公司行政管理體系構(gòu)建運(yùn)營提案

1、公司行政管理體系構(gòu)建運(yùn)營提案一、企業(yè)行政管理體系的功能:一個好的企業(yè),首先要有一個堅實、高效的團(tuán)隊。企業(yè)行政管理體系,可以說是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)。它以總經(jīng)理為最高領(lǐng)導(dǎo),由行政總監(jiān)分工負(fù)責(zé),由行政各個部門具體組織實施、操作的一個完整的體系。企業(yè)管理的具體工作的廣度涉及到企業(yè)的全部運(yùn)作過程,其深度設(shè)計到企業(yè)的各個部門和分支機(jī)構(gòu)的方方面面以及局外人難以想象的細(xì)微末節(jié)。企業(yè)行政管理體系擔(dān)負(fù)著企業(yè)的管理工作;企業(yè)中除行政管理之外的工作,都是某個方面的“業(yè)務(wù)”。行政管理體系推動和保證著企業(yè)的技術(shù)(設(shè)計、工程(服務(wù)、資金(財務(wù)、發(fā)展(營銷幾大塊業(yè)務(wù)的順利、有效進(jìn)行和相互之間的協(xié)調(diào)。企業(yè)行政管理體系工作可以說

2、是千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。企業(yè)行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù)。但是,這些事務(wù)只不過是行政管理這顆大樹上的枝枝葉葉而已。概括起來說,行政管理的企業(yè)中主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能:其中管理是主干,協(xié)調(diào)是核心,服務(wù)是根本。究而言之,行政管理的實質(zhì)是服務(wù)。二、企業(yè)行政管理體系的職能行政部門應(yīng)該兢兢業(yè)業(yè)、認(rèn)真細(xì)致地做好種種行政事務(wù)工作,把領(lǐng)導(dǎo)和員工從繁重、瑣碎的行政事務(wù)和生活瑣事中解脫出來,可以集中精力、輕裝上陣,研究市場形勢,考慮公司的發(fā)展戰(zhàn)略,探討公司的組織架構(gòu),任用公司的各級干部,實施公司的經(jīng)營方針,解決公司所面臨的重大問題,以及專心做好每一筆重要業(yè)務(wù)等等。為了做好紛繁復(fù)雜的行政工

3、作,就必須建立健全和認(rèn)真執(zhí)行行政部門的各項管理制度、崗位責(zé)任制度、工作程序以及一系列規(guī)范化表格、圖表等,從而建立起行政部門的“法治”秩序。更重要的是,要培養(yǎng)出一支高素質(zhì)、高效率的行政人員隊伍:同時要搞好科學(xué)分工、管理層次和合理授權(quán)。一旦行政系統(tǒng)的一系列硬件(如辦公設(shè)施、生活設(shè)施、軟件(如規(guī)章制度、工作程序、人員隊伍、分工協(xié)作和管理層次等等建立健全起來,整個行政管理體系在很大程度上就會成為一部自動機(jī)器一樣運(yùn)轉(zhuǎn),只在較少的場合才需要部門領(lǐng)導(dǎo)和上級領(lǐng)導(dǎo)輔以“人治”。行政管理體系工作基本包括:會議管理、辦公物品管理、檔案管理、公關(guān)管理、各種實物資產(chǎn)管理、車輛管理、內(nèi)部監(jiān)察事務(wù),以及人力資源管理等等,參

4、與企業(yè)的監(jiān)督、控制、決策工作;以全面提高組織效能,提供必要管的保障為目的,而對企業(yè)內(nèi)部辦公事務(wù)、后勤事務(wù)活動的構(gòu)成要素及其理流通過程所作的規(guī)劃、組織、監(jiān)控、控制、協(xié)調(diào)。三、企業(yè)行政管理體系的任務(wù)企業(yè)內(nèi)部的各種事務(wù)是由多種要素構(gòu)成的,人、財、物、信息、制度方法等等都要參與其中,共同發(fā)揮作用,這就需要保持構(gòu)成要素的齊全、有效,使要素之間有最佳的配合關(guān)系。企業(yè)行政管理的任務(wù)就是通過對事務(wù)活動的構(gòu)成要素及其流通過程實施科學(xué)有效的規(guī)劃、組織、監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào),為企業(yè)職能活動的高效開展創(chuàng)造條件、奠定基礎(chǔ)、提供保障。要使企業(yè)做到:人盡其才,即為事務(wù)活動的有效運(yùn)行提供人力資源保證,要通過科學(xué)分工、優(yōu)化組合、完

