人力資源部審計報告20090403.doc

1、人人樂連鎖商業(yè)集團(tuán)股份有限公司人力資源業(yè)務(wù)專項審計報告集審字 09年 04-03號2009 年 4 月份集團(tuán)盤點(diǎn)部、集團(tuán)資產(chǎn)安全管理部以及集團(tuán)審計部聯(lián)合對人力資源部現(xiàn)行流程執(zhí)行情況進(jìn)行了一次專項審計。本次審計選取了各區(qū)域的15家門店在2008年 10-2009年 3月期間的業(yè)務(wù)。 依據(jù)集團(tuán)公司頒布的薪酬管理、 干部管理、 招聘管理以及員工手冊等制度流程為標(biāo)準(zhǔn)。我們通過對員工原始檔案、系統(tǒng)檔案、系統(tǒng)工資發(fā)放明細(xì)、工資財務(wù)發(fā)放明細(xì)、手工考勤表、請假審批表、宿舍管理等相關(guān)環(huán)節(jié)的核查，并在此基礎(chǔ)上編制該審計報告。1、 薪酬管理：1、薪資核算。我們抽查的15 家單位，有13 家的薪資核算出現(xiàn)錯誤，共計多

2、核算給員工23401 元的薪資，樣本金額差錯率（差錯金額/樣本總金額）為萬分之六。其中有 19417元已經(jīng)實際發(fā)放給員工，另外3983 元暫未發(fā)放。在出現(xiàn)差錯的12 家單位中高新、西麗、 南油三家單位審計期間的差錯率（差錯筆數(shù)/總筆數(shù)）都達(dá)到了1%以上。高新店在審計期間出現(xiàn)差錯28 筆， 累計金額3180 元。 差錯產(chǎn)生的主要原因是：對自動離職的員工沒有按照公司要求扣除曠工的工資以及過分信賴手工考勤導(dǎo)致多發(fā)放工資（人力資源部門反饋由于考慮到勞動風(fēng)險問題，所以自動離職員工并未按照公司規(guī)定扣除曠工工資）。 西麗店在審計期間出現(xiàn)差錯27 筆， 累計金額6900元，差錯產(chǎn)生的主要原因是：員工無薪假照常

3、計算工資以及多核算集審字 09 年 04-03 號出勤天數(shù)。例如：客服部員工王梅、收銀部何太娟在自動離職后，人事部門分別多核算了39 天和 28 天的工資。南油店在審計期間出現(xiàn)差錯 18 筆，累計金額6336，差錯產(chǎn)生的主要原因是：向非夜班人員發(fā)放夜班補(bǔ)助以及員工宿舍超支水電費(fèi)沒有在工資中扣除。（工資核算詳細(xì)差異表）2、社保、住房公積金的繳納。對于社保、住房公積金的繳納經(jīng)過前期的清理和規(guī)范后，總體情況比較良好，在抽查的樣本中沒有發(fā)現(xiàn)惡意以及大金額的差錯情況。我們通過歷史社保繳費(fèi)資料以及內(nèi)部扣款清單進(jìn)行核對，也發(fā)現(xiàn)了部分與要求不符的地方。主要表現(xiàn)在：沒有按照規(guī)定給員工參加社保、員工辭工后沒有及時

4、停止參保等情況。主要原因是內(nèi)部信息溝通不暢、員工處理正常事項滯后。3、考勤管理，從我們審計的情況來看，考勤管理在部分單位還是沒有完全執(zhí)行到位，部分單位考勤隨意，從抽查的手工考勤表上看，存在很多異常情況。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：1、請銷假制度執(zhí)行與監(jiān)控不到位，各部門的請假、調(diào)休手工單據(jù)不規(guī)范；2、部分門店員工調(diào)休還存在大量電腦考勤現(xiàn)象，這是嚴(yán)重的代打卡行為，通過了解，收集到信息是門店商品部主管和人力資源主管要求員工這樣操作，避免制作加班單和調(diào)休單；3、加班申請?zhí)顚憟笈灰?guī)范。按照公司要求加班前，必須先填寫加班申請單，但從我們審計的情況來看，各單位基本都存在加班后補(bǔ)申請，或者干脆沒有加班申請記錄，

