辦公自動(dòng)化實(shí)訓(xùn)教程

1、辦公自動(dòng)化實(shí)訓(xùn)教程第二部分Excel大連理工大學(xué)出版社第二部分ExcellExcel 2003是Microsoft公司推出的Windows平臺(tái)下最流行的電子表格軟件，它提供了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，是Microsoft Office 2003辦公套裝軟件的一個(gè)重要組成部分。lExcel 2003集數(shù)據(jù)表格、圖表和數(shù)據(jù)庫(kù)三大基本功能于一身，具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理、統(tǒng)計(jì)與分析功能，被廣泛應(yīng)用于教育、科研、財(cái)務(wù)、和經(jīng)濟(jì)等各個(gè)領(lǐng)域，特別是需要處理大量數(shù)據(jù)的報(bào)表工作中。 第二部分 Excell第7章 制作客戶信息表 基本操作l第8章 制作個(gè)人明細(xì)表 數(shù)據(jù)計(jì)算l第9章 外幣資金月報(bào)表l第10章 制作銷售統(tǒng)計(jì)表 分

2、析統(tǒng)計(jì)第7章 制作培訓(xùn)通知l案例的制作展示了一個(gè)完整電子表格制作過程，從開始新建Excel文檔，到在單元格中錄入數(shù)據(jù)，進(jìn)行格式化操作，對(duì)工作表進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置，重命名工作表，及最后的保存及打印工作簿。第第7章章 制作客戶信息表制作客戶信息表案例知識(shí)點(diǎn)：l熟悉Excel 2003的基本功能l掌握表格的格式設(shè)置l掌握?qǐng)D片等圖形對(duì)象的插入l掌握工作表的基本操作l了解工作表的打印第第7章章 制作客戶信息表制作客戶信息表案例知識(shí)點(diǎn)講解：l熟悉Excel 2003的基本功能 建立文檔建立文檔雙擊桌面Excel圖標(biāo)，或從開始菜單啟動(dòng)Excel啟動(dòng)后，默認(rèn)打開一空白Excel文檔。也可以單擊“常用”工具欄中【新建

3、空白文檔】按鈕進(jìn)行創(chuàng)建。保存文檔保存文檔l單擊“常用”工具欄中【保存】按鈕 輸入數(shù)據(jù)輸入數(shù)據(jù) l手工輸入，可輸入中、英文文本、數(shù)字、公式等l使用自動(dòng)填充功能快速?gòu)?fù)制或填充有序數(shù)據(jù) 第第7章章 制作客戶信息表制作客戶信息表案例知識(shí)點(diǎn)講解：l格式的設(shè)置單元格字體、對(duì)齊方式 、數(shù)字格式 、邊框和底紋等設(shè)置l單擊菜單欄的【格式】【單元格】命令l通過“格式”工具欄進(jìn)行設(shè)置第第7章章 制作客戶信息表制作客戶信息表案例知識(shí)點(diǎn)講解：l格式的設(shè)置數(shù)字格式 設(shè)置數(shù)字格式可改變單元格中數(shù)據(jù)的顯示格式。常見的數(shù)字格式有常規(guī)、數(shù)值、貨幣、日期、時(shí)間、百分比、文本和自定義等。調(diào)整工作表行高列寬l鼠標(biāo)操作 拖動(dòng)列標(biāo)右邊界調(diào)

4、整列寬；雙擊列標(biāo)右邊界“最適合的寬度”l單擊菜單欄的【格式】【行】 或【列】命令第第7章章 制作客戶信息表制作客戶信息表案例知識(shí)點(diǎn)講解：l插入圖片單擊菜單欄的【插入】【圖片】【來自文件】命令Excel中，可以插入剪貼畫、圖片文件、藝術(shù)字、自選圖形等圖形對(duì)象，與Word 不同的是，插入的圖形總是浮于文字上方。第第7章章 制作客戶信息表制作客戶信息表案例知識(shí)點(diǎn)講解：l工作表的操作增加、刪除、命名工作表在工作表標(biāo)簽區(qū)中單擊選擇工作表標(biāo)簽單擊右鍵，在快捷菜單上選擇 【插入】/ 【刪除表】/【重命名】命令 凍結(jié)窗格l單擊菜單欄中的【窗口】【凍結(jié)窗格】 隱藏工作表中的網(wǎng)格線單擊菜單欄中的【工具】【選項(xiàng)】命

