商務(wù)電子郵件撰寫(xiě)禮儀

1、商務(wù)電子郵件撰寫(xiě)禮儀商務(wù)電子郵件撰寫(xiě)禮儀職場(chǎng)系列培訓(xùn)職場(chǎng)系列培訓(xùn)u電子郵件的格式電子郵件的格式目目 錄錄u電子郵件的禮儀規(guī)范電子郵件的禮儀規(guī)范u其他注意事項(xiàng)其他注意事項(xiàng)u收件人、抄送人的選擇收件人、抄送人的選擇商務(wù)電子郵件的格式商務(wù)電子郵件的格式 電子郵件的格式：電子郵件的格式：內(nèi)容構(gòu)成：內(nèi)容構(gòu)成：稱呼、問(wèn)候、正文、祝頌語(yǔ)、署名、日期稱呼、問(wèn)候、正文、祝頌語(yǔ)、署名、日期格式上的要求：格式上的要求：（1 1）稱呼：稱呼頂格寫(xiě)在第一行，然后，）稱呼：稱呼頂格寫(xiě)在第一行，然后，再在后面加上冒號(hào)，表示下面有話要說(shuō)再在后面加上冒號(hào)，表示下面有話要說(shuō)（2 2）問(wèn)候語(yǔ)：?jiǎn)柡蛘Z(yǔ)要寫(xiě)在稱呼的下一行，）問(wèn)候語(yǔ)：?jiǎn)?/p>

2、候語(yǔ)要寫(xiě)在稱呼的下一行，空兩格。它可以獨(dú)立成為一段空兩格。它可以獨(dú)立成為一段與書(shū)信格式相同與書(shū)信格式相同格式上的要求：格式上的要求：（3 3）正文：正文一般分為連接語(yǔ)、主體）正文：正文一般分為連接語(yǔ)、主體文、總括語(yǔ)三個(gè)部分。每一個(gè)部分開(kāi)頭文、總括語(yǔ)三個(gè)部分。每一個(gè)部分開(kāi)頭都應(yīng)另起一行，空兩格落筆都應(yīng)另起一行，空兩格落筆 （4 4）祝頌語(yǔ)：祝頌語(yǔ)是表示致敬或祝）祝頌語(yǔ)：祝頌語(yǔ)是表示致敬或祝賀一類的話，如賀一類的話，如“此致此致”、“祝?！钡?。等。它可以緊接著正文寫(xiě)，也可以獨(dú)占一行，它可以緊接著正文寫(xiě)，也可以獨(dú)占一行，空兩格寫(xiě)。另外，在寫(xiě)與空兩格寫(xiě)。另外，在寫(xiě)與“此致此致”和和“祝?！毕嗯涮椎南嗯?/p>

3、套的“敬禮敬禮”、“健康健康”一一類表示祝愿的話語(yǔ)時(shí)，一般要另起一行類表示祝愿的話語(yǔ)時(shí)，一般要另起一行頂格寫(xiě)頂格寫(xiě)格式上的要求：格式上的要求： （5 5）署名：寫(xiě)完信之后，在信的右下角）署名：寫(xiě)完信之后，在信的右下角寫(xiě)上發(fā)信人的姓名叫做署名（如郵件已寫(xiě)上發(fā)信人的姓名叫做署名（如郵件已設(shè)置自動(dòng)簽名，可省略）設(shè)置自動(dòng)簽名，可省略）（6 6）日期）日期 發(fā)信的日期可寫(xiě)在具名的后發(fā)信的日期可寫(xiě)在具名的后邊，也可以另起一行（因電子郵件的即邊，也可以另起一行（因電子郵件的即時(shí)性，可省略）時(shí)性，可省略）商務(wù)電子郵件的禮儀規(guī)范商務(wù)電子郵件的禮儀規(guī)范一、電子郵件是一種商務(wù)文本，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真撰寫(xiě)一、電子郵件是一種商務(wù)

4、文本，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真撰寫(xiě)：1. 主題要明確主題要明確收件人見(jiàn)到它便對(duì)整個(gè)電子郵件一目了收件人見(jiàn)到它便對(duì)整個(gè)電子郵件一目了然了然了 2. 語(yǔ)言要流暢語(yǔ)言要流暢盡量別寫(xiě)生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、盡量別寫(xiě)生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料最好標(biāo)明出處，以便核對(duì)資料最好標(biāo)明出處，以便核對(duì) 3.郵件的內(nèi)容要簡(jiǎn)潔郵件的內(nèi)容要簡(jiǎn)潔內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要，愈短愈好內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要，愈短愈好二、電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用，不發(fā)無(wú)意義的郵件二、電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用，不發(fā)無(wú)意義的郵件 若無(wú)必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子郵件若無(wú)必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子郵件 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)

