家具定制訂單流程說明

1、.訂單流程說明一、目的：為了有效提高客戶滿意度和各部門工作效率,特制定此訂單流程。二、范圍：適合于正常訂單、加單、補單、更改單、維修單等所有訂單。三、職責權限：1、業(yè)務：客戶洽談、初步方案、報價、合同簽訂、款項通知及跟蹤；業(yè)務跟單：接單、客服、客戶檔案輸入、客戶報價單輸入、銷售訂貨單、預收款單通知、客戶投訴事項登記、打出貨單。2、財務：合同銷售訂貨單存檔、輸入預收款單、收款確認、審核蓋章生產發(fā)貨；入庫確認、輸入預付款單；成本分攤合算、月底監(jiān)盤。3、生產跟單：訂單主計劃排布、生產任務單、蓋章下單、生產統(tǒng)計、發(fā)貨。4、設計：成本核算、物料先期預購核算、報價；現(xiàn)場測量、圖紙深化；工藝分解；物料清單、

2、臨時物料清單；5、采購：物料需求、采購計劃、采購訂貨單、物料采購；托外加工單。6、材料倉庫：庫存梳理、采購進貨單、車間退料、客戶退貨單；生產領料、補料單、報廢單、采購退貨單；工具出入庫；申購、月底盤點。7、成品庫：生產入庫申請單、成品出庫單、包裝管理、月底盤點。8、生產：按計劃排布調度、進度跟催；品質管理、現(xiàn)場物料管控。四、歸口管理：公司所有訂單，歸口為業(yè)務跟單，即所有訂貨合同均由業(yè)務跟單接受，財務蓋章，并經副總簽字后下發(fā)生產，無論是正常單、加單、補單、維修單、更改單、取消單等均按業(yè)務跟單下單的銷售訂貨單為準，即財務部、生產部只接受客服跟單的銷售訂貨單。且所有訂單必須是書面形式下發(fā)并留存根，不

3、可口頭傳達。且訂單問題的信息須反饋給客服跟單，由客服跟單與上游部門溝通，如屬于技術方面的溝通可由車間相關人員直接與設計師溝通；若需要推遲交期者須知會業(yè)務跟單知曉，便于業(yè)務跟單計劃出庫日期調整，否則按原訂單計劃執(zhí)行，確保訂單計劃的受控狀態(tài)。（注：除客服跟單外，無論是任何人包括業(yè)務部門、設計部門、董事長、總經理在內均無權直接下單，須將訂貨合同交與客服跟單執(zhí)行訂單管理流程）。五、內容：1、客戶確定購買意向后，營銷部門派業(yè)務人員與客戶洽談、明確產品類型數(shù)量、確定款型、材質、顏色等初步方案后，及時將訂貨合同及客戶要求等信息轉交給業(yè)務跟單。、在 ERP訂貨合同上要顯示產品名稱、特殊規(guī)格、特殊顏色、個數(shù)、單

4、價、金額、合計金額；客戶名稱、交貨地址、合同編號；房間樓層備注。、打印出交給客戶的訂貨合同可不顯示單價，其它以上內容都要有。2、業(yè)務跟單接到訂貨合同后把訂貨合同錄入ERP系統(tǒng)，并交于設計部報價員進行成本合算并做預計報價。、設計部拆單報價員做好預計報價，先期物料預算申購后，把報價表交給業(yè)務跟單錄到ERP 系統(tǒng)上。如客戶確認不做更改，業(yè)務跟單據預計報價單在ERP上幫客戶訂貨單;如預計報價有更改，業(yè)務跟單據更改后的報價單在ERP上做客戶訂貨單 （精準報價） 。并把客戶訂貨單 （精準報價） 打印經財務蓋章確認復印2 份，一份財務，一份相關業(yè)務，業(yè)務跟單確認訂金（預收款）已經到帳了，再把第3 份給設計繪

5、圖員畫圖。、客戶訂貨單如有變更，業(yè)務跟單隨時變更客戶訂貨單后再做以上作業(yè)。、業(yè)務跟單及時制作 訂單移交表 ，并在訂單移交表 簽署姓名與時間， 便于追溯接單日期。 并把訂單移交表下傳，要求完成時簽名。.3、業(yè)務部門及時請市場總經理同意或增減額度，報價給客戶，客戶同意價位等相關方案后，業(yè)務部門及時與客戶簽訂合同并確定詳細的相關方案。4、合同簽訂后（市場總監(jiān)、總經理簽名），業(yè)務人員通知及跟蹤客戶付預付款，并及時將合同復印或者拍照傳遞與客服部門及財務部門，且將相關訂單方案結果傳遞與客服跟單，告知財務留意接收預付款。合同在財務部留底。 （注：未打預付款或不用收預付款的客戶需由總經理簽字批準方可，如數(shù)目較

