YW02監(jiān)理文件資料立卷歸檔規(guī)定

1、監(jiān)理文件資料立卷歸檔治理規(guī)定1總那么為了標(biāo)準(zhǔn)監(jiān)理文件資料的立卷歸檔治理工作,依據(jù)?中華人民共和國檔案法?、?建設(shè) 工程監(jiān)理標(biāo)準(zhǔn)?、?國家重大建設(shè)工程文件歸檔要求與檔案治理標(biāo)準(zhǔn)?、?建設(shè)工程文件歸檔 整理標(biāo)準(zhǔn)?等有關(guān)規(guī)定以及檔案行政治理部門的相關(guān)要求,結(jié)合本公司監(jiān)理工作的實(shí)際情 況,制定本方法.2適用范圍和檔案治理原那么2.1 適用范圍本規(guī)定適用于公司監(jiān)理業(yè)務(wù)文件資料的立卷歸檔工作,其它技術(shù)咨詢效勞業(yè)務(wù)參照本 規(guī)定執(zhí)行.2.2 檔案治理原那么堅(jiān)持監(jiān)理文件與工程形象進(jìn)度同步的原那么；堅(jiān)持“誰形成的監(jiān)理文件,由誰負(fù)責(zé)立卷 歸檔的原那么；堅(jiān)持納入合同治理和監(jiān)理人員的責(zé)任范圍或崗位責(zé)任制, 并建立相應(yīng)的

2、檢 查、限制及考核舉措.3責(zé)任公司的技術(shù)檔案工作由分管的副總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),由業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)治理.3.1 業(yè)務(wù)部責(zé)任公司業(yè)務(wù)部是檔案工作的主管部門.a負(fù)責(zé)公司技術(shù)檔案工作監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)；b負(fù)責(zé)對(duì)交工驗(yàn)收工程監(jiān)理文件的審查；c負(fù)責(zé)接收各部移交的合格案卷,并辦理交接手續(xù)；d負(fù)責(zé)歸檔案卷的保管、借閱、銷毀等工作.3.2 業(yè)務(wù)區(qū)塊責(zé)任對(duì)治理區(qū)塊內(nèi)的技術(shù)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、 檢查和指導(dǎo),對(duì)提交給公司和業(yè)主的監(jiān)理檔 案進(jìn)行審核.3.3 各部門責(zé)任各部門負(fù)責(zé)監(jiān)理工程資料的收集、統(tǒng)計(jì)、保管及?工程監(jiān)理檔案?的立卷裝訂工作,并按要求向業(yè)主、公司業(yè)務(wù)部提交監(jiān)理檔案資料.4監(jiān)理文件資料的歸檔內(nèi)容監(jiān)理資料文件歸檔,根據(jù)提交

3、對(duì)象不同可分為兩類：向公司提交的檔案和向業(yè)主提交的檔案.向公司提交的監(jiān)理文件資料應(yīng)盡量詳細(xì)反映工程的建設(shè)情況,范圍廣泛；向業(yè)主提供的監(jiān)理檔案可只包含監(jiān)理業(yè)務(wù)內(nèi)容,其余內(nèi)容在施工文件資料中表達(dá).4.1 向公司提交的監(jiān)理檔案的內(nèi)容包括：4.1.1 監(jiān)理工作依據(jù)性文件a?監(jiān)理委托合同?；b監(jiān)理中標(biāo)通知書；c施工承包合同含工程分包合同；d監(jiān)理部成立文件及人員責(zé)任分工注明分管區(qū)段劃分、人員進(jìn)出場時(shí)間.4.1.2 監(jiān)理工作程序性文件a監(jiān)理規(guī)劃；b監(jiān)理細(xì)那么含平安監(jiān)理細(xì)那么；c監(jiān)理交底、監(jiān)理旁站方案；d監(jiān)理月、季、年度報(bào)告；e工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告；f監(jiān)理工作總結(jié)報(bào)告；g監(jiān)理竣工結(jié)算報(bào)告；h保修期監(jiān)理備忘錄i監(jiān)理

