辦公室工作手冊

1、*有限公司 第A版文件編號： 編 制：受控狀態(tài)： 審 核：分 發(fā) 號： 批 準：批準日期： 年 月 日 實施日期： 年 月 日目 錄1.部門結(jié)構(gòu)圖.2 2.部門職責.23.部門各崗位職責.3-43.1辦公室主任工作職責.33.2行政前臺工作職責.33.3檔案管理員工作職責.33.4行政助理工作職責.33.5行政專員工作職責.43.6司機工作職責.44.部門工作質(zhì)量管理目標.45.各崗位工作流程及說明.5-365.1客戶訂票流程5.2公司總經(jīng)理訂票流程5.3公司總經(jīng)理級別以下員工訂票5.4客戶用餐安排流程5.5客戶住宿安排流程5.6考勤管理流程5.7檔案歸檔流程5.8檔案借用流程5.9蓋章流程說

2、明5.10辦公用品采購流程5.11辦公用品領(lǐng)用流程5.12辦公設備采購流程5.13行管會議的組織及跟蹤流程5.14項目申報流程5.15辦公室.內(nèi)部管理工作流程5.16車輛管理使用工作流程5.17車輛管理使用工作流程6.部門管理制度.37-476.1 辦公室工作管理規(guī)定（暫行）6.2 會議管理規(guī)定（暫行）6.3公司打印機、復印機的使用通告6.3公司打印機、復印機的使用通告7.部門記錄清單.49內(nèi)部工作聯(lián)絡單用餐招待登記表酒店住房統(tǒng)計表客戶接待申請單管理人員考勤表請假審批單司機出差申請單未打卡考勤說明員工出差申請單公司文檔入庫接收表公司檔案登記表檔案借閱、借用登記表*合同借用登記表公司印鑒借閱、借

3、用登記表辦公用品申請單辦公用品入庫單辦公用品領(lǐng)用表辦公設備申請單會議簽到表 公司例會會議紀要罰款登記表 周計劃表內(nèi)部工作聯(lián)絡單罰款通知單罰款登記表8.記錄附表.1.辦公室結(jié)構(gòu)圖辦公室主任檔案管理員行政專員司機行政助理行政前臺2.部門職責1）協(xié)作總經(jīng)理處理日常事務性工作；2）負責公司行政管理會議的組織、記錄及跟蹤；3）負責安排公司的對外來訪接待工作，包括訂酒店、住宿、辦公訂票；4）負責相關(guān)部門的信息的及時傳遞；5）負責公司相關(guān)資質(zhì)文件、資料的復印、發(fā)放；6）負責公司外來文件、資料的接收、歸檔及傳遞等管理；7）負責辦公區(qū)考勤管理；8）負責協(xié)助財務部對公司固定資產(chǎn)、低值易耗品的管理；9）負責辦公設備

4、的使用、維護、監(jiān)督和采購及報廢申請；10）負責公司車輛的派遣，外出登記和行車記錄的檢查；11) 負責國家、省、市級項目申報信息的收集、資料的整理和申報工作；12) 負責公司項目申報工作關(guān)系的處理和維護；13) 負責公司公共關(guān)系客戶信息匯總；14) 負責辦公區(qū)域環(huán)境制度的建立和監(jiān)督執(zhí)行；15) 負責公司公共關(guān)系禮品購買、入庫和發(fā)放等管理；16) 負責完成上級領(lǐng)導下達的各項工作任務。3.部門各崗位職責3.1 辦公室主任:1）對辦公室工作負總責；2）負責辦公室各崗位人員的工作進行分配；3）負責辦公室各崗位人員工作崗位培訓；4）負責辦公室各崗位人員的考核；5）負責組織行政管理會議，并落實實施；6）負責

5、國家扶持的項目申報、資金落實及關(guān)系的處理；7） 負責上級領(lǐng)導下達的各項工作任務。3.2 行政前臺：1） 公司辦公訂票、客戶訂酒店、住宿等；2） 接辦公電話并負責轉(zhuǎn)接到相關(guān)部門；3） 收發(fā)傳真并轉(zhuǎn)至相應部門；4） 對進入公司客戶進行引導至指定位置；5） 對外來推銷人員進行阻擋；6） 負責公司各部門要求用車進行統(tǒng)計，并對車輛進行調(diào)配；7） 完成上級領(lǐng)導下達的各項工作任務。3.3 檔案管理員:（檔案、公章管理和禮品、辦公用品領(lǐng)用）1） 負責公司外來檔案、合同或者資質(zhì)文件等的存檔登記；2） 負責公司公章的保存、蓋章及記錄；3） 負責公司檔案的整理，有效期的查詢，并于到期前一個半月上報給辦公室主任；4）