5、善行為規(guī)范、教育培訓(xùn)與激勵、合理配置各類從事事務(wù)處理工作的人員,明確其職位,提高其素質(zhì),充分調(diào)動他們的積極性,充分發(fā)揮他們的作用。物盡其才,即為企業(yè)職能活動提供必需的物質(zhì)條件,要合理分配,正確使用各種設(shè)備、工具、材料和能源,充分發(fā)揮其作用,厲行節(jié)約,努力降低消耗,力爭供求平衡。財盡其用,即為企業(yè)職能活動提供基本的財力保證,要量入為出,量力而行,講究成本效益,講究核算,使有限的資金得到合理利用。時盡其能,即為企業(yè)職能活動的有效性提供必要的時間資源,要維護(hù)事務(wù)的時效,以有力措施充分發(fā)掘時間的利用價值,合理配置時間,充分利用時間。文暢其流,即為企業(yè)職能活動提供包括文件在內(nèi)的各種信息資源,要創(chuàng)造、充分

6、利用、有效維護(hù)信息資源,使信息流通過程有序、順暢、有效。2、管理職責(zé)2.1行政管理體系組織(略根據(jù)本企業(yè)實際情況,建立能夠充分協(xié)調(diào)、高效發(fā)揮職責(zé)的行政管理體系組織。2.2職責(zé)、權(quán)限和義務(wù)公司總經(jīng)理對行政管理負(fù)責(zé),任命行政總監(jiān)和各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人員。行政總監(jiān)應(yīng)具有企業(yè)行政管理的相關(guān)知識和經(jīng)驗,具有行政管理體系建立、實施、保持和改進(jìn)的管理職責(zé)和權(quán)限。行政總監(jiān)對公司行政管理工作分工負(fù)責(zé),任命行政控制系統(tǒng)(如企業(yè)文化、辦公事務(wù)、人力資源、其他主要過程控制系統(tǒng)等責(zé)任人員,規(guī)定各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人員以及需要獨(dú)立行使與保證行政管理效能的相關(guān)人員的職責(zé)、權(quán)限和義務(wù),明確各行政控制系統(tǒng)之間、行政總監(jiān)與各行政控

7、制系統(tǒng)責(zé)任人員之間、各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人員之間的工作接口和協(xié)調(diào)措施。2.3管理評審每年至少應(yīng)當(dāng)對企業(yè)行政管理體系進(jìn)行一次管理評審,確保行政管理體系的適應(yīng)性、充分性和有效性,滿足企業(yè)發(fā)展需要的要求,并保存管理評審記錄。3、行政管理體系文件行政管理體系文件包括行政管理手冊、程序文件(管理制度和記錄文件(表、卡等。3.1行政管理手冊行政管理手冊應(yīng)當(dāng)描述行政管理體系文件的結(jié)構(gòu)層次和相互關(guān)系,并至少包括以下內(nèi)容:(1術(shù)語和縮寫;(2體系的適應(yīng)范圍;(3管理方針和目標(biāo);(4行政管理體系組織及管理職責(zé);(5行政管理體系基本要素、行政控制系統(tǒng)、控制環(huán)節(jié)、控制點(diǎn)的要求。3.2程序文件(管理制度程序文件(管理制度

8、應(yīng)當(dāng)與管理方針一致,滿足行政管理手冊基本要素的要求,并且具有可操作性。3.3記錄文件(表、卡管理記錄應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性,滿足程序控制實施過程的需求。文件格式及其包括的項目、內(nèi)容應(yīng)當(dāng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。4、文件和記錄控制4.1文件控制文件控制的范圍、程序、內(nèi)容如下:(1受控文件的類別確定,包括行政管理體系文件、外來文件、其他需要控制的文件等;(2文件的編制、會簽、審批、標(biāo)識、發(fā)放、修改、回收,其中外來文件控制還應(yīng)當(dāng)有收集、購買、接收等規(guī)定;(3行政管理體系實施的相關(guān)部門、人員及場所使用的受控文件為有效版本的規(guī)定;(4文件的保管方式、保管設(shè)施、保存期限及其銷毀的規(guī)定。4.2記錄控制記錄控制范圍、程序、內(nèi)容如下

