本企業(yè)ERP項(xiàng)目管理制度

1、1 目的ERP（Enterprise Resource Planning 企業(yè)資源計(jì)劃 ） 企業(yè)管理 信息系統(tǒng)，是為滿足生產(chǎn)計(jì)劃的合理性、成本的有效控制、設(shè)備的充 分利用、作業(yè)的均衡安排、 庫(kù)存的合理管理、財(cái)務(wù)狀況的及時(shí)分析等 需求、并實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)的系統(tǒng)。通過(guò)新的管理思想，從而提升管理理 念，提高管理水平，進(jìn)一步提高公司員工的整體素質(zhì)，即要滿足近期 業(yè)務(wù)需求，又要具有靈活擴(kuò)展的能力。2 適用范圍所有以項(xiàng)目管理方式進(jìn)行的 ERP項(xiàng)目。項(xiàng)目管理： 一個(gè)有特定結(jié)果， 明確的起止日期和既定的資源預(yù)算 的工作任務(wù)，通過(guò)計(jì)劃、組織和控制按時(shí)完成特定的任務(wù)。3 職責(zé)3.1 信息部3.1.1 參與整個(gè)項(xiàng)目的立

2、項(xiàng)、 內(nèi)部調(diào)研、軟件考察和確定軟件供應(yīng)商。3.1.2 負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目的組織、實(shí)施和管理。3.1.2 負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目的規(guī)劃、實(shí)施進(jìn)度的監(jiān)控。3.1.3 負(fù)責(zé)與上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)、軟件供應(yīng)商、硬件集成商在技術(shù)和管理 等方面的協(xié)調(diào)和溝通。3.1.4 負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目的初步驗(yàn)收。3.1.5 負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目的結(jié)項(xiàng)準(zhǔn)備工作3.2 相關(guān)部門3.2.1 負(fù)責(zé)系統(tǒng)需求的提出和配合系統(tǒng)的實(shí)施。3.2.2 參與系統(tǒng)實(shí)施方案的確定，提出合理化建議。3.2.3 積極參與系統(tǒng)的實(shí)施工作、按系統(tǒng)規(guī)劃的要求參加崗位培訓(xùn)， 并能夠達(dá)到上崗的要求。3.2.4 按時(shí)、保質(zhì)、保量完成項(xiàng)目小組安排的工作任務(wù)。4 工作程序工作內(nèi)容包括：營(yíng)銷管理、采購(gòu)管

3、理、生產(chǎn)管理、設(shè)備管理、 財(cái)務(wù)管理、計(jì)劃管理、質(zhì)量控制、預(yù)算管理、費(fèi)用管理、人力資源管 理、工資管理、固定資產(chǎn)管理和分析決策系統(tǒng)管理等。4.1 項(xiàng)目立項(xiàng)信息部根據(jù)公司發(fā)展和規(guī)劃的需要，依據(jù)信息部的工作計(jì)劃對(duì)ERP項(xiàng)目進(jìn)行立項(xiàng)工作，編寫<<立項(xiàng)報(bào)告 >>,經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，經(jīng)股東大會(huì)討論、審核，確定該項(xiàng)目進(jìn)行立項(xiàng)實(shí)施，并指定該項(xiàng)目負(fù) 責(zé)人，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目具體運(yùn)作和實(shí)施工作。4.2 項(xiàng)目啟動(dòng)公司以正式文件的方式確定該項(xiàng)目正式啟動(dòng)， 成立項(xiàng)目組織， 并 召開(kāi)項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)，明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及正式開(kāi)始項(xiàng)目運(yùn)作。4.2.1 成立項(xiàng)目組織成功實(shí)施ERP項(xiàng)目的組織保證，通常由

4、項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組，項(xiàng)目實(shí)施小組及項(xiàng)目顧問(wèn)小組構(gòu)成。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人一般由既了解企業(yè)的業(yè)務(wù)流 程、懂得企業(yè)的業(yè)務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理，又掌握計(jì)算機(jī)管理相應(yīng)水平的 人員承擔(dān)。 項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組必須由公司董事長(zhǎng)或總經(jīng)理親自掛帥， 只有 他們認(rèn)可和支持， 才能保證項(xiàng)目的成功實(shí)施； 項(xiàng)目實(shí)施小組通常是公 司內(nèi)部的各個(gè)部門及崗位的業(yè)務(wù)骨干，最好在實(shí)施ERP項(xiàng)目期間專門 從事ERP項(xiàng)目工作；項(xiàng)目顧問(wèn)小組通常是公司內(nèi)部各個(gè)部門的負(fù)責(zé) 人，他們不能完全參與到系統(tǒng)的實(shí)施過(guò)程中， 但對(duì)于公司管理流程中 的重要問(wèn)題給予關(guān)鍵性的建議和指導(dǎo)。4.2.2 項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)明確項(xiàng)目組織成員，項(xiàng)目的內(nèi)容及目標(biāo)，宣傳ERP的管理理念及 實(shí)施ERP項(xiàng)目的

