具備這些能力-成為出色采購

1、具備這些能力 ,成為出色采購想做一個合格的采購很簡單，但是要做一個出色的采購 非常難。 如果只是單單把采購看成是一個買東西的過程， 是 非常表面的。我們應(yīng)該用系統(tǒng)的眼光來看待采購這份工作， 采購涉及到了企業(yè)的方方面面，財務(wù)、生產(chǎn)、運(yùn)營、銷售， 稍有不慎都會給團(tuán)隊其他部門造成很大的影響。Part 1 采購人員的類別 在電子制造企業(yè)中，標(biāo)準(zhǔn)的采購流程可以劃分為戰(zhàn)略采購和 日常采購兩個環(huán)節(jié)，戰(zhàn)略采購包括供應(yīng)商的開發(fā)和管理，日 常采購則主要負(fù)責(zé)材料采購計劃，重復(fù)訂單以及交貨付款方 面的事務(wù)。一戰(zhàn)略采購 戰(zhàn)略采購顧名思義，是站在公司的戰(zhàn)略角度出發(fā)的，要求采 購人員根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略需求，制定和執(zhí)行企業(yè)的

2、物料規(guī)劃。包含了供應(yīng)商的尋找及開發(fā)，供應(yīng)商考核體系的建立與 執(zhí)行，供應(yīng)商管理幾大塊。1 供應(yīng)商的尋找及開發(fā) 一般來說，供應(yīng)商開發(fā)包括：供應(yīng)市場競爭分析，尋找合格 供應(yīng)商， 潛在供應(yīng)商的評估， 詢價和報價， 合同條款的談判， 最終供應(yīng)商的選擇。在供應(yīng)商開發(fā)的流程中，首先要對特定的分類市場進(jìn)行競爭精選資料分析， 要了解誰是市場的領(lǐng)導(dǎo)者， 目前市場的發(fā)展趨勢是怎 樣的，各大供應(yīng)商在市場中的定位是怎樣的，從而對潛在供 應(yīng)商有一個大概的了解。在大多數(shù)的跨國公司中，供應(yīng)商開 發(fā)的基本準(zhǔn)則是“ Q.C.D.S ”原則，也就是質(zhì)量、成本、交 付與服務(wù)并重的原則。在這四者中，質(zhì)量因素是最重要的，首先要確認(rèn)供應(yīng)商

3、是否 建立有一套穩(wěn)定有效的質(zhì)量保證體系，然后確認(rèn)供應(yīng)商是否 具有生產(chǎn)所需特定產(chǎn)品的設(shè)備和工藝能力；如果有可能還需 要了解供應(yīng)商的下級供應(yīng)商，這是為了綜合全面的評價這個 供應(yīng)商是否適合我們自身企業(yè)的項目發(fā)展。其次是成本與價格，要運(yùn)用價值工程的方法對所涉及的產(chǎn)品 進(jìn)行成本分析，并通過雙贏的價格談判實現(xiàn)成本節(jié)約。在交付方面，要確定供應(yīng)商是否擁有足夠的生產(chǎn)能力，人力 資源是否充足，產(chǎn)能規(guī)劃以及負(fù)荷能力，服務(wù)的客戶等。最后一點(diǎn)，也是非常重要的是供應(yīng)商的售前、售后服務(wù)的紀(jì) 錄。雖然現(xiàn)在的信息發(fā)達(dá)，尋找相應(yīng)的供應(yīng)商相對過去要容 易很多，但是在龐大的信息面前進(jìn)行甄選，只是瀏覽信息是 遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。在這個步驟，最