9、:(1行政管理過程所形成的記錄的填寫、確認(rèn)、收集、歸檔、貯存等;(2記錄的保管和保存期限等;(3行政保證體系實施部門、人員及場所使用相關(guān)受控記錄表格為有效版本的規(guī)定。5、企業(yè)文化控制企業(yè)文化控制的范圍、程序、內(nèi)容如下:(1企業(yè)文化責(zé)任部門的建立、建設(shè)和職能,企業(yè)文化責(zé)任人的職權(quán)、職責(zé)和義務(wù)。(2企業(yè)文化控制的目的(目標(biāo)和任務(wù)。(3企業(yè)文化應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性,具有客觀性、發(fā)展性、指導(dǎo)性、約束性、整體性、群體性、傳播性和傳承性等特性。(4企業(yè)文化戰(zhàn)略實施的計劃、過程和記錄。(5企業(yè)文化理念識別系統(tǒng)情況,包括:價值觀念(核心理念、各類經(jīng)營管理理念、宣傳口號以及員工認(rèn)知和認(rèn)同程度。(6企業(yè)文化行為識別系

10、統(tǒng)情況,包括:組織對內(nèi)、外行為,團(tuán)體對內(nèi)、外行為,個體對內(nèi)、外行為以及員工認(rèn)知和認(rèn)同程度。(7企業(yè)文化視覺識別系統(tǒng)情況,包括:工作(生產(chǎn)、經(jīng)營、生活各類標(biāo)志、色彩,以及體現(xiàn)企業(yè)特性的其他視覺識別;員工對視覺識別系統(tǒng)的認(rèn)知和認(rèn)同程度。(8理念、行為、視覺識別系統(tǒng)的相互符合情況。(9企業(yè)文化貫穿于企業(yè)管理各個層面,并起到導(dǎo)向作用。6、辦公事務(wù)控制辦公事務(wù)責(zé)任部門的建立、建設(shè)和職能,辦公事務(wù)責(zé)任人的職權(quán)、職責(zé)和義務(wù);辦公事務(wù)各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人的認(rèn)定、職責(zé)、職權(quán)和義務(wù)。6.1行政公文管理行政公文管理的范圍、程序、內(nèi)容如下:(1行政公文的起草、撰寫、審核、批準(zhǔn)、傳閱(抄送、存檔、銷毀規(guī)定。(2不同公文行文規(guī)范

11、和格式的要求。(3發(fā)文內(nèi)容、落款和印章的符合性。(4行政公文的可追溯性。(5外來文件的管理(上級部門、下級單位、平級單位、其他外來文件等,包括接收、傳達(dá)、確認(rèn)、落實、反饋等。(6行政公文管理過程與企業(yè)文化相符合。6.2辦公物品管理辦公物品管理的范圍、程序、內(nèi)容如下:(1辦公物品管理的目的(目標(biāo)和任務(wù)。(2辦公物品的范圍和分類。(3辦公用品的采購程序及供方選擇。(4辦公用品的入庫、保管、領(lǐng)用、更換、報廢等過程控制。(5非一次性耗用辦公用品的規(guī)范化使用和耗材(能源節(jié)約規(guī)定。(6辦公用品使用說明書、操作手冊等附帶資料的管理。(7辦公物品管理過程與企業(yè)文化相符合。6.3檔案管理檔案管理的范圍、程序、內(nèi)

12、容如下:(1檔案管理的目的(目標(biāo)和任務(wù)。(2檔案的范圍和分類。(3檔案的入檔、保管、借閱、銷毀等過程控制。(4貯存環(huán)境和期限符合不同檔案的要求。(5檔案管理過程與企業(yè)文化相符合6.4會議管理會議管理的范圍、程序、內(nèi)容如下:(1會議管理的目的(目標(biāo)和任務(wù)。(2外部會議的信息收知、分類、傳達(dá),批準(zhǔn)參會,會議反饋、批準(zhǔn)落實,信息收集和過程保存,全程的控制。(3內(nèi)部固定會議(例會的召開類型、形式,參會人員、時間、地點(diǎn)變化的記錄,會議記錄,落實及效果分析。(4臨時會議的召開原因、類型、形式,告知方式、會議記錄,落實及效果分析。(5會議管理過程與企業(yè)文化相符合。7、規(guī)章制度控制規(guī)章制度控制的范圍、程序、內(nèi)

