公文處理格式與寫作

1、2022-1-71公文處理工作公文處理工作于彥彩于彥彩一、基本知識2022-1-732022-1-752022-1-762022-1-7二、公文種類二、公文種類2012年6月26日122022-1-713n2022-1-7142022-1-7152022-1-7162022-1-7172022-1-7182022-1-7192022-1-7202022-1-7212022-1-7222022-1-7232022-1-7242022-1-7252022-1-7262022-1-727三、公文格式三、公文格式版頭部分版頭部分份號。公文印份號。公文印制份數(shù)的順序制份數(shù)的順序號。涉密公文號。涉密公文應(yīng)

2、當(dāng)標(biāo)注份號。應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。常見問題：一是涉密文件不標(biāo)注份號；二常見問題：一是涉密文件不標(biāo)注份號；二是數(shù)字不按規(guī)定標(biāo)注（一般是數(shù)字不按規(guī)定標(biāo)注（一般6 6位數(shù)，位數(shù)，3 3至至6 6位位均可）；三是標(biāo)注位置不規(guī)范（應(yīng)在左上均可）；三是標(biāo)注位置不規(guī)范（應(yīng)在左上角）。角）。2022-1-741版頭部分版頭部分密級和保密期限。密級和保密期限。公文的秘密等級和公文的秘密等級和保密的期限，涉密保密的期限，涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)容公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)容涉密程度分別標(biāo)注涉密程度分別標(biāo)注“絕密絕密”“”“機(jī)機(jī)密密”“”“秘密秘密”和保和保密期限。密期限。常見問題：常見問題：一是隨意定密。不該定密的定密，該一是隨意定密。不

3、該定密的定密，該定密的不定密；定密過高或過低，保定密的不定密；定密過高或過低，保密期限過短或過長；密期限過短或過長；二是標(biāo)注不規(guī)范（應(yīng)在份號下）。二是標(biāo)注不規(guī)范（應(yīng)在份號下）。2022-1-742版頭部分版頭部分緊急程度。緊急程度。 公文的公文的送達(dá)和辦理時(shí)限要送達(dá)和辦理時(shí)限要求。緊急公文應(yīng)當(dāng)求。緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注分別標(biāo)注 “ “特特急急”“”“加急加急”，電，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提特提”“”“特特急急”“”“加急加急”“”“平平急急”。“特提特提”是指須即刻辦理的事項(xiàng)；是指須即刻辦理的事項(xiàng)； “ “特急特急”是指須是指須2 2日內(nèi)辦理的事項(xiàng)；日內(nèi)辦理的事項(xiàng)； “ “加急加急”

4、是指須是指須4 4日內(nèi)辦理的事項(xiàng)；日內(nèi)辦理的事項(xiàng)； “ “平急平急”是指須是指須6 6日內(nèi)辦理的事項(xiàng)。日內(nèi)辦理的事項(xiàng)。2022-1-743版頭部分版頭部分發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加范化簡稱加“文件文件”二字組成，也可使二字組成，也可使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時(shí)，可并用聯(lián)行文時(shí)，可并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可單獨(dú)用主辦機(jī)也可單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。關(guān)名稱。常見問題：常見問題：一是版頭與署名或印章不一致（可用一是版頭與署名或印章不一致（可用簡稱或全稱）；簡稱或全稱）；二是版頭不規(guī)范（如使用已取消的

5、加二是版頭不規(guī)范（如使用已取消的加括號文種形式）。括號文種形式）。 2022-1-744版頭部分版頭部分發(fā)文字號。發(fā)文字號。 由發(fā)文機(jī)關(guān)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、代字、年份、發(fā)文順序號發(fā)文順序號組成。聯(lián)合組成。聯(lián)合行文時(shí)，使行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。的發(fā)文字號。常見問題：常見問題：一是發(fā)文代字概括不準(zhǔn)確（如過長、不一是發(fā)文代字概括不準(zhǔn)確（如過長、不莊重、黨政不分、字號過多）；莊重、黨政不分、字號過多）；二是標(biāo)注不規(guī)范或位置不正確（上行文二是標(biāo)注不規(guī)范或位置不正確（上行文居左，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處于同一居左，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處于同一行）。行）。 2022-1-745版頭部分版頭

6、部分簽發(fā)人。上行文應(yīng)簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。常見問題：一是常見問題：一是上行文不標(biāo)注簽上行文不標(biāo)注簽發(fā)人；二是聯(lián)合發(fā)人；二是聯(lián)合行文沒標(biāo)全或標(biāo)行文沒標(biāo)全或標(biāo)注位置不正確注位置不正確（兩個(gè)錯(cuò)誤示（兩個(gè)錯(cuò)誤示例）。姓名應(yīng)為例）。姓名應(yīng)為楷體?？w。2022-1-746主體部分主體部分標(biāo)題。標(biāo)題。 由發(fā)文機(jī)由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和關(guān)名稱、事由和文種組成。文種組成。 常見問題：常見問題：一是斷行不準(zhǔn)確（應(yīng)保持詞義相對一是斷行不準(zhǔn)確（應(yīng)保持詞義相對完整，不能出現(xiàn)長方形或沙漏形）；完整，不能出現(xiàn)長方形或沙漏形）；二是錯(cuò)用標(biāo)點(diǎn)符號（只可使用書名二是錯(cuò)用標(biāo)點(diǎn)符號（只可使用書名號和引號

