公文格式和行文規(guī)則

1、公文格式和行文規(guī)則一、公文文面格式公文文面格式是指公文中各要素（各組成部分）的搭配、排列和標識規(guī)則，包括版面安排、字體型號、各要素的標識排序等。黨政機關(guān)通用公文的文面格式由版頭（報頭） 、 份號、 密級、 保密期限、發(fā)往地址、緊急程度（等級）、發(fā)文字號、簽發(fā)人、收發(fā)報序號、公文標題、主送機關(guān)、正文、附件名稱（附件說明）、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達范圍（附注）、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印制版記、公文二維條碼22 個要素組成。（一）版頭行政機關(guān)的發(fā)文機關(guān)標識主要有3 種形式：一種由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“ 文件 ” 組成， 即 “ 文頭紙 ” ； 一種由發(fā)文機關(guān)名稱加 “ 令 ”

2、組成，如 “ 省政府令 ” ；一種由發(fā)文機關(guān)名稱加武文線組成，即 “ 函頭紙 ” 。對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。（二）份號即份數(shù)序號，是同一件公文印制份數(shù)的順序號。用電報傳送的秘密公文，不標注份號。絕密、機密、秘密電報均屬密碼電報，均應(yīng)按密碼電報的管理辦法進行嚴格管理。（三）密級與保密期限公文中的密級（包括國家秘密）分為絕密、機密、秘密3 個等級。商業(yè)秘密分為商業(yè)機密、商業(yè)秘密2 個等級。密級用3 號黑體字標注。黨的機關(guān)的公文密級標注在份號下方，兩字之間空1 字；行政機關(guān)的公文密級標注在公文首頁右上角。如需同時標注秘密等級與保密期限， 黨政機關(guān)的公文都用3 號黑體

3、字頂格標注在版心右上角第1 行， 秘密等級中間不空格，并與保密期限之間用 “” 隔開。（四）緊急程度（等級）黨的機關(guān)的緊急公文，分別標明“ 特急 ” 、 “ 加急 ” 用 3 號黑體字頂格標注于公文首頁頁版心右上角，兩字之間空1 字； 行政機關(guān)的緊急公文，分別標明“ 特急 ” 、 “ 急件 ” ，用 3 號黑體字標注于公文首頁版心右上角第2 行。如無密級則標注在第1 行。 電報的緊急程度叫等級，分 “ 特提、特急、加急、平急” 4 種，用 3 號仿宋體字標注，其辦理公文的時間要求分別是1 天、 3 天、 5 天、 10 天。（五）發(fā)文字號發(fā)文字號是由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號3 部分組

4、成。發(fā)文年度應(yīng)標全稱，不能簡寫。發(fā)文順序號分年度從1 號起，按公文的簽發(fā)時間的先后依次編號，不能跳號，不留有空號，不隨意編號，不編虛位（即“ 1” 不編為 “ 001” ），不加 “ 第 ” 字。應(yīng)注意三個問題：一是發(fā)文字號一經(jīng)確定，應(yīng)長期固定使用。二是聯(lián)合行文，一般只標注主辦機關(guān)的發(fā)文字號。三是用特定版頭印制的公文的發(fā)文字號，行政機關(guān)的用3 號仿宋體字標注于版頭（發(fā)文機關(guān)標識）下空 1 行紅色橫隔線之上。下行文、平行文的居中標注；上行文的標注于左側(cè)，與右側(cè)的“ 簽發(fā)人 ” 對稱，左右兩邊各空1 字排印。（六）簽發(fā)人上行文應(yīng)標注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字 號居左空1字，簽發(fā)人姓

5、名居右空1字；簽發(fā)人3字加全角冒號與簽發(fā) 人姓名組成。某些重要的公文有會簽人的，還應(yīng)在簽發(fā)人右側(cè)用4號仿 宋體字標注會簽人及其姓名。標注簽發(fā)人的目的是為了加強單位領(lǐng)導(dǎo)人對公文所負的責(zé)任，使之認真 把好公文關(guān)。應(yīng)注意兩個問題：一是聯(lián)合行文，有多個簽發(fā)人，一般是主辦 單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽 發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之 下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色橫隔線；二是簽發(fā)人是指機關(guān)簽 發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人中最高職務(wù)者。（七）標題由發(fā)文機關(guān)名稱（全稱或規(guī)范化簡稱）、公文主題和文種組成, 位于紅色橫隔線下方空2行排印。主標題用2號小標宋

