無(wú)權(quán)直接下單，須將訂貨合同交與客服跟單執(zhí)行訂單管理流程）。五、內(nèi)容：1、客戶確定購(gòu)買(mǎi)意向后，營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)派業(yè)務(wù)人員與客戶洽談、明確產(chǎn)品類(lèi)型數(shù)量、確定款型、材質(zhì)、顏色等初步方案后，及時(shí)將訂貨合同及客戶要求等信息轉(zhuǎn)交給業(yè)務(wù)跟單。、在 ERP訂貨合同上要顯示產(chǎn)品名稱、特殊規(guī)格、特殊顏色、個(gè)數(shù)、單

4、價(jià)、金額、合計(jì)金額；客戶名稱、交貨地址、合同編號(hào)；房間樓層備注。、打印出交給客戶的訂貨合同可不顯示單價(jià)，其它以上內(nèi)容都要有。2、業(yè)務(wù)跟單接到訂貨合同后把訂貨合同錄入ERP系統(tǒng)，并交于設(shè)計(jì)部報(bào)價(jià)員進(jìn)行成本合算并做預(yù)計(jì)報(bào)價(jià)。、設(shè)計(jì)部拆單報(bào)價(jià)員做好預(yù)計(jì)報(bào)價(jià)，先期物料預(yù)算申購(gòu)后，把報(bào)價(jià)表交給業(yè)務(wù)跟單錄到ERP 系統(tǒng)上。如客戶確認(rèn)不做更改，業(yè)務(wù)跟單據(jù)預(yù)計(jì)報(bào)價(jià)單在ERP上幫客戶訂貨單;如預(yù)計(jì)報(bào)價(jià)有更改，業(yè)務(wù)跟單據(jù)更改后的報(bào)價(jià)單在ERP上做客戶訂貨單 （精準(zhǔn)報(bào)價(jià)） 。并把客戶訂貨單 （精準(zhǔn)報(bào)價(jià)） 打印經(jīng)財(cái)務(wù)蓋章確認(rèn)復(fù)印2 份，一份財(cái)務(wù)，一份相關(guān)業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)跟單確認(rèn)訂金（預(yù)收款）已經(jīng)到帳了，再把第3 份給設(shè)計(jì)繪

5、圖員畫(huà)圖。、客戶訂貨單如有變更，業(yè)務(wù)跟單隨時(shí)變更客戶訂貨單后再做以上作業(yè)。、業(yè)務(wù)跟單及時(shí)制作 訂單移交表 ，并在訂單移交表 簽署姓名與時(shí)間， 便于追溯接單日期。 并把訂單移交表下傳，要求完成時(shí)簽名。.3、業(yè)務(wù)部門(mén)及時(shí)請(qǐng)市場(chǎng)總經(jīng)理同意或增減額度，報(bào)價(jià)給客戶，客戶同意價(jià)位等相關(guān)方案后，業(yè)務(wù)部門(mén)及時(shí)與客戶簽訂合同并確定詳細(xì)的相關(guān)方案。4、合同簽訂后（市場(chǎng)總監(jiān)、總經(jīng)理簽名），業(yè)務(wù)人員通知及跟蹤客戶付預(yù)付款，并及時(shí)將合同復(fù)印或者拍照傳遞與客服部門(mén)及財(cái)務(wù)部門(mén)，且將相關(guān)訂單方案結(jié)果傳遞與客服跟單，告知財(cái)務(wù)留意接收預(yù)付款。合同在財(cái)務(wù)部留底。 （注：未打預(yù)付款或不用收預(yù)付款的客戶需由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)方可，如數(shù)目較

6、小或客戶信譽(yù)度高者，公司相關(guān)人員可以擔(dān)保，但擔(dān)保金額不能高于擔(dān)保人月工資的 80%，若出現(xiàn)客戶款項(xiàng)不能支付時(shí)從擔(dān)保人工資中扣除） 。5、財(cái)務(wù)部門(mén)收到預(yù)付款后，及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門(mén)及客服跟單。6、客服跟單接到財(cái)務(wù)部門(mén)“收到預(yù)付款”的通知后，須在0.5 個(gè)工作日內(nèi)首先找財(cái)務(wù)部門(mén)在客戶訂貨單和訂單移交表的預(yù)付款確認(rèn)欄內(nèi)簽字確認(rèn)，便于追溯客戶付預(yù)付款日期即為正式下單日期，然后整理好相關(guān)信息與客戶訂貨單一起正式下單給設(shè)計(jì)部門(mén)，并讓設(shè)計(jì)部門(mén)在訂單移交表簽署姓名和接單時(shí)間，且依據(jù)客戶要求的訂單交付情況制定計(jì)劃交貨日期。7、（ 1）設(shè)計(jì)部畫(huà)圖：、圖紙要注明客戶名稱、交貨地址、訂貨單號(hào)、下單日期、交貨日期、畫(huà)圖人及