5、目的和重要性，激勵(lì)全體員工能夠積極參與、 充分配 合，確保ERP項(xiàng)目的成功實(shí)施。4.3 企業(yè)內(nèi)部需求分析項(xiàng)目負(fù)責(zé)人通過(guò)對(duì) <<立項(xiàng)報(bào)告 >>的深入理解，認(rèn)真組織項(xiàng)目實(shí)施 小組進(jìn)行系統(tǒng)需求分析工作， 通過(guò)調(diào)研明確該項(xiàng)目的主要內(nèi)容、 主要 目的、預(yù)期的效果、時(shí)間的計(jì)劃和公司內(nèi)部全面的系統(tǒng)需求等，并最 終形成 <<內(nèi)部需求分析報(bào)告 >>。4.4 確定軟件供應(yīng)商、簽訂軟件合同實(shí)施ERP項(xiàng)目通常采用與軟件供應(yīng)商進(jìn)行合作的方式， 項(xiàng)目負(fù)責(zé) 人可根據(jù) <<內(nèi)部需求分析報(bào)告 >>進(jìn)行選擇兩到三家有相應(yīng)資質(zhì)的軟 件供應(yīng)商對(duì)該項(xiàng)目進(jìn)行招標(biāo)工作

6、， 組織有關(guān)專家對(duì)軟件供應(yīng)商提出的vvERP項(xiàng)目解決方案 >>進(jìn)行評(píng)審，并對(duì)軟件供應(yīng)商實(shí)施的成功用戶進(jìn)行走訪， 最終由公司股東大會(huì)確定軟件供應(yīng)商， 并按公司合同管理的實(shí)施流程，與軟件供應(yīng)商簽訂vvERP項(xiàng)目軟件合同>>。4.5軟件供應(yīng)商的ERP系統(tǒng)的實(shí)施ERP系統(tǒng)的實(shí)施通常按著軟件供應(yīng)商的實(shí)施體系、實(shí)施規(guī)劃和實(shí)施步驟進(jìn)行。ERP項(xiàng)目按照總體規(guī)劃、分步實(shí)施、效益驅(qū)動(dòng)、重點(diǎn)突 破的實(shí)施原則，采用 PDCA（計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、改善）的管理辦法 和采用項(xiàng)目小組周例會(huì)的工作方式進(jìn)行。4.5.1 軟件供應(yīng)商項(xiàng)目啟動(dòng)軟件供應(yīng)商根據(jù)vvERf項(xiàng)目軟件合同 >>成立項(xiàng)目組織，

7、指派項(xiàng)目 經(jīng)理，在用戶現(xiàn)場(chǎng)與用戶項(xiàng)目實(shí)施小組共同開(kāi)展工作。 軟件供應(yīng)商項(xiàng) 目小組召開(kāi)項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)，確定雙方項(xiàng)目組織，并宣傳ERP管理理念 和軟件供應(yīng)商的產(chǎn)品理念、實(shí)施方法和步驟等。4.5.2 軟件供應(yīng)商系統(tǒng)調(diào)研、需求分析 軟件供應(yīng)商在用戶現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)研工作， 對(duì)合同范圍內(nèi)的項(xiàng)目?jī)?nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)、 全面的了解業(yè)務(wù)流程和系統(tǒng)需求， 即要了解企業(yè)的現(xiàn) 狀，又要掌握企業(yè)未來(lái)的發(fā)展的需求和企業(yè)崗位人員的真實(shí)需求及企 業(yè)管理人員的管理要求，最終提交vv調(diào)研報(bào)告和需求分析 >>文檔。4.5.3 軟件供應(yīng)商提出實(shí)施方案，雙方討論并確定實(shí)施方案 軟件供應(yīng)商根據(jù)用戶的實(shí)際需求及需求分析后，提出企業(yè)的 E

