如何提高辦文辦會辦事能力

1、1如何提高辦文、辦會、辦事能力根據(jù)會議安排，結(jié)合今年 7 月 1 日正式施行的黨政機 關(guān)公文處理工作條例，與辦公室的各位同仁交流一下我在 辦文、辦會、辦事工作中的一些粗淺的體會，希望能達(dá)到拋 磚引玉的效果。如何提高辦文的能力我想重點就公文處理過程中容易忽視的 9 個方面的內(nèi)容， 提請大家引起高度重視。1 、文種。 請示就是請示，報告就是報告。而且請示應(yīng)當(dāng) 一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項，不 能把請示寫成報告，更不能下行文當(dāng)成上行文使， 給上級機 關(guān)發(fā)通知是不行的， 文種是絕對不能混用的。2 、文頭與落款。 就是紅頭文件的紅頭是有規(guī)定的，紅頭 和下面的蓋章必須是一致的。紅頭必須

2、和落款是一致的。聯(lián) 合發(fā)文也是有規(guī)定的，聯(lián)合發(fā)文一般是按黨、政、軍、群排 列，黨政機關(guān)、政府機關(guān)、軍隊機關(guān)、群眾團(tuán)體，按這個順 序排列。有選定發(fā)文機關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。報市委的文件，一定要用部門的黨組（黨委）文件 頭。3 、簽發(fā)人。 上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。4 、成文日期。 署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日 期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。5 、主送機關(guān)。 向上級機關(guān)行文原則上主送一個。除上級 機關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項外，不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān) 負(fù)責(zé)報送公文，不得以本機關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級機關(guān)報送公 文。26 、轉(zhuǎn)報。下級機關(guān)的請示事項，如需以本機關(guān)名

3、義向上 級機關(guān)請示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上 級機關(guān)。7 、初審。 對收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點是： 是否應(yīng)當(dāng)由本機關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是 否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否 已經(jīng)協(xié)商、 會簽。 經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時退回 來文單位并說明理由。8 、承辦。 閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需 要確定范圍后分送。 批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報本機關(guān) 負(fù)責(zé)指示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。在這里，我想重點強調(diào)一下擬辦的問題，即要圍繞精、準(zhǔn)、實，走出去辦文、互動式辦文、協(xié)商式辦 文，不斷提高擬辦

4、的文件的質(zhì)量。9 、傳閱。 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時送傳閱對 象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文去向，不 得漏傳、誤傳、延誤，做到送得快、跟得緊、抓得細(xì)。對于以上這 9 個方面的內(nèi)容，關(guān)鍵還是要有一份責(zé)任心，強化三種意識，即協(xié)作意識、責(zé)任鏈意識、延伸服務(wù)意識。一是強化協(xié)作意識。要切實避免一出事都是別人的事，一有 好事都是自己的事，相互推諉、相互扯皮的情況發(fā)生，進(jìn)一 步強化協(xié)作意識，形成團(tuán)結(jié)干事的強大合力，以敢于擔(dān)當(dāng)、樂于奉獻(xiàn)、善于協(xié)調(diào)的良好心態(tài)迎接新的挑戰(zhàn)。二是強化責(zé) 任鏈意識。每一個人既對本崗位工作負(fù)責(zé)，更對整體工作負(fù) 責(zé)；既對自己負(fù)責(zé)，也對集體負(fù)責(zé)。 在工作中， 要多些“

5、最 后一道閘門”的警醒， 少些“擊鼓傳花”的放任，多些精益 求精的執(zhí)著，少些“差不多就行”的散漫，盡職盡責(zé)，我們 就能增強責(zé)任鏈的強度。三是強化延伸服務(wù)意識。要在服務(wù) 前置化和延伸化上下功夫。對上游和下游環(huán)節(jié)多一份關(guān)心關(guān) 注，做到對前置嚴(yán)把關(guān)、對過程重效3率、對結(jié)果善跟蹤，這 樣我們就會對文、會、事的前因后果、來龍去脈有個大致把 握，而不會出現(xiàn)忙而無序、忙中出錯的問題。如何提高辦會能力 辦會是我們辦公室需要做好的一項重要工作，重點應(yīng)把 握好以下三個環(huán)節(jié)：制訂方案、把握重點、注重細(xì)節(jié)。一是制訂方案。 制訂方案是辦會的一個重要前期準(zhǔn)備工 作。在制訂方案方面，我們要注意三條。 第一，周密思考， 謀定