5、到員工調(diào)休時才提起以前加班的事項，這直接導(dǎo)致了調(diào)休還要打卡的事情出現(xiàn)。4、生鮮早起驗收補(bǔ)助以及防損夜班補(bǔ)助沒有按照要求考勤及發(fā)放，導(dǎo)致無關(guān)人員也享受此項補(bǔ)貼。此情況在南油、學(xué)府、西麗、前海等單位都有發(fā)生。3、績效考核。員工績效考核特批的現(xiàn)象比較嚴(yán)重，績效考核沒有真正發(fā)揮激勵的作用，人力資源的制度堅持和監(jiān)督失去效力；績效考核的特殊化主要表現(xiàn)在以下方面：1 、晉升、調(diào)薪等事項沒有原則，人情味比較重。例如，晉升考核沒有達(dá)到時間規(guī)定以及考核期間經(jīng)營業(yè)績不達(dá)標(biāo)而得到晉升及調(diào)薪的現(xiàn)象在各單位還是比較普遍。 （人力資源部門反饋，之前公司對此沒有強(qiáng)制規(guī)定，今年已經(jīng)按此執(zhí)行。） 2、 月度優(yōu)秀員工考核形式化，沒

6、有達(dá)到獎勵先進(jìn)、激勵后進(jìn)的作用。在管理人員月度考核中，由于業(yè)績不達(dá)標(biāo)而被考核為 C 級的經(jīng)過上級審批可以調(diào)整到B 級甚至 A 級。被書面警告的員工可以當(dāng)月被評為優(yōu)秀員工。在天星橋店日雜主管張俊2008年 4 月受書面警告處理, 卻在 08 年4、 5、 6 連續(xù)考核考核為A級 ;此種情況在其他被審計單位也有出現(xiàn)。審計意見和建議：1 、通過本次對薪酬管理的審計，發(fā)現(xiàn)很多存在的問題是由于門店各部門的信息溝通不暢而導(dǎo)致的問題的發(fā)人人樂連鎖商業(yè)集團(tuán)股份有限公司人力資源業(yè)務(wù)專項審計報告集審字 09年 04-03號生。工資、社保的出錯大部分都是由于該原因造成的。這就要求人事部門員工要重視與各部門的溝通以及

7、各種信息的收集。2、另外我們在審計過程中也發(fā)現(xiàn)了門店人事部門應(yīng)有的獨(dú)立性受到威脅。從而導(dǎo)致門店人事在不能夠很好的遵循公司頒布的各項規(guī)章制度。審計建議是否可以考慮將人事部門的管理權(quán)上移，以增強(qiáng)門店人事的獨(dú)立性。3、很多問題的發(fā)生不是因為辦事人員的能力問題，而是辦事態(tài)度產(chǎn)生的。由于沒有及時核對、錄入、處理信息也導(dǎo)致了工作中錯誤的發(fā)生。建議加強(qiáng)工資核算過程中的復(fù)核環(huán)節(jié)，及時處理各種考勤信息，避免出現(xiàn)人為核算錯誤。4、手工考勤表存在的意義，我們已經(jīng)有了一套非常完善的自動考勤系統(tǒng)，只要我們在日常工作中遵循考勤制度，自動考勤系統(tǒng)就會給我們提供非常準(zhǔn)確的出勤信息。手工考勤表存在的意義不大，因此建議可以考慮取

8、消手工考勤。（人力資源部門反饋主要考慮到勞動糾紛中，手工考勤表是員工出勤的依據(jù)，執(zhí)法部分不認(rèn)可電子考勤）2、 干部管理1、 干部晉升過程中原則性缺失。管理干部晉升過程中存在不少特批現(xiàn)象，人情大于制度，給門店人力資源工作帶來難度，表現(xiàn)突出的是營運(yùn)管理干部，經(jīng)營指標(biāo)考核、儲備期間實習(xí)考核、任命程序都出現(xiàn)特殊審批的現(xiàn)象。例如，渝州店面包部主管，以前在天津河西店任職課長，4.20 日辭職。 9.20 日入職為課長，11.25 日任命為主管，并且在任職期間，部門經(jīng)營四項指標(biāo)只完成預(yù)算90%以下。 另外渝州店冷凍冷藏部主管08年 8-10 月連續(xù)三個月考核為C，門店和分公司未執(zhí)行公司制度，只是延長該主管4