8、RP系統(tǒng)的解決方案，經(jīng)用戶與軟件供應(yīng)商多次討論后，最終確定 vvERP 系統(tǒng)實(shí)施方案 >>,做為實(shí)施ERF系統(tǒng)的綱領(lǐng)性文件，包括公司的組織結(jié)構(gòu)、崗位設(shè)置、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備方案、工作流、物流、資金流、信 息流的有效處理、管理的有效控制、項(xiàng)目的計(jì)劃、項(xiàng)目的內(nèi)容、項(xiàng)目 實(shí)施前后各項(xiàng)指標(biāo)的對(duì)比等內(nèi)容。4.5.4 軟件供應(yīng)商指導(dǎo)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備及維護(hù) 通過(guò)軟件供應(yīng)商對(duì)用戶的了解及其軟件的設(shè)置結(jié)構(gòu)， 指導(dǎo)用戶對(duì) 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理工作，包括物料、產(chǎn)成品、客戶、供應(yīng)商、生產(chǎn)廠 家、發(fā)票信息、倉(cāng)庫(kù)信息、運(yùn)輸信息、各種帳務(wù)信息及財(cái)務(wù)科目等內(nèi) 容進(jìn)行整理和維護(hù)。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)做為ERP系統(tǒng)的重要組成部分，它的準(zhǔn) 確

9、性、完整性直接影響到系統(tǒng)的成功運(yùn)行， 要求基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率和 完整率必須在 95%以上。4.5.5 軟件供應(yīng)商的軟件開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)環(huán)境的調(diào)試和設(shè)置軟件供應(yīng)商根據(jù)用戶的實(shí)際需求和實(shí)施方案的內(nèi)容，組織ERP系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)工作及對(duì)已有產(chǎn)品的專項(xiàng)開(kāi)發(fā)和完善工作， 包括功能模 塊開(kāi)發(fā)、專項(xiàng)程序開(kāi)發(fā)、單據(jù)開(kāi)發(fā)、報(bào)表開(kāi)發(fā)和工具開(kāi)發(fā)等，并結(jié)合 用戶的需求和軟件供應(yīng)商軟件的特性，對(duì)軟件進(jìn)行環(huán)境設(shè)置和測(cè)試， 通過(guò)不斷地調(diào)試，最終提供適合用戶使用的系統(tǒng)環(huán)境。4.5.6 軟件供應(yīng)商的軟件的使用培訓(xùn)及考試 軟件供應(yīng)商的培訓(xùn)人員根據(jù)系統(tǒng)環(huán)境的設(shè)置及實(shí)施方案的內(nèi)容，對(duì)用戶的崗位操作人員進(jìn)行崗位操作的培訓(xùn)， 通過(guò)不斷的培訓(xùn)， 使

10、崗 位操作人員掌握系統(tǒng)的使用和對(duì)系統(tǒng)管理思想的理解和認(rèn)識(shí)， 并最終 通過(guò)考試，取得上崗證，才能從事相應(yīng)的 ERP崗位操作；軟件供應(yīng)商 對(duì)用戶的信息部的專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)， 包括系統(tǒng)的使用設(shè)置、 系統(tǒng) 的維護(hù)、開(kāi)發(fā)等培訓(xùn)，以利于用戶對(duì)ERP系統(tǒng)的后期維護(hù)和開(kāi)發(fā)工作； 軟件供應(yīng)商對(duì)用戶的高層和中層管理人員的培訓(xùn)， 通過(guò)培訓(xùn)使用戶的 領(lǐng)導(dǎo)層理解ERP的管理理念和ERP系統(tǒng)的管理思想，及實(shí)施ERP系統(tǒng) 前后工作流程、工作方式的區(qū)別，以便有利于用戶領(lǐng)導(dǎo)層的有效、及 時(shí)的進(jìn)行管理。4.5.7軟件供應(yīng)商指導(dǎo)編寫ERP管理規(guī)范、崗位職責(zé)及崗位操作規(guī)范 軟件供應(yīng)商根據(jù)成功實(shí)施多家用戶的經(jīng)驗(yàn)， 指導(dǎo)用戶項(xiàng)目小組成