4、工程評(píng)定書水工/監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊(cè)土建；j工程監(jiān)理日記.4.1.3 監(jiān)理日常的重要文件a開工通知；b工作聯(lián)系單；c向業(yè)主提交的專題報(bào)告；d監(jiān)理通知；e監(jiān)理例會(huì)紀(jì)要；f平安監(jiān)理資料.4.1.4 工程技術(shù)性文件a施工組織設(shè)計(jì)；b設(shè)計(jì)交底、會(huì)審記錄；c見證取樣臺(tái)賬；d監(jiān)理旁站記錄；e工程事故處理記錄；f現(xiàn)場簽證、工程預(yù)結(jié)算文件；g單位工程驗(yàn)收資料原件,其中水工專業(yè)：交工驗(yàn)收證書工程竣工驗(yàn)收證實(shí)書；土建專業(yè)和市政專業(yè)：單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄；h竣工圖、設(shè)計(jì)變更及地質(zhì)報(bào)告.4.1.5 工程治理其它資料4.2 向業(yè)主提交的監(jiān)理資料應(yīng)根據(jù)業(yè)主的要求整理歸檔,如果業(yè)主無具體要求,監(jiān)理的竣工資料至少應(yīng)包括如下 內(nèi)容

5、：a?監(jiān)理委托合同?；b監(jiān)理企業(yè)資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照；c監(jiān)理部成立文件及人員責(zé)任分工文件；d監(jiān)理工程師資格證書復(fù)印件；e監(jiān)理大綱水工、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)那么、監(jiān)理交底文件；f業(yè)主指令、通知等文件；g就質(zhì)量、平安、進(jìn)度、費(fèi)用限制與業(yè)主的往來文件；h監(jiān)理工程平行檢測及獨(dú)立抽檢文件材料水工；i旁站監(jiān)理記錄水工；j監(jiān)理日志水工；k監(jiān)理組織的工地例會(huì)、專題會(huì)議紀(jì)要；1監(jiān)理工程月報(bào)、監(jiān)理工作總結(jié)報(bào)告；m其它與監(jiān)理工程有關(guān)的文件材料.5監(jiān)理文件資料的收集各工程監(jiān)理部的監(jiān)理人員,對(duì)監(jiān)理文件必須堅(jiān)持平時(shí)收集和積累的原那么, 以到達(dá)與工 程形象進(jìn)度同步的要求；采取自行隨時(shí)收集和及時(shí)催要的方法,收集齊全、核對(duì)準(zhǔn)確后,

6、交由專職或兼職人員統(tǒng)一集中保管、借閱.5.1 監(jiān)理文件資料收發(fā)借閱治理監(jiān)理文件保管人員要建立單位工程監(jiān)理文件和監(jiān)理資料收發(fā)、借閱登記簿,詳細(xì)記錄收發(fā)、借閱文件的單位、人員和時(shí)間.監(jiān)理文件要按單位工程和形成的時(shí)間先后或相互聯(lián) 系存放在檔案盒里.在每個(gè)檔案盒內(nèi)準(zhǔn)備一份卷內(nèi)文件目錄表, 隨時(shí)收到文件,隨時(shí)登記, 隨時(shí)歸卷,以免文件喪失、缺少或損壞.5.2 監(jiān)理文件資料的收集時(shí)間要求監(jiān)理文件收集和積累,總的時(shí)間要求是與工程形象進(jìn)度同步. 工程施工進(jìn)行到哪道工 序,監(jiān)理文件就應(yīng)形成到哪道工序,收集和積累監(jiān)理文件也要到哪道工序. 要到達(dá)工程完 工,監(jiān)理文件的收集和積累就要齊全、 完整的要求,并要先于施工單

