SAP FICO 總賬配置及其操作手冊

1、SAP總賬業(yè)務(wù)配置及操作手冊目錄SAP總賬業(yè)務(wù)配置及操作手冊1概述1業(yè)務(wù)說明1Table1配置2組織結(jié)構(gòu)2總賬9會(huì)計(jì)科目上線時(shí)的批量導(dǎo)入14記賬憑證14業(yè)務(wù)處理19預(yù)制憑證19樣本憑證22重復(fù)憑證Recurring_Document26憑證沖銷33外幣業(yè)務(wù)處理39GR/IR科目處理47憑證分割Document_Splitting（參見專門的總結(jié)文檔）51同其他模塊的集成51結(jié)束（僅用于定位）51SAP總賬業(yè)務(wù)配置及操作手冊概述業(yè)務(wù)說明預(yù)收款和預(yù)付款在SAP中預(yù)收款和預(yù)付款統(tǒng)一稱為預(yù)付款，預(yù)收款稱為收到的預(yù)付款（Down Payment Recieved），預(yù)付款稱為支出的預(yù)付款(Down Pa

2、yment Made)。TableNo.Table nameShort DescriptionMemo1SKA1G/L Account Master (Chart of Accounts)SKAT G/L Account Master Record (Chart of Accounts: Description)2SKB1G/L account master (company code)3BKPF4BSEGBSAS BSISBSAKBSIKBSADBSIDRKPFDocument Header: Reservation配置組織結(jié)構(gòu)創(chuàng)建公司創(chuàng)建信用控制范圍創(chuàng)建公司代碼創(chuàng)建科目表清單總賬

3、字段狀態(tài)SAP系統(tǒng)在很多個(gè)類型的定義上都會(huì)設(shè)置字段狀態(tài)，字段狀態(tài)主要是指定在顯示時(shí)需要顯示和輸入的內(nèi)容，例如可以控制這類數(shù)據(jù)哪些屬性隱藏、哪些屬性必輸、哪些屬性是可選的、哪些屬性只是顯示不可修改。因?yàn)槊總€(gè)記賬碼對應(yīng)的帳戶類型是不同的，所以系統(tǒng)在設(shè)置字段狀態(tài)時(shí)就可以針對不同類型的帳戶來進(jìn)行設(shè)置，例如客戶、供應(yīng)商、會(huì)計(jì)科目等，只是設(shè)置的方式不同而已。定義科目組（OBD4）設(shè)置損益科目（OB53）這一步需要在創(chuàng)建科目以前做，因?yàn)榭颇课磩?chuàng)建，系統(tǒng)會(huì)給出提示科目不存在，直接確認(rèn)即可。在設(shè)置時(shí)，因?yàn)闀?huì)計(jì)科目還沒有創(chuàng)建，所以系統(tǒng)會(huì)給出提示，直接確認(rèn)即可。這個(gè)設(shè)置必須在科目創(chuàng)建前做，那樣這個(gè)科目肯定是沒有創(chuàng)建

4、了，這個(gè)設(shè)計(jì)有些變態(tài)。設(shè)置了損益科目以后，在定義科目時(shí)，對于損益類科目就可以設(shè)置其對應(yīng)的結(jié)轉(zhuǎn)科目，設(shè)置這個(gè)的原因在于sap默認(rèn)是采用表結(jié)法，在年末結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)需要將損益類的科目結(jié)轉(zhuǎn)到指定的本年利潤科目。定義容差組(容差組的使用需要專題說明)記賬憑證賬戶類型系統(tǒng)對不同的賬戶進(jìn)行的一個(gè)統(tǒng)一歸類，分為：客戶、供應(yīng)商、總賬、物料、資產(chǎn)。其中客戶和供應(yīng)商是結(jié)合統(tǒng)馭科目進(jìn)行使用，在客戶和供應(yīng)商維護(hù)中指定，總賬直接對應(yīng)總賬科目。物料和資產(chǎn)暫時(shí)沒有做具體的測試，應(yīng)該是分別對應(yīng)物料管理中的物料和固定資產(chǎn)管理中的固定資產(chǎn)。憑證類型號(hào)碼范圍：用于指定不同的號(hào)碼范圍，也就是號(hào)碼范圍的一個(gè)類編碼，這樣可以實(shí)現(xiàn)多個(gè)憑證類型使用