5、令，打開的【選項(xiàng)】對(duì)話框選擇【視圖】選項(xiàng)卡，在“窗口選項(xiàng)”中取消“網(wǎng)格線”的勾選第第7章章 制作客戶信息表制作客戶信息表案例知識(shí)點(diǎn)講解：l打印工作表頁(yè)面設(shè)置 l設(shè)置紙張的頁(yè)面大小、邊距、頁(yè)眉/頁(yè)腳等 l頁(yè)眉/頁(yè)腳的設(shè)置單擊菜單欄中的【文件】【頁(yè)面設(shè)置】命令，打開的【頁(yè)面設(shè)置】對(duì)話框。 選擇【頁(yè)眉/頁(yè)腳】選項(xiàng)卡，單擊【自定義頁(yè)眉/頁(yè)腳】按鈕，打開【頁(yè)眉/頁(yè)腳】對(duì)話框 第第7章章 制作客戶信息表制作客戶信息表案例知識(shí)點(diǎn)講解：頁(yè)面設(shè)置 l設(shè)置標(biāo)題行 使得每頁(yè)頂端或左端都出現(xiàn)標(biāo)題在【頁(yè)面設(shè)置】對(duì)話框中選擇【工作表】選項(xiàng)卡 在“頂端標(biāo)題行” 或 “左端標(biāo)題列”選項(xiàng)框 中選擇設(shè)置標(biāo)題行或列第第7章章 制作

6、客戶信息表制作客戶信息表打印預(yù)覽 打印工作表第8章 制作個(gè)人收支明細(xì)表 l案例中一些基本的原始數(shù)據(jù)外，其他的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)都是通過Excel提供的公式和函數(shù)自動(dòng)計(jì)算完成的。同時(shí)通過有效性及保護(hù)來盡量避免在輸入數(shù)據(jù)時(shí)的誤操作。 第第8章章 制作個(gè)人收支明細(xì)表制作個(gè)人收支明細(xì)表 案例知識(shí)點(diǎn)：l公式和函數(shù) l驗(yàn)證數(shù)據(jù)有效性 l設(shè)置條件格式 l保護(hù)工作表 l復(fù)制工作表 第第8章章 制作個(gè)人收支明細(xì)表制作個(gè)人收支明細(xì)表 案例知識(shí)點(diǎn)講解：l公式和函數(shù)插入函數(shù) 選擇結(jié)果單元格，單擊菜單欄中的【插入】【函數(shù)】命令打開的【插入函數(shù)】對(duì)話框，選擇應(yīng)用函數(shù)打開【函數(shù)參數(shù)】對(duì)話框 ，設(shè)置函數(shù)各計(jì)算參數(shù)第第8章章 制作個(gè)人

7、收支明細(xì)表制作個(gè)人收支明細(xì)表 案例知識(shí)點(diǎn)講解：l公式和函數(shù)輸入公式 選擇結(jié)果單元格輸入等號(hào)“=”，輸入運(yùn)算公式，按回車鍵確認(rèn)。Excel中的公式的書寫規(guī)則與常規(guī)的代數(shù)公式基本一致。它總是以“=”開始，可以使用+（加）、-（減）、*（乘）、/（除）、（乘冪）、()（小括號(hào)）、（大于號(hào)）、=（大于等于號(hào)）和&（連字符）等運(yùn)算符。 公式和函數(shù)可通過復(fù)制粘貼或自動(dòng)填充進(jìn)行復(fù)制第第8章章 制作個(gè)人收支明細(xì)表制作個(gè)人收支明細(xì)表 案例知識(shí)點(diǎn)講解：l單元格引用引用指標(biāo)識(shí)并指明公式中所使用數(shù)據(jù)的單元格位置。l相對(duì)引用 如：A2l絕對(duì)引用 如：$A$2l混合引用 如：$A2或A$2相對(duì)引用與絕對(duì)引用的區(qū)別