6、 負責檔案、合同及資質(zhì)文件的復印、掃描等；5） 負責辦公用品的入庫及辦公用品的領(lǐng)用；6） 負責辦公用禮品的申請、報批、購買、入庫和領(lǐng)用；7） 完成上級領(lǐng)導下達的各項工作任務。3.4行政助理:1） 負責接收各部門辦公用品和設備購買申請并報辦公室主任審批后，報備至財務；2） 負責辦公用品的詢價，并進行對比，采購質(zhì)優(yōu)價廉的辦公用品（包括耗材和設備）；3） 負責辦公用品的入庫交接和設備固定資產(chǎn)登記；4） 負責辦公用網(wǎng)絡、電話等設備的維護；5） 負責飲用水的購買和入庫，費用月結(jié)等；6） 協(xié)助辦公室?guī)旃苓M行禮品購買、入庫；7） 負責完成上級領(lǐng)導下達的各項工作任務。3.5行政專員:1） 協(xié)助辦公室主任組織行

7、政管理會議并做好記錄，整理會議紀要并發(fā)放； 2） 落實會議紀要形成決議內(nèi)容，負責周計劃表的整理并匯報給辦公室主任；3） 負責辦公室紅頭文件的起草，并跟蹤文件審批單進行文件發(fā)放；4） 負責協(xié)助辦公室主任對公司ISO體系執(zhí)行情況進行監(jiān)督并報辦公室主任；5） 負責查找國家、省、市、區(qū)項目申報信息；6） 對申報文件簡單信息進行填寫，協(xié)助辦公室主任進行申報文件的匯總，裝訂和遞交；7） 負責項目申報工作后期的跟蹤，并提醒辦公室主任跟進。8） 完成上級領(lǐng)導下達的各項工作任務。3.6司機1）協(xié)助辦公室完成公司的出車任務2）負責公司車輛的維護和保養(yǎng)3）完成上級領(lǐng)導下達的各項工作任務4.部門工作質(zhì)量管理目標序號管

8、理目標公式考核崗位目標統(tǒng)計周期目標統(tǒng)計時間 2酒店預訂及時率98%（預定酒店次數(shù)-投訴次數(shù)）/預定酒店次數(shù)行政前臺一個月月末3考勤準確率100%人力資源考核行政前臺一個月次月初4檔案處理及時率98%部門主管考核檔案管理員一個月月末5辦公用品庫存準確率96%辦公用品現(xiàn)有庫存量/辦公用品應有庫存量檔案管理員一個月月末5辦公設備完好率96%辦公設備性能良好數(shù)/辦公設備總數(shù)行政助理一個月月末6辦公用品采購合格率98%采購合格次數(shù)/采購次數(shù)行政助理一個月月末7行管會議跟蹤落實及時率90%（開會次數(shù)-投訴次數(shù)）/開會次數(shù)行政專員一個周周六8項目跟蹤及時率95%部門主管考核行政專員一個月月末9公司制度跟蹤落

9、實及時率95%咨詢管理委員會考核行政專員一個月月末10公司車輛性能良好率96%（出車次數(shù)-車輛出車出故障次數(shù)）/出車次數(shù)司機一個月月末5.部門工作流程及說明5.1 給客戶訂票流程 接待方 銷管中心 總監(jiān) 辦公室 前臺開始 審核確認審核填寫客戶接待申請表確認簽字依據(jù)申請單訂票，并反饋訂票信息依據(jù)申請單返聯(lián)，登記備案，并告知訂票信息接待客戶 返回一聯(lián)依據(jù)留存聯(lián)執(zhí)行報銷流程結(jié)束5.1.1給客戶訂票流程說明步驟工作程序責任部門/崗位時限相關(guān)記錄文件、表格1填寫客戶接待申請單接待方客戶接待申請單2審核銷管中心客戶接待申請單3審核確認總監(jiān)客戶接待申請單4確認簽字辦公室客戶接待申請單5 依據(jù)申請單訂票，并反

