行政工作實(shí)行方案

1、行政工作實(shí)行方案為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn) 化、制度化，提高辦事效率，特制定本方案。行政部工作主要包括檔 案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫(kù)房管理、 車輛管理，公司設(shè)備管理，訂餐訂房訂票管理報(bào)刊及郵發(fā)管理等。根據(jù)企業(yè)行政部的基本職責(zé)和公司的基本現(xiàn)狀我建議實(shí)行以下公司行政管理制度：一、辦公用品管理1、公司各部門所須的辦公用品由辦公室統(tǒng)一購(gòu)買，各部門按實(shí)際需要領(lǐng)用。2、辦公用品的申購(gòu)主要集中在每月的 25日 27日，辦公用品的 領(lǐng)取主要集中在每月的1日和16日兩次，其余時(shí)間如須領(lǐng)取辦公用 品須部門經(jīng)理或總監(jiān)簽字確認(rèn)。3、辦公用品的領(lǐng)取必須填寫辦公用

2、品領(lǐng)取一覽表。4、員工離職時(shí)，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)辦公用品，到行政部填寫交接清單并簽字確認(rèn)。二、打印，復(fù)印管理1、公司所要復(fù)印的文檔都應(yīng)在行政部存檔，未經(jīng)行政部同意各部門 不得私自打印和復(fù)印大量文件。2、各部門所須復(fù)印或打印的文件，應(yīng)由各部門主管進(jìn)行統(tǒng)計(jì)申報(bào)行 政部并作好登記，統(tǒng)一打印或復(fù)印應(yīng)避免零星打印或復(fù)印。3、如行政部發(fā)現(xiàn)需要打印或復(fù)印的部門未填寫所須打印或復(fù)印的數(shù)量或數(shù)量不符，除責(zé)成其重新填寫外將限制該部門使用打印機(jī)， 直至 落實(shí)責(zé)任及相關(guān)處罰。4、任何人不得利用公司利用公司機(jī)器復(fù)印或打印與工作無(wú)關(guān)的文件， 行政部一經(jīng)發(fā)現(xiàn)有權(quán)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)章制度并通知人事部進(jìn)行處罰。三、印章管理1、印章應(yīng)由行政

3、統(tǒng)一管理。2、各部門印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管，印章使用及保管應(yīng)有行 政部記錄，不能委托他人代管。3、用印人填寫用印登記簿，注明用印事由、數(shù)量、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人、 用印日期。4、任何印章的使用必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后才可使用。5、公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說(shuō)明及對(duì)外開(kāi)出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)登記，以備查詢，存檔。6、公司一般不允許開(kāi)具空白介紹信，證明如因工作需要或其它特殊 情況確需開(kāi)具時(shí)，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開(kāi)出， 持空白介紹信外出工作回來(lái)必須向公司匯報(bào)其介紹信的用途， 未使用的必須交回。7、蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。四傳真收發(fā)1、公司與外界聯(lián)系需對(duì)方發(fā)送傳真時(shí)，盡量要求對(duì)方注明

4、本公司具體收件人，以便行政部及時(shí)分發(fā)。2、行政部收到傳真后，在傳真接收臺(tái)帳上登記，并負(fù)責(zé)通知收件人及時(shí)領(lǐng)取及簽字確認(rèn)。五信件收發(fā)1、公司所有收發(fā)管理工作均由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。 收發(fā)業(yè)務(wù)范圍包括:文件、郵件、報(bào)刊、掛號(hào)、電報(bào)的發(fā)送、登記，以及特殊文件資料的遞送。2、收發(fā)人員須根據(jù)相關(guān)文件資料填寫收件登記簿、發(fā)文登記。3、收到信件資料由行政部負(fù)責(zé)通知收件人及時(shí)領(lǐng)取。4、對(duì)貴重物品、匯款、郵包，要進(jìn)行專門登記，并及時(shí)通知個(gè)人簽字領(lǐng)取。5、對(duì)投遞錯(cuò)誤的郵件，應(yīng)及時(shí)退回或設(shè)法轉(zhuǎn)移。6、業(yè)務(wù)部給客戶發(fā)送信件或快遞時(shí)應(yīng)統(tǒng)一統(tǒng)計(jì)，然后上報(bào)行政部所 要發(fā)送信件的內(nèi)容及數(shù)量。六公司設(shè)備申請(qǐng) 公司設(shè)備指的是凡價(jià)值超過(guò)

