企業(yè)合同管理制度設(shè)計(jì)

1、企業(yè)合同管理制度設(shè)計(jì)摘要： 合同是企業(yè)從事民事法律行為的書面憑證。搞好合同管理，對(duì)于維護(hù)企業(yè)合 法權(quán)益具有重要意義。文章探討了合同管理制度的設(shè)計(jì)原則，分析了合同管理過(guò)程的各 個(gè)環(huán)節(jié)，提出了企業(yè)合同管理制度的具體設(shè)想。關(guān)鍵詞： 企業(yè)合同管理制度設(shè)計(jì)1 搞好企業(yè)合同管理制度設(shè)計(jì)的意義 經(jīng)營(yíng)環(huán)境變化要求企業(yè)搞好合同管理工作由于我國(guó)加入 WTO大多數(shù)企業(yè)在可預(yù)見的將來(lái)，在企業(yè)所在地一方面可向 國(guó)際市場(chǎng)采購(gòu)資源， 另一方面向國(guó)內(nèi)國(guó)際市場(chǎng)進(jìn)行營(yíng)銷活動(dòng)， 面對(duì)的是范圍更廣 泛、更不確定的伙伴，簽訂合同時(shí)，合同條款的內(nèi)容上會(huì)發(fā)生重大變化。過(guò)去合 同基本上是國(guó)內(nèi)合同，其條款內(nèi)容簡(jiǎn)單，基本沒(méi)有爭(zhēng)議解決、保險(xiǎn)、法律

2、適用、 合同文字等內(nèi)容。 現(xiàn)在合同條款內(nèi)容復(fù)雜， 有爭(zhēng)議解決、 保險(xiǎn)、稅費(fèi)、法律適用、 合同文字等內(nèi)容。 過(guò)去一般不約定合同糾紛的解決辦法， 一旦發(fā)生糾紛， 就到合 同管理部門或人民法院解決。 現(xiàn)在由于企業(yè)認(rèn)識(shí)到仲裁對(duì)其商業(yè)秘密的保密功能 和糾紛處理在時(shí)間和費(fèi)用上的經(jīng)濟(jì)性， 特別是隨著我國(guó)法制的進(jìn)一步完善， 越來(lái) 越多的企業(yè)在合同糾紛的處理安排上選擇仲裁條款。 合同本身在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的地位決定企業(yè)必須搞好合同管理工作隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的進(jìn)一步完善，企業(yè)作為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)主體在市場(chǎng) 中，獨(dú)立承擔(dān)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，決定其自身的命運(yùn)。是發(fā)展還是破產(chǎn)，很大程度上取決 于其經(jīng)營(yíng)者的行為。 企業(yè)在對(duì)外發(fā)生民事法

3、律行為時(shí)， 是通過(guò)簽訂和履行合同實(shí) 現(xiàn)物流和資金流的流轉(zhuǎn)， 從而獲取利潤(rùn)并獲得發(fā)展的。 一句話， 合同是企業(yè)從事 民事法律行為的書面憑證。 如果說(shuō)合同法是經(jīng)濟(jì)憲法的話， 那么合同是企業(yè)經(jīng)營(yíng) 管理的基本工具。 合同管理的好壞， 決定了企業(yè)在其可控范圍內(nèi)能否有效保障其 自身合法權(quán)益。因此，搞好合同管理， 對(duì)于維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益具有重要意義， 而如何設(shè)計(jì)合 同管理制度，則更是其中一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。2合同管理制度的設(shè)計(jì)原則合同管理制度是企業(yè)為使其所簽署的合同得到順利履行， 其合法權(quán)益得到有 效保障而設(shè)計(jì)的，因此在設(shè)計(jì)時(shí)要具備預(yù)防性、前瞻性、可操作性和開放性。（1）預(yù)防性預(yù)防性是指根據(jù)該制度進(jìn)行操作， 能有