5、方一下，往往還是必不可少的往往還是必不可少的第三，電子郵件應(yīng)當(dāng)注意編碼問(wèn)題第三，電子郵件應(yīng)當(dāng)注意編碼問(wèn)題 商界人士在使用中文向除了中國(guó)內(nèi)地之外的其他國(guó)家商界人士在使用中文向除了中國(guó)內(nèi)地之外的其他國(guó)家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時(shí)，必須同時(shí)用英文注明和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時(shí)，必須同時(shí)用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對(duì)方可以收到自自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對(duì)方可以收到自己的郵件。己的郵件。第四，電子郵件應(yīng)當(dāng)慎選花哨功能第四，電子郵件應(yīng)當(dāng)慎選花哨功能l對(duì)電子郵件修飾過(guò)多，難免會(huì)使其容量增大，收發(fā)對(duì)電子郵件修飾過(guò)多，難免會(huì)使其容量增大，收發(fā)時(shí)間增長(zhǎng)，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)金錢，而且往往會(huì)給時(shí)間

6、增長(zhǎng)，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)金錢，而且往往會(huì)給人以華而不實(shí)之感。人以華而不實(shí)之感。l電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來(lái)，他所收到的那個(gè)電子郵件就很述功能。這樣一來(lái)，他所收到的那個(gè)電子郵件就很有可能會(huì)大大地背離了發(fā)件人的初衷，因而使之前有可能會(huì)大大地背離了發(fā)件人的初衷，因而使之前功盡棄。功盡棄。 收件人、抄送人的區(qū)別收件人、抄送人的區(qū)別收件人、抄送人的區(qū)別：收件人、抄送人的區(qū)別：在功能上無(wú)特別區(qū)別在功能上無(wú)特別區(qū)別在指向上有所區(qū)別：在指向上有所區(qū)別：主要是為了區(qū)分收件人的主要是為了區(qū)分收件人的主次用主次用。收件人：收件人：指的是你郵

7、件的指的是你郵件的主送人主送人，可以是一個(gè)，可以是一個(gè)或多個(gè)或多個(gè)抄送人：抄送人：需要告知的人，比如其他相關(guān)人員、需要告知的人，比如其他相關(guān)人員、 跨級(jí)、領(lǐng)導(dǎo)跨級(jí)、領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)主送、抄送機(jī)關(guān)的規(guī)范有關(guān)主送、抄送機(jī)關(guān)的規(guī)范 （一）關(guān)于主送一）關(guān)于主送 應(yīng)當(dāng)根據(jù)郵件的內(nèi)容及發(fā)文、收文部門（或應(yīng)當(dāng)根據(jù)郵件的內(nèi)容及發(fā)文、收文部門（或個(gè)人個(gè)人為簡(jiǎn)便，以下統(tǒng)一稱為為簡(jiǎn)便，以下統(tǒng)一稱為“主送人主送人”、“抄送人抄送人”）的隸屬關(guān)系及職權(quán)范圍確定主送人。的隸屬關(guān)系及職權(quán)范圍確定主送人。 上行文（向上級(jí)請(qǐng)示）應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持一個(gè)主送人的上行文（向上級(jí)請(qǐng)示）應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持一個(gè)主送人的作法，不能多頭主送。作法，不能多頭主送。多頭主送

8、往往造成受文人多頭主送往往造成受文人之間相互推諉或產(chǎn)生矛盾、抵觸，反而不利于盡之間相互推諉或產(chǎn)生矛盾、抵觸，反而不利于盡快解決問(wèn)題。快解決問(wèn)題。有關(guān)主送、抄送機(jī)關(guān)的規(guī)范有關(guān)主送、抄送機(jī)關(guān)的規(guī)范 確定上行文主送人的規(guī)范是：確定上行文主送人的規(guī)范是： 1 1請(qǐng)示：請(qǐng)示：一般只寫(xiě)一個(gè)主送人，需要同時(shí)送其一般只寫(xiě)一個(gè)主送人，需要同時(shí)送其他人的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。他人的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。 2 2受雙重領(lǐng)導(dǎo)受雙重領(lǐng)導(dǎo)：發(fā)送上行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作：發(fā)送上行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作內(nèi)容，即針對(duì)具體公務(wù)活動(dòng)的職權(quán)歸屬寫(xiě)明主內(nèi)容，即針對(duì)具體公務(wù)活動(dòng)的職權(quán)歸屬寫(xiě)明主送人和抄送人。送人和抄送人。 3 3除上級(jí)負(fù)責(zé)人直接交辦的