5、一個(gè)號(hào)碼范圍。在后臺(tái)可以定義每個(gè)號(hào)碼范圍的碼段。沖銷憑證類型：指定該憑證類型的憑證生成的沖銷憑證的憑證類型。審核組允許的賬戶類型：就是系統(tǒng)在生成記賬憑證時(shí)，行項(xiàng)目允許的賬戶類型，例如，如果沒有允許客戶這一賬戶類型，那么行項(xiàng)目的賬戶如果為客戶時(shí)系統(tǒng)將不允許繼續(xù)。這里的賬戶類型控制同記賬碼中的賬戶類型控制在生成記賬憑證時(shí)同時(shí)起作用?？蛻艄?yīng)商檢查：是指一個(gè)憑證中只能記錄一個(gè)客戶或者是供應(yīng)商的記錄。這樣可以避免將多個(gè)客戶或者供應(yīng)商的發(fā)生額放在一張憑證上的情況，會(huì)增加一定的憑證數(shù)量。該項(xiàng)設(shè)置在憑證保存時(shí)才會(huì)檢查，這是因?yàn)橐驗(yàn)檫@個(gè)時(shí)候才是最終的憑證，檢查的方式更有效果。公司間過賬(Inter-compa

6、ny postgs)：允許一張憑證屬于多個(gè)公司代碼，這一項(xiàng)沒有進(jìn)行測試，應(yīng)該是在行項(xiàng)目中指定不同的公司代碼。在輸入貿(mào)易伙伴的說明中，此項(xiàng)被稱作跨公司過賬(Cross-Company)，感覺那個(gè)名字更加合適。輸入交易伙伴：可以允許輸入交易伙伴的憑證，這個(gè)部分還不知道如何處理，需要結(jié)合公司間過賬來統(tǒng)一考慮。僅允許批量輸入：就是該憑證類型僅用于批量輸入。建議外幣匯率類型：該類型憑證建議的貨幣類型。合資企業(yè)的相關(guān)設(shè)置還沒有弄，在學(xué)習(xí)多會(huì)計(jì)單位時(shí)統(tǒng)一作為專題學(xué)習(xí)。憑證號(hào)碼范圍SAP的科目號(hào)碼是按照年度來區(qū)分的，也就是在憑證表中年度也是也是一個(gè)主鍵（key），用戶也可以自己定義一個(gè)跨越多年的號(hào)碼范圍，也就

7、是一直順序編號(hào)，而不是每年重新編號(hào)。統(tǒng)馭科目（參見單獨(dú)的總結(jié)文檔）對于一些科目，需要直接記賬到明細(xì)賬，SAP提供一種方法可以直接記錄到每個(gè)明細(xì)賬，同時(shí)根據(jù)明細(xì)賬對應(yīng)的總賬科目自動(dòng)記錄到相應(yīng)的總賬科目中。主要的統(tǒng)馭科目類型包括：客戶、供應(yīng)商、資產(chǎn)、應(yīng)收合同科目。需要說明的是，如果物料需要在憑證中記錄明細(xì)賬，那么可以采用物料分類賬，具體需要專題說明。行項(xiàng)目在每個(gè)記賬憑證中，憑證的明細(xì)稱為行項(xiàng)目，每個(gè)行項(xiàng)目需要對應(yīng)一個(gè)記賬碼、使用的科目、科目金額，以及其他一些附屬的屬性，例如按照供應(yīng)商核算的科目的供應(yīng)商，分成本中心核算的不同成本中心。記賬碼（Post key）對于每個(gè)記賬碼都要說明清楚是屬于借方還是

8、貸方，應(yīng)為這個(gè)直接影響到所輸入金額在科目匯總表中余額顯示的方向。對于帳戶類型，主要確定在做記賬憑證時(shí)的帳戶需要指定為什么樣的。1. 假如帳戶類型設(shè)置為客戶，那么在進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證編制時(shí)選擇的帳戶就是客戶編碼而不是會(huì)計(jì)科目，否則系統(tǒng)就會(huì)提示“Customer %kmid% is not defined in company code TE01”。在維護(hù)客戶時(shí)需要對應(yīng)到一個(gè)統(tǒng)馭科目。系統(tǒng)在記賬時(shí)是記錄了這個(gè)客戶編碼，同時(shí)根據(jù)客戶編碼追溯記錄其對應(yīng)的統(tǒng)馭科目編碼。帳戶類型設(shè)置為供應(yīng)商也是類似的。2. 如果設(shè)置為總分類帳科目，只需要在編制記賬憑證時(shí)帳戶指定為會(huì)計(jì)科目即可。3. 如果設(shè)置為資產(chǎn)，應(yīng)該是指固定

