公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理

1、公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法 (2001年 6月 13日交通部交辦發(fā) 2001390號文印發(fā)第一章 總則第一條 為規(guī)范公路工程竣工文件材料立卷歸檔工作, 保證公路工程專業(yè)檔案質(zhì)量, 根據(jù) 中 華人民共和國公路法 、 中華人民共和國檔案法及其檔案法實施辦法 ,制定本辦法。第二條 本辦法所稱公路工程竣工文件材料是指新建和改建公路工程(包括獨立的公路橋 梁、公路隧道和公路渡口自建設(shè)項目立項開始直至竣工驗收過程中所形成的具有保存、查考利 用價值的各種形式和載體的歷史記錄。第三條 各級交通、檔案行政主管部門應(yīng)根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則,依法對所轄范圍 內(nèi)公路工程竣工文件材料立卷歸檔工作進行監(jiān)督

2、和指導(dǎo)。第二章 組織與職責(zé)第四條 公路工程建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)將公路工程竣工文件 材料立卷歸檔工作,納入公路工程建設(shè)項目的管理工作中,建立公路工程文件材料管理領(lǐng)導(dǎo)人責(zé) 任制, 配備專人負責(zé)公路工程文件材料的立卷歸檔工作, 確保公路工程建設(shè)竣工文件材料的完整、 準確與系統(tǒng)。第五條 公路工程建設(shè)單位在建設(shè)項目發(fā)包給承包方時,應(yīng)當(dāng)在有關(guān)合同中明確公路工程竣 工文件材料的形成、整理的組卷要求。公路工程交工驗收前,由公路工程建設(shè)單位或該建設(shè)項目批準初步設(shè)計單位的檔案機構(gòu)組織 勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理及公路管理機構(gòu)對有關(guān)竣工文件材料立卷歸檔工作進行預(yù)驗收,并提出預(yù) 驗收報告。公路工程

3、交、竣工驗收時,檔案主管部門和交通主管部門的檔案機構(gòu)應(yīng)派人參加,并提出公 路工程檔案驗收意見。第三章 公路工程文件材料的收集第六條 凡是反映與公路工程有關(guān)的重要活動、具有查考利用價值的各種載體的文件材料, 都應(yīng)收集齊全,歸入公路工程成套檔案。其具體范圍按本辦法附件公路工程竣工文件材料歸檔 范圍及保管期限表執(zhí)行。第七條 公路工程文件材料按下列分工收集:(一公路工程在項目準備階段和工程交、竣工驗收階段形成文件材料及工程管理性文件材 料,由交通主管部門和建設(shè)單位各承辦機構(gòu)負責(zé)收集;(二公路工程勘察設(shè)計文件由勘察設(shè)計單位負責(zé)收集;(三公路工程施工階段形成的文件材料,凡實行總承包的,由各分包單位負責(zé)其分

4、包項目 全部文件的收集,然后由總包單位進行匯總,并負責(zé)對分包單位的文件材料進行審核把關(guān);凡由 建設(shè)單位分別向幾個單位發(fā)包的, 由各承包單位負責(zé)收集其承包公路工程建設(shè)項目全部文件材料; (四公路工程監(jiān)理文件由監(jiān)理單位負責(zé)收集。第八條 公路工程文件材料必須按文件材料形成的先后順序或公路工程建設(shè)項目完成進展 情況,及時收集、整理。第四章 公路工程竣工文件材料的整理第九條 公路工程竣工文件材料由建設(shè)單位組織勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位,根據(jù)交通部 公路工程竣工驗收辦法所確定的竣工文件編制的具體分工,分別整理組卷。第十條 公路工程竣工文件材料歸檔前,均需按要求由文件材料形成單位分別進行整理組 卷。組卷應(yīng)遵

5、循公路工程文件材料的自然形成規(guī)律和成套性的原則,分類科學(xué),便于查找利用。 (一公路工程征地拆遷文件、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件及評標(biāo)文件、承包合同、合同談判和工 程交、竣工驗收階段形成的竣工驗收文件。工程決算及審計報告等有關(guān)文件材料應(yīng)分別由交通主 管部門和建設(shè)單位根據(jù)文件材料形成的階段、性質(zhì)、內(nèi)容分類整理組卷;(二公路工程設(shè)計文件材料包括地質(zhì)勘察資料、初步設(shè)計。方案設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、總體規(guī) 劃設(shè)計、工程概預(yù)算、施工圖設(shè)計等由設(shè)計單位按項目、階段、單位和分部、分項工程、專業(yè)分 別整理組卷;(三公路工程施工階段形成的施工文件材料由施工單位負責(zé)組卷。其中開工報告、施工組 織設(shè)計、施工計劃、施工日志及中間驗收等

