費用報銷程序指引(共10頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上差旅費、業(yè)務(wù)招待費報銷程序指引 為協(xié)助員工了解并適應(yīng)于公司的特定工作環(huán)境，降低或消除重復(fù)工作，提高辦事效率，方便各部門更好地理解和適應(yīng)新的費用報銷程序，正確填寫表格，我們在此提供了相關(guān)工作指引，并附上了新的單據(jù)格式。本指引適應(yīng)于差旅費、業(yè)務(wù)招待費用的報銷申請，其他費用、材料采購、外協(xié)加工、資產(chǎn)項目、客戶結(jié)算等方面的付款申請適用財務(wù)付款程序指引。正確地填寫這些表格、收集合法稅務(wù)發(fā)票并完成適當(dāng)?shù)呐鷾食绦蚴撬胁块T和員工的責(zé)任。 一、 費用界定：差旅費是指員工因工作需要并經(jīng)批準離開公司辦公所在地而發(fā)生的相關(guān)費用，主要包括住宿費用、交通費用、伙食補助、出差期間發(fā)生的雜費支出（

2、有電話補貼的員工不再報銷電話費）等，需填寫“差旅費用報銷單”。業(yè)務(wù)招待費是指因工作需要而對公司外部各相關(guān)部門和人員發(fā)生的各種業(yè)務(wù)應(yīng)酬費用，包括業(yè)務(wù)餐費、禮品及其他，需填寫“業(yè)務(wù)招待費報銷單”二、 ：收單時間：逢周三上午、周五上午：各部門將審批手續(xù)齊全的付款單據(jù)、發(fā)票等交到財務(wù)部，由財務(wù)部加以整理、匯總。付款時間：逢周二上午、周五上午：財務(wù)部將整理后的付款匯總表上呈財務(wù)總監(jiān)及總裁簽批支票辦理支付手續(xù)，遇節(jié)假日、財務(wù)總監(jiān)或總裁出差的則順延至下一期支付。報銷單據(jù)經(jīng)審簽后，財務(wù)部以郵件或電話形式通知經(jīng)辦人領(lǐng)取支票、現(xiàn)金或直接存入領(lǐng)款人個人存折（除特殊情況經(jīng)財務(wù)總監(jiān)或其指定授權(quán)人批準可領(lǐng)取現(xiàn)金外，其余的

3、由財務(wù)統(tǒng)一存入員工工資卡）。三、 報銷表格填寫指引費用報銷表格類別： 差旅費用報銷單 （見附表一：A、B） 業(yè)務(wù)招待費報銷單 （見附表二）（一）差旅費用報銷指引：1 員工國內(nèi)長途出差前應(yīng)先填寫 “出差申請報告單”（附表三），如果是出國申請則應(yīng)填寫“出國申請單”（附表四），經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后方可出差。費用的報銷一般由出差申請人辦理，不可以代辦；多人同行出差如果由某個人代付了共同費用，原則上應(yīng)由這個人辦理報銷手續(xù)；對長途出差但沒有附出差申請表的報銷事項，財務(wù)均不予辦理（副總裁以上人員除外）。2 出差人員必須在返回公司后一周內(nèi)，整理好各種票據(jù)，填寫“長途出差報告”（附表五）“差旅費用報銷單”，如果在出

4、差過程中發(fā)生業(yè)務(wù)招待費用的,除需要在“差旅費用報銷單”中“業(yè)務(wù)招待費-業(yè)務(wù)餐費、其他”等欄目中填寫金額外，還需將詳細資料填寫在“業(yè)務(wù)招待費報銷單”中作為附件。3 “差旅費用報銷單”填寫指引：1) “姓名”、“部門”、“職位”：報銷申請人需正確填寫，以確定其適用的 費用標(biāo)準。相關(guān)人員的職務(wù)類別以行政部正式公布的任命文件為準。各級別副職除另有規(guī)定外按正職的標(biāo)準執(zhí)行。2) “附件張數(shù)”：本申請單后面所附的原始憑證自然張數(shù)。3) “起訖地點”：以出差長途交通票據(jù)所載起訖地點為準，順序填寫。4) “業(yè)務(wù)招待費-業(yè)務(wù)餐費”：指在出差途中發(fā)生的業(yè)務(wù)招待餐費；“業(yè)務(wù)招待費-其他”：指業(yè)務(wù)餐費以外的其他招待費用

