項(xiàng)目生命周期及各階段的風(fēng)險(xiǎn)控制

1、項(xiàng)目生命周期及各階段的風(fēng)險(xiǎn)控制一、項(xiàng)目生命周期的定義與特點(diǎn)（一）項(xiàng)目生命周期的定義項(xiàng)目的生命周期是描述項(xiàng)目從開(kāi)始到結(jié)束所經(jīng)歷的各個(gè)階段，最一般的劃分 是將項(xiàng)目分為識(shí)別需求、提出解決方案、執(zhí)行項(xiàng)目、結(jié)束項(xiàng)目四個(gè)階段。實(shí) 際工作中根據(jù)不同領(lǐng)域或不同方法再進(jìn)行具體的劃分。在項(xiàng)目生命周期運(yùn)行過(guò)程 中的不同階段里，由不同的組織、個(gè)人和資源扮演著主要角色。當(dāng)需要被客戶(hù)（愿意提供資金，使需求得到滿(mǎn)足的個(gè)人或組織）所確定時(shí).， 項(xiàng)目就誕生了。例如，對(duì)于一個(gè)正在擴(kuò)大的家庭來(lái)說(shuō)，可能會(huì)需要一間更大些的 房子，而對(duì)于一個(gè)公司來(lái)說(shuō)，問(wèn)題可能是制造過(guò)程的高廢品率使它的成本高于期 競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，產(chǎn)品生產(chǎn)時(shí)間長(zhǎng)于競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。客戶(hù)

2、必須道德確定需求或問(wèn)題，有時(shí)問(wèn) 題會(huì)被迅速確認(rèn)，如在災(zāi)難（例如地震或爆炸）發(fā)生時(shí)。而在另外一些情況下， 可能會(huì)花去幾個(gè)月的時(shí)間，顧客才能清晰地確認(rèn)需要，收集問(wèn)題的有關(guān)資料，確 定解決問(wèn)題的個(gè)人、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)或承約商所需滿(mǎn)足的條件。項(xiàng)目生命周期確定了項(xiàng)目的開(kāi)端和結(jié)束。例如，當(dāng)一個(gè)組織看到了一次機(jī)遇, 它通常會(huì)做一次可行性研究，以便決定是否應(yīng)該就此設(shè)立一個(gè)項(xiàng)目。對(duì)項(xiàng)目生命 周期的設(shè)定會(huì)明確這次可行性研究是否應(yīng)該作為項(xiàng)目的第一個(gè)階段，還是作為一 個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目。（二）項(xiàng)目生命周期的特點(diǎn)大多數(shù)項(xiàng)目生命周期的說(shuō)明具有以下共同的特點(diǎn)：1、對(duì)成本和工作人員的需求最初比較少，在向后發(fā)展過(guò)程中需要越來(lái)越多， 當(dāng)項(xiàng)目要

3、結(jié)束時(shí)乂會(huì)劇烈地減少。2、在項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)，成功的概率是最低的，而風(fēng)險(xiǎn)和不確定性是最高的。隨 著項(xiàng)目逐步地向前發(fā)展，成功的可能性也越來(lái)越高。3、在項(xiàng)目起始階段，項(xiàng)目涉及人員的能力對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)品的最終特征和最終成 本的影響力是最大的，隨著項(xiàng)目的進(jìn)行，這種影響力逐漸削弱了。大多數(shù)項(xiàng)目生命周期確定的階段的前后順序通常會(huì)涉及到一些技術(shù)轉(zhuǎn)移或 轉(zhuǎn)讓的，比如設(shè)計(jì)要求、操作安排、生產(chǎn)設(shè)計(jì)。在下階段工作開(kāi)始前，通常需要驗(yàn)收現(xiàn)階段的工作成果。但是，有時(shí)候后繼階段也會(huì)在它的前一階段工作成果通 過(guò)驗(yàn)收之前就開(kāi)始了。當(dāng)然要在由此所引起的風(fēng)險(xiǎn)是在可接受的圍之時(shí)才可以這 樣做。這種階段的重疊在實(shí)踐中常常被叫快速跟進(jìn)二、項(xiàng)目生命周

