在項目采購管理中成本降低的幾點認識

1、在項目采購管理中成本降低的幾點認識本文所關注的是其中的項目采購管理領域， 并從項目資金的合理使用角 度出發(fā)，探討在項目的采購管理中應該如何降低成本、減少現金流出， 并提高項目資金的使用效率。項目管理是在有限的資源條件下， 為實現項目目標所采取的一系列管理 活動?，F代項目管理的知識體系被劃分為 9 個知識領域， 包括：項目綜合管理、 項目范圍管理、項目時間管理、項目成本管理、項目質量管理、項目人 力資源管理、項目溝通管理、項目風險管理以及項目采購管理。本文所 關注的是其中的項目采購管理領域，并從項目資金的合理使用角度出 發(fā)，探討在項目的采購管理中應該如何降低成本、減少現金流出，并提 高項目資金的

2、使用效率。項目的執(zhí)行除了需要必備的人力資源之外，還必須具備相應的設 備、設施、原材料、零件、 服務和其它物質資源， 離開了這些物質資源， 再高明的項目經理也不可能按要求完成項目的任務，在市場經濟條件 下，這些產品和服務是通過采購活動來實現的。從執(zhí)行組織以外通過采 購取得項目所需要的產品或服務，就是所謂的項目的采購管理。而這些 資源的獲取又是需要花費一定的項目資金的， 如何合理而有效的使用這 些項目資金？如何使一筆有限的資金發(fā)揮其最大的效用？是在項目的 采購管理中所應該關注的問題之一。梅瑞狄斯在項目管理管理新視角中提到： “在采購設備、 原材料和分包服務的過程中，我們必須清楚的界定出特定的需要，

3、并且 還要找到最低的價格和最具競爭力的供應商。 ”在現實的項目采購操作 中，要實現這兩個“最”字的目標是十分不容易的。但是，我們卻能夠 通過對項目采購管理中部分環(huán)節(jié)的控制，來有效的降低采購成本，從而 使項目資金達到最優(yōu)的配置，用有限的資金獲取盡可能多的資源，這是 我們在項目采購管理中所能夠實現的成本目標。以下，就將從成本控制 的角度來逐一論述在項目采購管理中降低采購成本的一些措施。1、制定采購預算與估計成本制定預算的行為就是對組織內部各種工作進行稀缺資源的配置。 預 算不僅僅是計劃活動的一個方面，同時也不僅僅是組織政策的一種延 伸，它還是一種控制機制，起著一種比較標準的作用。制定采購預算是在具

4、體實施項目采購行為之前對項目采購成本的 一種估計和預測，是對整個項目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對項目 采購資金進行了合理的配置和分發(fā)，還同時建立了一個資金的使用標 準，以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制，確保項 目資金的使用在一定的合理范圍內浮動。有了采購預算的約束，能提高項目資金的使用效率，優(yōu)化項目采購管理中資源的調配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效的控制項目資金的流向和流量，從而達到 控制項目采購成本的目的。2、供應商的選擇供應商是項目采購管理中的一個重要組成部分， 項目采購時應該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機會，一 方面體現市場經濟運

5、行的規(guī)則，另一方面也能對采購成本有所控制，提 高項目實施的質量。因此，在供應商的選擇方面就有如下兩方面的問題 值得關注。第一，選擇供應商的數量。供應商數量的選擇問題，實際上也就是供應商份額的分擔問題。從 采購方來說，單一貨源增加了項目資源供應的風險，也不利于對供應商 進行壓價，缺乏采購成本控制的力度。而從供應商來說，批量供貨由于 數量上的優(yōu)勢，可以給采購方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購附加 費用，有利于減少現金流出，降低采購成本。因而，在進行供應商數量 的選擇時既要避免單一貨源，尋求多家供應，同時又要保證所選供應商 承擔的供應份額充足，以獲取供應商的優(yōu)惠政策，降低物資的價格和采 購成本。這樣

6、既能保證采購物資供應的質量， 又能有力的控制采購支出 一般來說，供應 商的數量以不超過 3 4 家為宜。 第二，選擇供應商的方式。 選擇供應商的方式主要包括公開競爭性招標采購、 有限競爭性招標 采購、詢價采購和直接簽訂合同采購，四種不同的采購方式按其特點來 說分為招標采購和非招標采購。我們認為，在項目采購中采取公開招標 的方式可以利用供應商之間的競爭來壓低物資價格， 幫助采購方以最低 價格取得符合要求的工程或貨物；并且多種招標方式的合理組合使用， 也將有助于提高采購效率和質量，從而有利于控制采購成本。3、采購環(huán)境的利用 項目的外部環(huán)境對采購策略的制定、 采購計劃的實施會產生重要的 影響，外部環(huán)