6、而后動。 制訂會議方案就是如何辦會的謀定，把方案搞 好了，我們的會議就能確保成功。方案要全面，不要遺漏任 何一個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都要考慮到，都要按現(xiàn)實去模擬，這個特別重要。方案要考慮到，有些事情是能應(yīng)急處理的，有 些事情是難以應(yīng)急處理的。比如說會場主席臺的話筒擺幾只 為好？如果只擺兩只，有第三個講話時臨時接一個話筒是不 行的，所以會議方案非常重要。制訂方案，就是要周密的思 考，不遺漏任何一個環(huán)節(jié)。 第二，流程管理，明確具體責(zé)任 每一個環(huán)節(jié)， 每一項會務(wù)的工作， 都要擬定具體流程， 把責(zé) 任明確到點、 到人。做到有人來落實，有人來檢查，有人來 督促。如果辦小型會議可以，但是大型的會務(wù)必須是分工到

7、人，而且有人督促落實。 第三，層層報批，主動請示匯報。 會務(wù)方案是要報批的，有些事情不是我們辦公室的同志能決 定的，不是具體的會務(wù)工作人員能夠決定的，需要單位領(lǐng)導(dǎo) 的審批，甚至是上級領(lǐng)導(dǎo)審定后才能實施的。比如說會議確 定幾個發(fā)言人，確定哪幾個發(fā)言人，不是想定誰就定誰，是 要報批的。再比如說分組討論，怎么編排分組也不能說你想 怎么定就怎么定，都要報批的，都要上報領(lǐng)導(dǎo)審定，我們辦 公室的同志一定要有請示報告的意識。二是把握重點。 辦會重點是什么？我認(rèn)為主要是兩個方 面，一個是參4會領(lǐng)導(dǎo)的接待服務(wù)，另一個是會場服務(wù)。會議 有哪些領(lǐng)導(dǎo)出席，服務(wù)如何做到點對點、全覆蓋，都要用心 研究。包括會議議程的提前

8、告知等等都要用心研究。第二就 是會場的準(zhǔn)備。會場里邊有很多情況，比如說話筒的問題，如果不注意， 不吸取教訓(xùn)， 往往會出大問題， 在會議開始的 時候， 話筒不響了，甚至有時有雜音，這就影響了會議的效 果，結(jié)果是功虧一簣。還有一個是會標(biāo)不能出現(xiàn)任何錯誤，重要的會議都有會標(biāo)。要檢查好，會標(biāo)錯了大家都能看到， 這樣問題就放大了。還有就是排序，主席臺的排序不能排錯， 原則上按單中（雙數(shù)按左密右稀的布局來擺放）來擺放（ 2 人除外）。會前準(zhǔn)備十分重要，一旦會議開始了，會議正常 開始了，那么會議也就成功了一半。特別強調(diào)，在會場會務(wù) 工作中，一定要做到“三化”，即服務(wù)現(xiàn)場化、服務(wù)精細(xì)化、 服務(wù)明白化。三是關(guān)注

9、細(xì)節(jié)。細(xì)節(jié)決定成敗。如，把領(lǐng)導(dǎo)的講話材料 放在主席臺上，沒有過細(xì)檢查，領(lǐng)導(dǎo)在講話過程中發(fā)現(xiàn)缺頁 斷行，這問題就非常嚴(yán)重。還有就是主席臺座席的擺放，因 為不管誰在主席臺上，你要告訴這些在主席臺上的領(lǐng)導(dǎo)，并 提前告知相關(guān)人員，把相關(guān)細(xì)節(jié)告之于前，讓領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人 員心中有數(shù)，服務(wù)工作就比較主動。再比如說有些領(lǐng)導(dǎo)不喝 茶，就喝白開水，你給他上一杯茶，他就會不習(xí)慣。所以一 定要用心思、一定要上心。如何提高辦事能力在機關(guān)，辦事能力同樣非常重要。你辦事能讓領(lǐng)導(dǎo)放心， 你也就有了立身之本。一是用敬畏的心態(tài)辦事。 簡單的說就是要有畏懼的心理。 什么事情如果都是帶著畏懼的心理去做，你就會認(rèn)真的、小 心謹(jǐn)慎的把它做

10、好。往往辦不好、辦不成事情的，都有粗心 大意、粗枝大葉、隨心所欲、我行我素的情5況。在機關(guān)我們 經(jīng)常辦一些事情，但是發(fā)現(xiàn)會經(jīng)常出一些紕漏，就是沒有帶著一種敬畏的心態(tài)去辦事。有人認(rèn)為這種事情不是很簡單嗎，隨便處理一下就行了，結(jié)果往往容易出差錯。所以辦公室的 同志辦每件事都要有敬畏的心態(tài)去做。有位領(lǐng)導(dǎo)說過，今天 我交給你一件事，你把它做好了，明天我再交給你一件事，你又把它做好了，后天我交給你更多的事，你把它做好了，最后我把整個擔(dān)子交給你。這位領(lǐng)導(dǎo)說的道理非常深刻，就 是你每件事都讓領(lǐng)導(dǎo)放心了，最后把整個擔(dān)子交給你是很自 然的。我們對待每件事都要認(rèn)真去做，而且確保每一件事都 要做好。二是按原則辦事