5、30元人民幣以上的物品1、講究計(jì)劃性和成本效益，以物質(zhì)資源供給的有序性，保證公司職 能的按計(jì)劃完成：1.1.配發(fā)過(guò)程中，是否供應(yīng)，供應(yīng)多少，要以客觀需要為依據(jù)，而不是單純的級(jí)別；1 . 2.要考慮實(shí)際可能的收益（對(duì)工作的推動(dòng)），而不是不計(jì)工本， 不問(wèn)效果，一定要保證重點(diǎn)，分清緩急，把有限的資金用在“刀刃”上；1. 3.要使庫(kù)存保持合理的限度（基本上無(wú)閑置的資產(chǎn)），注意提高 資金的有效利用率。2、具體流程：2. 1各部門根據(jù)各自工作的實(shí)際情況和預(yù)算計(jì)劃，提出切實(shí)可行的申請(qǐng)要求（內(nèi)容具體翔實(shí)、理由充分），填寫辦公設(shè)備申請(qǐng)表經(jīng)部門主管簽字同意后，抄送給行政部。3. 2行政部根據(jù)各部門現(xiàn)有的設(shè)備資產(chǎn)情

6、況對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行核實(shí)，并對(duì) 各部門要求從真正的客觀需求出發(fā)， 遵循設(shè)備申請(qǐng)?jiān)瓌t，提出解決建 議和意見(jiàn)（調(diào)撥或購(gòu)買）2. 3如果采取“調(diào)撥”程序，行政部將調(diào)撥計(jì)劃上報(bào)行政部主管副 總簽字確認(rèn)后實(shí)施；2. 4如果采取“購(gòu)買”程序，行政部問(wèn)清所申請(qǐng)?jiān)O(shè)備的性能和價(jià)錢，填寫采購(gòu)清單，然后由申請(qǐng)人找總經(jīng)理簽字后方可購(gòu)買。2. 5采購(gòu)由行政部統(tǒng)一申請(qǐng)費(fèi)用、組織購(gòu)買、費(fèi)用攤銷，過(guò)程遵循“價(jià)廉物美” “貨比三家”的原則，在滿足各部門需求的基礎(chǔ)上，注意設(shè)備的性能價(jià)格比，多壓價(jià)比價(jià)、厲行節(jié)約。設(shè)備采購(gòu)結(jié)束后統(tǒng)一 由行政部和市場(chǎng)部組織驗(yàn)收核查；固定資產(chǎn)登記后，由各部門登記領(lǐng) 用，責(zé)任到人。6.所有資產(chǎn)在使用者離開(kāi)公司或調(diào)

7、離本部門時(shí)應(yīng)收歸行政部倉(cāng)庫(kù)， 并在部門設(shè)備管理員處登記。七.訂餐，訂房，訂票為方便公司全體員工，體現(xiàn)行政部的服務(wù)性。現(xiàn)將有關(guān)訂餐、訂票、訂房的申請(qǐng)流程匯總?cè)缦拢?、各部門根據(jù)各部門的實(shí)際需要，提出訂餐、訂票、訂房申請(qǐng)，并 填寫相應(yīng)的申請(qǐng)表（內(nèi)容具體詳實(shí)），申報(bào)行政部上報(bào)總經(jīng)理。2、各部門在訂餐、訂票、訂房之前，先行申請(qǐng)好費(fèi)用，交予行政部 代辦，在行政部辦好后立即將現(xiàn)金或支票交與行政部結(jié)款3、各部門承擔(dān)在訂餐、訂票、訂房時(shí)過(guò)程中由于自身失誤帶來(lái)的風(fēng) 險(xiǎn)，例如承擔(dān)退票費(fèi)、退房費(fèi)等。4、訂餐、訂票、訂房工作需一定的提前量（訂票一般提前23天知會(huì)行政部，訂餐、訂房一般提前 12天）。5、各部門申請(qǐng)不得

8、提高出實(shí)際需要的要求。如經(jīng)發(fā)現(xiàn)行政部有權(quán)根據(jù)公司的的相關(guān)制度通知人事部進(jìn)行相關(guān)處罰。八宣傳品的管理1、公司宣傳品包括宣傳彩頁(yè)、公司簡(jiǎn)介和產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)等。2、領(lǐng)用宣傳品在5份以下的，由領(lǐng)用人在行政部宣傳用品領(lǐng)用物品 一覽表登記。3、領(lǐng)用宣傳品在5份以上的，須由申領(lǐng)負(fù)責(zé)人進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，由部門主管簽字確認(rèn)后，在宣傳用品領(lǐng)用一覽表登記后領(lǐng)用。4、如行政部發(fā)現(xiàn)其未填寫或領(lǐng)用數(shù)目超過(guò)填寫數(shù)目，行政部除責(zé)成其重新填寫外，并向其部門主管投訴及進(jìn)行相關(guān)處罰。5、宣傳用品的領(lǐng)用要厲行節(jié)約，嚴(yán)禁浪費(fèi)。九會(huì)議管理1、公司行政部統(tǒng)一管理會(huì)議制度，所有會(huì)議均須及時(shí)通知行政部，便于安排和登記備案。如有必要由行政部發(fā)出會(huì)議通知確認(rèn)