8、：當(dāng)復(fù)制公式時(shí)，相對(duì)引用會(huì)根據(jù)其發(fā)生改變，而絕對(duì)引用不會(huì)。 在公式中輸入單元格引用，可直接選擇該單元格或區(qū)域，支持Ctrl鍵和Shift鍵。第第8章章 制作個(gè)人收支明細(xì)表制作個(gè)人收支明細(xì)表 引用運(yùn)算符引用運(yùn)算符含義含義示例示例說明說明:（冒號(hào)）區(qū)域運(yùn)算，兩個(gè)引用間的連續(xù)單元格區(qū)域 SUM(A2:B3)A2B3四個(gè)單元格的和,（逗號(hào)）聯(lián)合運(yùn)算，多個(gè)引用的合并SUM(A2,B2,B3)A2,B2,B3三個(gè)單元格的和 （空格）交叉運(yùn)算，同屬于兩個(gè)引用的單元格SUM(A2:B3 B2:B4) B2,B3二個(gè)單元格的和案例知識(shí)點(diǎn)講解：l驗(yàn)證數(shù)據(jù)有效性通過給單元格設(shè)置“數(shù)據(jù)有效性”，來限制單元格數(shù)據(jù)的輸入

9、，從而避免輸入數(shù)據(jù)時(shí)誤操作。選定設(shè)置“數(shù)據(jù)有效性” 的單元格區(qū)域 單擊菜單欄中的【數(shù)據(jù)】【有效性】命令，打開的【數(shù)據(jù)有效性】對(duì)話框。 選擇【設(shè)置】選項(xiàng)卡， 設(shè)置“有效性的條件”選擇【出錯(cuò)警告】選項(xiàng)卡，設(shè)置“輸入無效信息時(shí)顯示出錯(cuò)警告” 第第8章章 制作個(gè)人收支明細(xì)表制作個(gè)人收支明細(xì)表 案例知識(shí)點(diǎn)講解：l設(shè)置條件格式通過條件格式，可將滿足特定條件的單元格以指定的格式顯示，從而達(dá)到突出重要數(shù)據(jù)的目的。 選定設(shè)置“條件格式”的單元格區(qū)域 單擊菜單欄中的【格式】【條件格式】命令，打開的【條件格式】對(duì)話框 在“條件？”中設(shè)置滿足條件單擊【格式】按鈕，在打開的【單元格格式】對(duì)話框中設(shè)置滿足條件后的格式還可

10、以單擊【添加 】按鈕，添加新的條件格式第第8章章 制作個(gè)人收支明細(xì)表制作個(gè)人收支明細(xì)表 案例知識(shí)點(diǎn)講解：l保護(hù)工作表保護(hù)工作表的作用為保護(hù)工作表中的鎖定單元格（默認(rèn)），使得這些單元格不能被編輯修改 。選定所有不需保護(hù)的單元格區(qū)域 單擊菜單欄中的【格式】【單元格】命令，打開的【單元格】對(duì)話框。 選擇【保護(hù)】選項(xiàng)卡，單擊取消“鎖定”選項(xiàng)。單擊菜單欄中的【工具】【保護(hù)】【保護(hù)工作表】命令，打開的【保護(hù)工作表】對(duì)話框。選擇“保護(hù)工作表及鎖定的單元格內(nèi)容”選項(xiàng)，在“取消工作表保護(hù)時(shí)使用的密碼”文本框中輸入工作表的保護(hù)密碼，并設(shè)置保護(hù)后可執(zhí)行的操作。 第第8章章 制作個(gè)人收支明細(xì)表制作個(gè)人收支明細(xì)表 案例

11、知識(shí)點(diǎn)講解：l復(fù)制工作表在工作表標(biāo)簽區(qū)中，選中工作表標(biāo)簽。單擊右鍵，在快捷菜單中選擇【移動(dòng)或復(fù)制工作表】命令，打開【移動(dòng)或復(fù)制工作表】對(duì)話框中在“工作簿”選項(xiàng)中選擇目標(biāo)工作簿選擇 “建立副本”（如不選擇則為移動(dòng)），單擊【確定】按鈕 。 第第8章章 制作個(gè)人收支明細(xì)表制作個(gè)人收支明細(xì)表 第9章 外幣資金月報(bào)表 l實(shí)例中通過【新建Web查詢】功能，從網(wǎng)頁(yè)中獲取數(shù)據(jù)，并實(shí)現(xiàn)自動(dòng)刷新，從而減少了原始數(shù)據(jù)的錄入，提高了數(shù)據(jù)的有效利用。 第第9章章 外幣資金月報(bào)表外幣資金月報(bào)表 案例知識(shí)點(diǎn)：l導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)l單元格引用（加強(qiáng)） l隱藏行、列和工作表 l制作圖表 第第9章章 外幣資金月報(bào)表外幣資金月報(bào)表 案例