10、饋訂票信息行政前臺客戶接待申請單報銷流程6銷管中心依據(jù)返聯(lián)登記備案，并取回所訂票據(jù)銷管中心客戶接待申請單7接待客戶接待方8依據(jù)留存聯(lián)執(zhí)行報銷流程行政前臺客戶接待申請單5.2 公司總經(jīng)理訂票流程 總經(jīng)辦 前臺 辦公室開始 接到訂票通知訂票確認通知航空公司送票取火車票領(lǐng)火車票總經(jīng)理返程后，將火車票交前臺執(zhí)行財務報銷流程結(jié)束5.2.1公司總經(jīng)理訂票流程說明步驟工作程序責任部門/崗位時限相關(guān)記錄文件、表格1接到訂票通知辦公室 -2訂票行政前臺-3確認總經(jīng)辦-4機票-通知航空公司送票行政前臺-火車票-取火車票總經(jīng)辦-5機票-執(zhí)行財務報銷流程行政前臺-火車票-總經(jīng)理返程后，索要火車票，執(zhí)行財務報銷流程總經(jīng)

11、辦-5.3公司總經(jīng)理級別以下因公出差員工(除業(yè)務員)訂票流程 出行人 前臺 辦公室開始 接到訂票通知查詢票務信息確認借款訂票取票回程后執(zhí)行財務報銷流程結(jié)束5.3.1公司總經(jīng)理級別以下員工訂票說明步驟工作程序責任部門/崗位時限相關(guān)記錄文件、表格1接到訂票通知辦公室- 2訂票行政前臺-3確認出行人-4借款出行人-5訂票行政前臺-6取票出行人-7報銷出行人報銷流程5.4客戶用餐安排流程 前臺 辦公室 總監(jiān) 銷管中心 接待方開始 填寫客戶接待申請單預訂用餐房間，并告知銷管房間信息簽字確認審核確認審核 依據(jù)客戶接待申請單消費，返回公司時，將消費單交辦公室取回一聯(lián)客戶接待申請單，并登記返回一聯(lián) 給銷管前臺

12、留存客戶申請單及消費單銷管登記消費金額月底對賬，結(jié)算結(jié)束5.4.1客戶用餐安排流程說明步驟工作程序責任部門/崗位時限相關(guān)記錄文件、表格1填寫客戶接待申請單接待方客戶接待申請單 2審核銷管中心客戶接待申請單3審核確認總監(jiān)客戶接待申請單4簽字確認辦公室客戶接待申請單5預訂用餐房間，并告知銷管房間信息行政前臺*用餐招待消費單6取回一聯(lián)客戶接待申請單，并登記銷管中心*用餐招待消費單7依據(jù)客戶接待申請單消費，返回公司時，將消費單交辦公室接待方*用餐招待消費單8前臺留存客戶申請單及消費單行政前臺*用餐招待消費單9銷管登記消費金額銷管中心*用餐招待消費單10月底對賬，結(jié)算行政前臺*用餐招待消費單5.5 客戶

13、住宿安排流程辦公室 前臺 總監(jiān) 銷管中心 接待方開始 確認審核 確認審核填寫客戶接待申請單預定酒店、做登記，反饋信息接待備案，并反饋住房信息客戶住宿之前前臺預交房費 可月結(jié)酒店公司先掛賬完善登記記錄執(zhí)行財務報銷流程結(jié)束5.5.1客戶住宿安排流程說明步驟工作程序責任部門/崗位時限相關(guān)記錄文件、表格1填寫客戶接待申請單接待方客戶接待申請單 2審核銷管中心客戶接待申請單 3審核確認總監(jiān)客戶接待申請單 4確認辦公室客戶接待申請單 5預定酒店、做登記，反饋信息行政前臺客戶接待申請單 6備案，并反饋住房信息銷管中心客戶接待申請單 7接待接待方8完善登記記錄行政前臺酒店住房統(tǒng)計表9執(zhí)行報銷流程行政前臺客戶接