6、分別按合同段集中組卷。各項施工原始記錄、監(jiān)理工 作記錄按路線進行方向,結(jié)合單位工程(含分部、分項及不同專業(yè),分別整理組卷。(四公路工程監(jiān)理工作形成的監(jiān)理文件材料包括監(jiān)理通知、開(停、復(fù)工令、備忘錄、 有關(guān)會議紀要、施工質(zhì)量檢驗分析、合同管理文件、計劃進度管理文件、工程質(zhì)量控制文件、工 程技術(shù)管理文件、工程計量與支付文件、與總監(jiān)及參建單位的來往函等由監(jiān)理單位按階段問題分 類整理組卷。第十一條 卷內(nèi)文件材料按以下要求進行排列:(一管理性文件按問題或重要程度排列;(二項目技術(shù)文件材料按管理、依據(jù)、施工記錄、檢測實驗。評定、證明順序排列;(三設(shè)備文件材料按依據(jù)性、設(shè)備開箱驗收、隨機圖樣、設(shè)備安裝調(diào)試和

7、設(shè)備運行維修等 材料排列;(四竣工圖按里程、專業(yè)、圖號排列;(五卷內(nèi)文件材料一般文字材料在前,圖樣在后。第十二條 案卷應(yīng)由案卷封面和卷脊、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件及備考表組成。第十三條 案卷封面由下列項目組成:(一案卷題名,應(yīng)包括公路工程建設(shè)項目的名稱、起訖里程。單位工程(含分部、分項 名稱及文件名稱,如屬橋梁、隧道等工程項目,還應(yīng)同時標(biāo)明結(jié)構(gòu)、部位的名稱。案卷題名應(yīng)能 準確反映出案卷的基本內(nèi)容;(二編制單位,是指案卷形成單位;(三編制日期,是指案卷形成日期;(四保管期限,填寫其劃定的保管期限;(五密級,依據(jù)保密規(guī)定填寫;(六檔號,填寫檔案分類號和案卷順序號。卷脊需填寫案卷題名和檔號。第十四 條

8、 卷內(nèi)文件目錄由下列項目組成:(一順序號,填寫文件排列的順序號,用阿拉伯?dāng)?shù)字從 1起依次標(biāo)注;(二文件編號或圖樣圖號,填寫文件材料的原始編號或圖號;(三責(zé)任者,填寫文件材料的直接形成部門或主要責(zé)任者,可采取通用的標(biāo)準簡稱;(四文件題名,應(yīng)填寫文件材料標(biāo)題的全稱,沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件材料內(nèi)容的, 應(yīng)自擬標(biāo)題;(五日期,是指文件材料的形成日期;(六頁次,填寫每份文件首頁上標(biāo)注的頁號,最終件注起止號。頁號的編號方法是在有文 字或圖樣材料正面的右下角、反面的左下角填寫頁號。如所歸檔文件屬符合檔案保管要求的成本 成冊的材料,已編有頁號的只需在卷內(nèi)文件目錄頁次中填寫冊數(shù)。卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件材料的

9、首頁之前。第十五條 備考表排列在卷內(nèi)文件材料的尾頁之后。其內(nèi)容應(yīng)標(biāo)明卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁 數(shù)以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。第十六條 案卷的編制單位應(yīng)當(dāng)按照工程進展的順序,對案卷進行系統(tǒng)排列,并用鉛筆在封 面和卷脊編寫案卷流水號, 根據(jù)本辦法第九條保管期限的規(guī)定, 將組成的案卷劃分為永久、 長期、 短期三種保管期限,并依據(jù)交通部有關(guān)保密規(guī)定,標(biāo)明案卷密級。第十七條 歸檔文件材料,必須書寫工整,字跡、線條清楚,紙張便于長期保管,格式統(tǒng)一。 禁止使用圓珠筆、鉛筆等不易長久保存的書寫工具書寫。凡由易褪色書寫材料制成的文件材料應(yīng)復(fù)印保存。第十八條 公路工程竣工圖歸檔應(yīng)符合下列要求:(一竣工