12、知識(shí)點(diǎn)講解：l導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)據(jù) 從數(shù)據(jù)庫(kù)或文本文件等外部文件中獲取數(shù)據(jù) 單擊菜單欄中的【數(shù)據(jù)】【導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)】【導(dǎo)入數(shù)據(jù)】命令，打開的【選取數(shù)據(jù)源】對(duì)話框。選取外部數(shù)據(jù)源文件根據(jù)導(dǎo)入向?qū)гO(shè)置導(dǎo)入選貢第第9章章 外幣資金月報(bào)表外幣資金月報(bào)表 案例知識(shí)點(diǎn)講解：l導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)新建Web查詢 從網(wǎng)頁(yè)中獲取數(shù)據(jù) 單擊菜單欄中的【數(shù)據(jù)】【導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)】【新建Web查詢】命令，打開的【新建Web查詢】對(duì)話框。在瀏覽窗中選擇要導(dǎo)入的數(shù)據(jù)區(qū)域單擊對(duì)話框右上角的“選項(xiàng)”按鈕，打開【W(wǎng)eb查詢選項(xiàng)】對(duì)話框，設(shè)置查詢選項(xiàng)。第第9章章 外幣資金月報(bào)表外幣資金月報(bào)表 案例知識(shí)點(diǎn)講解：l單元格引用（加強(qiáng)）引用當(dāng)前表：?jiǎn)?/p>

13、元格引用 引用不同表：工作表名稱!單元格引用 引用不同工作簿：工作簿文件名稱 工作表名稱!單元格引用 第第9章章 外幣資金月報(bào)表外幣資金月報(bào)表 l隱藏行、列和工作表隱藏行或列l(wèi)選定要隱藏的列，單擊菜單欄中的【格式】【列】【隱藏】命令l要顯示隱藏列，首先選定整個(gè)工作表，單擊菜單欄中的【格式】【列】【取消隱藏】命令 隱藏工作表l單擊菜單欄中的【格式】【工作表】【隱藏】命令 l要顯示隱藏工作表，單擊菜單欄中的【格式】【工作表】【取消隱藏】命令案例知識(shí)點(diǎn)講解：l制作圖表創(chuàng)建圖表首先選定建立圖表的數(shù)據(jù)源單元格區(qū)域單擊菜單欄中的【插入】【圖表】命令，或單擊“常用”工具欄上的【圖表向?qū)А堪粹o。打開的【圖表向

14、導(dǎo)】對(duì)話框。根據(jù)向?qū)б来卧O(shè)置圖表類型、源數(shù)據(jù)區(qū)域、選項(xiàng)、位置等 第第9章章 外幣資金月報(bào)表外幣資金月報(bào)表 案例知識(shí)點(diǎn)講解：圖表編輯修飾l圖表創(chuàng)建后 ，可通過菜單欄中的【圖表】菜單對(duì)圖表類型、源數(shù)據(jù)、選項(xiàng)、位置等進(jìn)行編輯l圖表是由圖表區(qū)、繪圖區(qū)、系列、圖表標(biāo)題等一系列圖形對(duì)象組成的?？煞謩e對(duì)這些對(duì)象在外形、色彩、大小和位置等方面進(jìn)行格式化設(shè)置。 第第9章章 外幣資金月報(bào)表外幣資金月報(bào)表 第10章 銷售統(tǒng)計(jì)分析 lExcel中除了可以通過公式和函數(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算外，還提供了許多分析統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的功能，如排序、篩選、分類匯總和數(shù)據(jù)透視表等，從而為我們的決策提供依據(jù)。 第第10章章 銷售統(tǒng)計(jì)分析銷售統(tǒng)計(jì)分