7、位提供監(jiān)理案卷. 決 不允許出現(xiàn)工程交工驗(yàn)收前,集中突擊收集、甚至補(bǔ)編監(jiān)理文件的情況.5.3 監(jiān)理文件資料的質(zhì)量要求監(jiān)理文件的收集工作一定要把好質(zhì)量關(guān),為以后的整理、組卷打下扎實(shí)的根底.a收集的監(jiān)理文字文件必須書寫或打印工整,字跡清楚、紙質(zhì)優(yōu)良、格式統(tǒng)一,留 足裝訂線；圖樣、圖標(biāo)文件的字跡、線條、數(shù)字等必須標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)確、清楚、整潔.收集到 的全部文件都必須簽批手續(xù)都必須完備.b需要永久保存或長期保存的監(jiān)理文件,嚴(yán)禁使用易褪色的圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆、紅色墨水、純藍(lán)色墨水等材料書寫和繪制.對(duì)已接收不符合書寫材料要求而又無法補(bǔ)救的 文件,字跡清楚的要增加復(fù)印件,不清楚的要用黑藍(lán)或碳素墨水筆描寫. 最好

8、的方法是在 接收時(shí)就果斷拒絕,更換符合質(zhì)量要求的文件.熱敏紙 文件,不管清楚與否,都必須 另附復(fù)印件.c復(fù)印文件、打印文件的字跡、線條的清楚與牢固程度是否到達(dá)質(zhì)量要求,必須認(rèn)真仔細(xì)檢查,可用手指擦抹幾次,假設(shè)手指發(fā)黑具牢固程度就達(dá)不到質(zhì)量要求,必須另換設(shè)備重新復(fù)印或打印.d聲像、電子文件要隨時(shí)收集,隨時(shí)按六要素配有文字說明,其要求是：聲音清楚、 影像清楚、畫面完整、不歪不斜、未加修飾剪裁.各種載體不得有水漬、油漬、劃傷、灰 塵、霉菌及其他有害物質(zhì),保證載體的有效性.6監(jiān)理文件的整理裝訂監(jiān)理文件的整理要遵循文件形成的自然規(guī)律, 保持文件的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系,對(duì)全部文件 進(jìn)行鑒別、編排、組卷、編目等組成

9、案卷,便于保管和利用.6.1 監(jiān)理文件按單位工程進(jìn)行整理監(jiān)理文件按單位工程進(jìn)行整理.由專業(yè)監(jiān)理工程師負(fù)責(zé),將所形成的全部監(jiān)理文件按 歸檔范圍收集齊全,按立卷順序進(jìn)行系統(tǒng)編排、整理.根據(jù)文件數(shù)量多少,可組成一卷或 假設(shè)干卷.工程監(jiān)理部的信息員協(xié)助專業(yè)監(jiān)理工程師進(jìn)行案卷的加工整理.6.2 案卷文件排列總要求文字文件在前,圖紙文件在后；正文在前,附件在后；批文在前,報(bào)文在后；譯文在 前,原文在后.案卷在編寫頁碼前,必須對(duì)每份文件、每張圖紙進(jìn)行鑒別,不能只審查文 件的標(biāo)題,還應(yīng)注意每頁文件的內(nèi)容、時(shí)間和簽批手續(xù)等是否齊全,不得有重份和重災(zāi). 單位工程形成的分項(xiàng)、分部文件都應(yīng)按工序、按標(biāo)段號(hào)、按時(shí)間仔細(xì)

10、鑒別,特別是套用電 子模板形成的文件,更應(yīng)仔細(xì)鑒別.6.3 案卷內(nèi)文件的頁號(hào)案卷內(nèi)文件的頁號(hào)要逐頁編寫,每卷一個(gè)流水號(hào),不得重號(hào)和缺號(hào).有文字的每頁文 件正面在右下角,反面的在左下角編寫頁號(hào)；竣工圖和圖表按張?jiān)谟蚁陆蔷帉戫撎?hào),不管 折疊成幾層都算一張.6.4 卷內(nèi)目錄要求卷內(nèi)目錄排列在案卷的首頁,不編寫頁號(hào).序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫；文件標(biāo)題填寫文 件的全稱；文件編號(hào)填寫文號(hào)或圖紙?zhí)?；?zé)任者填寫編制單位簡稱或主要責(zé)任人, 但竣工 圖的責(zé)任者不是設(shè)計(jì)單位而應(yīng)是竣工圖的編制單位；日期填寫文件的制發(fā)時(shí)間；頁次填寫每份文件首頁號(hào),最后一份文件必須填寫首、尾號(hào).總目錄列在首卷和每卷檔案的分 目錄即?XXX工