5、。所有業(yè)務(wù)招待費用均需填寫“業(yè)務(wù)招待費報銷單”附在本“差旅費用報銷單”后面作為附件。5) “外幣”類：外幣費用應(yīng)該兌換成人民幣金額后記錄在表格的“金額小計-人民幣”欄目中，并注明匯率。外幣兌換收據(jù)必須附上，作為當(dāng)時匯率的依據(jù)，沒有收據(jù)的必須注明兌換率的來源。如果沒有發(fā)生外幣費用則不用填寫這些欄目。6) “已借支款項”：如果出差前已借支款項的，需在本欄內(nèi)填寫已借支金額。7) “應(yīng)付給員工”：如果報銷單中費用合計金額大于已借支款項金額的，則將余額填寫在本欄目；如果報銷單中費用合計金額小于已借支款項金額的，則將余額填寫在“應(yīng)退給公司”欄目并將款項退還給公司。8) “審核意見”與“批準金額”：本欄目由

6、各審核/審批人填寫其具體的審核處理意見及同意報銷金額。如果完全同意則不用填寫。4 長途出差返回當(dāng)天的住宿費用不得報銷。住宿費為非定額發(fā)票的，發(fā)票“客戶”欄必須填寫單位名稱(全稱)，不得寫住宿人姓名，以及需要在發(fā)票上寫明住宿起止日期；住宿費為定額發(fā)票時，報銷人員必須在發(fā)票背面注明住宿起止日期。5 凡機票上注明“此聯(lián)與登機牌一同構(gòu)成報銷憑證”的一定要提供登機牌方可報銷。如不能提供“登機牌”，由部門負責(zé)人確認登機事實后，按機票金額的80%報銷。6 凡車票沒有注明起止地點的，必須在發(fā)票背后注明，否則財務(wù)部不予受理。（二）、業(yè)務(wù)招待費報銷指引1 單獨發(fā)生業(yè)務(wù)招待費用（即不在長途出差旅途中發(fā)生的），只需填

7、寫“業(yè)務(wù)招待費報銷單”，業(yè)務(wù)招待費必須由部門總經(jīng)理審批，部門總經(jīng)理或以上職級的由上一級領(lǐng)導(dǎo)審批。2業(yè)務(wù)招待費報銷時原則上要求在 “業(yè)務(wù)招待費報銷單”上分別注明日期、事由、參與人數(shù)、接待單位名稱等信息（包括營銷系統(tǒng)業(yè)務(wù)招待）。特殊情況可以不在“業(yè)務(wù)招待費報銷單”上注明接待單位及人員，而另外填寫一個特別支付說明附后報批，否則財務(wù)不予受理。財務(wù)部按月收集特別支付說明，統(tǒng)一交行政部存檔。3 營銷系統(tǒng)（鷹牌、華鵬、國際業(yè)務(wù)部）業(yè)務(wù)招待費用報銷與銷售業(yè)績掛鉤。但是報銷限額并非固定補助或福利性開支，財務(wù)部將嚴格依公司規(guī)定審核其真實性與合理性。（三）、其他要求1各項費用的報銷，必須附有合乎稅務(wù)要求的真實、合法

8、、有效的票據(jù)。2申請人需按照費用類別將原始票據(jù)分類按“”（附表六）上要求粘貼，不符合要求的財務(wù)將不予受理。3 填寫報銷單據(jù)時應(yīng)做到：用黑/藍色的簽字筆或鋼筆填寫，字跡端正、用途明確、時間清楚、項目齊全，金額準確、大小寫一致、所有內(nèi)容不得涂改（涂改液也不得使用）。4 如果發(fā)票原件丟失，需另附申請說明具體原因、所丟失票據(jù)的內(nèi)容及相關(guān)證明資料，由所屬領(lǐng)導(dǎo)批準，按實際支出金額的80%報銷。5 審批日常費用的主管/經(jīng)理有主要責(zé)任檢查報銷并保證有效性、合理性和適用性。6如果審批人本人也參與了業(yè)務(wù)接待、出差等費用支出的相關(guān)工作，則本費用支出應(yīng)由其上一級領(lǐng)導(dǎo)審批。7財務(wù)部在審核過程中，如果發(fā)現(xiàn)假發(fā)票，退回申請

9、人處理；發(fā)現(xiàn)有弄虛作假嫌疑時，可要求申請人詢證，如果申請人申明無誤，財務(wù)部先按程序辦理報銷手續(xù)，辦理完畢后移交稽核部作進一步調(diào)查并通知其部門主管，如調(diào)查屬實，視其性質(zhì)、情節(jié)、后果的嚴重程度按公司規(guī)章制度進行紀律處分直至解雇。8出納在報銷辦理完畢后須在申請單和所有附件上加蓋“現(xiàn)金付訖”印章。9費用報銷審批流程及權(quán)限參見費用報銷審批權(quán)限一覽表10本指引未盡事宜，參見財務(wù)審批管理制度。 四、 生效日期本指引自審批下達之日起正式執(zhí)行。批準： 審核： 撰寫： 會計營運科 附件：單據(jù)格式（如公司現(xiàn)有相同功能的表格，可以繼續(xù)使用直到用完。否則按本指引所示填寫。）附表一：差旅費用報銷單附表二：業(yè)務(wù)招待費報銷單