4、重要的是對供應(yīng)商做出初步的 篩選。經(jīng)過對市場的仔細(xì)分析，你可以通過各種公開信息和公開的 渠道得到供應(yīng)商的聯(lián)系方式，這些渠道包括供應(yīng)商的主動問 詢和介紹、專業(yè)媒體廣告、互聯(lián)網(wǎng)搜索等方式。精選資料建議使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商情況登記表， 來管理供應(yīng)商提供 的信息。這些信息應(yīng)包括：供應(yīng)商的注冊地、注冊資金、主要股東結(jié) 構(gòu)、生產(chǎn)場地、設(shè)備、人員、主要產(chǎn)品、主要客戶、生產(chǎn)能 力等。通過分析這些信息，可以評估其工藝能力、供應(yīng)的穩(wěn)定性、 資源的可靠性，以及其綜合競爭能力。在這些供應(yīng)商中，剔 除明顯不適合進(jìn)一步合作的供應(yīng)商后，就能得出一個供應(yīng)商 考察名錄。接著，要安排對供應(yīng)商的實地考察，這一步驟至關(guān)重要。必 要時

5、在審核團(tuán)隊方面，可以邀請質(zhì)量部門和工藝工程師一起 參與，他們不僅會帶來專業(yè)的知識與經(jīng)驗，共同審核的經(jīng)歷 也會有助于公司內(nèi)部的溝通和協(xié)調(diào)。在實地考察中，應(yīng)該使用統(tǒng)一的評分卡進(jìn)行評估，并著重對 其管理體系進(jìn)行審核，如作業(yè)指導(dǎo)書等文件，質(zhì)量記錄等，要求面面俱到，不能遺漏。 2 供應(yīng)商考核體系的建立與執(zhí)行 任何采購動作，某一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤都有可能造成后續(xù)的問 題出現(xiàn)。所以，為了加強(qiáng)供應(yīng)商管理，我們需要建立考核體 系并嚴(yán)格執(zhí)行。開發(fā)供應(yīng)商的過程中，需要進(jìn)行供應(yīng)商審核，文本明項列明 要求，包含硬性標(biāo)準(zhǔn)和可容忍項目及整改措施等等。那么在 執(zhí)行采購過程中，出現(xiàn)拖期以及質(zhì)量問題怎么辦？如何來處精選資料理以及分析

6、解決上述問題？這時就需要有標(biāo)準(zhǔn)， 標(biāo)準(zhǔn)就是供 應(yīng)商考核體系，建立在客觀的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)之上，全面的評價供 應(yīng)商的工作成果。當(dāng)比如，某一限定時間內(nèi)，有多少次交貨不及時，出現(xiàn)質(zhì)量 問題的比例，信息反饋及時與否，處理問題的結(jié)果等等，把 幾個供應(yīng)商的情況都以數(shù)據(jù)圖標(biāo)的形式反饋出來，很快就能 分析出很多信息。要知道，任何規(guī)則都不是為了規(guī)則本身出現(xiàn)的，而是為了檢 驗以及避免未來可能發(fā)生的隱患以及風(fēng)險。在這個過程中， 供應(yīng)商考核體系特別重要，它體現(xiàn)的是一種考量與評價供應(yīng) 商的標(biāo)尺，間接決定了公司供應(yīng)渠道的穩(wěn)定性。3 供應(yīng)商管理前面兩個部分的內(nèi)容跟這一部分特別緊密，在開發(fā)過程中， 詢價議價以及談判都在這個環(huán)節(jié)里面得

7、到執(zhí)行，這里面涉及 到質(zhì)量、交貨期、價格等一系列的采購要素。供應(yīng)商管理直 接影響到企業(yè)供應(yīng)渠道的穩(wěn)定性。成本控制：不是價格低的 供應(yīng)商就一定能取勝，要綜合考量其他采購因素。簡單的說，B 的交貨周期以及交貨質(zhì)量的穩(wěn)定性都比A 要好，但是 B 的價格略高， 那么我也愿意接受 B ，因為面對 A 供應(yīng) 商，由于他的交貨以及質(zhì)量問題，導(dǎo)致的公司形象信譽(yù)等隱 性損失，以及處理這些問題帶來的問題和風(fēng)險的花費(fèi)，可能 遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過采購 A 的成本。精選資料時間節(jié)點(diǎn)控制：必須時時掌控供應(yīng)商的進(jìn)度以及計劃，以便 應(yīng)對突發(fā)事件；同時對于倉儲、物流等都要有整體的把握， 斷貨是經(jīng)常會出現(xiàn)的，但是關(guān)鍵是斷貨之后如何及時的補(bǔ)