15、析 案例知識(shí)點(diǎn)：l數(shù)據(jù)清單l排序 l篩選 l分類匯總 l數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖 第第10章章 銷售統(tǒng)計(jì)分析銷售統(tǒng)計(jì)分析 案例知識(shí)點(diǎn)講解：l數(shù)據(jù)清單數(shù)據(jù)清單（也稱數(shù)據(jù)列表），指包含系列相關(guān)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)二維表格，其中每行是一個(gè)完整的信息，而同列的數(shù)據(jù)項(xiàng)應(yīng)具有的相同數(shù)據(jù)類型。記錄單 l可對(duì)數(shù)據(jù)清單進(jìn)行瀏覽、修改、輸入、刪除、和查找等管理操作l單擊菜單欄中的【數(shù)據(jù)】【記錄單】命令，打開【記錄單】對(duì)話框第第10章章 銷售統(tǒng)計(jì)分析銷售統(tǒng)計(jì)分析 案例知識(shí)點(diǎn)講解：l排序首先選定數(shù)據(jù)清單中任一單元格（如果要排序的是部分?jǐn)?shù)據(jù)清單或非標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)清單，則要選擇要排序的完整數(shù)據(jù)區(qū)域。）單擊菜單欄中的【數(shù)據(jù)】【排序】命令，打

16、開【排序】對(duì)話框依次設(shè)置排序字段及方式。簡(jiǎn)單的排序可直接選定關(guān)鍵字所在列的任一單元格，然后單擊“常用”工具欄上的【升序排序】按鈕或【降序排序】按鈕完成排序。 第第10章章 銷售統(tǒng)計(jì)分析銷售統(tǒng)計(jì)分析 案例知識(shí)點(diǎn)講解：l篩選自動(dòng)篩選 一般適用于簡(jiǎn)單條件的篩選，允許疊加。 首先選定數(shù)據(jù)清單中任一單元格。單擊菜單欄中的【數(shù)據(jù)】【篩選】【自動(dòng)篩選】命令單擊列標(biāo)題右側(cè)的自動(dòng)篩選下拉箭頭，從下拉列表中選擇l自動(dòng)篩選狀態(tài)下，再單擊菜單欄中的【數(shù)據(jù)】【篩選】【自動(dòng)篩選】命令 ，可撤消篩選 第第10章章 銷售統(tǒng)計(jì)分析銷售統(tǒng)計(jì)分析 案例知識(shí)點(diǎn)講解：l篩選高級(jí)篩選 可任意組合篩選條件，適用于復(fù)雜的條件篩選首先在工作表

17、中空白處輸入篩選條件 選定數(shù)據(jù)清單中任一單元格，單擊菜單欄中的【數(shù)據(jù)】【篩選】【高級(jí)篩選】命令，打開【高級(jí)篩選】對(duì)話框依次選擇設(shè)置列表區(qū)域、條件區(qū)域和篩選結(jié)果位置l提示：篩選條件中，不同行間的條件是“或”的關(guān)系，同一行中不同列的條件是“與”的關(guān)系。 第第10章章 銷售統(tǒng)計(jì)分析銷售統(tǒng)計(jì)分析 案例知識(shí)點(diǎn)講解：l分類匯總指對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，并按分類進(jìn)行匯總進(jìn)行諸如“求和”、“計(jì)數(shù)”和“平均值” 等匯總計(jì)算。允許嵌套 。首先對(duì)要分類字段進(jìn)行排序 單擊菜單欄中的【數(shù)據(jù)】【分類匯總】命令，打開【分類匯總】對(duì)話框。 依次設(shè)置分類字段、匯總方式和和匯總項(xiàng)等，單擊【確定】按鈕要撤消分類匯總，可在【分類匯總】對(duì)話框中單擊【全部刪除】按鈕。 第第10章章 銷售統(tǒng)計(jì)分析銷售統(tǒng)計(jì)分析 案例知識(shí)點(diǎn)講解：l數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖數(shù)據(jù)透視表（圖） 排序+篩選+合并+分類匯總選擇數(shù)據(jù)清單中任一