7、電話。、圖紙要有正視圖、側(cè)視圖、頂視圖和特殊部位細(xì)節(jié)放大圖。、圖紙示意、標(biāo)注備注要明確清晰。、圖紙做好后，把圖和客戶訂貨單同時(shí)交于設(shè)計(jì)部拆單員，并在訂單移交表上簽名和完工時(shí)間。（2）、設(shè)計(jì)拆單：、據(jù)客戶訂貨單和圖紙逐項(xiàng)折單，不能漏項(xiàng)。、依生產(chǎn)計(jì)劃、制作完整清晰的物料清單。物料清單包括單個(gè)產(chǎn)品下料規(guī)格（張數(shù)）、封邊條長(zhǎng)度、輔料用量、配件用量、包材用量，合計(jì)用量。、拆單報(bào)價(jià)員要把物料清單錄到ERP系統(tǒng)上。并在訂單移交表上簽名和完工時(shí)間。（注： 1、設(shè)計(jì)部門(mén)接到客戶訂貨單后，須在訂單移交表規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成現(xiàn)場(chǎng)測(cè)量、圖紙深化、物料清單制作等相關(guān)工作，然后將客戶訂貨單、圖紙、物料清單交與生產(chǎn)跟單。2、批

8、量訂單需要分批操作者與生產(chǎn)跟單協(xié)商交付的先后次序及時(shí)間，客服跟單列在 批量的訂單計(jì)劃跟蹤表上，便于跟蹤； 3、遇到量大、 產(chǎn)品異形等特殊的訂單需要增加時(shí)間者須請(qǐng)示總經(jīng)理批準(zhǔn)；4、需要提前預(yù)購(gòu)材料者及時(shí)制作 預(yù)訂材料清單交與采購(gòu)跟單，采購(gòu)跟單及時(shí)依據(jù)采購(gòu)流程制定采購(gòu)計(jì)劃）。8、生產(chǎn)跟單：、生產(chǎn)任務(wù)排產(chǎn)，依訂單在ERP上進(jìn)行主生產(chǎn)計(jì)劃排產(chǎn)；、依生產(chǎn)計(jì)劃在 ERP上做生產(chǎn)任務(wù)單、生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表；、把生產(chǎn)任務(wù)單、生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表打印出來(lái)，與相關(guān)圖紙、料單裝訂一起交運(yùn)營(yíng)副總經(jīng)理簽名后下發(fā)生產(chǎn)。、每天把訂單產(chǎn)品的生產(chǎn)狀況及時(shí)的在ERP生產(chǎn)狀況統(tǒng)計(jì)上錄入，做到日清日節(jié)。9、采購(gòu)流程：、采購(gòu)跟單把所有供應(yīng)商資料（主要供

9、應(yīng)商和備用供應(yīng)商）錄入ERP系統(tǒng)；錄采購(gòu)訂貨單時(shí)如沒(méi)有供應(yīng)商資料要及時(shí)新增。供應(yīng)商資料包括：供應(yīng)商公司名稱、地址、主要聯(lián)系人、電話、轉(zhuǎn)帳銀行帳號(hào)、供應(yīng)材料類(lèi)別。、常規(guī)材料：采購(gòu)跟單依生產(chǎn)計(jì)劃在ERP上做采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)訂貨單。打印3 聯(lián)采購(gòu)訂貨單，運(yùn)營(yíng)副總經(jīng)理簽名，一聯(lián)存根、二聯(lián)倉(cāng)庫(kù)、三聯(lián)供應(yīng)商（電話采購(gòu)注意回廠日期）。、其它材料，補(bǔ)貨采購(gòu)或備貨采購(gòu)，采購(gòu)跟單依申購(gòu)表在ERP上做采購(gòu)訂貨單。打印3 聯(lián)采購(gòu)訂貨單，運(yùn)營(yíng)副總經(jīng)理簽名，一聯(lián)存根、二聯(lián)倉(cāng)庫(kù)、三聯(lián)外務(wù)采購(gòu)。、外務(wù)采購(gòu)員依采購(gòu)訂貨單要求外出采購(gòu)，注意回廠日期、單位最小化、原始單價(jià)、采購(gòu)數(shù)量等。10、材料倉(cāng)庫(kù)：（1 ）、生產(chǎn)非生產(chǎn)非常用物料申購(gòu)

