淺議CAD電子文件歸檔治理

1、淺議CAD電子文件歸檔治理在工程設(shè)計(jì)行業(yè)，設(shè)計(jì)生產(chǎn)的要緊功效確實(shí)是設(shè)計(jì)文件，CAD出圖率在有的單位或項(xiàng)目中已高達(dá)100%,但驗(yàn)收歸檔治理仍是沿用傳統(tǒng)的方式，只對(duì)紙質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)收，電子文件散落在設(shè)計(jì)人員手中或簡單搜集在一路，隨著時(shí)刻的推移，電子文件慢慢丟失，各類信息被慢慢忘卻，再重復(fù)利用查找相當(dāng)困難。而設(shè)計(jì)行業(yè)設(shè)計(jì)文件的重復(fù)利用率又比較高，因此CAD電子文件的歸檔工作就顯得更迫切。一、CAD電子文件歸檔現(xiàn)狀1 .電子文件歸檔缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、制度化由于電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜，采納標(biāo)準(zhǔn)化的方式治理會(huì)更細(xì)致、全面、易于操作。目前電子文件搜集通常缺乏制度保障，或即使有明確的制度，執(zhí)行常常不到位。2 .電子

2、文件歸檔治理人員職責(zé)不明確在實(shí)踐中咱們發(fā)覺，有些單位電子文件歸檔治理由運(yùn)算機(jī)人員操作，有的由檔案治理人員治理。實(shí)踐證明電子文件的歸檔和電子檔案的治理仍以檔案治理人員為主較好。因?yàn)闄n案治理人員通過量年實(shí)踐與培訓(xùn)，具有了相當(dāng)強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，己形成相對(duì)穩(wěn)固的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，而且由于電子運(yùn)算機(jī)的普及，他們也大體把握了簡單的數(shù)據(jù)庫知識(shí)和運(yùn)算機(jī)的操作原理及特點(diǎn)，更清楚電子檔案與紙質(zhì)檔案的異同。而大多數(shù)運(yùn)算機(jī)與信息治理人員對(duì)檔案工作較為陌生。3 .歸檔的電子文件質(zhì)量較差，內(nèi)容真實(shí)性無法保障，且缺乏可讀性有些單位僅處于坐等電子文件歸檔時(shí)期，且歸檔的電子文件僅從形式上進(jìn)行辨別，對(duì)其內(nèi)容的真實(shí)性、可讀性

3、未把關(guān)，輕率整理刻盤歸檔，致使歸檔的電子文件不齊全，內(nèi)容不真實(shí)，形成電子文件的背景信息及元數(shù)據(jù)未同時(shí)歸檔，無法提供可利用的資料。二、CAD電子文件歸檔前瞻CAD電子文件是運(yùn)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)形成的產(chǎn)物，隨著運(yùn)算機(jī)應(yīng)用的日趨普及，大量電子文件不斷涌現(xiàn)，無紙化辦公是必然趨勢(shì)，及時(shí)、有效搜集電子文件，科學(xué)治理電子檔案是廣大科技檔案工作者的職責(zé)。電子文件的特點(diǎn)信息的非人工識(shí)讀性。電子文件第一次利用了人工不可識(shí)讀的記錄符號(hào)一一數(shù)字式代碼，關(guān)于這種通過復(fù)雜編碼的“比特”人工無法破譯它的含義，只有通過運(yùn)算機(jī)特定的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態(tài)，人材能識(shí)讀它。信息對(duì)系統(tǒng)的依托性。電子文件只有依托于運(yùn)算機(jī)系統(tǒng)，包括

