電腦辦公小常識

1、一、誤刪資料恢復(fù)一不小心,刪錯了,還把回收站清空了,咋辦啊?只要三步,你就能找回你刪掉并清空回收站的東西步驟:1、單擊“開始運行,然后輸入regedit (打開注冊表2、依次展開: HEKEYLOCALMACHIME/SOFTWARE/microsoft/WINDOWS/ CURRENTVERSION/EXPLORER/DESKTOP/NAMESPACE 在左邊空白外點擊“新建”,選擇:“主鍵”,把它命名為“645FFO405081101B9F0800AA002F954E”再把右邊的“默認”的主鍵的鍵值設(shè)為“回收站”,然后退出注冊表。就OK 啦。3、要重啟計算機。只要機器沒有運行過磁盤整理。系

2、統(tǒng)完好.任何時候的文件都可以找回來。也許你已經(jīng)在Excel中完成過上百張財務(wù)報表,也許你已利用Excel 函數(shù)實現(xiàn)過上千次的復(fù)雜運算,也許你認為Excel也不過如此,甚至了無新意。但我們平日里無數(shù)次重復(fù)的得心應(yīng)手的使用方法只不過是Excel全部技巧的百分之一。本專題從Excel中的一些鮮為人知的技巧入手,領(lǐng)略一下關(guān)于Excel的別樣風(fēng)情。一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中,如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示,大于等于1500元的工資總額以“藍色”顯示,低于1000元的工資總額以“棕色”顯示,其它以“黑色”顯示,我們可以這樣設(shè)臵。1.打開“工資表”工作簿,選中“工資總額”

3、所在列,執(zhí)行“格式條件格式”命令,打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側(cè)的下拉按鈕,選中“大于或等于”選項,在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕,打開“單元格格式”對話框,將“字體”的“顏色”設(shè)臵為“紅色”。2.按“添加”按鈕,并仿照上面的操作設(shè)臵好其它條件(大于等于1500,字體設(shè)臵為“藍色”;小于1000,字體設(shè)臵為“棕色”。3.設(shè)臵完成后,按下“確定”按鈕。看看工資表吧,工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。二、建立分類下拉列表填充項我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中,為了保持名稱的一致性,利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。1.在Shee

4、t2中,將企業(yè)名稱按類別(如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”等分別輸入不同列中,建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。2.選中A列(“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列,在“名稱”欄內(nèi),輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后,按“回車”鍵進行確認。仿照上面的操作,將B、C列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”3.切換到Sheet1中,選中需要輸入“企業(yè)類別”的列(如C列,執(zhí)行“數(shù)據(jù)有效性”命令,打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設(shè)臵”標簽中,單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕,選中“序列”選項,在下面的“來源”方框中,輸入“工業(yè)企業(yè)”,“商業(yè)企業(yè)”,“個體企業(yè)”序列(各元素之間用英文逗號隔開,確定退出。再選中需要輸入企業(yè)名稱的列(如D列,再

5、打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框,選中“序列”選項后,在“來源”方框中輸入公式:=INDIRECT(C1,確定退出。4.選中C列任意單元格(如C4,單擊右側(cè)下拉按鈕,選擇相應(yīng)的“企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應(yīng)的D列單元格(如D4,單擊下拉按鈕,即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示:在以后打印報表時,如果不需要打印“企業(yè)類別”列,可以選中該列,右擊鼠標,選“隱藏”選項,將該列隱藏起來即可。三、建立“常用文檔”新菜單在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單,將常用的工作簿文檔添加到其中,方便隨時調(diào)用。1.在工具欄空白處右擊鼠標,選“自定義”選項,打開“自定義”對話框

6、。在“命令”標簽中,選中“類別”下的“新菜單”項,再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內(nèi)容”按鈕,在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱(如“常用文檔”。2.再在“類別”下面任選一項(如“插入”選項,在右邊“命令”下面任選一項(如“超鏈接”選項,將它拖到新菜單(常用文檔中,并仿照上面的操作對它進行命名(如“工資表”等,建立第一個工作簿文檔列表名稱。重復(fù)上面的操作,多添加幾個文檔列表名稱。3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項(如“工資表”等,右擊鼠標,在彈出的快捷菜單中,選“分配超鏈接打開”選項,打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕,定位到相應(yīng)的工作簿(如“工