8、貨，這個至為重要。供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)：有時候還需要培訓(xùn)供應(yīng)商，處理訂單執(zhí)行 過程中遇到的各種各樣的問題。二日常采購日常采購要求采購人員根據(jù)確定的供應(yīng)協(xié)議和條款，以及企 業(yè)的物料需求時間計劃，以采購訂單的形式向供應(yīng)方發(fā)出需 求信息，并安排和跟蹤整個物流過程，確保物料按時到達(dá)企 業(yè)。為企業(yè)經(jīng)營在合適的時間、地點(diǎn)、價格獲取質(zhì)量、數(shù)量 合適的資源，以支持企業(yè)的正常運(yùn)營。須承擔(dān)的責(zé)任包括：采購計劃與需求確認(rèn)、供應(yīng)商選擇與管 理、采購數(shù)量控制、采購品質(zhì)控制、采購價格控制、交貨期 控制、采購成本控制、采購合同管理、采購記錄管理。2 采購人員應(yīng)有的能力與品質(zhì)采購對一個人的個人素質(zhì)，技術(shù)能力，成本意識與價值分析 能

9、力，市場預(yù)測能力，商務(wù)禮儀，議價能力，表達(dá)能力，人 際溝通與協(xié)調(diào)能力，外語能力，處理突發(fā)事務(wù)的能力，都有 較高的要求。一較強(qiáng)的工作能力 采購是一項相當(dāng)復(fù)雜而且要求很高的工作，采購員應(yīng)具備的精選資料基本工作能力也相當(dāng)多樣化，必須具備較高的分析能力、預(yù) 測能力、表達(dá)能力等。Part1 分析能力 由于采購員常常面臨許多不同策略的選擇與制定，例如物料 規(guī)格、品種的購買決策、企業(yè)所能接受的價格、物料如何運(yùn) 輸與儲存、如何管理才能得到消費(fèi)者的回應(yīng)。因此，采購員 應(yīng)具備使用分析工具的技巧，并能針對分析結(jié)果制定有效的 決策。第一，采購支出是構(gòu)成企業(yè)制造成本的主要部分，因此采購 員首先必須具有成本意識，精打細(xì)算

10、；其次，必須具有“成 本效益”觀念，“一分錢一分貨” ， 不可花一分冤枉錢買品質(zhì) 不好或不具有使用價值的物品，隨時將投入（成本）與回收 （使用狀況、時效、損耗、維修次數(shù)等）報告加以比較。第二、詢價開始后接到各供應(yīng)商的報價，必須具有良好的處 理數(shù)據(jù)能力，這項能力會幫助你發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的不平衡報價，供應(yīng)商的報價嚴(yán)謹(jǐn)性， 以及供應(yīng)商的利潤點(diǎn)在什么地方。對報價單的內(nèi)容應(yīng)有分析的技巧不可以“總價”比較， 必須在相同的基礎(chǔ)上，逐項對原料、人工、工具、稅費(fèi)、利 潤、交貨時間、付款條件等加以剖析判斷。2 預(yù)測能力 在現(xiàn)代動態(tài)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，物料的采購價格與供應(yīng)數(shù)量是經(jīng)常 調(diào)整變動的，采購員應(yīng)能依據(jù)各種產(chǎn)銷資料，判斷貨

11、源是否精選資料充裕；通過與供應(yīng)商的接觸，從其“銷售”的態(tài)度，揣摩物 料可能供應(yīng)的情況；從物料價格的漲跌，推斷采購成本受影 響的幅度有多大?？傊少弳T必須開闊視野，具備“察言 觀色”的能力，對物料將來供應(yīng)的趨勢能預(yù)謀對策。3 表達(dá)能力這里就包括了談判能力、 平衡技巧、 溝通能力、 應(yīng)酬能力等 采購員無論是用語言還是用文字與供應(yīng)商溝通，都必須能正 確、清晰表達(dá)采購的各種條件，例如規(guī)格、數(shù)量、價格、交 貨期限、付款方式等，避免語意含混，滋生誤解。面對忙碌 的采購工作，必須使采購人員具備“長話短說，言簡意賅” 的表達(dá)能力，以免浪費(fèi)時間； “曉之以理，動之以情”來爭 取采購條件，更是采購人員必須鍛煉的