9、事項(xiàng)外，不除上級(jí)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不要隨意向上級(jí)負(fù)責(zé)人報(bào)送要隨意向上級(jí)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示請(qǐng)示”、“意見(jiàn)意見(jiàn)”和和“報(bào)告報(bào)告”。 有關(guān)主送、抄送機(jī)關(guān)的規(guī)范有關(guān)主送、抄送機(jī)關(guān)的規(guī)范 （二）關(guān)于抄送（二）關(guān)于抄送 抄送人是指除主送人外需要執(zhí)行或知曉內(nèi)抄送人是指除主送人外需要執(zhí)行或知曉內(nèi)容的其他人。抄送范圍得當(dāng)，有助于公文處理，容的其他人。抄送范圍得當(dāng)，有助于公文處理，否則將貽誤溝通或造成人力、物力的浪費(fèi)。否則將貽誤溝通或造成人力、物力的浪費(fèi)。 有關(guān)主送、抄送機(jī)關(guān)的規(guī)范有關(guān)主送、抄送機(jī)關(guān)的規(guī)范 1 1應(yīng)當(dāng)抄送的情況應(yīng)當(dāng)抄送的情況 （1 1）除主送人外，）除主送人外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他需要執(zhí)行

10、或知曉公文的其他人員人員，應(yīng)列為抄送人；，應(yīng)列為抄送人； （2 2）向下級(jí)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)向下級(jí)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)部門抄送直接上級(jí)部門； （3 3）上級(jí)部門向受）上級(jí)部門向受雙重領(lǐng)導(dǎo)雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一個(gè)上級(jí)部門；必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一個(gè)上級(jí)部門； （4 4）隔級(jí)溝通：）隔級(jí)溝通：下級(jí)因特殊情況必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)抄送被越下級(jí)因特殊情況必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)抄送被越過(guò)的上級(jí)；上級(jí)越級(jí)向下級(jí)行文時(shí)，可以抄送過(guò)的上級(jí)；上級(jí)越級(jí)向下級(jí)行文時(shí)，可以抄送受文人的直接上級(jí)。受文人的直接上級(jí)。 有關(guān)主送、抄送機(jī)關(guān)的規(guī)范有關(guān)主送、抄送機(jī)關(guān)的

11、規(guī)范 2 2不應(yīng)當(dāng)抄送的情況不應(yīng)當(dāng)抄送的情況 （1）請(qǐng)示郵件不得抄送其下級(jí)部門或個(gè)人； （2）接受抄送公文的部門或個(gè)人不必再向其他機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)抄、轉(zhuǎn)送； （3）凡與公文辦理無(wú)關(guān)的單位一律不予抄送凡與公文辦理無(wú)關(guān)的單位一律不予抄送。 電子郵件的其他重要事項(xiàng)電子郵件的其他重要事項(xiàng)郵件主題郵件主題 如果一次要和對(duì)方討論的事情是不同的主題，建議如果一次要和對(duì)方討論的事情是不同的主題，建議分開(kāi)不同的電郵傳送分開(kāi)不同的電郵傳送 也就是說(shuō)，每封信的主題最好只有一個(gè)，這樣對(duì)方也就是說(shuō)，每封信的主題最好只有一個(gè)，這樣對(duì)方會(huì)比較好針對(duì)單純的主題加以回信。會(huì)比較好針對(duì)單純的主題加以回信。商務(wù)郵件的修辭商務(wù)郵件的修辭 撰寫(xiě)

12、商務(wù)電郵前，不妨想到此時(shí)是面對(duì)著對(duì)方，撰寫(xiě)商務(wù)電郵前，不妨想到此時(shí)是面對(duì)著對(duì)方，而不是面對(duì)鍵盤(pán)與屏幕，這樣可以讓語(yǔ)氣溫暖而不是面對(duì)鍵盤(pán)與屏幕，這樣可以讓語(yǔ)氣溫暖一點(diǎn)；一點(diǎn)； 書(shū)寫(xiě)時(shí)要比口語(yǔ)對(duì)話再稍微正式一點(diǎn)書(shū)寫(xiě)時(shí)要比口語(yǔ)對(duì)話再稍微正式一點(diǎn) 設(shè)想對(duì)方看了你的信之后可能有的觀點(diǎn)，也就設(shè)想對(duì)方看了你的信之后可能有的觀點(diǎn)，也就是要在別人的思考里思考是要在別人的思考里思考 了解對(duì)方和你一樣都是大忙人，講重點(diǎn)即可了解對(duì)方和你一樣都是大忙人，講重點(diǎn)即可 多一點(diǎn)體貼，想辦法讓你的電郵，看起來(lái)簡(jiǎn)短多一點(diǎn)體貼，想辦法讓你的電郵，看起來(lái)簡(jiǎn)短扼要，有親和力但不失禮。扼要，有親和力但不失禮。郵件結(jié)構(gòu)郵件結(jié)構(gòu)：第一段與最