7、資.xls”等文件夾,并選中該工作簿文檔。重復(fù)上面的操作,將菜單項和與它對應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時,只要展開“常用文檔”菜單,單擊其中的相應(yīng)選項即可。提示:盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中,但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。四、制作“專業(yè)符號”工具欄在編輯專業(yè)表格時,常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號,為了方便輸入,我們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。1.執(zhí)行“工具宏錄制新宏”命令,打開“錄制新宏”對話框,輸入宏名?如“fuhao1”?并將宏保存在“個人宏工作簿”中,

8、然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕,然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中,再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕,完成宏的錄制。仿照上面的操作,一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。2.打開“自定義”對話框,在“工具欄”標簽中,單擊“新建”按鈕,彈出“新建工具欄”對話框,輸入名稱“專業(yè)符號”,確定后,即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條。切換到“命令”標簽中,選中“類別”下面的“宏”,將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業(yè)符號”欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕。3.選中其中一個“自定義按鈕”,仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。4.右擊某個命名后的按鈕,在隨后彈出的

9、快捷菜單中,選“指定宏”選項,打開“指定宏”對話框,選中相應(yīng)的宏(如fuhao1等,確定退出。重復(fù)此步操作,將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。5.關(guān)閉“自定義”對話框,以后可以像使用普通工具欄一樣,使用“專業(yè)符號”工具欄,向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。五、用“視面管理器”保存多個打印頁面有的工作表,經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域,用“視面管理器”吧。1.打開需要打印的工作表,用鼠標在不需要打印的行(或列標上拖拉,選中它們再右擊鼠標,在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中,選“隱藏”選項,將不需要打印的行(或列隱藏起來。2.執(zhí)行“視圖視面管理器”命令,打開“視面管理器”對話框,單擊“添加”按鈕,彈出“添加視面”對話框,輸入

10、一個名稱(如“上報表”后,單擊“確定”按鈕。3.將隱藏的行(或列顯示出來,并重復(fù)上述操作,“添加”好其它的打印視面。4.以后需要打印某種表格時,打開“視面管理器”,選中需要打印的表格名稱,單擊“顯示”按鈕,工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來,簡單設(shè)臵、排版一下,按下工具欄上的“打印”按鈕,一切就OK了。六、讓數(shù)據(jù)按需排序如果你要將員工按其所在的部門進行排序,這些部門名稱既的有關(guān)信息不是按拼音順序,也不是按筆畫順序,怎么辦?可采用自定義序列來排序。1.執(zhí)行“格式選項”命令,打開“選項”對話框,進入“自定義序列”標簽中,在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機關(guān),車隊,一車間,二車間

11、,三車間”等,單擊“添加”和“確定”按鈕退出。2.選中“部門”列中任意一個單元格,執(zhí)行“數(shù)據(jù)排序”命令,打開“排序”對話框,單擊“選項”按鈕,彈出“排序選項”對話框,按其中的下拉按鈕,選中剛才自定義的序列,按兩次“確定”按鈕返回,所有數(shù)據(jù)就按要求進行了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱,只好將它隱藏起來了。1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格(區(qū)域,執(zhí)行“格式單元格”命令,打開“單元格格式”對話框,在“數(shù)字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項,然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“;”(三個英文狀態(tài)下的分號。2.再切換到“保護”標簽下,選中其中的“隱藏”選項,按“確定

12、”按鈕退出。3.執(zhí)行“工具保護保護工作表”命令,打開“保護工作表”對話框,設(shè)臵好密碼后,“確定”返回。經(jīng)過這樣的設(shè)臵以后,上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來,就是使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示:在“保護”標簽下,請不要清除“鎖定”前面復(fù)選框中的“”號,這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時,有的單元格中要輸入英文,有的單元格中要輸入中文,反復(fù)切換輸入法實在不方便,何不設(shè)臵一下,讓輸入法智能化地調(diào)整呢?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域,執(zhí)行“數(shù)據(jù)有效性”命令,打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框,切換到“輸入法模式”標簽下,按“模式”右側(cè)的下拉按鈕,選中“打