10、圖應(yīng)能全面、準確反映竣工路線、路基、路面、橋梁、隧道、涵洞、路基防護、 互通式立交工程、安全設(shè)施等的全部施工實際造型和特征。(二施工圖沒有變動的,由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋竣工圖章作為竣工圖;凡有一 般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更的,可在原圖上修改,并加蓋竣工圖章作為竣工圖; (三凡結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等重大改變及圖面變更面積超過 10%的,應(yīng)重新繪制竣工圖并加蓋竣工圖章。(四重復(fù)使用的標(biāo)準圖、通用圖可不編入竣工圖中,但必須在圖紙目錄中列出圖號,指明 該圖所在位置并在編制說明中注明。(五圖紙可以按 297mm ×210mm 或 297mm ×420mm 折疊;底

11、圖不折疊,平放在專用底圖 柜內(nèi),大于 1號的底圖也可卷放裝筒。第十九條 公路工程歸文字材料采用三孔一線方法裝訂,裝訂時靠裝訂邊和下邊取齊。對批 語、簽注意見寫在文件裝訂線上的,應(yīng)予以粘貼補寬,對紙張規(guī)格大小差別較大的文件應(yīng)適當(dāng)補 貼或折疊。圖紙可不裝訂,但每份需加蓋檔號章。檔號章內(nèi)容包括該份文件所在案卷的檔號和在 本案卷中所在頁次。第二十條 案卷卷皮、卷內(nèi)表格規(guī)格按照交通文件材料立卷歸檔辦法中所規(guī)定的科技檔 案卷皮和卷內(nèi)表格樣式及尺寸執(zhí)行。第五章 工程檔案的移交與整理第二十一條 公路工程建設(shè)單位各承辦機構(gòu)和公路工程的承包單位在項目完成時,應(yīng)按交 通文件材料立卷歸檔辦法要求,向建設(shè)單位移交經(jīng)系統(tǒng)

12、整理過的全部文件材料。公路工程建設(shè)單位在公路工程建設(shè)項目通過竣工驗收 3個月內(nèi)向使用單位及其他有關(guān)單位辦 理移交手續(xù)。第二十二條 公路工程建設(shè)單位負責(zé)按照立項審批、設(shè)計、施工、竣工、監(jiān)理等不同階段或 性質(zhì),對移交的全部案卷進行系統(tǒng)整理和排列。其中施工階段形成的案卷依路線進行方向,按照 路基。路面、橋梁、隧道、涵洞、交叉工程、沿線設(shè)施及監(jiān)理工作的順序分別進行排列,并按照 交通文件材料立卷歸檔辦法的要求,編寫科技檔案歸檔目錄一式三份。第二十三條 公路工程建設(shè)單位和使用單位對接受的全部檔案編制檔號,并填寫在卷面和卷 脊上。檔號由檔案分類號和案卷順序號組成。分類號編制方法是以單項工程為單位,按照交通部

13、科學(xué)技術(shù)檔案分類編號辦法中所確定 的公路工程三級類目(即 GL5. 1進行分類。建設(shè)項目大,形成案卷數(shù)量多的工程,按照項目 建設(shè)的不同階段,結(jié)合單位工程和分部分項工程的劃分進一步加以細化。第二十四條 收尾工程和后評價形成的文件按本辦法有關(guān)規(guī)定整理歸檔。第二十五 條 大修及改善工程形成的文件材料參照本辦法有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第六章 附則第二十六條 本辦法由交通部負責(zé)解釋。第二十七條 本辦法自發(fā)布之日起施行。附件:公路工程竣工文件材料歸檔范圍和保管期限表 序號 歸檔文件 保管單位 保管期限 一 可行性研究 交通主管部門 永久 設(shè)計單位 1項目建議書及批復(fù) 2工程可行性研究報告及批復(fù) 3項目評估 4環(huán)境預(yù)