13、后一段是重點(diǎn)第一段與最后一段是重點(diǎn) 電子郵件的撰寫(xiě)，應(yīng)該掌握由上而下的重點(diǎn)，也就是電子郵件的撰寫(xiě)，應(yīng)該掌握由上而下的重點(diǎn)，也就是說(shuō)，重點(diǎn)在最前面的第一段說(shuō)，重點(diǎn)在最前面的第一段 如果信件很長(zhǎng)，最好在結(jié)尾的部分，再度強(qiáng)調(diào)第一段如果信件很長(zhǎng)，最好在結(jié)尾的部分，再度強(qiáng)調(diào)第一段的重點(diǎn)。的重點(diǎn)。要求：要求：主動(dòng)說(shuō)出你期待對(duì)方做的事情主動(dòng)說(shuō)出你期待對(duì)方做的事情 當(dāng)你想要收件者采取行動(dòng)時(shí)，如果電郵的內(nèi)容當(dāng)你想要收件者采取行動(dòng)時(shí)，如果電郵的內(nèi)容長(zhǎng)，在信件的一開(kāi)始，就說(shuō)明你的要求長(zhǎng)，在信件的一開(kāi)始，就說(shuō)明你的要求 如果內(nèi)容很短，不超過(guò)一個(gè)屏幕可以讀完的范如果內(nèi)容很短，不超過(guò)一個(gè)屏幕可以讀完的范圍，就直接在信件內(nèi)

14、容的結(jié)尾提出要求即可。圍，就直接在信件內(nèi)容的結(jié)尾提出要求即可。日期：日期：郵件的日期與時(shí)間要明確郵件的日期與時(shí)間要明確 在電郵中提到的日期與時(shí)間，一定要具體，你在電郵中提到的日期與時(shí)間，一定要具體，你說(shuō)的下個(gè)月或是下周三到底是什么時(shí)候說(shuō)的下個(gè)月或是下周三到底是什么時(shí)候? ?因此最因此最好改成下周三好改成下周三( (如如3 3月月7 7日日) )下個(gè)月下個(gè)月( (如如8 8月月) )，時(shí)間也要明確，是上午還是下午，時(shí)間也要明確，是上午還是下午? ?是以是以自己或?qū)Ψ降臅r(shí)區(qū)為準(zhǔn)自己或?qū)Ψ降臅r(shí)區(qū)為準(zhǔn)? ?以免雙方認(rèn)知不同而產(chǎn)以免雙方認(rèn)知不同而產(chǎn)生誤會(huì)。生誤會(huì)。回復(fù)郵件：回復(fù)郵件： 如果你回復(fù)對(duì)方的來(lái)

15、信時(shí)，使用對(duì)方的主旨回復(fù)，如果你回復(fù)對(duì)方的來(lái)信時(shí)，使用對(duì)方的主旨回復(fù)，讓對(duì)方知道這是來(lái)自于你的回復(fù)。此外，如果想要讓對(duì)方知道這是來(lái)自于你的回復(fù)。此外，如果想要在主旨點(diǎn)出回復(fù)的重點(diǎn)，可以在郵件本文內(nèi)容里寫(xiě)在主旨點(diǎn)出回復(fù)的重點(diǎn)，可以在郵件本文內(nèi)容里寫(xiě)上回復(fù)主旨：上回復(fù)主旨：XXXXXXXXXXXX讓對(duì)方知道這是回復(fù)哪一讓對(duì)方知道這是回復(fù)哪一封信。封信。風(fēng)格：風(fēng)格： 檢查自己寫(xiě)的電郵時(shí)，試試看讀出聲音，對(duì)話檢查自己寫(xiě)的電郵時(shí)，試試看讀出聲音，對(duì)話式的寫(xiě)作風(fēng)格輕松但不失禮，而且也比較自然式的寫(xiě)作風(fēng)格輕松但不失禮，而且也比較自然順暢。順暢。 語(yǔ)感語(yǔ)感: 1.采用主動(dòng)的語(yǔ)氣。采用主動(dòng)的語(yǔ)氣。讓收信者知道，是誰(shuí)