13、開”選項后,“確定”退出。以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時,中文輸入法(輸入法列表中的第1個中文輸入法自動打開,當(dāng)選中其它單元格時,中文輸入法自動關(guān)閉。九、讓“自動更正”輸入統(tǒng)一的文本你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本,如電腦報而煩惱呢?那就往下看吧。1.執(zhí)行“工具自動更正”命令,打開“自動更正”對話框。2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符,“pcw”用小寫,在“替換為”下面的方框中輸入“電腦報”,再單擊“添加”和“確定”按鈕。3.以后如果需要輸入上述文本時,只要輸入“pcw”字符?此時可以不考慮“pcw”的大小寫?,然后確認一下就成了。十、在Excel

14、中自定義函數(shù)Excel函數(shù)雖然豐富,但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數(shù),來完成一些特定的運算。下面,我們就來自定義一個計算梯形面積的函數(shù):1.執(zhí)行“工具宏Visual Basic編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵,打開Visual Basic編輯窗口。2.在窗口中,執(zhí)行“插入模塊”菜單命令,插入一個新的模塊模塊1。3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼:Function V(a,b,hV = h*(a+b/2End Function4.關(guān)閉窗口,自定義函數(shù)完成。以后可以像使用內(nèi)臵函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。提示:用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。十一、

15、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景,是襯在整個工作表下面的,能不能只襯在表頭下面呢?1.執(zhí)行“格式工作表背景”命令,打開“工作表背景”對話框,選中需要作為背景的圖片后,按下“插入”按鈕,將圖片襯于整個工作表下面。2.在按住Ctrl鍵的同時,用鼠標在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域中拖拉,同時選中這些單元格(區(qū)域。3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕,在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板”中,選中“白色”。經(jīng)過這樣的設(shè)臵以后,留下的單元格下面襯上了圖片,而上述選中的單元格(區(qū)域下面就沒有襯圖片了(其實,是圖片被“白色”遮蓋了。提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“&”來合并文

16、本如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中,不需要利用函數(shù),一個小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中。1.在D列后面插入兩個空列(E、F列,然后在D1單元格中輸入公式:=B1&C1&D1。2.再次選中D1單元格,用“填充柄”將上述公式復(fù)制到D列下面的單元格中,B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對應(yīng)的單元格中。3.選中E列,執(zhí)行“復(fù)制”操作,然后選中F列,執(zhí)行“編輯選擇性粘貼”命令,打開“選擇性粘貼”對話框,選中其中的“數(shù)值”選項,按下“確定”按鈕,E列的內(nèi)容(不是公式即被復(fù)制到F列中。4.將B、C、D、E列刪除,完成合并工作。提示:完成第1、2步的

17、操作,合并效果已經(jīng)實現(xiàn),但此時如果刪除B、C、D列,公式會出現(xiàn)錯誤。故須進行第3步操作,將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”。生成績條常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題,有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實現(xiàn),這對于初學(xué)者來說有一定難度。出于此種考慮,我在這里給出一種用函數(shù)實現(xiàn)的簡便方法。此處假定學(xué)生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中,其中第1行為標題,第2行為學(xué)科名稱。1.切換到Sheet2工作表中,選中A1單元格,輸入公式: =IF(MOD(ROW(,3=0,IF(0MOD?ROW(,3(=1,sheet1!A, INDEX(sheet1!$A:$G,INT(ROW(+4/3+

18、1,COLUMN(。2.再次選中A1單元格,用“填充柄”將上述公式復(fù)制到B1至G1單元格中;然后,再同時選中A1至G1單元格區(qū)域,用“填充柄”將上述公式復(fù)制到A2至G185單元格中。至此,成績條基本成型,下面簡單修飾一下。3.調(diào)整好行高和列寬后,同時選中A1至G2單元格區(qū)域(第1位學(xué)生的成績條區(qū)域,按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下拉按鈕,在隨后出現(xiàn)的邊框列表中,選中“所有框線”選項,為選中的區(qū)域添加邊框(如果不需要邊框,可以不進行此步及下面的操作。4.同時選中A1至G3單元格區(qū)域,點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕,然后按住鼠標左鍵,自A4拖拉至G186單元格區(qū)域,為所有的成績條添加邊框。按