14、測、調(diào)查報告 二 設(shè)計基礎(chǔ)材料 1工程地質(zhì)水文地質(zhì)、 建設(shè)單位 永久或長期 勘察設(shè)計、勘察報告。 重要土巖樣說明 2水文、氣象等其他設(shè)計基礎(chǔ) 材料 三 設(shè)計文件 1總體規(guī)劃設(shè)計 交通部檔案館、交通 永久 主管單位、設(shè)計單位 2審批的設(shè)計及有關(guān)文件 交通主管部門、設(shè)計 永久 單位 3公路用地圖 設(shè)計單位 長期 四 工程管理文件 1征用土地批準文件及紅線圖 建設(shè)單位 永久 2公路建設(shè)用地呈報表 建設(shè)單位 永久 3征地數(shù)量明細表 建設(shè)單位 永久 4 拆遷,補償協(xié)議書 建設(shè)單位 永久 5 承,發(fā)包及委托合同,協(xié)議 建設(shè)單位 永久 書,招標(biāo),投標(biāo),租賃文件 6 技術(shù)規(guī)范的補充文件和修改 建設(shè)單位 長期

15、文件 7 施工執(zhí)照 建設(shè)單位 永久 8 環(huán)保,勞動安全衛(wèi)生,消防,建設(shè)單位,使用單位 永久 規(guī)劃等文件 9 電,暖,煤氣等供應(yīng)協(xié)議書 建設(shè)單位,使用單位 永久 10 工程總結(jié) 交通部檔案館,交通 永久 主管部門,建設(shè)單位 五 施工文件 1 開工報告,工程技術(shù)要求. 建設(shè)單位 永久或長期 技術(shù)交底,圖紙會審紀要 2 施工組織設(shè)計,施工方案, 建設(shè)單位,使用單位 長期 施工計劃,重要會審紀要 3 分項工程開工申請單及附件 建設(shè)單位 永久 4 原材料及構(gòu)件出廠證明,質(zhì) 建設(shè)單位,使用單位 長期 量鑒定報告 5 原材料試驗報告 建設(shè)單位,使用單位 長期 6 設(shè)計變更,工程更改洽商單 建設(shè)單位,使用單位

16、 永久 材料代用審批手續(xù) 7 施工原始資料 建設(shè)單位,使用單位 永久 8 試驗材料匯總表 建設(shè)單位,使用單位 長期 9 中間檢驗報驗單及試驗資料 建設(shè)單位 長期 10 隱蔽工程驗收記錄 建設(shè)單位,使用單位 永久 11 工程記錄及測試,沉降觀測 建設(shè)單位,使用單位 長期 記錄,事故處理報告 12 單位工程,分項,分部質(zhì)量檢建設(shè)單位,使用單位 永久 驗評定報告 13 施工總結(jié),技術(shù)總結(jié) 建設(shè)單位 長期 14 機電設(shè)備安裝及調(diào)試記錄 建設(shè)單位,使用單位 長期 15 專項檢測及監(jiān)控材料 建設(shè)單位,使用單位 長期 16 工程聲像資料 建設(shè)單位,使用單位 重要永久 或長期 六 監(jiān)理文件 1 監(jiān)理通知,開(

17、停,復(fù)工令建設(shè)單位 永久 許可證 2 備忘錄,會議紀要 建設(shè)單位 長期 3 施工質(zhì)量檢驗分析 建設(shè)單位,使用單位 永久 4 規(guī)程規(guī)范 建設(shè)單位 長期 5 合同管理文件 建設(shè)單位 長期 6 計劃進度管理文件 建設(shè)單位 長期 7 工程技術(shù)管理文件 建設(shè)單位 長期 8 工程質(zhì)量控制文件 建設(shè)單位 長期 9 工程計量與支付 建設(shè)單位 長期 10 與總監(jiān)及業(yè)主的來往函 建設(shè)單位 長期 11 監(jiān)理工作會議記錄或紀要 建設(shè)單位 長期 七 竣工文件 1 工程竣工申請報告 建設(shè)單位 永久 2 工程竣工驗收報告 交通部檔案館,交通 永久 主管部門,建設(shè)單位, 3 竣工驗收鑒定書,驗收委員 使用單位 會名冊 4 工程總結(jié)文件 建設(shè)單位,使用單位 永久 5 工程審計文件,材料 建設(shè)單位 永久 6 財務(wù)決算,工程決算,支付報建設(shè)單位 永久 表 7 竣工圖 1 總說明書 交通部檔案館,交通 永久 主管部門,建設(shè)單位, 2 路線平,縱面竣工圖 使用單位 3 路基,路面竣工圖 建設(shè)單位,使用單位 永久 4 橋梁,涵洞竣工圖 建設(shè)單位.使用