訂單管理制度

1、訂單管理制度為加強(qiáng)訂單管理， 提高工作效率， 避免在訂單簽訂和執(zhí)行過程中的失 誤和偏差，確保按期交貨，提升客戶滿意度，特制定本制度。一、訂單類別1. 一般訂單：指內(nèi)貿(mào)客戶交貨期合理或延期交貨沒有罰款規(guī)定的訂單。2. 特殊訂單：指外貿(mào)客戶訂單， 以及內(nèi)貿(mào)客戶交貨期緊急且延期交貨 有罰款的訂單。二、交貨期溝通和報(bào)價(jià)1. 業(yè)務(wù)員在洽談業(yè)務(wù)時(shí)， 要與生產(chǎn)基地溝通意向訂單的交貨期， 無(wú)法 保證時(shí)盡可能向客戶爭(zhēng)取，基本確認(rèn)時(shí)填寫報(bào)價(jià)申請(qǐng)單 。2. 報(bào)價(jià)員接到 報(bào)價(jià)申請(qǐng)單 后，應(yīng)先與生產(chǎn)單位確認(rèn)交貨期和技術(shù) 難度，然后根據(jù)設(shè)計(jì)圖紙或客戶需求報(bào)價(jià)。 報(bào)價(jià)單與技術(shù)文件經(jīng) 報(bào)價(jià)員、生技部長(zhǎng)簽字有效。 50 萬(wàn)元以

2、上大單需召開技術(shù)交底與訂單評(píng) 審會(huì)。三、合同簽訂與備案1. 合同簽訂時(shí)要采用公司核定的合同模版， 如采用國(guó)企、 央企、上市 公司或外貿(mào)等大客戶的合同模版，必要時(shí)要求對(duì)方簽訂補(bǔ)充協(xié)議。2. 合同文本要求一式四份， 雙方各執(zhí)兩份， 原件在財(cái)務(wù)部和營(yíng)銷事業(yè) 部備案，銷售合同備案表（銷售合同摘要）在生技部、生產(chǎn)單位、供應(yīng) 部和發(fā)貨部備案。3. 合同簽訂后，要明確交貨期、 元器件廠家、 技術(shù)方案、質(zhì)量（計(jì)量） 標(biāo)準(zhǔn)、現(xiàn)場(chǎng)工勘、安裝基礎(chǔ)、包裝運(yùn)輸、卸車驗(yàn)貨及特殊事項(xiàng)，重要訂單 生產(chǎn)事業(yè)部要組織召開協(xié)調(diào)會(huì)，并安排專人跟進(jìn)。四、生產(chǎn)通知單1. 預(yù)付款到賬后業(yè)務(wù)員應(yīng)及時(shí)通知銷售內(nèi)勤， 經(jīng)向財(cái)務(wù)部核實(shí)后制作 生產(chǎn)

3、通知單，注明訂單類別及特別注意的事項(xiàng)，營(yíng)銷經(jīng)理審核后向生 技部簽發(fā)，交貨期緊的訂單同時(shí)電話通知所屬公司。2. 生產(chǎn)基地接到生產(chǎn)通知單后，由生技部簽字并隨技術(shù)文件 分解下達(dá)執(zhí)行，特別重要的訂單在總經(jīng)理辦公室備案。3. 各公司接到生產(chǎn)通知單與技術(shù)文件后，生產(chǎn)主管要簽字確 認(rèn)交貨期，制定生產(chǎn)計(jì)劃，調(diào)整進(jìn)度偏差，并至少預(yù)留一天作為調(diào)整期。4. 如果有把握的意向訂單交貨期較緊， 或變壓器等常規(guī)產(chǎn)品斷貨， 營(yíng) 銷總部和生產(chǎn)事業(yè)部便可在合同簽訂之前下達(dá) 備貨通知單，備貨通知 單與生產(chǎn)通知單同等效力。五、訂單落實(shí)1. 供應(yīng)部可拒收交貨期嚴(yán)重偏離的采購(gòu)單， 一經(jīng)簽收就應(yīng)當(dāng)及時(shí)安排 采購(gòu)，并執(zhí)行走動(dòng)式服務(wù)，每天與