4、效堵塞合同在簽訂和履行過(guò)程中各種 漏洞，保證合同在簽訂后得到預(yù)期而有效的履行， 降低各種法律風(fēng)險(xiǎn)。 如通過(guò)授 權(quán)指引落實(shí)合同責(zé)任人； 通過(guò)會(huì)簽對(duì)合同進(jìn)行專業(yè)審查， 降低合同存在漏洞的機(jī)會(huì)；通過(guò)責(zé)任追究，減少代理人玩忽職守和以權(quán)謀私的幾率， 解決合同代理人盡 職方面的問(wèn)題。（2）前瞻性前瞻性是指制度的制訂要考慮國(guó)家立法的趨勢(shì)， 做到合理合法。如我國(guó)合同 法規(guī)定的合同保全措施目前在程序上仍存在不足之處， 可考慮在訂立合同時(shí)約定 由債務(wù)人在簽署或履行合同的過(guò)程中提供其債務(wù)人名單和債權(quán)情況， 作為債務(wù)人 合同擔(dān)保的補(bǔ)充形式。（3）可操作性可操作性是指該制度要結(jié)合該企業(yè)實(shí)際制訂的， 能用于實(shí)踐中并發(fā)揮應(yīng)

5、有的 作用，而不是為制訂制度而制訂制度。要通過(guò)分析企業(yè)主要合同的種類及可能存 在的管理漏洞，來(lái)制訂管理制度，對(duì)于重點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題給予應(yīng)有的注意；同時(shí)通 過(guò)對(duì)執(zhí)行中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，修訂不合時(shí)宜的規(guī)定。如公司處于籌建基建階 段的制度和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)階段的制度應(yīng)有所差別；籌建基建階段因采取的基建管理模 式不同而有所不同。在合同時(shí)間、金額、性質(zhì)上，不同性質(zhì)、規(guī)模的企業(yè)有不同 的合同管理標(biāo)準(zhǔn)。如投資性公司對(duì)投資性合同習(xí)以為常， 而生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)企業(yè)卻難得 碰到。（4）開放性開放性是指制度在運(yùn)行中能自我發(fā)現(xiàn)缺陷， 并通過(guò)一定的程序?qū)υ撊毕葸M(jìn)行 修復(fù)。如通過(guò)對(duì)簽訂中或履行中合同的評(píng)估， 特別是對(duì)糾紛的評(píng)估和處理，發(fā)現(xiàn)

6、 合同或合同管理制度存在的缺陷和問(wèn)題，然后通過(guò)一定程序進(jìn)行修訂。3合同管理過(guò)程及其環(huán)節(jié)合同要經(jīng)過(guò)簽訂、履行、文本歸檔等階段（其管理流程如圖1）,所以合同管理制度在設(shè)計(jì)時(shí)要從合同簽訂、履行、歸檔和制度本身的完善方面進(jìn)行考慮。效控制的保障。在本階段，通過(guò)招標(biāo)投標(biāo)選擇合同對(duì)方，通過(guò)擴(kuò)大合同對(duì)方選擇 合同變更、轉(zhuǎn)讓范圍和對(duì)合同對(duì)方主體資格和合同條款的評(píng)估，來(lái)降低對(duì)方違約風(fēng)險(xiǎn)。圖1合同管理程序合同歸檔階段這個(gè)階段也重要，需要作好內(nèi)部交接工作,刊管在加 期禍況 叫履判在 很撕托、資格審查 履和«0 合在 依 r口 Jg草魁匯報(bào) X合提 51庇同善 施發(fā)宀心 措估的BS貝任追究 回口 行合谷0檔

7、險(xiǎn)弟 炒備理機(jī) 琢口同更歡讓手續(xù)任 監(jiān) 腎瞬況<的來(lái)履 嶠反況合口同審批證 題口 0同簽防定稿可、 一®行咀匯報(bào)評(píng)估合同履行情況評(píng)估及責(zé)任追究匯報(bào)部各相關(guān)部門和對(duì)方按合同約定全面適當(dāng)履行， 使合同履行中的各種信息和問(wèn)題 能得到有效的搜集和反饋， 進(jìn)一步預(yù)防糾紛的發(fā)生， 并能在糾紛發(fā)生前有效預(yù)測(cè) 和報(bào)警，使我們?cè)诩m紛發(fā)生時(shí)能及時(shí)、有效、從容地予以應(yīng)對(duì)。在合同履行中發(fā) 現(xiàn)異常信號(hào)，可通過(guò)行使合同履行抗辯權(quán)、合同保全、合同變更、合同權(quán)利義務(wù) 轉(zhuǎn)讓等方式消除隱患。當(dāng)然需要在決定措施時(shí)對(duì)相關(guān)措施進(jìn)行利弊評(píng)估。最后，合同履行或糾紛處理完畢， 要進(jìn)行合同管理制度運(yùn)行情況評(píng)估。 對(duì)于 常規(guī)和標(biāo)