7、境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對項目組織 怎樣及如何采購產生影響的外部變化，包括市場季節(jié)性的變化、國家宏 觀經濟政策的變化、 國家財政金融政策的調整、 市場利率及匯率的波動、 通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭罷工等各種因素。 而微觀環(huán)境則是指項目組織的 內部環(huán)境，包括項目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序， 即實施采購的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下，一個好的項 目采購策略應當充分利用外部市場環(huán)境為項目整體帶來利益。充分利用采購環(huán)境的一個重要內容就是熟悉市場情況、了解市場行 情、掌握有關項目所需要的貨物及服務的多方面市場信息。比如，結合 所采購貨物或服務的種類、性能參數、質量、數

8、量、價格的要求等，了 解熟悉國內、國際市場的價格及供求信息，所購物品的供求來源、外匯 市場情況、國際貿易支付辦法、保險合同等有關國內、國際貿易知識和 商務方面的情報和信息。這就要求項目組織建立有關的市場信息機制， 以達到有效利用采購環(huán)境的目的，良好的市場信息機制包括：建立重要貨物供應商信息的數據庫，以便在需要時候能隨時找到相 應的供應商，以及這些供應商的產品或服務的規(guī)格性能及其他方面的可 靠信息。建立同一類貨物的價格目錄，以便采購者能進行比較和選擇，充分 利用競爭的辦法來獲得價格上的利益。對市場情況進行分析和研究，作出市場變化的預測，使采購者在制 定米購計劃、決定如何發(fā)包及米取何種米購方式時，

9、能有可靠而有效的 依據作為參考。只有建立了良好的市場信息機制，才能在項目采購中做到“知己知 彼”,并對采購環(huán)境有充分的了解和把握，這使得采購者能處于供需雙 方的有力地位，獲得價格上的優(yōu)勢，不僅取得高質量的貨物或服務，也 能取得成本上的利益。否則，如果缺乏了對相關信息的熟悉，會造成采 購工作的延誤，采購預算的超支，失去成本控制的優(yōu)勢。因此，在項目 采購管理中充分利用采購環(huán)境，建立良好的市場信息機制，同樣是有效 降低采購成本的途徑之一。4、供應商的管理基于長期的降低采購成本的理念出發(fā)，我們認為，在項目的采購管 理中應該貫穿一個“供應商管理”的思想，也即是把對供應商的管理納 入項目采購管理的一個部分

10、。 這樣既可通過長期的合作來獲得可靠的貨 源供應和質量保證，又可在時間長短和購買批量上獲得采購價格的優(yōu) 勢，對降低項目采購中的成本有很大的好處。有以下兩點值得注意：第一，與供應商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關系。對于采購方來說，一旦確定了可以長期合作的供應商，應該與供應 商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關系。雙方本著“利益共享、風險共擔”的 原則，建立一種雙贏的合作關系，使采購方在長期的合作中獲得貨源上 的保證和成本上的優(yōu)勢，也使供應商擁有長期穩(wěn)定的大客戶，以保證其 產出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關系的確立，能給采購方帶來長期而 有效的成本控制利益。第二，供應商行為的績效管理。在與供應商的合作過程中應該對供應商

11、的行為進行績效管理， 以評 價供應商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣。比如：建立供應商績效管理的 信息系統(tǒng)，對供應商進行評級，建立量化的供應商行為績效指標等等， 并利用績效管理的結果衡量與供應商的后續(xù)合作：增大或減少供應份 額、延長或縮短合作時間等，對供應商以激勵和獎懲。這樣能促使供應 商持續(xù)改善供貨行為，保證優(yōu)質及時的供貨，從而有效的降低項目采購 總成本。5、全流程成本概念，控制總成本 在探討項目采購管理中降低成本的問題時， 應該確立采購全流程成 本的概念，我們所應該關注的是整個項目采購流程中的成本降低，是對 總成本的控制，而不是單一的針對采購貨物或服務的價格。獲得了低價 的采購物品固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質的服務、及時快速的供貨、 可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。同時，降低采購成本 不僅指降低采購項目本身的成本，還要考慮相關方面的利益，成本就像 在U形管中的水銀，壓縮這邊的成本，那邊的成本就增加。單獨降低某 項成本