4、各公司生產(chǎn)主管、倉(cāng)管員見面，即時(shí)反 饋采購(gòu)信息，盡力縮短采購(gòu)周期，及時(shí)化解各種矛盾。2. 正常情況貨款到賬當(dāng)日安排發(fā)貨車輛并做相應(yīng)準(zhǔn)備， 次日發(fā)貨； 業(yè) 務(wù)員要將貨款到賬情況及時(shí)通知銷售內(nèi)勤， 銷售內(nèi)勤核實(shí)后制作 發(fā)貨通 知單，若客戶對(duì)到貨時(shí)間、發(fā)貨物流等有特殊要求，至少提前一天與發(fā) 貨部聯(lián)系。3. 發(fā)貨部接到發(fā)貨通知單 ，部長(zhǎng)簽字后復(fù)印件回傳銷售內(nèi)勤，同 時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)所屬公司發(fā)貨組和運(yùn)輸部車輛調(diào)度， 車輛調(diào)度要按照“快捷、高效、 節(jié)約、安全”的原則安排好車輛的車型、到廠時(shí)間，發(fā)貨組負(fù)責(zé)驗(yàn)貨裝車 并做好防護(hù)措施，發(fā)貨表單要同步制作；發(fā)貨部審核發(fā)貨表單、票據(jù)準(zhǔn)確 性，并對(duì)發(fā)貨數(shù)量進(jìn)行監(jiān)管。生技部對(duì)出廠

5、產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)管。4. 原則上夜間不發(fā)貨，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 由發(fā)貨部統(tǒng)一協(xié)調(diào)， 所屬公司、財(cái)務(wù)部、保衛(wèi)部等須有專人負(fù)責(zé)6. 生技部、供應(yīng)部、發(fā)貨部、生產(chǎn)調(diào)度、技術(shù)主管、績(jī)效主管等，要 堅(jiān)持走動(dòng)式管理，對(duì)訂單生產(chǎn)全程跟進(jìn)，及時(shí)糾正失誤和偏差，生產(chǎn)副總 要通過走動(dòng)管理隨時(shí)掌握特殊訂單的生產(chǎn)進(jìn)度。7. 外協(xié)代加工的訂單，需下達(dá)外協(xié)加工通知單 ，生產(chǎn)副總組織相 關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力作出評(píng)定，簽訂合作協(xié)議 ，督 查質(zhì)量和進(jìn)度，必要時(shí)安排駐廠監(jiān)造；生技部組織供應(yīng)部、所屬公司、發(fā) 貨部、銷售部到現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)貨。8. 銷售經(jīng)理、 業(yè)務(wù)員及銷售內(nèi)勤要和生技部、 所屬公司保持經(jīng)常性聯(lián) 系，掌握進(jìn)度

6、情況，如延遲發(fā)貨不可避免，應(yīng)提前與客戶溝通協(xié)商。9. 各公司、各部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)訂單執(zhí)行，尤其是特殊訂單要高度重視，各 司其職，協(xié)調(diào)服務(wù)，必要時(shí)由生產(chǎn)副總簽發(fā)工作督辦單 。10. 財(cái)務(wù)部要始終保留 50萬(wàn)元的訂單采購(gòu)預(yù)備金， 非訂單采購(gòu)開支須 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。六、其它1. 企管部績(jī)效主管、 生技部工程師對(duì)所有訂單跟蹤考評(píng)， 對(duì)其中的亮 點(diǎn)和正能量予以表彰，每項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì) 300500 元；對(duì)其中的偏差和失誤，通 報(bào)批評(píng)，每項(xiàng)罰款 300500 元。若因不負(fù)責(zé)任而造成直接經(jīng)濟(jì)損失，則 按其 60%追加罰款。2. 本制度自公布之日起實(shí)施，由企管部負(fù)責(zé)解釋。2017年 3月 14日大單履約承諾書客戶名稱：合同編號(hào)：簽單部門；簽單人員：訂單類別：般訂單口特殊訂單口訂單執(zhí)行：生產(chǎn)口 外協(xié)口訂單產(chǎn)品：訂單金額：評(píng)審日期：交貨日期：生技承諾：我承諾該訂單報(bào)價(jià)合理、設(shè)計(jì)規(guī)范、選材匹配、責(zé)任明確，可保質(zhì)保量按期完成生產(chǎn)或外協(xié)任務(wù)。承諾簽字：年 月日供應(yīng)承諾：我承諾該訂單材料明確、設(shè)計(jì)合理，可將主材價(jià)格預(yù)定在：范圍內(nèi)，并將于年 月日前完成材料采購(gòu)工作。承諾簽字：年 月 日生產(chǎn)承諾：我承諾該訂單設(shè)計(jì)規(guī)范、材料匹配、標(biāo)準(zhǔn)清晰，且符合本公司產(chǎn)能需求，可自材料到位后于 天內(nèi)保質(zhì)保量完成交貨。承諾簽字：年月日財(cái)務(wù)承諾：我承諾該訂單價(jià)格合理、采購(gòu)資金約可依照預(yù)算正常支