10、，一律到倉(cāng)庫(kù)寫(xiě)“申購(gòu)單”，注意寫(xiě)清名稱、數(shù)量、用途、申購(gòu)人、回廠日期后，副總簽名后交采購(gòu)購(gòu)買(mǎi)。（ 2 ）、入庫(kù)：公司采購(gòu)之任何物料（包括生產(chǎn)用和非生產(chǎn)用，食堂除外）必先入庫(kù)，辦理入庫(kù)手續(xù)，嚴(yán)禁物料回廠即用單證直接交財(cái)務(wù)。、材料到位后，材料倉(cāng)庫(kù)須第一時(shí)間通知品檢，進(jìn)行品質(zhì)檢驗(yàn)，合格后方可入庫(kù)，不合格的退回，并及時(shí)通知生產(chǎn)使用部門(mén)領(lǐng)料。.、倉(cāng)管要依采購(gòu)訂貨單逐一核實(shí)供方送貨單項(xiàng)目是否與采購(gòu)訂貨單相符，如多送，要及時(shí)知會(huì)采購(gòu)是否收貨，如收要求采購(gòu)補(bǔ)增采購(gòu)訂貨單，再以采購(gòu)訂貨單辦理采購(gòu)進(jìn)貨單；如多余的不收，就讓多余的帶回，只依采購(gòu)訂貨單數(shù)量辦理采購(gòu)進(jìn)貨單。、注意單位換算，以ERP最小單位入庫(kù)；單價(jià)是否

11、漲價(jià)；其它項(xiàng)次是否與采購(gòu)訂貨單相符。、按固定存放區(qū)及時(shí)歸位。、車(chē)間退料入庫(kù)，參照原材料入庫(kù)(供應(yīng)商改為車(chē)間)。、入完庫(kù)后當(dāng)天的所有送貨單票據(jù)，在下午下班前由倉(cāng)庫(kù)統(tǒng)計(jì)交財(cái)務(wù)。（3）出庫(kù)：、材料統(tǒng)計(jì)每天把車(chē)間領(lǐng)料、補(bǔ)料、報(bào)廢料、工具、退供應(yīng)商的物料做到ERP上。、在 ERP程序生產(chǎn)領(lǐng)料單或采購(gòu)?fù)素泦紊箱浫?。日清日?jié)，當(dāng)天完成。、車(chē)間補(bǔ)料，要有生產(chǎn)總監(jiān)注明襯料原因、簽名，并有運(yùn)營(yíng)總經(jīng)理審核后，倉(cāng)庫(kù)方可發(fā)料（人為報(bào)廢襯料的，要按實(shí)價(jià)罰款） 。、采購(gòu)?fù)素?，要?jīng)采購(gòu)、倉(cāng)管、供方同時(shí)簽名，并由倉(cāng)庫(kù)統(tǒng)計(jì)將采購(gòu)?fù)素泦呜?cái)務(wù)聯(lián)將于財(cái)務(wù)。11、生產(chǎn)車(chē)間：（ 1 ）、生產(chǎn)主管：、接到物料清單、圖紙、生產(chǎn)任務(wù)單、生產(chǎn)報(bào)表