9、資產(chǎn)，具體沒有做。4. 如果設(shè)置為物料，更加的沒有做過。對于沖銷記賬碼，主要是在生成沖銷記賬憑證時(shí)，設(shè)置是該記賬碼的行項(xiàng)目在新生成的行項(xiàng)目上的記賬碼是什么，必須是借貸標(biāo)識(shí)不同的記賬碼。主數(shù)據(jù)會(huì)計(jì)科目如果設(shè)置為本位幣相同的貨幣，則科目可以記賬其他貨幣。如果設(shè)置為僅以本位幣記賬，那么科目在行項(xiàng)目中僅記錄本位幣，這樣可以避免匯率差，所以一些清帳科目應(yīng)該設(shè)置該選項(xiàng)。對于現(xiàn)金折扣科目和GR/IR清帳科目必須設(shè)置僅以本位幣記賬。會(huì)計(jì)科目上線時(shí)的批量導(dǎo)入程序RFBISA00可以批量導(dǎo)入會(huì)計(jì)科目主數(shù)據(jù)。業(yè)務(wù)處理預(yù)制憑證預(yù)制記賬憑證預(yù)置記賬憑證過賬預(yù)置憑證過賬時(shí)可以調(diào)整憑證明細(xì)的信息，憑證頭只能調(diào)整“Refer

10、ence”刪除預(yù)置記賬憑證說明：系統(tǒng)在刪除了預(yù)置的憑證后，憑證號(hào)并不會(huì)釋放，所以會(huì)產(chǎn)生空憑證號(hào)的情況。可以通過T-CODE:S_ALR_87012342查詢出所有跳號(hào)的信息。中間做過測試，在F-02中指定刪除的憑證號(hào)，系統(tǒng)一樣不允許。（缺少）預(yù)制憑證的工作流方式樣本憑證創(chuàng)建樣本憑證F-01修改和顯示樣本憑證創(chuàng)建FBM1修改FBM2顯示FBM3顯示修改FBM4使用樣本憑證在通過F-02進(jìn)行憑證創(chuàng)建時(shí)，可以使用參考樣本憑證的方式進(jìn)行憑證的創(chuàng)建。執(zhí)行“Post with reference”?；剀囈院缶涂梢陨烧５膽{證。重復(fù)憑證Recurring_Document創(chuàng)建重復(fù)憑證FBD1Post修改和

11、顯示重復(fù)憑證操作方式同于FB02。使用重復(fù)憑證F-02Enter憑證沖銷關(guān)于憑證沖銷為了保持記賬憑證號(hào)的連續(xù)性，Sap的憑證在記賬后就不可以刪除，只能沖銷。如果是預(yù)置憑證，可以刪除行項(xiàng)目，但是憑證頭保留，而且不會(huì)被打印出來，憑證號(hào)也不會(huì)被釋放。憑證沖銷原因設(shè)置在此功能中，可以設(shè)置反記賬的原因，在后續(xù)的反記賬時(shí)，可以通過原因來控制如何生成憑證，主要是兩個(gè)參數(shù)“Neg.posting”(Negative posting紅沖)和“Alt.pos.dt”(Alternative posting date不同的記賬期間)。1. 關(guān)于紅沖標(biāo)識(shí)，如果選擇了紅沖標(biāo)識(shí)，那么生成的憑證就會(huì)在當(dāng)期抵消原來的憑證發(fā)生

12、額，也就是說在顯示科目余額時(shí)，原憑證和沖銷憑證的金額在借貸方發(fā)生額中都不會(huì)反映，這樣就不會(huì)虛增借貸方發(fā)生額；如若沒有選擇紅沖標(biāo)識(shí)，原憑證和沖銷憑證的金額在借貸方發(fā)生額中都會(huì)反映，這樣就會(huì)虛增借貸方發(fā)生額。2. 關(guān)于不同的記賬期間，如果選擇了不同的記賬期間，那么在沖銷時(shí)就可以將生成的沖銷憑證的記賬日期指定到同原憑證不一致的記賬期間；如果沒有設(shè)置為允許不同會(huì)計(jì)期間，那么在沖銷時(shí)就只能將生成的沖銷憑證的記賬日期指定到同原憑證同一個(gè)記賬期間。沖銷的憑證類型設(shè)置此處設(shè)置沖銷的記賬憑證的類型，可以根據(jù)需要指定。特別說明：測試發(fā)現(xiàn)，此處的“Negative Postings Permitted”并不對在FB