6、小或客戶信譽度高者，公司相關人員可以擔保，但擔保金額不能高于擔保人月工資的 80%，若出現(xiàn)客戶款項不能支付時從擔保人工資中扣除） 。5、財務部門收到預付款后，及時通知業(yè)務部門及客服跟單。6、客服跟單接到財務部門“收到預付款”的通知后，須在0.5 個工作日內首先找財務部門在客戶訂貨單和訂單移交表的預付款確認欄內簽字確認，便于追溯客戶付預付款日期即為正式下單日期，然后整理好相關信息與客戶訂貨單一起正式下單給設計部門，并讓設計部門在訂單移交表簽署姓名和接單時間，且依據客戶要求的訂單交付情況制定計劃交貨日期。7、（ 1）設計部畫圖：、圖紙要注明客戶名稱、交貨地址、訂貨單號、下單日期、交貨日期、畫圖人及

7、電話。、圖紙要有正視圖、側視圖、頂視圖和特殊部位細節(jié)放大圖。、圖紙示意、標注備注要明確清晰。、圖紙做好后，把圖和客戶訂貨單同時交于設計部拆單員，并在訂單移交表上簽名和完工時間。（2）、設計拆單：、據客戶訂貨單和圖紙逐項折單，不能漏項。、依生產計劃、制作完整清晰的物料清單。物料清單包括單個產品下料規(guī)格（張數(shù)）、封邊條長度、輔料用量、配件用量、包材用量，合計用量。、拆單報價員要把物料清單錄到ERP系統(tǒng)上。并在訂單移交表上簽名和完工時間。（注： 1、設計部門接到客戶訂貨單后，須在訂單移交表規(guī)定的時間內完成現(xiàn)場測量、圖紙深化、物料清單制作等相關工作，然后將客戶訂貨單、圖紙、物料清單交與生產跟單。2、批

8、量訂單需要分批操作者與生產跟單協(xié)商交付的先后次序及時間，客服跟單列在 批量的訂單計劃跟蹤表上，便于跟蹤； 3、遇到量大、 產品異形等特殊的訂單需要增加時間者須請示總經理批準；4、需要提前預購材料者及時制作 預訂材料清單交與采購跟單，采購跟單及時依據采購流程制定采購計劃）。8、生產跟單：、生產任務排產，依訂單在ERP上進行主生產計劃排產；、依生產計劃在 ERP上做生產任務單、生產日報表；、把生產任務單、生產日報表打印出來，與相關圖紙、料單裝訂一起交運營副總經理簽名后下發(fā)生產。、每天把訂單產品的生產狀況及時的在ERP生產狀況統(tǒng)計上錄入，做到日清日節(jié)。9、采購流程：、采購跟單把所有供應商資料（主要供

9、應商和備用供應商）錄入ERP系統(tǒng)；錄采購訂貨單時如沒有供應商資料要及時新增。供應商資料包括：供應商公司名稱、地址、主要聯(lián)系人、電話、轉帳銀行帳號、供應材料類別。、常規(guī)材料：采購跟單依生產計劃在ERP上做采購計劃采購訂貨單。打印3 聯(lián)采購訂貨單，運營副總經理簽名，一聯(lián)存根、二聯(lián)倉庫、三聯(lián)供應商（電話采購注意回廠日期）。、其它材料，補貨采購或備貨采購，采購跟單依申購表在ERP上做采購訂貨單。打印3 聯(lián)采購訂貨單，運營副總經理簽名，一聯(lián)存根、二聯(lián)倉庫、三聯(lián)外務采購。、外務采購員依采購訂貨單要求外出采購，注意回廠日期、單位最小化、原始單價、采購數(shù)量等。10、材料倉庫：（1 ）、生產非生產非常用物料申購

10、，一律到倉庫寫“申購單”，注意寫清名稱、數(shù)量、用途、申購人、回廠日期后，副總簽名后交采購購買。（ 2 ）、入庫：公司采購之任何物料（包括生產用和非生產用，食堂除外）必先入庫，辦理入庫手續(xù)，嚴禁物料回廠即用單證直接交財務。、材料到位后，材料倉庫須第一時間通知品檢，進行品質檢驗，合格后方可入庫，不合格的退回，并及時通知生產使用部門領料。.、倉管要依采購訂貨單逐一核實供方送貨單項目是否與采購訂貨單相符，如多送，要及時知會采購是否收貨，如收要求采購補增采購訂貨單，再以采購訂貨單辦理采購進貨單；如多余的不收，就讓多余的帶回，只依采購訂貨單數(shù)量辦理采購進貨單。、注意單位換算，以ERP最小單位入庫；單價是否