14、待申請單 5.6 考勤管理流程人力資源 行政前臺 員工 開始新員工報到錄指紋、胸牌、服裝打卡因事不能打卡，被考勤人三天內(nèi)填寫考勤說明月末統(tǒng)計考勤，次月初交給人力資源核算薪酬結(jié)束5.6.1考勤管理流程說明步驟工作程序責任部門/崗位時限相關(guān)記錄文件、表格1新員工報到人力資源員工手冊2錄指紋行政前臺-3打卡員工- 因事不能打卡，被考勤人三天內(nèi)填寫考勤說明員工考勤說明4月末統(tǒng)計考勤，次月初交給人力資源部行政前臺考勤表5核算薪酬人力資源-5.7檔案歸檔流程人力資源 檔案管理員 交接人開始 將文件資料轉(zhuǎn)交（除人事）接收登記檔案分類、編號、存檔合同類掃描證書、資質(zhì)類根據(jù)需要分發(fā)或整理成電子版結(jié)束5.7.1檔

15、案歸檔流程說明步驟工作程序責任部門/崗位時限相關(guān)記錄文件、表格1將文件資料轉(zhuǎn)交于辦公室檔案管理員當事人 公司文檔入庫接收表 2辦公室檔案管理員接收檔案 檔案管理員公司檔案登記表3分類、登記、存檔檔案管理員4掃描證書、資質(zhì)類檔案管理員5根據(jù)需要分發(fā)或整理成電子版檔案管理員5.8 檔案借用流程檔案管理員 部門主管 借用人開始 提出借閱申請審批簽字借出、登記結(jié)束5.8.1 檔案借用流程說明（合同類）步驟工作程序責任部門/崗位時限相關(guān)記錄文件、表格1提出借閱申請借用人檔案借閱借用登記表2審批簽字部門主管檔案借閱借用登記表3借出、登記檔案管理員檔案借閱借用登記表5.9 蓋章流程檔案管理員 總經(jīng)理 主管副

16、總 部門主管 蓋章需求部門開始 提出蓋章申請審核簽字審核確認批準確認蓋章、登記結(jié)束5.9.1蓋章流程說明步驟工作程序責任部門/崗位時限相關(guān)記錄文件、表格1蓋章需求部門提出蓋章申請需求部門口頭或QQ2審核部門主管口頭3審核主管副總口頭4批準總經(jīng)理口頭5蓋章、登記檔案管理員公司印鑒借用、蓋章登記表5.10 辦公用品采購流程總經(jīng)理 財務 辦公室主任 檔案管理員 辦公室 行政助理開始 詢價，填寫申購物品單價依據(jù)庫存及各部門申購單填寫辦公用品申請單 審核審核批準 超過500元的辦公用品采購入庫結(jié)束5.10.1 辦公用品采購流程說明步驟工作程序責任部門/崗位時限相關(guān)記錄文件、表格1依據(jù)庫存及各部門申購單填

17、寫辦公用品申請單檔案管理員辦公用品申請單2尋找性價比較高的采購商辦公室行政助理辦公用品申請單3審批辦公室主任辦公用品申請單4審批財務辦公用品申請單5超過500元的辦公用品采購需經(jīng)審批總經(jīng)理辦公用品申請單6采購行政助理辦公用品申請單7入庫檔案管理員辦公用品入庫單5.11 辦公用品領(lǐng)用流程檔案管理員 申請人開始 提出領(lǐng)用申請查詢當前記錄依據(jù)記錄發(fā)放登記整理庫存結(jié)束5.11.1 辦公用品領(lǐng)用流程說明步驟工作程序責任部門/崗位時限相關(guān)記錄文件、表格1提出領(lǐng)用申請申請人口頭2查找日前記錄檔案管理員辦公用品領(lǐng)用表3依據(jù)記錄發(fā)放辦公用品檔案管理員辦公用品領(lǐng)用表4登記檔案管理員辦公用品領(lǐng)用表5整理庫存檔案管理

18、員辦公用品庫存單5.12 辦公設備采購流程行政助理 總經(jīng)理 辦公室主任 主管副總 部門主管 申請人開始 填寫設備申請單審核審核審核調(diào) 配詢價 批準采購 設備入庫，調(diào)配、登記結(jié)束5.12.1 辦公設備采購流程說明步驟工作程序責任部門/崗位時限相關(guān)記錄文件、表格1提出采購申請需求部門辦公設備申請單2審核部門主管辦公設備申請單3審核主管副總辦公設備申請單4審核調(diào)劑辦公室主任辦公設備申請單5詢價辦公室行政助理5批準總經(jīng)理辦公設備申請單6采購辦公室行政助理辦公設備申請單7設備入庫，調(diào)配辦公室主任5.13 行管會議的組織及跟蹤流程召開行管會議辦公室行政專員各部門主管開始結(jié)束匯總本周各部門工作計劃表電話確認