4、期的四階段（一）項(xiàng)目生命周期的四階段項(xiàng)目生命周期的設(shè)定也決定了在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)應(yīng)該包括或不包括哪些過(guò)渡措 施。通過(guò)這種方式，我們可以利用項(xiàng)目生命周期設(shè)定來(lái)將項(xiàng)目和執(zhí)行組織的連續(xù) 性操作起來(lái)。項(xiàng)目的整個(gè)生命周期由項(xiàng)目的各個(gè)階段構(gòu)成，每個(gè)項(xiàng)目階段都以一 個(gè)或一個(gè)以上的工作成果的完成為標(biāo)志。標(biāo)圍廓求行期目范輪要可預(yù)2 .計(jì)劃階段計(jì)劃與預(yù)算進(jìn)度計(jì)劃任命建立組政責(zé)任分派-招標(biāo)與發(fā)包啟的3 ,實(shí)陡階段工程實(shí)施活動(dòng)協(xié)調(diào)進(jìn)度控制預(yù)菖控制階段評(píng)畝下馬決策修訂計(jì)劃4 .完成階段竣工文件整理驗(yàn)收移交解散組織項(xiàng)目生命周期示意圖圖1:項(xiàng)目生命周期示意圖1、需求識(shí)別階段。涉及需求、問(wèn)題或是機(jī)會(huì)的確認(rèn)能導(dǎo)致客戶(hù)向個(gè)人、項(xiàng) 目團(tuán)

5、隊(duì)或是組織（承約商）征詢(xún)需求建議書(shū)，以便實(shí)現(xiàn)已確認(rèn)的需求或解決問(wèn)題。具體要求通常由客戶(hù)在一個(gè)叫做需求建議書(shū)（request for proposal, RFP） 的文件里注明。通過(guò)RFP,客戶(hù)可以要求個(gè)人或承約商提交有關(guān)他們?nèi)绾卧诔杀?約束和進(jìn)度計(jì)劃下解決問(wèn)題的申請(qǐng)書(shū)。一對(duì)需要新房的夫婦，可能會(huì)花時(shí)間來(lái)確認(rèn)對(duì)房子的要求一一大小、樣式、 風(fēng)格、房間數(shù)、地點(diǎn)、他們預(yù)算能藥的最大錢(qián)數(shù)以及他們想搬進(jìn)去的日期，他們 可能會(huì)寫(xiě)下這些要求，然后要求幾個(gè)承約商分別提供房屋計(jì)劃和成本估算。一個(gè) 把升級(jí)它的“算機(jī)系統(tǒng)作為需求的公司，可能會(huì)以RFP的方式把它的需求用文件 證實(shí)下來(lái)，并把文件分別送給幾家計(jì)算機(jī)咨詢(xún)公司

6、。然而，并不是所有的情況下都有一個(gè)正式的RFP。如在一組單個(gè)個(gè)體之間召 開(kāi)的會(huì)議或講座人們通常會(huì)很隨便地定義需求。某些人可能會(huì)自愿或是被要求準(zhǔn) 備一份申請(qǐng)書(shū)，以決定項(xiàng)目是否由其承擔(dān)，并滿(mǎn)足需求。這類(lèi)情況可能是醫(yī)院的 管理層想為本醫(yī)院雇員的孩子們建造一個(gè)當(dāng)?shù)氐娜兆o(hù)理中心，管理團(tuán)隊(duì)或某個(gè)經(jīng) 理可能會(huì)在文件里寫(xiě)下這些要求，交給一個(gè)部項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，而部項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將會(huì)提交 一份有關(guān)如何建立護(hù)理中心的申請(qǐng)書(shū)。在這種情況下，承約商是醫(yī)院自己部的項(xiàng) 目團(tuán)隊(duì)，客戶(hù)是醫(yī)院的經(jīng)理或者可能是董事會(huì)。確定一個(gè)正確的需很重要的。例 如，某個(gè)需要提供一個(gè)體地的護(hù)理中心，還是旨在為醫(yī)院雇員的孩子提供幼兒護(hù) 理？ “本地”是需求必不

7、可少的組成部分嗎？2、方案制定階段。是提出解決需求或問(wèn)題的方案。這個(gè)階段將會(huì)導(dǎo)致某個(gè) 人或更多的人、組織（承約商）向客戶(hù)提交申請(qǐng)書(shū)，他們希望客戶(hù)為今后成功執(zhí) 行解決方案而付給他們酬勞。在這個(gè)階段，承約商的努力變得很重要。對(duì)回復(fù)RFP感興趣的承約商，可能 會(huì)花幾個(gè)星期時(shí)間來(lái)提出一種解決問(wèn)題的方案，并估計(jì)所需資源的種類(lèi)、數(shù)量， 設(shè)計(jì)執(zhí)行解決方案所需花費(fèi)的時(shí)間。每個(gè)承約商都會(huì)以書(shū)面申請(qǐng)的方式，把有關(guān) 信息用文件的方式證實(shí)下來(lái)。所有的承約商都把申請(qǐng)書(shū)提交給客戶(hù)。例如，幾個(gè)承約商可能會(huì)同時(shí)向一個(gè)客戶(hù)提交有關(guān)開(kāi)發(fā)和執(zhí)行一個(gè)自動(dòng)開(kāi)發(fā) 票和結(jié)帳系統(tǒng)的申請(qǐng)書(shū)。在客戶(hù)評(píng)估了申請(qǐng)書(shū)并選出中標(biāo)者后，客戶(hù)和中標(biāo)的承 約