11、漲價；其它項次是否與采購訂貨單相符。、按固定存放區(qū)及時歸位。、車間退料入庫，參照原材料入庫(供應商改為車間)。、入完庫后當天的所有送貨單票據，在下午下班前由倉庫統(tǒng)計交財務。（3）出庫：、材料統(tǒng)計每天把車間領料、補料、報廢料、工具、退供應商的物料做到ERP上。、在 ERP程序生產領料單或采購退貨單上錄入。日清日節(jié)，當天完成。、車間補料，要有生產總監(jiān)注明襯料原因、簽名，并有運營總經理審核后，倉庫方可發(fā)料（人為報廢襯料的，要按實價罰款） 。、采購退貨，要經采購、倉管、供方同時簽名，并由倉庫統(tǒng)計將采購退貨單財務聯(lián)將于財務。11、生產車間：（ 1 ）、生產主管：、接到物料清單、圖紙、生產任務單、生產報表

12、等文件后，仔細分解圖紙，如發(fā)現(xiàn)圖紙或料單與操作實際有分歧，要及時找設計或拆單員溝通解決；、按計劃出貨日期及時跟進，確保按時出貨；、按品質標準隨時抽檢訂單品質，確保出庫0 缺陷；、按生產報表格式要求，及時做生產日報表，并交給生產跟單進行ERP上線統(tǒng)計。（ 2 ）、車間主管：、需實施訂單審查無誤，待材料按時到位后，依據計劃排布的生產周期及計劃交貨日期，進行生產計劃實施；產品工藝指導制作；品質監(jiān)控指導；按訂單數(shù)量清點；監(jiān)控上下工序交接到位工作；確保訂單保質保量地按時完成訂單任務。、每日向副總、跟單員遞交生產日報表。（3）、生產車間生產制作的產品經自檢合格后方可移交下工序（祥看品質管理）。（ 4 ）、

13、包裝：、包裝時特別注意品質檢驗，按品質標準，檢出的不良品、殘次品要返回上工序返修，嚴禁不良品包裝入庫；、散單者須將成品及輔料包裝完整，批量訂單須依批次（樓層號、房間號）交貨的要求將成品及輔料包裝入庫。、包裝人員須每日填寫成品倉庫日報表上交生產統(tǒng)計。、生產統(tǒng)計須將完成包裝入庫的訂單產品錄入ERP系統(tǒng)。12、業(yè)務部：（ 1）、付尾款：、業(yè)務總監(jiān)隨時關注ERP成品入庫情況，依據客戶要求的時間通知客戶付尾款；、業(yè)務部門接到到客戶已付尾款的通知，及時通知財務部門。、財務確認尾款到賬后，及時通知業(yè)務跟單。（2 ）、出庫發(fā)貨：、業(yè)務跟單打印發(fā)貨單明確客戶名稱、訂單編號、產品型號、工藝、數(shù)量、金額等信息，由財

14、務簽字確認后方可安排發(fā)貨。（注： 1、如遇貨款未到賬，客戶要求先發(fā)貨者須由董事長或總經理簽字特批，出現(xiàn)貨款無法收回情況者責任由董事長或總經理承擔，數(shù)目較小或客戶信譽度高時公司相關人員愿意擔保者可以擔保，但擔保金額不能高于擔保人月工資的80%，若發(fā)生客戶款項不能支付時從擔保人工資中扣除；2、屬經銷商或分公司物流代收者，同樣需財務部簽字并注明什么物流代收字樣。）。并將發(fā)貨單交與財務部門一聯(lián)。19、客服跟單將經財務簽字確認的發(fā)貨單的其中一聯(lián)交與倉管（生產跟單）發(fā)貨，并安排車輛、裝卸工、安裝工，且及時通知預計到貨日期。20、倉管接到手續(xù)齊全的發(fā)貨單應準確清點貨物（產品件數(shù)、配件等），成品出庫。21、司機送貨到達目的地后，由客戶驗收無誤后簽字確認，司機需帶回物流貨運單或經客戶簽字的貨物清單交與客戶跟單，客服跟單將貨物清單與訂單一起交財務歸檔。22、安裝工到達目的地后，須規(guī)范安裝，安裝完畢經客戶驗收，有問題迅速整改，無問題做好現(xiàn)場清潔工作，并告知客戶產品使用注意事項，留下售后服務聯(lián)系