19、“打印”按鈕,即可將成績條打印出來。十四、Excel幫你選函數(shù)在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時,常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。Excel 的“搜索函數(shù)”功能可以幫你縮小范圍,挑選出合適的函數(shù)。執(zhí)行“插入函數(shù)”命令,打開“插入函數(shù)”對話框,在“搜索函數(shù)”下面的方框中輸入要求(如“計數(shù)”,然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕,系統(tǒng)即刻將與“計數(shù)”有關(guān)的函數(shù)挑選出來,并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文件,即可快速確定所需要的函數(shù)。十五、同時查看不同工作表中多個單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)有時,我們編輯某個工作表(Sheet1時,需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3某個單元格的內(nèi)容,可以利用Excel的“監(jiān)

20、視窗口”功能來實現(xiàn)。執(zhí)行“視圖工具欄監(jiān)視窗口”命令,打開“監(jiān)視窗口”,單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕,展開“添加監(jiān)視點”對話框,用鼠標選中需要查看的單元格后,再單擊“添加”按鈕。重復(fù)前述操作,添加其它“監(jiān)視點”。以后,無論在哪個工作表中,只要打開“監(jiān)視窗口”,即可查看所有被監(jiān)視點單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。十六、為單元格快速畫邊框在Excel 2002以前的版本中,為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩,Excel 2002對此功能進行了全新的拓展。單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕,在隨后彈出的下拉列表中,選“繪圖邊框”選項,或者執(zhí)行“視圖工具欄邊框”命令,展開“邊框”工具欄。單擊工具欄最左側(cè)

21、的下拉按鈕,選中一種邊框樣式,然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉,即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。提示:如果畫錯了邊框,沒關(guān)系,選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕,然后在錯誤的邊框上拖拉一下,就可以清除掉錯誤的邊框。如果需要畫出不同顏色的邊框,可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色”按鈕,在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后,再畫邊框即可。這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文本的長度你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù),或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時候,Excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告,那該多好啊!要實現(xiàn)這一功能,對Excel來

22、說,也并不難。例如我們將光標定位到一個登記“年份”的單元格中,為了輸入的統(tǒng)一和計算的方便,我們希望“年份”都用一個四位數(shù)來表示。所以,我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項。在“設(shè)臵”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于”,且“長度”為“4”。同時,我們再來到“出錯警告”卡片中,將“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示的出錯警告”設(shè)為“停止”,并在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數(shù)年份。”字樣。很顯然,當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數(shù)時,Excel 就會彈出示的警告對話框,告訴你出錯原因,并直到你輸入了正確“樣式

23、”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實,在Excel的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中,還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選,比如“文本類型”啊,“序列大小”啊,“時間遠近”啊,如你有興趣,何不自作主張,自己設(shè)計一種檢測標準,讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格我們知道每次打開Excel,軟件總是默認打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力,更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián),當(dāng)然首先就需要同步輸入。因此,在很多情況下,都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。那么如何對表格進行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標簽名

24、“Sheet1”,然后按住Shift鍵,單擊最后一張表格的標簽名“Sheet3”(如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起,可以按住Ctrl鍵進行點選。此時,我們看到Excel的標題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組”字樣,我們就可以進行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點什么,我們發(fā)現(xiàn),“工作組”中所有表格的同一位臵都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。但是,僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如,我們需要將多張表格中相同位臵的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先,我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式,再單擊“編輯”菜單的“填充”選項,然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時,Excel會彈出“填充成組工作表”的對話

25、框,在這里我們選擇“格式”一項,點“確定”后,同組中所有表格該位臵的數(shù)據(jù)格式都改變了。十九、改變文本的大小寫在Excel中,為表格處理和數(shù)據(jù)運算提供最強大支持的不是公式,也不是數(shù)據(jù)庫,而是函數(shù)。不要以為Excel中的函數(shù)只是針對數(shù)字,其實只要是寫進表格中的內(nèi)容,Excel都有對它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。在Excel 2002中,至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是:“=UPPER(源數(shù)據(jù)格”,將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫;“=LOWER(源數(shù)據(jù)格”,將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫;“=PROPER(源數(shù)據(jù)格”,將文本轉(zhuǎn)換成“適當(dāng)”的大小寫,如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如,我們在一