8、的額不大的合同， 可通過(guò)抽查合同文本進(jìn)行評(píng)估， 但對(duì)于合同履行中出 現(xiàn)異常情況的合同和標(biāo)的額巨大的合同應(yīng)一事一評(píng)估。 評(píng)估中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí) 進(jìn)行匯總，提出解決辦法和措施，完善管理制度。反過(guò)來(lái)可預(yù)防糾紛的發(fā)生。 4合同管理制度具體設(shè)想 合同談判及簽訂階段(1) 授權(quán)指引制度 授權(quán)指引是企業(yè)根據(jù)崗位職責(zé)要求規(guī)定的各崗位人員對(duì)某一事項(xiàng)在決策或 財(cái)務(wù)上的權(quán)限。如在合同簽訂、履行過(guò)程中，應(yīng)由誰(shuí)負(fù)責(zé)談判、 簽署，由誰(shuí)履行， 由誰(shuí)督促，由誰(shuí)決定變更， 在制度上作一定的可操作性的規(guī)定， 這一制度就是授 權(quán)指引。它是根據(jù)合同金額和合同履行期限進(jìn)行劃分的， 是授權(quán)委托書簽發(fā)和合 同用章的基礎(chǔ)，也是日后合同責(zé)任追

9、究的基礎(chǔ)。(2) 合同匯報(bào)合同匯報(bào)制度是企業(yè)透明運(yùn)作、 防止相關(guān)人員濫用職權(quán)的有效形式。 具體作 法是：在工作例會(huì)或?qū)ｎ}會(huì)議上， 在合同醞釀階段， 合同業(yè)務(wù)部門應(yīng)對(duì)擬簽訂的 合同、參與部門和人員及其分工、是否招標(biāo)等情況進(jìn)行匯報(bào)；在合同起草階段， 合同業(yè)務(wù)部門和管理部門對(duì)合同起草情況進(jìn)行匯報(bào)； 在合同談判階段， 合同業(yè)務(wù) 部門和管理部門對(duì)合同談判情況包括對(duì)合同對(duì)方主體資格審查情況進(jìn)行匯報(bào)； 在 合同會(huì)簽、審批階段，合同管理部門對(duì)合同審批情況進(jìn)行匯報(bào)； 在合同履行階段， 合同管理部門對(duì)合同履行情況及存在的問(wèn)題、 采取的措施進(jìn)行匯報(bào)； 在合同歸檔 階段，合同管理部門和紀(jì)檢監(jiān)察部門就合同履行情況評(píng)估和

10、責(zé)任追究情況進(jìn)行匯 報(bào)。(3) 主體資格評(píng)估及對(duì)策 主體資格應(yīng)包括技術(shù)方面的主體資格和商業(yè)運(yùn)營(yíng)方面的主體資格。 對(duì)主體資 格進(jìn)行審查， 主要依據(jù)合同標(biāo)的技術(shù)要求和合同金額。 如技術(shù)資格不具備， 不能 成為主體， 但如商業(yè)運(yùn)營(yíng)方面不具備， 可通過(guò)保證等擔(dān)保形式和責(zé)任保險(xiǎn)等手段 彌補(bǔ)資格的不足。對(duì)于擬采取措施應(yīng)報(bào)上一級(jí)批準(zhǔn)。(4) 合同文本的準(zhǔn)備合同分常規(guī)合同和特殊合同。 常規(guī)合同是企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理中經(jīng)常使用的合 同，該類合同應(yīng)力求形成格式版本， 標(biāo)書準(zhǔn)備時(shí)間和要求相對(duì)簡(jiǎn)單， 對(duì)已有交易 記錄的對(duì)手的主體資格審查相對(duì)簡(jiǎn)單。 但要防止對(duì)手利用記錄進(jìn)行詐騙。 特殊合 同是偶爾使用的合同， 如合資協(xié)議、