8、商將協(xié)商簽署合同（協(xié)議）。在許多情況下，可能并不會(huì)有外部承約商的參與 和競(jìng)爭(zhēng)需求建議書(shū)，以最終取得項(xiàng)目執(zhí)行權(quán)。公司自己部的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，就可能提 出一份響應(yīng)管理者所定義的需求的申請(qǐng)書(shū)。在這種情況下項(xiàng)目將由公司自己的雇 員執(zhí)行，而不是由外部承約商執(zhí)行。3、項(xiàng)目實(shí)施階段。此階段開(kāi)始于客戶(hù)已決定了哪個(gè)解決方案將能最好地滿(mǎn) 足需求，客戶(hù)與會(huì)上人或提交申請(qǐng)書(shū)的承約商之間已簽訂了合同后。此階段即執(zhí) 行項(xiàng)目階段，包括為項(xiàng)目制定詳細(xì)的計(jì)劃，然后執(zhí)行計(jì)劃以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。在執(zhí) 行項(xiàng)目期間，將會(huì)使用到不同類(lèi)型的資源。例如，有關(guān)設(shè)計(jì)并建造一幢辦公樓的項(xiàng)目，項(xiàng)目努力的方向可能首先包括由 幾個(gè)建筑師和工程師制定一個(gè)建樓”劃。

9、然后，在建設(shè)工程進(jìn)行期間，大量增加 所需資源，包括煉鋼工人、木匠、電工、油漆工等等。項(xiàng)目在蓋好樓之后結(jié)束， 少數(shù)其他工人將負(fù)責(zé)完成美化環(huán)境的工作和最后的部裝修。此階段將會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目 目標(biāo)的最終實(shí)現(xiàn)。使客戶(hù)滿(mǎn)意于整個(gè)工作高質(zhì)量地在預(yù)算按時(shí)完成。4、結(jié)束交付階段。當(dāng)項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，某些后續(xù)的活動(dòng)仍需執(zhí)行。例如，確定 一下所有應(yīng)交付的貨物是否已提交給了客戶(hù)，客戶(hù)接收了嗎？所有的款項(xiàng)已經(jīng)交 付結(jié)清了嗎？所有的發(fā)票已經(jīng)償付了嗎？這一階段的一個(gè)重要任務(wù)就是評(píng)估項(xiàng) 目績(jī)效，以便從中得知該在哪些方面改善，在未來(lái)執(zhí)行相似項(xiàng)目時(shí)有所借鑒。這 一階段應(yīng)當(dāng)涉及從客戶(hù)那兒獲取反饋，以查明客戶(hù)滿(mǎn)意度和項(xiàng)目是否達(dá)到了客戶(hù) 的期望

10、等活動(dòng)。同樣也應(yīng)從項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)那兒得到反饋，以便得到有關(guān)示來(lái)項(xiàng)目績(jī)效 改善方面的建議。項(xiàng)目生命周期的長(zhǎng)度從幾個(gè)星期到幾個(gè)不等，依項(xiàng)目容、復(fù)雜性和規(guī)模而定。 而且，并不是所有項(xiàng)目都必然經(jīng)歷項(xiàng)目生命周期的4個(gè)階段。例如，一組社會(huì)志 愿者決定，他們要用自己的時(shí)間、才智和資源，組織一次進(jìn)餐比賽，他們可能只 涉及第3個(gè)階段一一計(jì)劃和執(zhí)行，項(xiàng)目生命周期的前兩個(gè)階段可能就與這個(gè)項(xiàng)目 不相關(guān)了。同樣，如果一家公司的總經(jīng)理決定改變工廠(chǎng)設(shè)備的布局以提高效率， 她可能簡(jiǎn)單地批示，讓制造部經(jīng)理主持這一項(xiàng)目，并用本公司的職工去執(zhí)行項(xiàng)目o 在這種情況下，將不會(huì)存在來(lái)自外部承約商的書(shū)面注建議書(shū)。在另外一些情況下，例如雇傭承約同

