現(xiàn)代秘書工作的職業(yè)特點(diǎn)及變化(共3頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上一、現(xiàn)代秘書工作的職業(yè)特點(diǎn)及變化我國加入和互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，使現(xiàn)代秘書工作的宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境都發(fā)生了很大的變化，為適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要，現(xiàn)代秘書工作呈現(xiàn)以下職業(yè)特點(diǎn)和變化：1、從技能性工作向智能性工作轉(zhuǎn)化現(xiàn)代秘書處在一個嶄新的信息時代，領(lǐng)導(dǎo)活動的日趨復(fù)雜化與科學(xué)化，領(lǐng)導(dǎo)者智能水平的不斷提高，秘書職能的不斷強(qiáng)化和擴(kuò)大，客觀上都要求秘書的素質(zhì)有一個新的突破。從秘書的知識結(jié)構(gòu)來看，必須具備三個層次：一是基礎(chǔ)知識，包括科學(xué)文化基礎(chǔ)知識，馬克思主義基本理論知識和法律法規(guī)基本知識；二是專業(yè)知識，包括秘書專業(yè)知識和行業(yè)專業(yè)知識；三是輔助知識，包括歷史知識，管理學(xué)知識，心理學(xué)知識，

2、社會交往知識和軟科學(xué)知識。特別是我國加入世貿(mào)組織后，大量的三資企業(yè)出現(xiàn)，它們有先進(jìn)的管理機(jī)制和秘書工作機(jī)制，所聘用的秘書是與我國傳統(tǒng)意義上不同的新型秘書人才。作為涉外秘書從業(yè)人員，必須構(gòu)建外向型的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，不僅要具備普通秘書應(yīng)具備的基礎(chǔ)知識，而且要協(xié)助管理，參與生產(chǎn)、貿(mào)易等經(jīng)濟(jì)活動。故必須學(xué)習(xí)和掌握以下知識：一是對外貿(mào)易知識，包括租賃以及與之相關(guān)的國際匯兌、各國稅利、保險、仲裁和索賠等知識；二是涉外法規(guī)知識，包括國內(nèi)的涉外法規(guī)和國際法規(guī)；三是財會與商務(wù)知識。總之，現(xiàn)代秘書不再是以往的傳統(tǒng)技能型秘書，而是屬于智囊型人物，是智能性的群體。2、從常規(guī)內(nèi)向思維向外向開放思維轉(zhuǎn)化我國已經(jīng)確立了社會主

3、義市場經(jīng)濟(jì)體制，加入后更加速了與世界一體化的進(jìn)程，這種狀況客觀上擴(kuò)大了秘書的工作范圍。黨政機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位將出現(xiàn)跨行業(yè)、跨地區(qū)和跨國界的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技交流。地域的擴(kuò)大，既開闊了秘書工作的空間，又拓寬了秘書的視野。在此背景下，秘書要具有強(qiáng)烈的立體型開放性思維，不僅關(guān)注本行業(yè)！本地區(qū)的發(fā)展，還要密切注視國內(nèi)及世界的動向。就企業(yè)秘書來說，在市場經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)的一切工作，都必須圍繞加入世貿(mào)組織后的市場需求這個軸心來運(yùn)轉(zhuǎn)，企業(yè)秘書的觀念和思維也必須按國內(nèi)外市場變化隨事而異、隨境而異，不斷吐故納新，并隨市場經(jīng)濟(jì)的運(yùn)作規(guī)律來調(diào)整自身行為。即作為輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的企業(yè)秘書，不僅要掌握企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營過