6、體字，副標題用 3號楷體字，居中排印。應(yīng)注意三個問題：一是聯(lián)合行文時各聯(lián)署機關(guān)名稱排序，主辦機關(guān)的名 稱排在前面，其余依次排列。二是在有雙文種的公文（又叫復(fù)合性公文） 中應(yīng)簡化標題。三是標題中一般不用除書名號以外的標點符號。（A）主送機關(guān)在標題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字排印，回行時頂格; 最后一個主送機關(guān)名稱之后用全角冒號。如主送機關(guān)過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送機關(guān)之上。在黨政機關(guān)常用的公文中，只有通知、報告、請示、批復(fù)、議案、函 6 種公文標注主送機關(guān)；決議、決定、指標、命令（令）、意見、公報、公告、通告、規(guī)定、細則、會議紀要、工作要點1

7、2 種公文不標注主送機關(guān)；通報可標也可不標注主送機關(guān)，但表彰先進、批評錯誤、通報人大和政協(xié)選舉結(jié)果，可標注主送機關(guān)。（九）正文正文位于主送機關(guān)下方，不標注主送機關(guān)的公文，正文位于成文日期下方。數(shù)字、年份不能回行。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)是：第一層為 “ 一、 ” ， 第二層為 “ （一）” ， 第三層為 “ 1. ” ， 第四層為 “ （ 1） ”要注意不要把“ 1. ” 的小圓點寫了頓號。在正文層次不多的情況下，第一層用 “ 一、 ” ，第二層可用“ 1. ” ，但不能用“ （ 1） ” 。正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4 種字體，均用3 號字印制。只有一級小標題的，小標題用黑體字排?。挥袃杉?/p>

8、小標題的，第一級用黑體字排印，第二級用楷體字排印；有多級小標題的，第一級用小標宋體排印，第二級用黑體字排印，第三級用楷體字排印，第四級用仿宋體字排印。法規(guī)性公文的編、章、節(jié)的序號及標題居中排印，占兩行；非法規(guī)性公文的小標題的第一行與正文的每一個自然段的第一行左邊空兩個字排印，行距相同。獨立成段的小標題，末尾無標點符號；小標題之后接著排印正文的，末尾有句號。（十）附件應(yīng)在正文之后、發(fā)文機關(guān)署名之前排印附件名稱。附件名稱與正文空 1 行，左側(cè)空2 字，用 3 號仿宋體字排印“ 附件 ” 2 字，后面標全角冒號和附件名稱。附件的首頁左上角頂格用3 號黑體字排印“ 附件 ” 2 字及附件的順序號。附件

9、置于主件之后，另起一頁開始排印，并與主件裝訂在一起，公文主題詞與印制版記應(yīng)標注在附件最后一頁的下端。不能裝訂在一起的，公文主題詞與印制版記應(yīng)標注在主件最后一頁的下端。（十一）發(fā)文機關(guān)署名單一機關(guān)和兩個機關(guān)的聯(lián)合行文不署名，3 個以上機關(guān)聯(lián)合行文，應(yīng)署名。署名時將發(fā)文機關(guān)名稱排在成文日期和正文之間，主辦機關(guān)排在前面，每行最多排3 個發(fā)文機關(guān)名稱，最后一排如余一個或兩個，均居中排印，以方便蓋章為標準。（十二）成文日期一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準；經(jīng)會議討論通過的決議、決定等， 以會議通過的日期為準；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準；應(yīng)當寫明年月日，年份不能簡寫。單一機關(guān)行文，成文日期在