19、本周工作完成情況統(tǒng)計匯總行成會議紀要會議決議的跟蹤落實、統(tǒng)計執(zhí)行會議決議整理工作內(nèi)容，提出周計劃5.13.1行管會議的組織及跟蹤流程說明步驟工作程序責任部門/崗位時限相關(guān)記錄文件、表格1整理工作內(nèi)容，提出周計劃各部門主管周計劃表2匯總本周各部門工作計劃表行政專員周計劃表3電話確認本周工作完成情況行政專員周計劃表備注4統(tǒng)計匯總行政專員-5召開行管會議辦公室-6形成會議紀要行政專員行政會議會議紀要7執(zhí)行會議決議各部門主管內(nèi)部工作聯(lián)絡單8會議決議的跟蹤落實、統(tǒng)計行政專員內(nèi)部工作聯(lián)絡單5.14 項目申報流程總經(jīng)理辦公室主任 行政專員開始定期查找國家、省、市、區(qū)項目申報信息 審核OK做出申報項

20、目方案NO撤消審核OKNO撤消準備申報資料協(xié)助填寫申報資料遞送申報資料后期跟蹤及維護并反饋信息項目后期維護未通過通過備案 結(jié)束5.14.1項目申報流程說明步驟工作程序責任部門/崗位時限相關(guān)記錄文件、表格1定期查找國家、省、市、區(qū)項目申報信息 ，并統(tǒng)計信息行政專員2審核辦公室主任3做出申報項目計劃辦公室主任4審核總經(jīng)理5準備申報資料辦公室主任6協(xié)助填寫申報資料行政專員7遞送申報資料行政專員8后期跟蹤及維護并反饋信息行政專員9項目后期維護辦公室主任10備案行政專員5.15 辦公室內(nèi)部管理工作流程辦公室主任 在職員工新入職員工開始熟悉業(yè)務協(xié)助新員工，做好本職工作新員工培

21、訓匯報工作周會總結(jié)本周部門工作，解決疑難，提出工作安排執(zhí)行結(jié)束5.15.1 辦公室內(nèi)部管理流程步驟工作程序責任部門/崗位時限相關(guān)記錄文件、表格1新員工培訓辦公室主任2熟悉業(yè)務新入職員工3協(xié)助新員工，做好本職工作在職員工4匯報工作在職員工5周會辦公室主任6總結(jié)本周部門工作，解決疑難，提出工作安排辦公室主任7執(zhí)行在職員工5.16 車輛管理使用工作流程辦公室主任 使用部門司機提出申請登記調(diào)配取鑰匙出車，填寫行車登記表前臺審核收回鑰匙5.16.1車輛管理使用工作流程步驟工作程序責任部門/崗位時限相關(guān)記錄文件、表格1提出申請使用部門2登記調(diào)配前臺3審核辦公室主任4取鑰匙出車，填寫行車登記表司機

22、1、車輛行駛記錄表2、車輛維修申請單3、車輛維修記錄表4、車輛加油卡使用記錄5收回鑰匙前臺6.部門管理制度6.1 辦公室工作管理規(guī)定（暫行）為了保證大家擁有一個良好的辦公環(huán)境，提高個人工作質(zhì)量，提升公司形象，特提出以下規(guī)定：一、辦公桌物品擺放標準1.1只可擺放在桌面上的東西：1.1.1文件架統(tǒng)一擺放于桌子的靠角，架上的文件應擺放整齊；1.1.2辦公用品應擺放整齊；1.2不可擺放在桌面上的東西：1.2.1所有個人物品如口香糖、紙巾、透明膠等請放在抽屜里；1.2.2桌面下物品應擺放整齊，不得超出桌面邊緣；不能雜亂堆放，桌面下所有物品整理好應放到紙箱里。1.3長時間離開座位和下班時請把桌面物品按規(guī)定