11、 員進(jìn)行編寫ERP管理規(guī)范、崗位職責(zé)及崗位操作規(guī)范等相應(yīng)管理文 檔。ERP管理規(guī)范是描述企業(yè)工作流中流程性、管理性及各部門、崗 位銜接內(nèi)容的指導(dǎo)性文檔；崗位職責(zé)是以工作流的方式，確定ERP系 統(tǒng)的崗位及崗位的工作內(nèi)容；崗位操作規(guī)范指每個(gè)相應(yīng)ERP崗位操作 的規(guī)范性文檔。4.6 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的準(zhǔn)備及系統(tǒng)硬件設(shè)施的準(zhǔn)備ERF系統(tǒng)的運(yùn)行離不開(kāi)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境，包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備路由器、 交換機(jī)、服務(wù)器，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等相應(yīng)設(shè)備的準(zhǔn)備和操作系統(tǒng)、數(shù) 據(jù)庫(kù)軟件等應(yīng)用軟件的準(zhǔn)備。具體的申請(qǐng)、審批、購(gòu)置請(qǐng)參照相應(yīng)的 硬件、軟件購(gòu)置文檔。4.7 系統(tǒng)模擬運(yùn)行 經(jīng)過(guò)前期軟件程序的準(zhǔn)備、系統(tǒng)環(huán)境的準(zhǔn)備、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備、人員

12、培訓(xùn)的準(zhǔn)備及用戶對(duì)系統(tǒng)流程的理解， 軟件供應(yīng)商組織用戶系統(tǒng) 模擬運(yùn)行， 包括系統(tǒng)切換的準(zhǔn)備、 系統(tǒng)切換和系統(tǒng)正式運(yùn)行及月底系 統(tǒng)的處理等內(nèi)容。 軟件供應(yīng)商提供 <<系統(tǒng)模擬運(yùn)行計(jì)劃 >>，組織用戶 多次進(jìn)行系統(tǒng)模擬運(yùn)行， 用戶也可以自己組織多次系統(tǒng)模擬運(yùn)行。 在 進(jìn)行多次模擬運(yùn)行后， 用戶和軟件供應(yīng)商雙方?jīng)Q定系統(tǒng)是否滿足業(yè)務(wù) 的需求及是否具備系統(tǒng)切換的條件， 最終由用戶和供應(yīng)商共同確定 << 系統(tǒng)模擬運(yùn)行報(bào)告 >>，以決定是否可以進(jìn)行系統(tǒng)的切換工作。4.8 系統(tǒng)切換準(zhǔn)備系統(tǒng)切換的準(zhǔn)備工作應(yīng)該在系統(tǒng)的前期就開(kāi)始了， 主要是動(dòng)態(tài)數(shù) 據(jù)的準(zhǔn)備，包括庫(kù)存

13、余額（數(shù)量明細(xì)、金額） 、往來(lái)帳余額的準(zhǔn)備和 財(cái)務(wù)科目余額的準(zhǔn)備等， 因?yàn)閯?dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備只有在切換的時(shí)間點(diǎn)上 的數(shù)據(jù)才起作用， 因此前期的準(zhǔn)備指的是庫(kù)存的處理及帳務(wù)的處理等 工作，將能夠處理的業(yè)務(wù)在系統(tǒng)切換前盡量處理清楚， 不要將雜亂的 數(shù)據(jù)切入到新的系統(tǒng)中。 切換前的準(zhǔn)備還包括， 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的準(zhǔn)備完成、 崗位人員操作是否合格、 系統(tǒng)模擬運(yùn)行是否正常等， 還要成立系統(tǒng)切 換領(lǐng)導(dǎo)小組、切換人員的安排、 后勤的安排、并明確職責(zé)和落實(shí)到人， 并提出詳細(xì)的 <<切換計(jì)劃方案 >>。4.9 系統(tǒng)切換根據(jù) <<切換計(jì)劃方案 >>的時(shí)間和人員的安排， 用戶和軟件

14、供應(yīng)商 共同組織相應(yīng)人員進(jìn)行系統(tǒng)切換， 用戶組織庫(kù)存的盤點(diǎn)工作， 財(cái)務(wù)月 底的結(jié)帳工作，軟件供應(yīng)商指導(dǎo)用戶數(shù)據(jù)的整理、錄入和復(fù)核工作。對(duì)于用戶提供的期初數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)認(rèn)真核對(duì)后，錄入到ERP系統(tǒng)中，再將 錄入到ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)打印出來(lái)，進(jìn)行多次核對(duì)，以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn) 確性和真實(shí)性。 用戶的人員安排、 后勤安排及切換的系統(tǒng)環(huán)境措施一 定要有序、充分。對(duì)于雙方最終確認(rèn)的切換數(shù)據(jù)一定要簽字、確認(rèn)， 以備將來(lái)出現(xiàn)問(wèn)題進(jìn)行核對(duì)。 切換后要召開(kāi)切換總結(jié)會(huì)議， 及時(shí)發(fā)現(xiàn) 切換中出現(xiàn)的問(wèn)題和提出對(duì)于問(wèn)題的解決方案和采取的措施， 并充分 作好系統(tǒng)運(yùn)行前的準(zhǔn)備工作。4.10 系統(tǒng)正式運(yùn)行和監(jiān)控系統(tǒng)正式使用要嚴(yán)格按照ER