7、，行政機(jī)關(guān)一般不用標(biāo)點(diǎn)號和引號，行政機(jī)關(guān)一般不用標(biāo)點(diǎn)符號）。符號）。 2022-1-747主體部分主體部分常見問題：一是沒有頂格編排；二是常見問題：一是沒有頂格編排；二是主送機(jī)關(guān)間標(biāo)點(diǎn)符號使用不規(guī)范（同主送機(jī)關(guān)間標(biāo)點(diǎn)符號使用不規(guī)范（同級同類機(jī)關(guān)間應(yīng)用頓號，同級不同類級同類機(jī)關(guān)間應(yīng)用頓號，同級不同類機(jī)關(guān)間應(yīng)用逗號，以冒號結(jié)尾）；三機(jī)關(guān)間應(yīng)用逗號，以冒號結(jié)尾）；三是名稱過多導(dǎo)致首頁不能顯示正文時(shí)，是名稱過多導(dǎo)致首頁不能顯示正文時(shí)，沒有將名稱移至版記。沒有將名稱移至版記。主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)。 公公文的主要受理機(jī)文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型簡稱或

8、者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。2022-1-748主體部分主體部分常見問題：一是首頁不顯示正文；常見問題：一是首頁不顯示正文；二是自然段之間距離過寬；三是二是自然段之間距離過寬；三是層次序號使用不規(guī)范，正確示例：層次序號使用不規(guī)范，正確示例：“一、一、”“（一）（一）”“”“1.”“1.”“（1 1）”。首。首個(gè)蓋章頁一般應(yīng)同時(shí)顯示正文、個(gè)蓋章頁一般應(yīng)同時(shí)顯示正文、發(fā)文機(jī)關(guān)署名和蓋章。發(fā)文機(jī)關(guān)署名和蓋章。正文。正文。 公文的公文的主體，用來表述主體，用來表述公文的內(nèi)容。公文的內(nèi)容。2022-1-749主體部分主體部分常見問題：一是有附件卻沒有附件常見問題：一是有附件卻沒有附件說明；二是標(biāo)注位置不

9、正確（正文說明；二是標(biāo)注位置不正確（正文下空一行左空兩字，回行時(shí)應(yīng)與上下空一行左空兩字，回行時(shí)應(yīng)與上一行附件名稱首字對齊）；三是標(biāo)一行附件名稱首字對齊）；三是標(biāo)注方法不正確（附件順序號應(yīng)為阿注方法不正確（附件順序號應(yīng)為阿拉伯?dāng)?shù)字，如附件：拉伯?dāng)?shù)字，如附件：1.1.附件名稱后附件名稱后不應(yīng)標(biāo)注標(biāo)點(diǎn)符號）。不應(yīng)標(biāo)注標(biāo)點(diǎn)符號）。 附件說明。公文附件說明。公文附件的名稱和順附件的名稱和順序號。序號。2022-1-750主體部分主體部分常見問題：常見問題：一是沒有署名（一是沒有署名（條例條例規(guī)定蓋章規(guī)定蓋章或不蓋章的公文都要署名，不能只或不蓋章的公文都要署名，不能只蓋章不署名）；蓋章不署名）；二是與標(biāo)題

10、中發(fā)文機(jī)關(guān)不一致；二是與標(biāo)題中發(fā)文機(jī)關(guān)不一致；三是聯(lián)合行文沒有署全。三是聯(lián)合行文沒有署全。 發(fā)文機(jī)關(guān)署名。發(fā)文機(jī)關(guān)署名。 署發(fā)文機(jī)關(guān)全署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化稱或者規(guī)范化簡稱。簡稱。2022-1-751主體部分主體部分常見問題：一是沒有使用阿拉伯?dāng)?shù)字；常見問題：一是沒有使用阿拉伯?dāng)?shù)字；二是沒有使用領(lǐng)導(dǎo)最后簽發(fā)日期（部二是沒有使用領(lǐng)導(dǎo)最后簽發(fā)日期（部分會(huì)議通過事項(xiàng)和電報(bào)除外）；三是分會(huì)議通過事項(xiàng)和電報(bào)除外）；三是沒有區(qū)分蓋章和不蓋章的位置（蓋章沒有區(qū)分蓋章和不蓋章的位置（蓋章的，成文日期右空四字，以成文日期的，成文日期右空四字，以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名）。為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名）。成