23、擺放整齊，下班時請把椅子歸位擺放好，將各自位置的垃圾框倒清。1.4每月擦洗一次自己使用的電腦主機及鍵盤，愛護電腦。二、公共衛(wèi)生維護公共區(qū)域衛(wèi)生由辦公室統(tǒng)一安排，各值班人員必須提前十分鐘到辦公室，并在上班之前打掃好衛(wèi)生，每一位員工應予以配合。2.1辦公用具統(tǒng)一擺放在一個位置上，用完后應順手放好。2.2室內(nèi)不準許存放垃圾，做到紙屑入簍、保持地面清潔。2.3員工不得在辦公室內(nèi)（包括29層至30層走廊）抽煙，保持空氣清新；公司在廁所、南側(cè)陽臺設立吸煙區(qū)，請將煙頭放入指定位置。2.4上洗手間先打開排氣扇，保持空氣流通；事后自覺沖洗，嚴禁扔廢紙等雜物；出來后請把洗手間門關(guān)上。2.5不亂倒茶水，應倒進指定位

24、置，更不能隨意將用水潑到地上。2.6早餐午餐后請自覺把飯盒和殘羹扔到衛(wèi)生間的垃圾桶，擦拭干凈桌面。2.7 每周六13:00-13:30為辦公區(qū)大掃除時間，全體辦公人員都參加，由辦公室統(tǒng)一安排。節(jié)假日及臨時性的大掃除由辦公室安排。三、會議室區(qū)域維護3.1會議室要保持整齊、干凈，非開會或會客時要保持會議室的衛(wèi)生，禁止喧嘩。3.2會議后應保持會議室干凈整齊，請把個人垃圾物品帶走，把椅子歸位放好。3.3會客人員會客后請收拾好會議室，把椅子歸位，用過的茶具整齊放在茶水間，保持會議室干凈整齊。3.4會議室的辦公設備使用后請關(guān)閉電源，歸位放好。四、辦公區(qū)域其他規(guī)定4.1穿著打扮4.1.1 正式工作人員應佩戴

25、工作證，臨時或新聘用人員應佩戴臨時工作證。4.1.2 辦公人員著裝應整潔、干凈，禁止衣裝不整，夏天禁止穿背心、拖鞋上班。4.2言行舉止4.2.1 辦公工作推行普通話制度；4.2.2 禁止在辦公區(qū)打鬧、大聲喧嘩，嚴厲禁止在辦公區(qū)吵架；五、處罰5.1最后下班的員工應檢查所有辦公設備、空調(diào)、燈、排氣扇、飲水機、門窗等是否已關(guān)閉，鎖好門后方可離開。5.2上述條款由辦公室監(jiān)督執(zhí)行，并進行不定期檢查，如發(fā)現(xiàn)有違規(guī)者；第一次予以書面警告，第二次予以罰款50元。款項交辦公室統(tǒng)一處理。六、附則6.1本規(guī)定適用于在公司辦公區(qū)范圍內(nèi)所有員工。6.2本規(guī)定自2010年12月28日公告之日起正式執(zhí)行。6.2 會議管理規(guī)

26、定（暫行）第一條 目的 召開會議旨在加強各部門之間、公司成員之間的溝通，以促進工作的有效開展。為了提高會議效率，明確會議運營的基本事項和原則，特制定本規(guī)定。 第二條 適用范圍 本規(guī)定適用于公司內(nèi)部的所有會議。第三條 一般原則 1減少會議次數(shù)原則 （1）對除例行的各類會議召開的必要性，需嚴格審查。 （2）嚴格限定出席會議人數(shù)。 2嚴守時間原則 按通知時間準時開會，遲到罰款50元；無特殊原因不得請假，無故缺席罰款100元。如遇特殊情況需提前請假，并指定代表人參加。會議出席情況做好簽到并記入出勤。 3會議紀律（1）開會期間手機調(diào)成振動，重大會議期間手機應關(guān)機。未調(diào)成振動或關(guān)機的罰款50元/次。（2）

27、會前盡量不安排會客和接打電話，以免影響會議進程。 （3）如有需要，各辦公室應留有一人值班。（4）款項直接交會議組織者或會后兩個工作日內(nèi)交辦公室統(tǒng)一處理，過期不交加倍扣罰。4效率性原則 會議布置根據(jù)各會議的規(guī)定執(zhí)行，由組織部門整理會議記錄，定好任務完成要求和時間及跟蹤驗證人，并跟蹤落實會議決議執(zhí)行情況。會議記錄及時交辦公室備案。參會人有責任記錄會議內(nèi)容（應使用固定記錄本），傳達會議精神，落實會議決議。會議完成情況會由辦公室進行統(tǒng)計計入管理人員考核。第四條 會議分類和要求公司會議按類型可分為行政管理會議、銷售統(tǒng)計會、生產(chǎn)調(diào)度會、部門會議及其他臨時會議。會議按時間可分為定期與不定期。1、 行政管理會