4、程及其各階段的薄弱環(huán)節(jié)，更要將自身思維不斷變化和拓展，把握市場動向，收集有效信息，為領(lǐng)導(dǎo)及時把握市場形勢提供最佳決策方案，從而發(fā)揮最好的參謀助手作用。（1）從事務(wù)性服務(wù)向信息化服務(wù)轉(zhuǎn)化隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，秘書工作的科技含量越來越高的21世紀(jì)的秘書工作，將是一個知識、信息高度密集的領(lǐng)域。秘書所從事的工作已不僅僅限于辦文，辦事，辦會等一般性工作，而是以信息為載體，把做好信息工作作為參謀協(xié)調(diào)，催辦，督辦的基礎(chǔ)和手段，將采集到的各種信息進(jìn)行分析、處理、加工，提出預(yù)案，主動為領(lǐng)導(dǎo)決策降低風(fēng)險度。從某種意義上說，信息的參謀作用是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策必不可少的最經(jīng)濟(jì)有效的工具，秘書提供的信息直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)決策的

5、正誤。因此，現(xiàn)代秘書必須具有很強(qiáng)的信息意識和信息服務(wù)能力。秘書的信息服務(wù)能力主要包括五個方面的內(nèi)容：一是信息獲取的能力。秘書除了充分利用好組織建立的內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)以外，還應(yīng)建立并掌握常規(guī)的信息渠道，善于開發(fā)新的信息資源，并及時、準(zhǔn)確、全面地獲取所需信息；二是信息選擇能力。秘書必須學(xué)會對信息行篩選和分類，能準(zhǔn)確無誤地識別，理解所采集到的信息的含義，正確判斷信息的價值與意義，全面把握所獲信息對領(lǐng)導(dǎo)決策產(chǎn)生的影響；三是信息預(yù)測能力。這是一種較高層次的信息服務(wù)能力，主要指秘書人員在現(xiàn)有信息的基礎(chǔ)上，對事物發(fā)展的理性判斷，它對秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策具有重要意義；四是信息處理能力。主要是指對信息的加工，開發(fā)，

6、傳輸，貯存，調(diào)閱和吸收等能力，具體來說就是能對信息進(jìn)行綜合分析排序、歸類整理；五是信息運(yùn)用能力。秘書獲取、選擇和處理信息的目的是為了運(yùn)用，信息運(yùn)用能力是各種具體信息能力的綜合體現(xiàn)，是秘書在獲取和處理信息的基礎(chǔ)上，把自己的思想與見解融入其中，并通過恰當(dāng)渠道將這些信息傳遞給他人，與他人進(jìn)行交流，共享的能力。秘書對信息的運(yùn)用能力，集中表現(xiàn)在為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的及時性、準(zhǔn)確性、完整性、針對性和有效性上。（2） 被動輔佐職能向主動配合職能轉(zhuǎn)化輔佐性是與主導(dǎo)性相對而言的。從管理系統(tǒng)看，領(lǐng)導(dǎo)始終處于主導(dǎo)地位，屬于決策管理的中心；秘書和秘書部門則處于從屬地位，其活動都是為了給領(lǐng)導(dǎo)中樞和領(lǐng)導(dǎo)者的工作創(chuàng)造各種方便

7、條件，都是為了保證領(lǐng)導(dǎo)者順利地進(jìn)行工作。也就是說，秘書和秘書部門不能脫離領(lǐng)導(dǎo)而單獨(dú)存在，他具有明顯的輔佐性功能。這表現(xiàn)在：首先，秘書工作緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作而展開，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到哪里，秘書工作就要延伸到哪里；其次，秘書能參加領(lǐng)導(dǎo)層的各種會議并參與研究有關(guān)問題，可以提出解決問題的意見和建議，但只有發(fā)言權(quán)，沒有表決權(quán)，更沒有決定權(quán)；第三，秘書處理任何問題，只能按領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神辦理，不能超越自己的職權(quán)范圍，背離領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神自作主張、自行其事。秘書工作的輔佐性，可以說是秘書工作最本質(zhì)的職業(yè)特性之一。在管理活動中，我們可以把管理工作視為主導(dǎo)系統(tǒng)，而秘書工作視為輔助系統(tǒng)。但是，在一般情況下，主導(dǎo)