11、程監(jiān)理檔案總卷內(nèi)目錄?見ZY-YW02-036.5 卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表排列在案卷末頁,不編寫頁號(hào).用中文數(shù)字標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)和竣工 圖的總張數(shù)以及電子文件的盤數(shù).電子文件必須注明文字、圖形、圖樣格式,以備利用設(shè)備查閱利用.立卷和案卷審查者,都應(yīng)填寫姓名及時(shí)間.6.6 檔案資料的裝訂a卷內(nèi)文件在裝訂前應(yīng)去掉原裝訂的金屬物,以免銹蝕文件.文件一般采用A4紙的標(biāo)準(zhǔn)尺寸,大于A4紙的要折疊,小于A4紙的要補(bǔ)鑲,要留出30-35mm的裝訂線.竣工圖 采用手風(fēng)琴式折疊法,圖紙標(biāo)題必須外露.卷內(nèi)文件有破損的,要托表修復(fù),揉折的要熨 燙展平.b案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式,但同一工程文件裝與不裝訂必須

12、同一標(biāo)準(zhǔn).裝訂的案卷采用卷夾三孔一線的方法,孔距 80mm裝訂竣工圖時(shí),由于左右厚度不一致, 需加紙板墊至于卷舌相同厚度,再進(jìn)行裝訂.7監(jiān)理文件資料的歸檔程序工程監(jiān)理部提交監(jiān)理資料檔案應(yīng)按如下程序：a工程監(jiān)理部在工程監(jiān)理工作終結(jié)或監(jiān)理人員撤場后一個(gè)月內(nèi)完成對(duì)監(jiān)理文件資料 的整理,使其完整性、準(zhǔn)確性和標(biāo)準(zhǔn)性到達(dá)本規(guī)定的要求.b工程監(jiān)理部在資料自查合格、區(qū)塊完成審核后,填寫?工程竣工文檔總監(jiān)、區(qū)塊 審查記錄表?見ZY-YW02-05 ,連同檔案資料等一并交公司業(yè)務(wù)部審查.業(yè)務(wù)部接到檔案資料后,應(yīng)在一周內(nèi)完成審查工作,填寫?監(jiān)理文件資料審閱單?見 ZY-YW02-01.總監(jiān)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)部所提的問題,在一周內(nèi)提出整改意見,明確補(bǔ)充相關(guān)資料的具體時(shí) 間安排.對(duì)于今后也無法提交的資料,應(yīng)在?監(jiān)理文件資料審閱單?上提出問題關(guān)閉申請(qǐng). 區(qū)塊負(fù)責(zé)人對(duì)總監(jiān)提出的整改意見進(jìn)行審核,并簽署意見.公司分管副總經(jīng)理審批?監(jiān)理文件資料審閱單?,業(yè)務(wù)部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示對(duì)后續(xù)工作進(jìn) 行跟蹤落實(shí).c經(jīng)公司業(yè)務(wù)部審查合格后,工程監(jiān)理部將檔案資料裝訂成冊(cè),同業(yè)務(wù)部辦理監(jiān)理文件資料的移交手續(xù)d提交本公司的監(jiān)理資料可直接歸檔；提交業(yè)主的監(jiān)理資料檔案封皮上加蓋公司印章后由工程監(jiān)理部提交業(yè)主,將同業(yè)主辦理的?監(jiān)理文件資料移交接收單?見ZY-YW02-02返回公司業(yè)務(wù)部.8 考核公司業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)各部、各工程監(jiān)理部監(jiān)理文件的收集、整