28、議（1） 會議目的：行政管理會議主要是為了貫徹公司發(fā)展戰(zhàn)略，銷售方向，對公司一周內(nèi)工作進行安排并對上周工作進行總結(jié)，確保公司管理團隊與公司發(fā)展的整體意識一致，解決公司運行過程中出現(xiàn)的問題。（2） 組織和記錄：會議由辦公室組織，總經(jīng)理主持，總經(jīng)理不在時可指定專人主持。辦公室負責簽到及會議記錄并當天整理出會議紀要。辦公室做好會議決議落實情況的跟蹤。命名：行政管理會議-20101021（3） 出席人員：總經(jīng)理、銷售副總、銷管科、生產(chǎn)技術(shù)副總、生產(chǎn)部、技術(shù)部、采購部、財務部、辦公室、人力資源部、品牌策劃與推廣部等主要負責人；或臨時指定的參加人員。（4） 會議頻次：行政管理會議分為例會和臨時會議兩種；例

29、會召開時間為每周一下午6點；臨時會議由辦公室通知時間及參會人員。各部門需在規(guī)定的時間前到達會議現(xiàn)場。（5） 會議內(nèi)容：公布公司決策、管理制度及人事調(diào)整；各部門匯報本部門上周工作及執(zhí)行情況，下周工作計劃及需其他部門協(xié)助的工作；針對各部門提出問題或事先議定議題展開討論；會議當場形成決議，確定完成時間、責任人；未能形成決議的則需責成部門落實。（6） 臨時會議內(nèi)容：根據(jù)召開會議的具體議題發(fā)表意見。第五條 其他6.3公司打印機、復印機的使用通告世紀大廈各位行管人員：打印機、復印機內(nèi)不再放紙，所有再生紙和新領(lǐng)用的紙均放在前臺處，資料打印及復印人員根據(jù)需要領(lǐng)用，并做好登記。要求：1）資料打印人員在打印資料前

30、應先預覽打印版面，防止造成紙張浪費。2）資料打印、復印人員應提前做好計劃，設置好打印份數(shù)及復印機使用參數(shù)，避免造成浪費。3） 電子檔可以解決的問題，如E-mail可以解決的問題，或者放入U盤可以解決的問題，盡可能不要打印。4）可以使用再生紙打印、復印的資料應盡量使用再生紙。5）草稿，待定稿等以及所有不帶有彩色元素的稿件，不要使用彩色打印機。6.4考勤與休假管理規(guī)定1、 目的及適用范圍 1、為了確保出勤的準確統(tǒng)計，維持公司正常的工作秩序，特制定本制度。 2、本制度適用于公司各職能部門。二、考勤方式及對象 1、公司行管人員均使用指紋打卡機進行打卡考勤。2、公司副總級以下員工每天打卡兩次（上午上班、

31、下午下班各一次）。出差人員憑員工出差審批單記錄考勤。3、 銷售人員考勤由銷管部負責。4、 工廠考勤由工廠考勤員負責。三、工作時間 員工工作時間采用“標準工時制”，每周工作不超過四十小時。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，對工作時間做如下規(guī)定：（根據(jù)季節(jié)適時調(diào)整）1、一廠、二廠、三廠：晨點名：7：50 午點名：12：502、管理人員：每周工作六天，周一至周五上班時間為8：30至12：00,13:30至17:00；周六上班時間為9:00:至11:30，13:30至16:00。周日如需安排人員值班，值班時間為9：00至12：00，13：30至16：00。3、銷售人員：早晨8：30開始由銷售部門組織點名。銷售人

32、員出差需遵從出差管理制度規(guī)定，非出差日期上班時間同管理人員。4、周日如需安排人員值班，值班時間為9：00至12：00，13：30至16：00。5、公司可以根據(jù)實際需要調(diào)整作息時間，具體以通知公告為準。四、 考勤規(guī)定1、 員工均應進行考勤，認真對待考勤卡/考勤記錄，嚴禁替他人代考勤、代簽到。員工因特殊情況未及時考勤或者簽到的，需填寫考勤說明，按規(guī)定審批后交部門考勤員留存。2、 員工休假和加班，須填寫相關(guān)表格請假審批表和加班審批表，按規(guī)定審批后交部門考勤員留存。3、 員工的出勤記錄作為員工工作態(tài)度的考核依據(jù)，也是工資、獎勵及晉升審查的標準之一。4、 各部門需指定專門人員擔任考勤員，承擔如下職責：1