11、 技術(shù)轉(zhuǎn)讓協(xié)議， 標(biāo)書準(zhǔn)備時(shí)間和要求相對(duì)復(fù) 雜，要求相關(guān)專業(yè)人士參與。(5) 合同會(huì)簽及審批制度 合同會(huì)簽是公司相關(guān)部門參與合同管理的有效形式， 對(duì)于杜絕違紀(jì)、 維護(hù)公 司利益、保證程序正當(dāng)有效具有一定意義。如財(cái)務(wù)部門要審查付款、貸款條款， 技術(shù)部門對(duì)合同技術(shù)條款和對(duì)方技術(shù)資格進(jìn)行審查， 紀(jì)檢監(jiān)察部門對(duì)招標(biāo)過(guò)程進(jìn) 行監(jiān)督，法律顧問(wèn)對(duì)合同中法律條款全面審查。 可以會(huì)議形式進(jìn)行， 但必須簽署， 如有異議，應(yīng)在會(huì)議記錄或合同會(huì)簽審批單上標(biāo)示，作為以后責(zé)任追究的依據(jù)。 合同履行階段(1) 合同交付執(zhí)行及履行情況確認(rèn) 合同簽訂以后，合同管理部門應(yīng)將合同交付執(zhí)行部門執(zhí)行，辦理交接手續(xù)。 同時(shí)執(zhí)行部門應(yīng)將執(zhí)

12、行中的情況反饋管理部門， 以便管理部門及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的苗 頭，采取得當(dāng)措施。 強(qiáng)化合同交付執(zhí)行及履行情況確認(rèn)程序， 對(duì)于克服合同管理 脫節(jié)，及時(shí)有效保障企業(yè)權(quán)益具有重大意義。(2) 合同履行情況監(jiān)督及其處理 合同管理部門督促執(zhí)行部門適時(shí)全面履行合同， 并根據(jù)執(zhí)行部門的情況反饋 做出適當(dāng)反應(yīng)。對(duì)于不適應(yīng)具體情況需要變更的合同條款要及時(shí)按程序辦理變更 手續(xù)，對(duì)于已不需要標(biāo)的物的合同依法進(jìn)行合同權(quán)利義務(wù)的轉(zhuǎn)移， 對(duì)于存在糾紛 的合同應(yīng)組織相關(guān)部門做出評(píng)估， 并采取相應(yīng)措施如抗辯權(quán)、 擔(dān)保、合同保全等。 合同歸檔階段(1) 合同履行情況評(píng)估 合同終止或履行完畢， 合同管理部門要對(duì)該合同簽訂和履行各環(huán)節(jié)存

13、在的問(wèn) 題和采取的措施是否適當(dāng)進(jìn)行評(píng)估，對(duì)存在的問(wèn)題應(yīng)分析原因，追查責(zé)任人。(2) 合同責(zé)任追究在合同履行中或履行后， 如發(fā)現(xiàn)合同內(nèi)容或簽署程序不合法， 應(yīng)追究當(dāng)事人 的責(zé)任。合同內(nèi)容或簽署程序是否合法根據(jù)合同履行情況評(píng)估報(bào)告確定。 其中審 批人對(duì)合同負(fù)全面責(zé)任， 簽署人負(fù)相應(yīng)責(zé)任。 有關(guān)部門對(duì)其負(fù)責(zé)的相關(guān)條款的合 法性、合理性承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任， 如已提出異議而未能獲得簽署人的認(rèn)同， 異議部門 就其異議辦法內(nèi)容不承擔(dān)責(zé)任。 未按程序和權(quán)限簽訂合同的， 追究越權(quán)人相應(yīng)責(zé) 任。管理部門的當(dāng)事人未能按程序進(jìn)行管理， 承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 業(yè)務(wù)部門的當(dāng)事人 對(duì)其上報(bào)的情況與事實(shí)不符、執(zhí)行合同中越權(quán)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。(3) 合同管理制度評(píng)估和修正根據(jù)合同履行情況評(píng)估中存在的問(wèn)題， 檢查合同管理制度的運(yùn)行情況及其效 果，對(duì)不適應(yīng)實(shí)際情況的制度提出修訂和完善意見， 經(jīng)過(guò)必要的程序?qū)χ贫冗M(jìn)行 修正。由于企業(yè)規(guī)模有大有小， 產(chǎn)品千變?nèi)f化， 所以在合同管理制度設(shè)計(jì)上也不能 照抄照搬，必須從分析目前存在的問(wèn)題入手，因地制宜進(jìn)行設(shè)計(jì)。