26、張表格的A1單元格中輸入小寫的“excel”,然后在目標單元格中輸入“=UPPER(A1”,回車后得到的結(jié)果將會是“EXCEL”。同樣,如果我們在A3單元格中輸入“mr.weiwei”,然后我們在目標單元格中輸入“=PROPER(A3”,那么我們得到的結(jié)果就將是“Mr.Weiwei”了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接輸入外,從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入,絕對是一種省時又省事的方法,特別是對一些樣式雷同的信息更是如此,比如員工名單、籍貫等信息。如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話,最好使用“=RIGHT(源數(shù)據(jù)格,提取的字符數(shù)”函數(shù),它表示“從A4單元格最右側(cè)的字符開始提取2

27、個字符”輸入到此位臵。當(dāng)然,如果你想提取姓名的話,則要使用“=LEFT(源數(shù)據(jù)格,提取的字符數(shù)”函數(shù)了。還有一種情況,我們不從左右兩端開始,而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個字時,就只須在目標單元格中輸入“=MID(A5,4,2”就可以了。意思是:在A5單元格中提取第4個字符后的兩個字符,也就是第4和第5兩個字。二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個比較復(fù)雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式:大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“th”后綴,但大凡是以“1”、“2”、“3”結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結(jié)尾的。而且

28、,“11”、“12”、“13”這3個數(shù)字又不一樣,它們卻仍然是以“th”結(jié)尾的。因此,實現(xiàn)起來似乎很復(fù)雜。其實,只要我們理清思路,找準函數(shù),只須編寫一個公式,就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信,請看:“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2=11,12,13, th ,IF(OR(VALUE(R =A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2=11,12,13,th =A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2=11,12,13, th,IF(OR(VALUE(R IGHT(A2=1,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2,st , nd nd, rd ,

29、th ”。 rd, th IGHT(A2=1,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2, st,nd ,rd , th 。 st 該公式盡管一長串，不過含義卻很明確： 如果數(shù)字是以 11 11”、 12 12”、 該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：如果數(shù)字是以“11 、“12 、 “13 結(jié)尾的，則加上 th 后綴；如果第 1 原則無效，則檢查最后一個 13”結(jié)尾的 則加上“th 后綴； th”后綴 原則無效， 13 結(jié)尾的， 數(shù)字， 1 結(jié)尾使用 st”、 2 結(jié)尾使用 nd”、 3 結(jié)尾使用 rd”； 結(jié)尾使用“st 結(jié)尾使用“nd 結(jié)尾使用“rd 數(shù)字，以“1”結(jié)尾使用 st 、以“2”

30、結(jié)尾使用 nd 、以“3”結(jié)尾使用 rd ； 原則都無效，那么就用“th 因此， th”。 如果第 1、2 原則都無效，那么就用 th 。因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的 轉(zhuǎn)換實現(xiàn)得如此輕松和快捷。 轉(zhuǎn)換實現(xiàn)得如此輕松和快捷。 二十二、 二十二、用特殊符號補齊位數(shù) 和財務(wù)打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的 安 和財務(wù)打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安 全填寫法”，那就是將金額中的空位補齊， 全填寫法 ，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數(shù)據(jù)的前面加上 “$”之類的符號。 $ 之類的符號 其實， Excel 中也有類似的輸入方法， 之類的符號。 其實， 中也有類似的輸入方

31、法， 那就是“REPT REPT” 在 那就是 REPT 函數(shù)。它的基本格式是 =REPT( 特殊符號”，填充位數(shù) 。 =REPT(“特殊符號 函數(shù)。它的基本格式是“=REPT( 特殊符號 ，填充位數(shù)”。 比如， 我們要在中 A2 單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用 #”號填充至 16 位， 單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“# 號填充至 比如， 就只須將公式改為“=(A2&REPT( # ,16 LEN(A2”即可 如果我們要將 ,16即可； 就只須將公式改為 =(A2&REPT(#,16-LEN(A2 即可； =(A2&REPT( A3 單 元 格 中 的 數(shù) 字 從 左 側(cè) 用 “#”