13、容如下:(1規(guī)章制度控制的目的(目標(biāo)和任務(wù)。(2明確規(guī)章制度監(jiān)督、檢查的責(zé)任部門和第一責(zé)任人。(3規(guī)章制度的頒布,應(yīng)當(dāng)表明發(fā)文部門、批準(zhǔn)人、頒布時間、實施時間、應(yīng)用范圍和解釋部門等要素,并不得與國家法律、法規(guī)相違背。(4規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性和現(xiàn)狀的要求,分類明確,內(nèi)容健全。(5規(guī)章制度至少應(yīng)當(dāng)包括以下三類:生產(chǎn)(經(jīng)營類、行政類、崗位管理類。其中崗位管理類,應(yīng)當(dāng)明確各崗位人員的職權(quán)、職責(zé)和義務(wù)。(6規(guī)章制度規(guī)定了獎懲原則和措施。(7規(guī)章制度的落實記錄,如獎懲通報、記錄表格等應(yīng)規(guī)范、全面、可追溯。(8規(guī)章制度的修改條件、批準(zhǔn)和解釋。(9規(guī)章制度控制過程與企業(yè)文化相符合。8、人力資源控制 人力資

14、源控制的范圍、程序、內(nèi)容如下： （1）人力資源控制的目的（目標(biāo)）和任務(wù)。 （2）人力資源責(zé)任部門的建立、建設(shè)和職能，人力資源責(zé)任人的職權(quán)、職責(zé)和義務(wù)。 （3）員工入崗管理的招聘、面試、培訓(xùn)、錄用等各環(huán)節(jié)的控制，應(yīng)當(dāng)有組織、有計劃、有步驟的進(jìn)行， 并做記錄，并應(yīng)當(dāng)在過程中執(zhí)行企業(yè)文化的指導(dǎo)性和傳承性。 （4）職務(wù)的升、降和崗位的調(diào)動所具備的條件，以及交接、培訓(xùn)等實施過程的控制。 （5）員工離職管理，如辭職、辭退、開除等規(guī)定及落實情況。 （6）員工考核、獎懲方式，如量化、績效等規(guī)定和實施情況。 （7）員工福利待遇制定、落實情況。 （8）考勤、假期規(guī)定和落實。 （9）人事檔案管理，如勞動合同、黨團(tuán)關(guān)

15、系、保險等。 （10）人力資源控制過程與企業(yè)文化相符合。 9、后勤事務(wù)控制 后勤事務(wù)控制的范圍、程序、內(nèi)容如下： （1）后勤事務(wù)控制的目的（目標(biāo)）和任務(wù)。 （2）后勤事務(wù)控制實施、監(jiān)督、檢查等各責(zé)任部門和責(zé)任人。 （3）公共環(huán)境的基礎(chǔ)建設(shè)管理、配置和管理應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性和實際需要，安全、適應(yīng)、美觀。 （4）生產(chǎn)（經(jīng)營）環(huán)境配置應(yīng)當(dāng)符合生產(chǎn)（經(jīng)營）需要，執(zhí)行國家法律、法規(guī)，符合方便企業(yè)和服務(wù) 客戶的原則。 （5）支持性設(shè)施，如：通訊、運(yùn)輸（車輛） 、餐飲、娛樂、安保等各環(huán)節(jié)的規(guī)定、落實規(guī)定和責(zé)任人 員等情況。 （6）后勤事務(wù)控制過程與企業(yè)文化相符合。 10、公共關(guān)系控制 公共關(guān)系控制的范圍、程序

16、、內(nèi)容如下： （1）公共關(guān)系控制的目的（目標(biāo)）和任務(wù)。 （2）公共關(guān)系控制的實施的責(zé)任部門和各環(huán)節(jié)責(zé)任人。 （3）信息控制,包括內(nèi)、外部信息， 國家有關(guān)本行業(yè)所涉及到的信息， 信息的收集、匯總、 分析、反饋、 處理等。 （4）對外公關(guān)活動的過程控制，包括與政府機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、客戶（顧客）等公關(guān)活動的開展情況和 記錄。 （5）對內(nèi)公關(guān)活動的過程控制，包括部門與部門之間、企業(yè)與員工之間等公關(guān)協(xié)調(diào)工作的開展情況和 記錄。 （6）企業(yè)宣傳公關(guān)策劃活動的實施過程控制，包括各類媒體廣告、產(chǎn)品展銷會（促銷會） 、對外贊助 等過程的記錄和符合企業(yè)文化特性等情況。 （7）公共關(guān)系控制過程與企業(yè)文化相符合。 11、管理改進(jìn) 企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際情況和需要，不斷對行政管理體系進(jìn)行