10、正文之下一般空4 行、右空4 個字、用3 號仿宋體字排印。聯(lián)合行文將成文日期拉開，左右各空7 個字排印。公文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后因故不能及時發(fā)文時，成文日期可請示簽發(fā)人重新確定，或由辦文者提出意見報領(lǐng)導(dǎo)確定。（十三）印章除 “ 會議紀要 ” 和以電報形式發(fā)出的以外，均應(yīng)加蓋發(fā)文機關(guān)的印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)加蓋印章。加蓋印章時，要做到端正、清晰，上沿不壓正文，下沿在成文日期之下。單一機關(guān)行文印章距正文 2-4mm居中壓成文日期。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。不得

11、蓋空白章。當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，主辦機關(guān)在前，兩個印章均壓成文日期，互不相交或相切，相距不超過 3mm當關(guān)合行文需加蓋3個以上印章時，每行最多排3 個印章，主辦機關(guān)在前，印章蓋在發(fā)文機關(guān)署名處，兩端不得超出版心；最后一行如余一個或兩個印章，均居中排布；當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取“ 此頁無正文 ” 的方法解決。省直各公司來省社蓋章，凡是股東決議、會議紀要、章程，涉及到人、財、物的重要文件材料等，都必須備有兩份留省社存檔，且所有股東（包括省社派出的股東代表）均須在股東決議上簽名。（十四）主題詞“ 主題詞 ”

12、三個字用3 號黑體字，居左頂格標注，后標全角冒號；主題詞用3 號小標宋體字；一篇公文最多不超過5 個主題詞。每個詞目之間空1 行， 一行排不完的另起一行與第一行主題詞的第一個字對 齊排印。（十五）抄送機關(guān)在印制版記上方，主題詞下方，并用橫線與主題詞和印制版記隔開，抄送機關(guān)按機關(guān)大小和排列習(xí)慣依次進行排列，回行時與冒號后的抄送名稱對齊。用3 號仿宋體字，左空1 字排?。怀蜋C關(guān)名稱之間用頓號隔開，末尾用句號。（十六）印制版記行政機關(guān)的公文只有印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間，印發(fā)機關(guān)左空1 字，印發(fā)時間右空1 字，用 3 號仿宋體字排印。印發(fā)時間以付印日期為準。翻印上級機關(guān)的公文，應(yīng)把印發(fā)單位改為翻印單位，印

13、發(fā)時期改為翻印日期，用圓括號標注共印份數(shù)。（十七）公文排印、裝訂格式除發(fā)文機關(guān)標識、標題、主題詞用小標宋體字，密級、保密期限、緊急程度、“ 主題詞 ” 3 字用黑體字，份數(shù)序號用2 號全身黑正體字外，其余文字都是用3 號仿宋體字。黨的機關(guān)用16 開公文紙排印。行政機關(guān)用國際標準 A4紙，正文用3號仿宋體字，每頁排22行，每行排 28 個字。要求雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。 頁碼用4 號半角白體標注，雙頁碼居左空1 空，空白頁不標注頁碼。二、行文關(guān)系公文的行文關(guān)系主要有6 種關(guān)系：1. 領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。指有隸屬關(guān)系的上級機關(guān)與下級機關(guān)之間的公文往來關(guān)系。即具有直接領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的上

14、下級之間的關(guān)系，不包括間接的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。2. 指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系。指沒有隸屬關(guān)系但有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機關(guān)、單位、部門之間的公文往來關(guān)系。上下級機關(guān)之間用下行文文種，平行機關(guān)之間用函行文。3. 綜合管理與被管理的關(guān)系。包括歸口管理與被歸口管理的關(guān)系。4. 屬地管理中統(tǒng)一管理與被統(tǒng)一管理的關(guān)系。 5. 監(jiān)督與被監(jiān)督的關(guān)系。6. 平行機關(guān)之間的協(xié)作關(guān)系和業(yè)務(wù)上管理與被管理的關(guān)系。特別要注意第6 種關(guān)系：（ 1）平行機關(guān)之間的協(xié)作關(guān)系，指沒有隸屬關(guān)系的機關(guān)、單位之間因工作上的相互聯(lián)系而進行的公文往來關(guān)系。這種工作上的相互聯(lián)系，一般以公文為媒介，請受文單位予以支持、幫助或予以協(xié)助或予以批準等。常見的錯誤有：