33、) 做到按規(guī)定認真、及時、準確地記錄考勤。2) 需要時監(jiān)督部門員工填寫考勤說明、加班審批表、請假審批表、員工出差審批單。周日如需安排人員值班，值班人員可以選擇調(diào)休，填寫請假審批表經(jīng)部門主管批準后交人力資源部備案。3) 次月5號前各部門將考勤表、考勤說明、加班審批表、請假審批表、員工出差審批單、駕駛員駕駛車輛公里數(shù)統(tǒng)計核算等一并轉(zhuǎn)交至人力資源部，由人力資源部存檔，作為員工工資核算依據(jù)?？记诒硇栌蓡T工本人及部門主管簽字確認。4) 考勤員要掌握考勤范圍內(nèi)員工的去向，并能及時準確的將考勤信息上報人力資源部。5) 考勤員要認真負責，嚴禁弄虛作假行為；如果存在考勤不真實的情況，經(jīng)證實，給予考勤員每人次20

34、0元的罰款。5、值班規(guī)定 需安排人員值班的部門，每月25日前將下月值班安排發(fā)送至人力資源部。值班人員可以在本月安排調(diào)休。如值班人員不能按時值班，需聯(lián)系人員代為值班并報人力資源部備案。五、請假制度1、員工請假需填寫請假審批表，請假一天以內(nèi)的，由部門主管審批；請假一天以上三天以內(nèi)的，須由部門主管、副總經(jīng)理審批；請假三天以上者需由部門主管、副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批。2、請假時間的最小計算單位為0.5個工作日不足0.5個工作日以0.5個工作日計，超過0.5個工作日不足1個工作日的視為1個工作日。3、員工請喪假或因緊急情況需請假的，至少需在請假當日電話通知直接主管，并經(jīng)直接主管同意后方能休假，員工必需在銷假

35、后一天內(nèi)補辦書面請假手續(xù)，逾期未辦者，視同曠工處理。4、因公出差，或參加公司組織的對外活動按公司相關(guān)規(guī)定履行審批程序并報人力資源部備案，視為正常出勤。六、獎懲辦法1、遲到：指未按規(guī)定時間到達工作崗位（地點）。遲到30分鐘以內(nèi)的，罰款20元；遲到30分鐘以上，1個小時以內(nèi)的按事假半天處理；遲到1小時以上的，按事假1天處理。2、早退：指未按規(guī)定時間或未征得相關(guān)部門負責人的批準，私自離開工作崗位（地點）。早退30分鐘以內(nèi)的，罰款20元；早退30分鐘以上，1個小時以下的按事假半天處理；早退1小時以上的，按事假1天處理。3、曠工：指未經(jīng)部門負責人同意或按規(guī)定程序辦理請假手續(xù)而未上班的。曠工一天，扣發(fā)當月

36、的2天薪酬；一個月內(nèi)累計曠工3天以上或一年內(nèi)累計曠工6天以上的視為自動離職，予以解除勞動合同。曠工時間的最小計算單位為0.5個工作日，不足0.5個工作日以0.5個工作日計，超過0.5個工作日不足1個工作日的視為1個工作日。4、代他人考勤/簽到的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，扣除雙方當日薪酬，違紀三次以上，下年度工齡工資不予上調(diào)，不予工資晉級，公司有權(quán)與違紀雙方解除勞動合同。5、所有罰款項目辦公室考勤負責人在當日需將罰款單傳達至被罰款人，本月內(nèi)被罰款人需自覺將罰款交至辦公室。如有未上交者，本月工資中雙倍扣除當事人應罰款項。七、休假規(guī)定1、法定節(jié)假日 法定節(jié)假日按照國家相關(guān)規(guī)定，每年共11天，分別為：元旦3天，春節(jié)7天，清明節(jié)3天，勞動節(jié)3天，端午節(jié)3天，中秋節(jié)3天，國慶節(jié)7天。2、帶薪年假 按照法律規(guī)定，職工累計工作已滿1年不滿10年的，每年可休帶薪年假5天；已滿10年不滿20年的，每年可休帶薪年假10天；