10、附表三：出差申請報告單附表四：出國申請附表五：長途出差報告附表六：報銷單據(jù)粘貼單專心-專注-專業(yè)附表一：A差 旅 費 用 報 銷 單所屬公司: 姓 名部 門職 位申請日期 附件張數(shù)出差地點 事 由預(yù)算內(nèi)預(yù)算外日 期 起訖長途住 宿 伙食補貼市內(nèi)其他業(yè)務(wù)招待費金額小計 地點交通費費交通補貼業(yè)務(wù)餐費其他人 民 幣 外幣幣種外幣金額匯 率 合 計（大寫）： 萬 仟 佰 拾 元 角 分已借支款項 ￥ 應(yīng)付給員工 ￥應(yīng)退給公司￥收 款 人 審核意見 批準金額 申請人： 審 批：會計復(fù)核： 本報銷單所附單據(jù)自然張數(shù)。正確填寫確認適用的費用標(biāo)準，以行政部文件為準。附表一：B差 旅 費 用 報 銷 單所屬公司

11、: 姓 名部 門職 位申請日期 附件張數(shù)出差地點 事 由預(yù)算內(nèi)預(yù)算外日 期 起訖長途住 宿 伙食補貼市內(nèi)其他業(yè)務(wù)招待費金額小計以出差長途交通票據(jù)所載起訖地點為準，順序填寫 地點交通費費交通補貼業(yè)務(wù)餐費其他人 民 幣 外幣幣種外幣金額匯 率 出差途中業(yè)務(wù)招待餐費，需另填業(yè)務(wù)招待費報銷單附后如果發(fā)生外幣支付的費用需填寫并需折成人民幣業(yè)務(wù)餐費以外其他招待費，需另填單如出差前已借支公司款項需填寫如果費用合計金額小于已借支款項，則將差額填寫在此欄并退還給公司合 計（大寫）： 萬 仟 佰 拾 元 角 分已借支款項 ￥ 應(yīng)付給員工 ￥應(yīng)退給公司￥收 款 人 各審核/審批人填寫其同意報銷金額。各審核/審批人填

12、寫其具體的審核處理意見。審核意見如報銷單中費用合計金額大于已借支款項，則將差額填寫在此欄目 批準金額 申請人： 審 批：會計復(fù)核： 附表二： 業(yè)務(wù)招待費報銷單申請日期：姓 名： 部門及職位：預(yù)算內(nèi) 預(yù)算外日 期城市/國家 事由/目的出席人(名字,頭銜,公司名稱) 業(yè)務(wù)餐費 其它費用附件張數(shù)：合 計 申請人： 審批：會計復(fù)核： 附表三： 出 差 申 請 單部門名稱： 申請日期： 年 月 日出差人姓名：攜同人員姓名：出差地點：費用預(yù)算（元）出差時間：自 年 月 日起至 年 月 日止天數(shù)： 天長途交通費出差事由：出差補助業(yè)務(wù)費其他合 計申請借款金額（小寫）：長途交通工具主管意見：總經(jīng)理意見：附表四：

13、 出國申請 出國人員部門前往國家時間出國目的：費用預(yù)算：審批流程部門意見：簽名/日期：總裁意見：簽名/日期：備注1、 費用預(yù)算按照財務(wù)最新文件執(zhí)行。2、 非出口業(yè)務(wù)人員需經(jīng)總裁批準 復(fù)印件：借款用 原件：報銷用 附表五： 長 途 出 差 報 告部 門報告人出差時間XX年XX月XX日至XX年XX月XX日出差地點出差事由出差記錄時間：XX月XX日XX時 XX時 城市：公司名稱：接待人：聯(lián)系方式：內(nèi)容（請著重填寫行為經(jīng)過）：結(jié)果和下一步的計劃：時間：XX月XX日XX時 XX時 城市：公司名稱：接待人：聯(lián)系方式：內(nèi)容（請著重填寫行為經(jīng)過）：結(jié)果和下一步的計劃：（表格可按實際情況自行增加）部門負責(zé)人確 認時 間附表六：報銷單據(jù)粘貼單注