9、。2、會(huì)議承辦人需提交會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、所需準(zhǔn)備等，便于行政 部配合工作。會(huì)前由行政部派人做好會(huì)場(chǎng)布置。3、公司任何部門主辦的會(huì)議資料各自存檔外還要由行政部整理、立卷、存檔。4.、會(huì)議結(jié)束后由行政部派人清理會(huì)場(chǎng)，查收設(shè)備。十車輛管理公司現(xiàn)有車輛主要供公司重要活動(dòng)及主要業(yè)務(wù)活動(dòng)使用，公司人員如要用車，應(yīng)提前通知行政部做好車輛安排及調(diào)度。公司以后有了自己的車輛還應(yīng)設(shè)立以下制度和使用規(guī)則：1、公司車輛由行政部門負(fù)責(zé)管理，分別按車號(hào)設(shè)冊(cè)登記管理。2、公司車輛的使用實(shí)行“派車單”制度。員工應(yīng)認(rèn)真填寫“派車單”，交由所在部門一級(jí)部門經(jīng)理簽字。若有預(yù)計(jì)用車需要，應(yīng)提前2-3天向行政部門提交“派車單”申請(qǐng)。

10、3、“派車單”經(jīng)行政部匯總后，由行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)車輛統(tǒng)一調(diào)度。4、車輛使用完畢，使用人員、駕駛?cè)藛T須填寫“車輛使用實(shí)際情況記錄單”，交行政部備案。5、行政部門每月將耗油量及行駛旅程記錄簽報(bào)總經(jīng)理查核一次，以 防浪費(fèi)，如超過(guò)耗油標(biāo)準(zhǔn)時(shí)（指不正常）應(yīng)及時(shí)查出原因6、如公司須私人用車需在不防礙公司用車的同時(shí)還要自理其他費(fèi)用（如汽油費(fèi)，過(guò)路過(guò)橋費(fèi)，停車費(fèi)，保養(yǎng)費(fèi)等）。十一設(shè)備維修管理1、報(bào)修人員先將報(bào)修信息反饋給行政部；2、行政部會(huì)根據(jù)購(gòu)買憑據(jù)聯(lián)系廠商，組織及時(shí)維修；3、通過(guò)暫借、調(diào)撥等方式，將暫時(shí)不用的設(shè)備給報(bào)修者使用；4、機(jī)器設(shè)備維修完畢，行政部登記備案，發(fā)還給報(bào)修者使用；十二電話管理1、電話為辦公

11、設(shè)備，使用。私事打市內(nèi)電話不得防礙公務(wù)，并嚴(yán)重禁 止長(zhǎng)時(shí)間占用公司電話打私人電話。2、禁止員工為私事打長(zhǎng)途電話，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)違者除補(bǔ)交長(zhǎng)途電話費(fèi)外并由人事部給予人事處罰。確有急事者，應(yīng)先請(qǐng)示部門主管。十三電腦管理1、電腦為辦公設(shè)備，上班時(shí)間禁止查看私人網(wǎng)頁(yè)，聊天，游戲等。2、禁止瀏覽非法網(wǎng)頁(yè)。3、分配電腦負(fù)責(zé)人要愛(ài)護(hù)電腦，并做好電腦維護(hù)。十四員工宿舍管理員工宿舍是公司給員工的福利，要嚴(yán)格按照“豪門員工宿舍管理規(guī)章 制度”和“豪門員工宿舍七不準(zhǔn)”實(shí)行。十五擋案管理 1、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng) 工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、決定、委任書(shū)、協(xié)議、 合同、項(xiàng)目方案、通告、通知等具有參考價(jià)值的文件材料。在行政部 都要有備案存檔。2、擋案要堅(jiān)決保密。3、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、借閱非密級(jí)檔案可通過(guò)行政部直接提檔。4、公司其他人員需借閱檔案時(shí)，要經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，再通過(guò)行政部并辦理借閱手續(xù)。5、借閱檔案必須愛(ài)護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán) 禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確