4、運(yùn)算機(jī)硬件、操作系統(tǒng)和軟件，才具有生命力，才能發(fā)揮作用。信息的可變性。電子文件的增刪十分容易，不留痕跡，運(yùn)算機(jī)系統(tǒng)中的靜態(tài)文檔被大量動(dòng)態(tài)文檔所取代，動(dòng)態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷地被更新或補(bǔ)充，以反映最新信息。信息存儲(chǔ)的高密度性。電子文件的存儲(chǔ)密度大大高于以往各類人工可識(shí)讀的信息介質(zhì)，隨著技術(shù)的進(jìn)步，電子介質(zhì)的存儲(chǔ)密度還將繼續(xù)加大。信息的可操作性。電子文件能夠隨時(shí)適應(yīng)人們的需要，修改、調(diào)閱能夠跨越時(shí)空界限。電子文件非實(shí)體歸檔的可行性、必要性電子文件不論實(shí)際存在什么位置，都能夠做到在不改變其物理存儲(chǔ)位置的情形下進(jìn)行邏輯歸檔。也確實(shí)是說，人們以為是“集中”歸檔保留的電子文件，事實(shí)上可能散布在運(yùn)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的各個(gè)

5、角落，乃至相距十萬八千里。檔案治理長期存在著文件的數(shù)量與存儲(chǔ)能力的矛盾。隨著技術(shù)的進(jìn)步，電子介質(zhì)的存儲(chǔ)密度將繼續(xù)加大，把一個(gè)檔案室?guī)觳貦n案全數(shù)裝進(jìn)一只皮箱再也不是神話。在電子文件制作時(shí)，咱們能夠駕輕就熟地利用所需要的存儲(chǔ)于不同地址的數(shù)據(jù)，修改變得很容易設(shè)計(jì)行業(yè)設(shè)計(jì)圖紙、文件重復(fù)利用率較高。如在設(shè)計(jì)進(jìn)程中形成的數(shù)字三維模型能夠使設(shè)計(jì)人員看到其中的任何一個(gè)剖面及其有關(guān)的參數(shù)，并對(duì)設(shè)計(jì)中的任何部份加以修改;能夠使不同的設(shè)計(jì)人員同時(shí)在同一張“圖紙”上工作而且相互明白修改的內(nèi)容；工程項(xiàng)目有些技術(shù)條件相同的工程常常直接套用己有工程的圖紙，大大提高工程設(shè)計(jì)效率。三、完善CAD電子文件歸檔治理方法1 .完善制

6、度，方法到位，合理配置資源各單位應(yīng)依照本單位情形，依據(jù)電子文件全程治理、前端操縱原那么及完整性、真實(shí)性、可讀性保障原那么，參照國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T-1999CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案治理要求，制定本單位電子文件歸檔治理制度。明確歸檔電子文件是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的職責(zé)并納入質(zhì)量治理體系文件中。由于電子文件內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)，入庫前后都要進(jìn)行修改，檔案部門不必然能夠保證電子文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，明確規(guī)定及時(shí)、有效歸檔電子文件是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的職責(zé)之一,必要時(shí)輔以必然的行政、經(jīng)濟(jì)手腕，保證電子檔案的質(zhì)量。統(tǒng)一電子文件歸檔格式。因?yàn)闆]有標(biāo)準(zhǔn)的制約，任何工作都會(huì)帶有隨意性。在工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)進(jìn)程中，電子文件治理系統(tǒng)

7、應(yīng)成立一系列標(biāo)準(zhǔn)，如CAD系統(tǒng)軟、硬件平臺(tái)，制圖的編輯軟件、字庫、圖幅、格式，電子文件的數(shù)據(jù)類型、文件種類，電子文件的編號(hào)、著錄，電子文件的歸檔范圍和要求，工程項(xiàng)目電子文件光盤的信息組織、刻錄、標(biāo)識(shí)等，保證歸檔的電子文件齊全、完整、真實(shí)、有效，便于長久利用。合理配置資源包括設(shè)備和人力資源。電子文件的形成、處置,都是在電子運(yùn)算機(jī)軟、硬件平臺(tái)支持下完成的，因此充分派置電子文件治理所需設(shè)備是從事電子文件歸檔治理的前提。另外，電子文件的整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用都要由電子文件治理人員負(fù)責(zé)實(shí)施完成，盡快培訓(xùn)一批檔案人員來負(fù)責(zé)電子文件的治理。2 .尊重并貫徹前端操縱思想中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)CAD電