13、08中能夠生成紅沖記賬憑證產(chǎn)生影響。公司代碼的紅沖記賬設(shè)置此處的“Negative Postings Permitted”將直接對在FB08中能否生成紅沖記賬憑證產(chǎn)生影響。憑證沖銷業(yè)務(wù)操作如果要進(jìn)行紅沖記賬，首先需要設(shè)置公司代碼的全局變量要能夠紅沖記賬，然后在沖銷原因處選擇設(shè)置為可以紅沖記賬的沖銷原因。如果要將沖銷的記賬期間設(shè)置為同原來的會(huì)計(jì)期間不同，就需要在沖銷原因處選擇設(shè)置為可以不同記賬期間的原因，同時(shí)指定記賬日期和記賬期間。這個(gè)圖是2008年7月做了一張1000元的憑證以后的效果圖，下面再在2008年8月做一張紅沖的憑證。這個(gè)是2008年8月做完紅沖憑證后的效果。可以看到2008年7月的

14、借貸方發(fā)生額和余額都沒有變化，但是2008年的借方發(fā)生額減少了1000，余額也相應(yīng)的減少的1000，也就是說，在2008年8月份做的對7月份的紅沖憑證會(huì)影響8月份的實(shí)際發(fā)生額，有虛減的成分，但是從2008年7月和8月匯總來看就是持平的。在此處需要注意選擇沖銷原因和記賬的日期和記賬的期間。此處生成的憑證的會(huì)計(jì)年度和記賬期間是根據(jù)記賬日期來推算的。測試了一下，可以實(shí)現(xiàn)跨年度紅沖，但是紅沖的記賬憑證的日期必須大于原憑證的記賬日期。外幣業(yè)務(wù)處理外幣類型設(shè)置前臺(tái)有一個(gè)“Enter Translation Rates”，后臺(tái)有個(gè)“Enter Exchange Rates”,兩個(gè)功能打開的界面是一樣的，先采

15、用前臺(tái)的。通過請教兩個(gè)是相同的，可以通過“系統(tǒng)-狀態(tài)”看到這兩個(gè)程序的PROGRAM是相同的，都是用來維護(hù)匯率的。外幣評(píng)估方式設(shè)置在此處設(shè)置外幣評(píng)估產(chǎn)生的憑證類型和評(píng)估采用的匯率。下面定義外幣評(píng)估的產(chǎn)生憑證的科目。科目余額查看月末評(píng)估如果選擇創(chuàng)建憑證系統(tǒng)將正式運(yùn)行，否則系統(tǒng)測試運(yùn)行外幣評(píng)估。系統(tǒng)顯示有兩個(gè)憑證，點(diǎn)擊顯示憑證。GR/IR科目處理關(guān)于GR/IR科目處理GR/IR科目相當(dāng)于中國的物資采購科目，使用方式為，當(dāng)收到貨物時(shí)，借記原材料等存貨科目，貸記該科目，當(dāng)收到發(fā)票時(shí)，借記該科目，貸記應(yīng)付賬款。在處理該業(yè)務(wù)時(shí)需要同mm集成使用。月底時(shí)，做GR/IR清帳（Clearing），系統(tǒng)根據(jù)實(shí)際的收貨數(shù)量和到票數(shù)量進(jìn)行對比，如果結(jié)存是貨到票未到，那么借記該科目，貸記應(yīng)付賬款的材料暫估子科目，如果結(jié)存是票到貨未到，做相反分錄，借記應(yīng)付賬款的材料暫估子科目，貸記該科目。SAP系統(tǒng)采用的模式是月底估價(jià)月初紅沖的方式。該科目的貸方余額為貨到票未到的金額，如果是在借方表示為票到貨未到。一般情況下月底做完清帳以后同時(shí)做下月初的沖銷，所以該科目的余額