15、 行文對象級別高，就認為本機關(guān)與行文對象是上下級之間的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系； 行文對象有管理實權(quán)，行文時作上級對待，以示尊重。以上都是不符合行文規(guī)則的，應(yīng)予以糾正。（ 2）平行機關(guān)之間業(yè)務(wù)上的管理與被管理的關(guān)系，指沒有隸屬關(guān)系的機關(guān)、單位之間，其某些業(yè)務(wù)工作應(yīng)接受業(yè)務(wù)主管部門的統(tǒng)一管理。平行機關(guān)之間業(yè)務(wù)上的管理工作，如報請批準、批準后的答復(fù)、進行監(jiān)督管理、下達管理規(guī)范等，應(yīng)用函行文。常見的錯誤有：把業(yè)務(wù)主管部門當作自己的上級機關(guān)，請求批準時錯用文種，即該用“ 函 ” ，卻用 “ 請示 ” 、 “ 報告 ” 。三、行文方式和規(guī)則行文方式分為下行文、上行文和平行文三種方式。在處理行文關(guān)系上，黨政機關(guān)

16、必須遵守以下規(guī)則：1. 向下級機關(guān)的重要行文，應(yīng)當同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。2. 黨委各部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委的相關(guān)部門行文。黨委、政府的各部門在自己的職權(quán)范圍內(nèi)可分別向下級黨委、政府的相關(guān)部門發(fā)布指導(dǎo)性、批復(fù)性、規(guī)范性、周知性等公文，但無權(quán)發(fā)布指揮性公文。3. 黨委、政府的辦公廳（室）可以根據(jù)黨委、政府的授權(quán)，分別向下級黨委、政府行文。黨委的其他部門，不得向下級黨委發(fā)布指示性公文。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府的授權(quán)，分別向下級黨委、政府行文。黨委、政府的其他部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室

17、）外不得對外正式行文。因為辦公廳 （室） 是辦事機構(gòu)和綜合機構(gòu)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意或授權(quán)可以對外正式行文，其他內(nèi)設(shè)機構(gòu)不是獨立的單位，不具備法人資格，也不能代表部門，不得對外正式行文。4. 部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當責(zé)令糾正或撤銷。5. 同級黨的機關(guān)、黨的機關(guān)與其他同級機關(guān)之間必要時可以聯(lián)合行文。同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯(lián)合行文； 政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文的條件是：級別相同、共同管理的事項或有關(guān)事項

18、，但不宜過多，凡屬政府職責(zé)范圍內(nèi)的事項，則不需與黨委聯(lián)合行文。6. 屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當由部門自行行文或聯(lián)合行文。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當注明經(jīng)政府同意。7. 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)， 由主送機關(guān)負責(zé)答復(fù)請示事項；上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)當抄送其另一上級機關(guān)。8. 不相隸屬機關(guān)之間，不論級別如何，只能用函行文，用協(xié)商的口氣以尊重對方，用陳述性語言以示禮貌，不能在函中帶有指令性、指示性、指揮性、決斷性的語言，不能居高臨下，不能用上級對下級的口氣行文。9. 必須按隸屬關(guān)系和有關(guān)規(guī)定請示問題和報告工作?！?請示 ” 公文是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示、批準、幫助解決問題的文種；“ 報告 ” 是下級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級機關(guān)的詢問使用的文種?！?請示 ” 和 “ 報告 ” 行文的目的和作用不同，內(nèi)容和結(jié)構(gòu)不同，行文時限和批轉(zhuǎn)的重點不同。（ 1）向上級機關(guān)行文，應(yīng)當主送一個上級機關(guān)；如需其他相關(guān)的上級機關(guān)閱知，可以抄送。應(yīng)當一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)，不得在非請示中夾帶請示事項；其他機關(guān)需要周知和支持的，應(yīng)當用抄送形式，但不得抄送其