8、系統(tǒng)運(yùn)行的成敗，在很大程度上是由輔助系統(tǒng)的運(yùn)行效率來決定。所以從根本上說，秘書工作的效率決定了秘書工作的重要性，秘書是被動輔佐還是主動配合，可看出秘書工作能力的強(qiáng)弱，是判斷一個秘書是否合格的標(biāo)準(zhǔn)，也是衡量、檢驗(yàn)和評價秘書人員綜合素質(zhì)高低的重要方面。二、現(xiàn)代秘書工作的發(fā)展趨勢就全世界而言，秘書工作的發(fā)展趨勢呈職業(yè)化、普遍化、年輕化和女性化。秘書工作不僅存在于政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位，而且遍布于社會各個角落。我國進(jìn)入后，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，秘書工作也加速了與國際接軌的進(jìn)程，其發(fā)展趨勢為：A、秘書工作職業(yè)化。秘書職業(yè)化是世界性的潮流。隨著我國政治體制改革的不斷深入，國家機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)的精簡，公務(wù)秘書人

9、員相對減少，而且隨著公務(wù)員制度的推行和新的行政晉級加薪辦法的實(shí)施，逐漸脫離了官階官位，出現(xiàn)了職業(yè)化的趨勢。同時，社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，必然導(dǎo)致對商務(wù)秘書需求的成倍增長。在全國人才市場的十大熱門職業(yè)中，對商務(wù)秘書的需求量位居中上，再加上法律、科技、醫(yī)務(wù)、教學(xué)和外事等行業(yè)的秘書，形成了一支社會不可缺少的職業(yè)大軍。在這支隊(duì)伍中，公務(wù)秘書處于中心位置，它的舉動制約和影響其它行業(yè)秘書，因而居于主導(dǎo)地位；商務(wù)秘書由于活動在國家經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場，其人數(shù)將越來越多，工作的質(zhì)量又影響到社會對職業(yè)秘書階層的認(rèn)同，它也應(yīng)該居于主體地位。近些年來，在全國各地相繼成立了秘書事務(wù)所，商務(wù)秘書中心，信息咨詢公司，市場調(diào)查公司，

10、文秘公司等，這些名稱不一、規(guī)模大小不等、面向全社會提供秘書有償服務(wù)的民營，私營性機(jī)構(gòu)，以各種形式面向全社會提供全方位的服務(wù)，這表明秘書工作職業(yè)多元化組合形式已逐漸形成。B、秘書工作職能強(qiáng)化。我國傳統(tǒng)的秘書工作以辦文、辦會、辦事為主要任務(wù)，以上傳下達(dá)、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查和調(diào)研信息為基本職能，這種工作格局是與以往社會狀況和社會政治經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平相適應(yīng)的?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展導(dǎo)致信息時代的到來，經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展造就諸多新興產(chǎn)業(yè)和行業(yè)門類。各種社會組織的管理活動突破了原來以行政手段為主體的模式，經(jīng)濟(jì)手段、法律手段、系統(tǒng)論、控制論、信息論等被廣泛地引入管理領(lǐng)域。領(lǐng)導(dǎo)者在進(jìn)行管理手段和領(lǐng)導(dǎo)方式的變革時，秘書工作

11、不可避免地要全面反映時代的變化，并在理論與實(shí)踐上適應(yīng)這種變化。秘書工作的領(lǐng)域隨之得到擴(kuò)展，職能作用進(jìn)一步強(qiáng)化。這表現(xiàn)在：秘書工作在為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策集團(tuán)提供更加周到，優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時，更多地向智囊化參謀型的方向發(fā)展。一方面，在黨政機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位，尤其在高層決策領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中充任智囊參謀職能的新的秘書部門紛紛設(shè)置，如政府各級辦公廳普遍設(shè)立了研究室或調(diào)研室，專門負(fù)責(zé)政策的研究和為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的決策提供可行性分析報告及工作方案。許多大型企業(yè)也設(shè)立了策劃部，調(diào)查研究室或咨詢中心這類秘書機(jī)構(gòu)。許多部門秘書機(jī)構(gòu)打破了傳統(tǒng)的綜合設(shè)置，按事分類設(shè)置的舊模式，實(shí)行了按職能設(shè)置的新模式，其中的部分科室(處、辦)承擔(dān)文件、會