11、來(lái)重建房屋這一項(xiàng)目，客戶(hù)可能會(huì)以一 種不太有在結(jié)構(gòu)性的、更隨便的方式經(jīng)歷項(xiàng)目生命周期的前兩個(gè)階段。他可能并 不把所有要求都寫(xiě)下來(lái)，并要求幾個(gè)承約商去做估算。相反，他可能會(huì)邀請(qǐng)?jiān)谶^(guò) 去曾為自己或其鄰居提供過(guò)令人滿(mǎn)意的工作的承約商，向其解釋一下他想做什 么，并且要求這個(gè)承約商提供一些引起草案和成本預(yù)算。一般來(lái)說(shuō)，當(dāng)項(xiàng)目在商業(yè)環(huán)境中執(zhí)行時(shí)，項(xiàng)目生命周期會(huì)以更正式，更有在 結(jié)構(gòu)性的方式展開(kāi)。當(dāng)項(xiàng)目111私人或志愿者執(zhí)行時(shí)，項(xiàng)目生命周期則趨向于較隨 便、不太正式。（二）項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的定義與特點(diǎn)1、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的定義項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)是指點(diǎn)項(xiàng)目所處環(huán)境和條件本身的不確定性和項(xiàng)目業(yè)主/客戶(hù)、項(xiàng) 目組織或項(xiàng)目其他相關(guān)利益主體主

12、觀上不能準(zhǔn)確預(yù)見(jiàn)或控制影響因素，使項(xiàng)目的 最終結(jié)果與項(xiàng)目相關(guān)利益主體的期望產(chǎn)生背離，從而給項(xiàng)目利益主體帶來(lái)?yè)p失的 可能性。2、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的特點(diǎn)項(xiàng)目本身具有一次性、獨(dú)特性和創(chuàng)新性等特性，所以項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)也具有自己一 系列的特性，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的主要特性有如下幾個(gè)方面：（1）項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的隨機(jī)性。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生都是隨機(jī)的，沒(méi)有人能夠準(zhǔn)確預(yù)言 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的確切時(shí)間和容。（2）項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的相對(duì)可預(yù)測(cè)性。人們不可能預(yù)測(cè)和認(rèn)識(shí)項(xiàng)目所有的風(fēng)險(xiǎn)，只 能是認(rèn)識(shí)和預(yù)測(cè)一個(gè)項(xiàng)目的有限的風(fēng)險(xiǎn)及其損失。這就使得項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)具有相對(duì)可 預(yù)測(cè)的特性。（3）項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)發(fā)展?jié)u進(jìn)性。絕大部分的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)不是突然爆發(fā)的，而是隨著 環(huán)境、條件和自身固有的規(guī)

13、律逐漸發(fā)展和變化形成的，只有極小一部分項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn) 是由突發(fā)性事件引發(fā)的。（4）項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)發(fā)展的階段性。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)展一般有三個(gè)階段：其一是潛在 風(fēng)險(xiǎn)階段，其二是風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生階段，其三是造成后果階段。（5）項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)發(fā)展的突發(fā)性。（三）項(xiàng)目生命周期四階段的風(fēng)險(xiǎn)1、需求識(shí)別階段（1）缺乏相關(guān)的技術(shù)專(zhuān)家對(duì)技術(shù)可行性的確認(rèn)。（2）項(xiàng)目的圍、需求定義不清造成后續(xù)不斷的變更。（3）未做深入的可行性分析導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。（4）目標(biāo)不明確，項(xiàng)目開(kāi)發(fā)到一定階段，不知道針對(duì)哪個(gè)市場(chǎng)、需求負(fù)責(zé)。（5）對(duì)預(yù)期沒(méi)有明確的結(jié)果。2、方案制定階段（1）經(jīng)常出現(xiàn)沒(méi)有制定風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃和預(yù)算，沒(méi)有應(yīng)急措施。（2）沒(méi)有具體實(shí)施的階段性指導(dǎo)計(jì)劃（

14、3）需求不夠明確。（4）沒(méi)有得到管理層的支持，沒(méi)有全局的管理權(quán)。（5）團(tuán)隊(duì)角色定義不清楚，沒(méi)有明確的組織結(jié)構(gòu)，責(zé)任分配不清，缺乏有經(jīng)驗(yàn)的成員。3、項(xiàng)目實(shí)施階段（1）勞工缺乏相關(guān)技能，組織沒(méi)有提供相關(guān)培訓(xùn)。（2）不能對(duì)產(chǎn)生的問(wèn)題及時(shí)修訂計(jì)劃。（3）由于組織外部導(dǎo)致的計(jì)劃變更、人員變更，法律法規(guī)變更，執(zhí)行失敗等。（4）缺少進(jìn)度控制與階段性審查。（5）缺少協(xié)調(diào)溝通。（6）對(duì)預(yù)算沒(méi)有合理控制。4、結(jié)束交付階段（1）質(zhì)量差，驗(yàn)收不合格。（2）客戶(hù)不接受驗(yàn)收。（3）設(shè)計(jì)變更。（4）現(xiàn)金流出現(xiàn)問(wèn)題。（5）文件整理有遺缺。（6）項(xiàng)目已完成仍未解散組織。（四）項(xiàng)目生命周期四階段風(fēng)險(xiǎn)的控制1、需求識(shí)別階段（1）合