12、等文件后，仔細(xì)分解圖紙，如發(fā)現(xiàn)圖紙或料單與操作實(shí)際有分歧，要及時(shí)找設(shè)計(jì)或拆單員溝通解決；、按計(jì)劃出貨日期及時(shí)跟進(jìn)，確保按時(shí)出貨；、按品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)隨時(shí)抽檢訂單品質(zhì)，確保出庫(kù)0 缺陷；、按生產(chǎn)報(bào)表格式要求，及時(shí)做生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表，并交給生產(chǎn)跟單進(jìn)行ERP上線統(tǒng)計(jì)。（ 2 ）、車(chē)間主管：、需實(shí)施訂單審查無(wú)誤，待材料按時(shí)到位后，依據(jù)計(jì)劃排布的生產(chǎn)周期及計(jì)劃交貨日期，進(jìn)行生產(chǎn)計(jì)劃實(shí)施；產(chǎn)品工藝指導(dǎo)制作；品質(zhì)監(jiān)控指導(dǎo)；按訂單數(shù)量清點(diǎn)；監(jiān)控上下工序交接到位工作；確保訂單保質(zhì)保量地按時(shí)完成訂單任務(wù)。、每日向副總、跟單員遞交生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表。（3）、生產(chǎn)車(chē)間生產(chǎn)制作的產(chǎn)品經(jīng)自檢合格后方可移交下工序（祥看品質(zhì)管理）。（ 4 ）、

13、包裝：、包裝時(shí)特別注意品質(zhì)檢驗(yàn)，按品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，檢出的不良品、殘次品要返回上工序返修，嚴(yán)禁不良品包裝入庫(kù)；、散單者須將成品及輔料包裝完整，批量訂單須依批次（樓層號(hào)、房間號(hào)）交貨的要求將成品及輔料包裝入庫(kù)。、包裝人員須每日填寫(xiě)成品倉(cāng)庫(kù)日?qǐng)?bào)表上交生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)。、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)須將完成包裝入庫(kù)的訂單產(chǎn)品錄入ERP系統(tǒng)。12、業(yè)務(wù)部：（ 1）、付尾款：、業(yè)務(wù)總監(jiān)隨時(shí)關(guān)注ERP成品入庫(kù)情況，依據(jù)客戶要求的時(shí)間通知客戶付尾款；、業(yè)務(wù)部門(mén)接到到客戶已付尾款的通知，及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門(mén)。、財(cái)務(wù)確認(rèn)尾款到賬后，及時(shí)通知業(yè)務(wù)跟單。（2 ）、出庫(kù)發(fā)貨：、業(yè)務(wù)跟單打印發(fā)貨單明確客戶名稱、訂單編號(hào)、產(chǎn)品型號(hào)、工藝、數(shù)量、金額等信息，由財(cái)

14、務(wù)簽字確認(rèn)后方可安排發(fā)貨。（注： 1、如遇貨款未到賬，客戶要求先發(fā)貨者須由董事長(zhǎng)或總經(jīng)理簽字特批，出現(xiàn)貨款無(wú)法收回情況者責(zé)任由董事長(zhǎng)或總經(jīng)理承擔(dān)，數(shù)目較小或客戶信譽(yù)度高時(shí)公司相關(guān)人員愿意擔(dān)保者可以擔(dān)保，但擔(dān)保金額不能高于擔(dān)保人月工資的80%，若發(fā)生客戶款項(xiàng)不能支付時(shí)從擔(dān)保人工資中扣除；2、屬經(jīng)銷(xiāo)商或分公司物流代收者，同樣需財(cái)務(wù)部簽字并注明什么物流代收字樣。）。并將發(fā)貨單交與財(cái)務(wù)部門(mén)一聯(lián)。19、客服跟單將經(jīng)財(cái)務(wù)簽字確認(rèn)的發(fā)貨單的其中一聯(lián)交與倉(cāng)管（生產(chǎn)跟單）發(fā)貨，并安排車(chē)輛、裝卸工、安裝工，且及時(shí)通知預(yù)計(jì)到貨日期。20、倉(cāng)管接到手續(xù)齊全的發(fā)貨單應(yīng)準(zhǔn)確清點(diǎn)貨物（產(chǎn)品件數(shù)、配件等），成品出庫(kù)。21、司機(jī)送貨到達(dá)目的地后，由客戶驗(yàn)收無(wú)誤后簽字確認(rèn)，司機(jī)需帶回物流貨運(yùn)單或經(jīng)客戶簽字的貨物清單交與客戶跟單，客服跟單將貨物清單與訂單一起交財(cái)務(wù)歸檔。22、安裝工到達(dá)目的地后，須規(guī)范安裝，安裝完畢經(jīng)客戶驗(yàn)收，有問(wèn)題迅速整改，無(wú)問(wèn)題做好現(xiàn)場(chǎng)清潔工作，并告知客戶產(chǎn)品使用注意事項(xiàng)，留下售后服務(wù)聯(lián)系