12、務(wù)、事務(wù)的處理項(xiàng)工作，另外大部分機(jī)構(gòu)專門負(fù)責(zé)某方面工作的信息收集、政策研究、方案設(shè)計等工作，直接參與領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的決策活動。政策法律法規(guī)的顧問，工作的前瞻性研究，具體工作方案的設(shè)計，方案實(shí)施辦法的運(yùn)籌，公關(guān)活動的策劃等，都是秘書工作人員發(fā)揮智囊作用的形式，也是當(dāng)代秘書工作的突出特色。C、秘書工作科學(xué)化。隨著信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化時代以及知識經(jīng)濟(jì)的到來，對秘書工作形成了一股強(qiáng)大的沖擊波。當(dāng)秘書在起草文件、草擬講話稿、搜集整理信息時，通過網(wǎng)絡(luò)的幫助，將會提高功效幾倍至幾十倍。過去秘書工作需要搜集信息資料，要從各個渠道，以不同方式去獲取，然后編成文字或報表，層層報送，費(fèi)時費(fèi)力，還往往出差錯?，F(xiàn)在，只需進(jìn)

13、入網(wǎng)絡(luò)就行，整個過程不需要一張紙，不跑一步路，不需打一個電話，不僅大大節(jié)省了秘書工作中的重復(fù)勞動，而且極大地提高了功效。這一切，正在或即將改變秘書部門和秘書人員傳統(tǒng)的工作方式，工作習(xí)慣，甚至相關(guān)的思想觀念和組織觀念。目前，越來越多的秘書部門和秘書人員，使用錄音、錄像、靜電復(fù)印、電子文字處理與信息儲存，電子傳真等先進(jìn)辦公設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動化，同時也逐步引入信息論、控制論、系統(tǒng)論等原理對秘書工作進(jìn)行科學(xué)管理。這對秘書人員從思想意識，組織觀念到知識構(gòu)成，智能要求，從心理品質(zhì)、行為方式到工作方法，工作習(xí)慣等方面都提出了更高、更新的要求，促使秘書工作向科學(xué)化的道路發(fā)展。D、秘書任職資格化。1997年

14、8月20日中華人民共和國勞動部頒發(fā)了秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)(試行)以及國家職業(yè)教育技能鑒定規(guī)范(秘書)等文件。1998年6月，國家勞動部和社會保障部向全國發(fā)布了秘書職業(yè)資格鑒定試點(diǎn)工作方案。文件指出：為提高我國秘書職業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，做好秘書的培訓(xùn)工作，逐步推行職業(yè)資格證書制度，決定從1998年開始，在全國開展試點(diǎn)工作。首批為北京，上海，重慶，四川，湖北，廣東，廣西，河北，河南等10個省市。這是我國秘書任職資格審查工作的開端，它標(biāo)志著我國朝著建立有中國特色的秘書職業(yè)資格證書制度邁出了堅實(shí)的一步，同時，這也是與國際秘書人員資格鑒定接軌的開始。1998年9月，在全國10個省、市、自治區(qū)，按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一教材，統(tǒng)一命題，統(tǒng)一考務(wù)管理和統(tǒng)一證書管理的質(zhì)量控制原則，舉行了首次秘書資格統(tǒng)一鑒定工作。這一切標(biāo)志著我國秘書資格審核制度規(guī)范化的正式開始，在我國秘書史上有著不同尋常的意義：(1)秘書職業(yè)已得到國家和社會的正式認(rèn)可，這對促進(jìn)秘書職業(yè)化將帶來不可估量的影響。(2)由于采取了/五統(tǒng)一的質(zhì)量控制原則和對秘書報考條件的學(xué)歷要求，必將促進(jìn)秘書教育的進(jìn)一步發(fā)展。同時，對初、中、高級秘書不同知識要求和技能要求標(biāo)準(zhǔn)的出臺，也必將促進(jìn)秘書教育體系的完善。(3)在知識和技能