15、理配置相關(guān)的技術(shù)專(zhuān)家對(duì)技術(shù)可行性的確認(rèn)。（2）清楚定義項(xiàng)目的圍、需求。（3）深入進(jìn)行可行性分析。（4）明確目標(biāo)，明確項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的每一個(gè)階段。（5）對(duì)預(yù)期結(jié)果有一個(gè)準(zhǔn)確、合理的估計(jì)。2、方案制定階段（1）制定風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃和預(yù)算，全面有效的應(yīng)急措施。（2）具體實(shí)施的階段性指導(dǎo)計(jì)劃。（3）明確具體需求。（4）盡力得到管理層的支持，對(duì)項(xiàng)目全局的管理、控制權(quán)。（5）清楚定義團(tuán)隊(duì)角色，制定明確的組織結(jié)構(gòu)，明晰責(zé)任分配，配置有經(jīng)驗(yàn)的成員。3、項(xiàng)目實(shí)施階段（1）配置具有相關(guān)技能的員工，對(duì)員工提供相關(guān)針對(duì)性地培訓(xùn)。（2）對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的問(wèn)題及時(shí)反饋，修訂計(jì)劃。（4）項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)度控制與階段性審查。（5）保證

16、暢通的協(xié)調(diào)溝通。（6）按預(yù)算進(jìn)行合理控制。4、結(jié)束交付階段（1）從項(xiàng)目實(shí)施開(kāi)始注重質(zhì)量，保證驗(yàn)收的合格。（2）從項(xiàng)目實(shí)施與客戶(hù)保持暢通的雙向溝通，保證客戶(hù)滿(mǎn)意。（3）對(duì)項(xiàng)目中的設(shè)計(jì)變更做好及時(shí)溝通工作，在變更前遺處理好由此產(chǎn)生的 問(wèn)題。（4）合理計(jì)算，合理控制保證現(xiàn)金流的正常。（5）對(duì)所有文件分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理，由專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行保管。（6）項(xiàng)目已完成及時(shí)解散組織，減少人員、物力、資金的浪費(fèi)。三、對(duì)項(xiàng)目生命周期風(fēng)險(xiǎn)控制的展望項(xiàng)目生命周期的風(fēng)險(xiǎn)控制是從項(xiàng)目需求識(shí)別開(kāi)始到項(xiàng)目交付中產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)、 不確定因素的規(guī)劃、組織與控制的過(guò)程。是貫穿在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中的，是不 能離開(kāi)項(xiàng)目生命周期的。項(xiàng)目生命周期中有

17、許多的不確定因素，所以在項(xiàng)目生命周期中一定要做好如 下工作：（一）與現(xiàn)在在職的項(xiàng)目成員協(xié)商，確定人員流動(dòng)的原因（如，工作條件差， 收入低，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)等）；（二）在項(xiàng)目開(kāi)始前，把緩解這些原因（避開(kāi)風(fēng)險(xiǎn)）的工作列入已擬定的控制 計(jì)劃中；（三）當(dāng)項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，做好人員流動(dòng)會(huì)出現(xiàn)的準(zhǔn)備，采取一些辦法以確保人 員一旦離開(kāi)時(shí)項(xiàng)目仍能繼續(xù)（削弱風(fēng)險(xiǎn)）;（四）建立項(xiàng)目組，以使所有項(xiàng)目成員能及時(shí)了解有關(guān)項(xiàng)目活動(dòng)的信息；（五）制定文檔標(biāo)準(zhǔn)，并建立一種機(jī)制以保證文檔能及時(shí)產(chǎn)生；（六）對(duì)所有工作組織細(xì)致的評(píng)審，以使更多的人能夠按計(jì)劃進(jìn)度完成自己的工作；（七）對(duì)每一個(gè)關(guān)鍵性的技術(shù)人員，要培養(yǎng)后備人員；（八）在項(xiàng)目里程碑處進(jìn)行事件跟蹤和主要風(fēng)險(xiǎn)因素跟蹤，以進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的再 評(píng)估；（九）在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中