32、 號 填 充 至 16 位 ， 就 要 改 為 # “=REPT( #,16-LEN(A3&A3 ；另外，如果我們想用 #”號將 A4 中的 =REPT(# ,16 LEN(A3&A3”；另外，如果我們想用“# 號將 ,16=REPT( 數(shù) 值 從 兩 側(cè) 填 充 ， 則 需 要 改 為 “=REPT( #,8-LEN(A4/2&A4&REPT( #8-LEN(A4/2 ；如果你還嫌 =REPT(# ,8 LEN(A4/2&A4&REPT(# 8 LEN(A4/2”； ,88=REPT( 不夠?qū)I(yè)， 單元格數(shù)字的頂頭加上“$ 符號的話 那就改為：

33、 符號的話， 不夠?qū)I(yè)，要在 A5 單元格數(shù)字的頂頭加上 $”符號的話，那就改為： “=(TEXT(A5, $#,#0.00 (&REPT( #,16-LEN(TEXT(A5, $#,#0.00 =(TEXT(A5,$#,#0.00 (&REPT(# ,16 LEN(TEXT(A5,$#,#0.00 ,16$#,#0.00 =(TEXT(A5, $#,#0.00(&REPT( ”，一定能滿足你的要求。 ，一定能滿足你的要求。 二十三、 二十三、創(chuàng)建文本直方圖 除了重復(fù)輸入之外， REPT”函數(shù)另一項衍生應(yīng)用就是可以直接在工 “REPT 除了重復(fù)輸入之外， REPT 函數(shù)

34、另一項衍生應(yīng)用就是可以直接在工 作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單， 作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊 符號的智能重復(fù)， 按照指定單元格中的計算結(jié)果表現(xiàn)出長短不一的比較 符號的智能重復(fù)， 效果。 效果。 比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將 E 比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E 列”作為直方圖 度收支平衡表 作為直方圖 預(yù)算內(nèi)”月份的顯示區(qū) 將 則作為直方圖中“超預(yù)算 的顯示區(qū)。 中“預(yù)算內(nèi) 月份的顯示區(qū)， “G 列”則作為直方圖中 超預(yù)算 的顯示區(qū)。 預(yù)算內(nèi) 月份的顯示區(qū)， G 則作為直方圖中 超預(yù)算”的顯示區(qū) 然后根據(jù)表中已有

35、結(jié)果“D 的數(shù)值， Wingdings 字體的“N 字符表 Wingdings”字體的 然后根據(jù)表中已有結(jié)果 D 列”的數(shù)值，用“Wingdings 字體的 N”字符表 的數(shù)值 現(xiàn)出來。具體步驟如下： 現(xiàn)出來。具體步驟如下： 在 E3 單 元 格 中 寫 入 公 式 “=IF(D30,REPT( n,ROUND(D3*100,0, ”，也拖動填充柄至 G14。 =IF(D30,REPT(n ,ROUND(D3*100,0, ,ROUND(D3*100,0, ， G14。 =IF(D30,REPT( 我們看到， 圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前， 我們看到，一個沒有動用 Excel 圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前， 方便直觀，簡單明了。 方便直觀，簡單明了。 二十四、 二十四、計算單元格中的總字數(shù) 有時候，我們可能對某個單元格中字符的數(shù)量感興趣， 有時候，我們可能對某個單元格中字符的數(shù)量感興趣，需要計算單 元格中的總字數(shù)。 SUBSTITUTE”函數(shù)的虛 元格中的總字數(shù)。要解決這個問題， 要解決這個問題，除了利用到“SUBSTITUTE 函數(shù)的虛 除了利用到 SUBSTITUTE 擬計算外，還要動用 TRIM 函數(shù)來刪除空格。 TRIM”函數(shù)來刪除空格 擬計算外，還要動用“TRIM 函數(shù)來刪除空格。比如