8、子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案治理要求第一部份：電子文件歸檔與檔案治理明確要求：“對(duì)電子文件的形成、積存、整理、歸檔應(yīng)實(shí)施全進(jìn)程治理，以保證電子檔案的質(zhì)量”。實(shí)踐證明電子文件歸檔與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔不同。傳統(tǒng)的做法能夠不管文件形成進(jìn)程中的具體細(xì)節(jié)，只要依照文件的保留價(jià)值，在工程項(xiàng)目終止后對(duì)其進(jìn)行搜集、整理、歸檔、保留，但電子文件沿用這種方式行不通，如CAD設(shè)計(jì)圖紙，由于文件系統(tǒng)格式不同，造成檔案光盤系統(tǒng)無法利用CAD形成的光盤?？睖y(cè)設(shè)計(jì)時(shí)期是確信電子文件歸檔范圍的最正確機(jī)會(huì)。從工程項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)文件形成之時(shí)起，檔案治理者即介入，進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo),提出文件運(yùn)行的環(huán)境背景、元數(shù)據(jù)，劃定該歸檔的文件范圍，敦

9、促其進(jìn)行適時(shí)歸檔，避免電子文件的丟失，保證電子文件的完整、準(zhǔn)確。3 .紙質(zhì)文件與電子文件同步歸檔據(jù)清華大學(xué)自動(dòng)輸入及治理系統(tǒng)TH-DAIMS利用指南統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)行系列產(chǎn)品設(shè)計(jì)時(shí)，新型號(hào)圖紙80%能夠采納同一系列原圖圖紙，不必任何修改，而20%需要修改的圖紙中，也只要做局部修改。但由于工程設(shè)計(jì)電子文件始終處于動(dòng)態(tài)進(jìn)程，其內(nèi)容在不斷轉(zhuǎn)變，設(shè)計(jì)人員受運(yùn)算機(jī)內(nèi)存容量阻礙，常會(huì)刪除一些過時(shí)信息，為確保歸檔電子文件的完整、準(zhǔn)確，必需實(shí)行歸檔紙質(zhì)文件的同時(shí)歸檔完整的電子文件。4 .重視技術(shù)鑒定工程項(xiàng)目電子文件的歸檔與驗(yàn)證應(yīng)同步進(jìn)行。電子文件的技術(shù)性鑒定包括對(duì)信息的真實(shí)、靠得住、完整、可讀性的認(rèn)定和對(duì)文件載體的

10、性能的檢測(cè)?？勺x性鑒定目的在于確認(rèn)電子文件中的內(nèi)容能夠正常讀出，沒有丟失和過失。進(jìn)行可讀性鑒按時(shí)不僅要確認(rèn)文件在那時(shí)的可讀狀態(tài)，同時(shí)需要分析其是不是具有往后多次無過失讀出的性能。檢查歸檔電子文件的輔助技術(shù)材料是不是齊全也是可讀性鑒定中不可輕忽的內(nèi)容，如關(guān)于電子文件利用的操作系統(tǒng)和支持軟件的記錄材料，是保證電子文件由代碼還原為可讀信息的“引導(dǎo)”，不可遺漏。關(guān)于電子文件的靠得住性鑒定，要緊從內(nèi)容的真實(shí)、完整性上去把關(guān)。電子文件的易修改性使得運(yùn)算機(jī)系統(tǒng)中同一文件常常存在不同版本，歸檔的電子文件必需是最終版本，必要時(shí)可保留某些草稿和定稿。電子文件的版本不像紙質(zhì)文件的稿本那樣易于識(shí)別，治理人員可借助運(yùn)算機(jī)中記錄下來的時(shí)刻進(jìn)行比較和鑒定。從文件的相關(guān)性入手檢查歸檔電子文件的完整性。隨著軟件功能和運(yùn)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)展，一套電子文件中的文字、圖表、數(shù)據(jù)散布在幾個(gè)乃至幾十個(gè)地址的情形會(huì)愈來愈多，即便在同一主機(jī)內(nèi)，一份電子文件也可能以假設(shè)干份文件相連接的方式存在。若是散布在遍地的“文件成份”聚集不齊，一份文件便無法再現(xiàn)其全貌。對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行無病毒鑒定。檔案部門接收的電子文件來自四面八方，受病毒侵害的機(jī)遇多，因此關(guān)于以介質(zhì)狀態(tài)歸檔的電