11、。辦任何事情都要有一個原則立場，我 們辦公室的同志不管處理任何事情都要先把原則確定下來。 什么事都一樣，把原則確定了，在原則問題上取得了一致、 達(dá)成了共識，那么對號入座，解決起來就水到渠成。辦事要 辦好，最重要的一個方法就是要把復(fù)雜問題簡單化，簡單化 的辦法就是按原則辦。辦事里面講原則有可能得罪人，但是 得罪的是少數(shù)，贏得的是多數(shù)。但你如果不按原則辦你最后 得罪的是多數(shù)，擁護(hù)你的是少數(shù)。也可能你最后把所有人都 得罪了，你事情雖然辦了但得罪了所有人。在原則之下，我 們可以保持靈活，前提是遵循原則。既有原則性也有靈活性，在工作中同樣非常重要，靈活性不是否定原則性，靈活性是 在原則性的基礎(chǔ)上實現(xiàn)靈活

12、性。在不違反原則的前提下我們 可以妥協(xié)，可以發(fā)揚風(fēng)格，可以退讓。有一句話大家都知道： 大事講原則，小事講風(fēng)格，不大不小的事講妥協(xié)。三是按程序辦事 。無論你在哪個單位，都要對分管領(lǐng)導(dǎo) 負(fù)責(zé)，要經(jīng)常6跟分管領(lǐng)導(dǎo)請示匯報，不要越級請示匯報。越 級請示會遇到什么問題，就是你把你的分管領(lǐng)導(dǎo)放在了一個 很尷尬的位置上，上級沒有做出直接指示，上級的上級給你 做出安排， 那么這個領(lǐng)導(dǎo)就被晾在了一邊。 按程序辦更要注 意的是越級指示。因為有的是主要領(lǐng)導(dǎo)給你直接指示，他沒 有經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)，這種情況你怎么辦，各個單位都可能會經(jīng) 常遇到。我認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)越級指示是對你的信任，但你一定要有 這個意識，還有一位領(lǐng)導(dǎo)你的分管領(lǐng)導(dǎo)

13、，你的直接領(lǐng)導(dǎo)。遇到這種情況的時候你要采取兩點，第一，如果時間緊急，先把這個領(lǐng)導(dǎo)交待的任務(wù)落實；第二，你要先跟你的直接領(lǐng) 導(dǎo)匯報領(lǐng)導(dǎo)指示的情況和辦理的情況，最好是在你辦事之前 先跟你的直接分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，聽聽他有什么意見。把兩個領(lǐng) 導(dǎo)的指示結(jié)合起來抓好落實。那么你這件事情辦完了辦好了 就會有正的效果，沒有負(fù)的作用。另外，對有些事情，最好先了解一下有沒有規(guī)定，原來 是怎么辦的。先按規(guī)定來辦，如果規(guī)定沒有，再看有沒有先 例，原來是怎么辦的，可以比照原來的先例來辦。如果既沒 有先例也沒有規(guī)定，那么請示報告之后再摸索辦、探索辦。特別要注意機關(guān)多講規(guī)矩，多講程序，多請示報告，要有程 序意識。請示報告也要講點藝術(shù)，掌握“火候”，得認(rèn)真思 考清楚這個事情有哪幾個方面需要請示領(lǐng)導(dǎo)，理清楚后再逐 點逐項向領(lǐng)導(dǎo)匯報，一次匯報就解決，不要瑣碎、絮絮叨叨。 因為有的事情很小，你去請示領(lǐng)導(dǎo)又沒有必要，領(lǐng)導(dǎo)就會認(rèn) 為這點事情還用請示我嗎？但你又定不了，這種事情怎么辦 最好是幾件事一起請示。因為幾件事里面有一件事必須請示 領(lǐng)導(dǎo)的，幾件事捎帶請示一下領(lǐng)導(dǎo)效果比較好，這樣領(lǐng)導(dǎo)就 不會認(rèn)為你什么事都做不了主。四是分輕重緩急辦事。 有些事情可以緩辦的緩辦，有些 事情可以暫時擱置不辦的，先擱置，保證突出重點，把重點 任務(wù)落實好，把重點辦的事辦7好。急事要急辦，凡是有實效 的事情你不能耽誤，耽誤就是誤事。如果是急事你