15、P管理規(guī)范、崗位職責(zé)和崗位操作規(guī) 范的內(nèi)容進(jìn)行使用和操作， 對(duì)于在運(yùn)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)通知 信息部技術(shù)人員或軟件供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)施人員進(jìn)行解決， 解決人員要 認(rèn)真填寫 <<現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控記錄 >>，以備查閱， 并定期召開(kāi)雙方項(xiàng)目小組周 例會(huì)，通報(bào)系統(tǒng)運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和對(duì)問(wèn)題提出解決方案。4.11 項(xiàng)目驗(yàn)收在ERP系統(tǒng)正式運(yùn)行后，最好是在一個(gè)完整的財(cái)務(wù)結(jié)帳月后，由軟件供應(yīng)商提出 <<項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 >>，具體內(nèi)容包括 <<項(xiàng)目實(shí)施方案 >> 的實(shí)施內(nèi)容和在實(shí)施過(guò)程中的 <<補(bǔ)充方案 >>內(nèi)容及完成的情況、

16、 與預(yù) 期效果的對(duì)比分析， 現(xiàn)存在的問(wèn)題和改善意見(jiàn)， 以及后期的工作安排 等，特別是 <<實(shí)施方案 >>中對(duì)于企業(yè)ERP系統(tǒng)實(shí)施前后的任務(wù)指標(biāo)的 對(duì)比，實(shí)施前的指標(biāo)狀況、 預(yù)期的指標(biāo)狀況和實(shí)施后的指標(biāo)狀況。用 戶根據(jù)軟件供應(yīng)商的 <<項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 >>組織相關(guān)人員對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行情 況進(jìn)行總結(jié)、分析，組織人員先進(jìn)行公司內(nèi)部驗(yàn)收，整理出相應(yīng)的驗(yàn) 收意見(jiàn)，及時(shí)與軟件供應(yīng)商溝通，對(duì)于不符合項(xiàng)目要求的地方，要求 軟件供應(yīng)商整改， 最終由用戶和軟件供應(yīng)商共同對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行驗(yàn)收、 并 簽字確認(rèn)。4.12 項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)指的是根據(jù) <<內(nèi)部調(diào)研和需求分析

17、>>和<<立項(xiàng)報(bào)告 >> 的內(nèi)容，確定該ERP項(xiàng)目是否達(dá)到的預(yù)期的目標(biāo)和目的， 并對(duì)項(xiàng)目實(shí) 施效果的最終確認(rèn)和評(píng)價(jià)的過(guò)程。由用戶組織編寫<<項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)報(bào)告>>，描述整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程， 總結(jié)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題 和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、系統(tǒng)達(dá)的目標(biāo)和取得的成果， 并對(duì)項(xiàng)目的后期工作進(jìn)行 規(guī)劃和安排。<<項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)報(bào)告 >>通過(guò)公司主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后， 報(bào)公司股 東大會(huì)審議，并最終確定項(xiàng)目結(jié)束。5相關(guān)文件（ERP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的相應(yīng)文檔）5.1 << 立項(xiàng)報(bào)告 >>5.2 << 內(nèi)部需求分析報(bào)告 >>5.3 <<ERP 項(xiàng)目解決方案 >>5.4 <<ERP 項(xiàng)目軟件合同 >>5.5 << 調(diào)研報(bào)告和需求分析 >>5.6 <<ERP 系統(tǒng)實(shí)施方案 >>5.7 ERP 軟件介質(zhì)（軟件安裝盤、授權(quán)書(shū)）5.8 << 軟件管理規(guī)范、崗位職責(zé)、崗位操作規(guī)范 >> 5.9 培訓(xùn)材料、考試成績(jī)5.9 << 模擬計(jì)劃方案和模擬運(yùn)行報(bào)告 >