12、表達(dá)技巧。4 清晰的思路 每一家公司都有自己的工作流程和工作思路，所以不管處在 一種什么樣的情況下，一個優(yōu)秀的采購都必須具有清晰的工作思路，沒有思路做項目就會是一團(tuán)亂麻。二專業(yè)的知識與 經(jīng)驗 對產(chǎn)品的認(rèn)知程度是采購的核心競爭力，因為你只有了解你 所采購的物料你才有資本和你的供應(yīng)商談判。舉個例子，一個學(xué)化工機(jī)械并從事多年化工機(jī)械采購的人員 因工作需而轉(zhuǎn)向電子元器件采購，盡管他從事采購已多年， 但他仍會感到有些力不從心，如果他想盡快適應(yīng)新角色就必精選資料須及時補(bǔ)充有關(guān)電子元器件方面的知識，補(bǔ)充的途徑很多， 如自學(xué)、參加相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)班等。一些采購員認(rèn)為，采購員不是搞研究開發(fā)的，而且往往有本 企業(yè)工程

13、技術(shù)人員及品管人員的協(xié)助，故不需掌握太多的專 業(yè)知識，持有這種觀點(diǎn)的采購員必須認(rèn)識到那些可以支持你 的人并不是時刻在你的左右，況且有時他們因各種原因未必 能幫你。由于采購員采購的范圍大小不一、物料種類為數(shù)甚多，并且 科學(xué)技術(shù)發(fā)展極為迅速，采購員要如何持續(xù)性的擁有產(chǎn)品知 識呢？有幾種方式可供參考：大學(xué)的課程、貿(mào)易性期刊、流 行雜志、展覽或工作參觀、與供應(yīng)商保持聯(lián)絡(luò)等。三良好的 品德 1 正直正直是一個采購最基本的品質(zhì)， 一個采購首先要取得別人對 你信任。采購員所處理的“訂單”與“鈔票”并無太大的差 異，因此難免被“唯利是圖”的供應(yīng)商所包圍。 無論是威迫 還是利誘， 采購員都必須維持“平常心” 、

14、“不動心”，忘義的人，是難以勝任采購工作的。2 敬業(yè)堅持采購員需要利用更多的時間去了解市場趨勢與發(fā)掘更多的 供應(yīng)商，此外，還要協(xié)助高層主管規(guī)劃采購策略，因此在年 度或每年開始時都會特別的忙碌，采購員必須毫無怨言地投 入其中。有時少打一個電話少寫一封郵件，造成的后果可能精選資料會不可估量。重利3 平和的心態(tài) 主要是三個方面，一是當(dāng)別人懷疑你的收入的時候要不受其 亂，不要害怕別人的議論，身正不怕影子歪；二是當(dāng)供應(yīng)商捧你的時候要能保持頭腦冷靜，不要分不清是非；三是同一 個部門內(nèi)，有的時候供應(yīng)商可能會厚此薄彼，這個時候要保 持好心態(tài)，頭腦冷靜。4 虛心與耐心 采購員在選擇商品或商品組合時絕對不能憑自我的感覺，必 須要利用科學(xué)的方法針對消費(fèi)者需求與市場流行趨勢進(jìn)行 合理的分析，并將分析結(jié)果客觀地呈現(xiàn)出來，選擇最有利益 的商品，不因主觀的偏見而左右了采購策略的擬定。 與供應(yīng)商談判或議價的過程，可能相當(dāng)艱辛與復(fù)雜，采購員 更需有忍耐、等待的修養(yǎng)。同時，價格談判是一個持續(xù)的過 程，每個供應(yīng)商都有其對應(yīng)的學(xué)習(xí)曲線，在供貨一段時間后，其成本會持續(xù)下降。采購