11、文日期。署會(huì)議成文日期。署會(huì)議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期；負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期；聯(lián)合行文時(shí)，署最聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。簽發(fā)的日期。2022-1-752主體部分主體部分 常見問題：一是上行文沒有蓋章（上常見問題：一是上行文沒有蓋章（上行文必須蓋章，普發(fā)下行文可蓋可不行文必須蓋章，普發(fā)下行文可蓋可不蓋，電報(bào)首頁蓋發(fā)電章）；二是聯(lián)合蓋，電報(bào)首頁蓋發(fā)電章）；二是聯(lián)合行文蓋章不全；三是印章與發(fā)文機(jī)關(guān)行文蓋章不全；三是印章與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志不符；四是蓋章位置不規(guī)范（上標(biāo)志不符；四是蓋章位置不規(guī)范（上邊緣應(yīng)距正文一行之內(nèi)，下邊緣壓成邊緣應(yīng)距正文一行之內(nèi)，下

12、邊緣壓成文日期，印章之間不能相交或相切）。文日期，印章之間不能相交或相切）。 印章。公文中有發(fā)印章。公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可不加公文和電報(bào)可不加蓋印章。蓋印章。2022-1-753公文加蓋印章的樣式公文加蓋印章的樣式2022-1-754主體部分主體部分常見問題：一是位置或格式不規(guī)范（左空常見問題：一是位置或格式不規(guī)范（左空2 2字加圓括號標(biāo)注在成文日期下一行，不能字加圓括號標(biāo)注在成文日期下一行，不能在版記上一行）；二是內(nèi)容雜亂（請示件在版

13、記上一行）；二是內(nèi)容雜亂（請示件只需注明主辦機(jī)關(guān)的聯(lián)系人及聯(lián)系方式）。只需注明主辦機(jī)關(guān)的聯(lián)系人及聯(lián)系方式）。附注。主要標(biāo)附注。主要標(biāo)明公文的發(fā)布明公文的發(fā)布層次、印發(fā)傳層次、印發(fā)傳達(dá)范圍等需要達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。說明的事項(xiàng)。請示件應(yīng)當(dāng)在請示件應(yīng)當(dāng)在附注處標(biāo)明聯(lián)附注處標(biāo)明聯(lián)系人姓名和聯(lián)系人姓名和聯(lián)系方式。系方式。2022-1-755主體部分主體部分附件。公文正附件。公文正文的說明、補(bǔ)文的說明、補(bǔ)充或者參考資充或者參考資料。料。常見問題：一是沒有與正文裝訂在常見問題：一是沒有與正文裝訂在一起（確實(shí)無法一起裝訂時(shí)，應(yīng)在一起（確實(shí)無法一起裝訂時(shí)，應(yīng)在附件的左上角頂格標(biāo)注附件的左上角頂格標(biāo)注“發(fā)文字

14、號發(fā)文字號+ +附件附件+ +附件順序號）；二是標(biāo)題與附件順序號）；二是標(biāo)題與附件說明不一致。附件說明不一致。 2022-1-756版記部分版記部分抄送機(jī)關(guān)。除主送機(jī)抄送機(jī)關(guān)。除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全關(guān)。應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。常見問題：一是將請示性公文抄送常見問題：一是將請示性公文抄送給下級機(jī)關(guān)；二是給上級機(jī)關(guān)仍然給下級機(jī)關(guān)；二是給上級機(jī)關(guān)仍然使用使用“抄報(bào)抄報(bào)”而不用而不用“抄送抄送”；三；三是標(biāo)點(diǎn)符號不規(guī)范（同級同類機(jī)關(guān)是標(biāo)點(diǎn)符號不規(guī)范（同級同類機(jī)關(guān)間應(yīng)該用

15、頓號，不同級或不同類機(jī)間應(yīng)該用頓號，不同級或不同類機(jī)關(guān)間應(yīng)該用逗號，末尾用句號）。關(guān)間應(yīng)該用逗號，末尾用句號）。2022-1-757版記部分版記部分印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機(jī)關(guān)和送印公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。日期。常見問題：一是把成文日期當(dāng)印發(fā)常見問題：一是把成文日期當(dāng)印發(fā)日期（應(yīng)為送印日期）；二是標(biāo)注日期（應(yīng)為送印日期）；二是標(biāo)注不規(guī)范，如印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期沒不規(guī)范，如印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期沒寫全或沒寫寫全或沒寫“印發(fā)印發(fā)”；三是增加額；三是增加額外內(nèi)容，如校對人、審核人、內(nèi)部外內(nèi)容，如校對人、審核人、內(nèi)部分送人員姓名或印制份數(shù)及存檔等分送人員姓名或印制份數(shù)及存檔等內(nèi)容。內(nèi)容。2022-1-758版心外部分版心外部分頁碼。公文頁數(shù)順頁碼。公文頁數(shù)順序號。序號。常見問題：一是附件頁碼單獨(dú)常見問題：一是附件頁碼單獨(dú)標(biāo)注；二是頁碼標(biāo)注不規(guī)范，標(biāo)注；二是頁碼標(biāo)注不規(guī)范，如標(biāo)注在版心內(nèi)或居中標(biāo)，或如標(biāo)注在版心內(nèi)或居中標(biāo)，或