9、 個月的轉(zhuǎn)正期限。在干部晉升、調(diào)薪過程中與公司制度偏差的地方主要是集中在營運(yùn)干部上面。由于營運(yùn)干部有經(jīng)營業(yè)績的硬性指標(biāo)考核，當(dāng)營運(yùn)干部經(jīng)營業(yè)績指未達(dá)標(biāo)時，門店區(qū)域會從其他彈性指標(biāo)中給予平衡，所以才會比較多的出現(xiàn)營運(yùn)干部在晉升、調(diào)薪時違背了公司的管理制度。同時，我們在審計中通過走訪員工了解到，部分管理人員一旦達(dá)到晉升目的后，前后變化非常大，放松了對自身的要求。而公司在干部后續(xù)考核、管理上制度和方法不是很明確。建議公司在非調(diào)薪、非晉升時完善和加強(qiáng)對現(xiàn)有干部的考核和評價。2、干部配備差異較大，部分單位干部配備超標(biāo)。從被審計的15 家單來看，干部配置超標(biāo)現(xiàn)象嚴(yán)重。南油店干部比達(dá)到19%，學(xué)府生鮮干部超

10、標(biāo)5 人，南水干部占比達(dá)到20%。干部超標(biāo)一方面由于近期公司進(jìn)行編制改革，部分人員沒有調(diào)整到位而導(dǎo)致，另一方面，門店區(qū)域在進(jìn)行人員調(diào)動、晉升時沒有考慮到編制的限制而導(dǎo)致編制超標(biāo)。三、 招聘管理及其他1、入職資料辦理及檔案管理：在招聘管理中，各單位存在的主要問題是：證件審核不嚴(yán)、入職相關(guān)手續(xù)不全、調(diào)動和復(fù)職程序執(zhí)行有變形。主要存在以下問題：1、入職證件審核不嚴(yán)，出現(xiàn)以假身份證辦理入職的現(xiàn)象。人事部員工缺乏識別身份證真?zhèn)蔚募寄芎凸ぞ?。南油等單位都出現(xiàn)了此類現(xiàn)象。2、入職相關(guān)證件缺失。主要是在員工檔案中缺少各種必須提供的證件。3、關(guān)鍵崗位的背景調(diào)查不完善。像財務(wù)等關(guān)鍵崗位公司有著嚴(yán)格的背景調(diào)查要求，

11、但實際存在著部分員工的資料里面缺失關(guān)于背景調(diào)查方面的內(nèi)容。4、復(fù)職把握不嚴(yán)格，我們發(fā)現(xiàn)有比較多的復(fù)職人員沒有執(zhí)行公司的 6 個月的時間要求。5、部分單位員工檔案管理不規(guī)范，員工檔案資料不全。部分調(diào)動人員的檔案中缺少調(diào)動通知單以及工作交接清單。2、培訓(xùn)管理。各單位都能夠按照公司要求組織員工完成規(guī)定內(nèi)的培訓(xùn)，同時部分單位也積極組織店內(nèi)或區(qū)域內(nèi)的各項培訓(xùn)?？傮w培訓(xùn)工作開展良好。但是針對職能部門的培訓(xùn)還是比較少，以及針對性不強(qiáng)。3、員工宿舍管理。目前員工宿舍管理存在兩個問題：1、沒有按照公司標(biāo)準(zhǔn)入住宿舍。按照公司規(guī)定，只有經(jīng)理級才享受單間住宿條件，但在實際有員工宿舍的單位中，部分主管或課長級別員工也可

12、以入住單人宿舍。建議公司組織一次清理，合理安排員工的住宿，可以考慮將多余宿舍退租以節(jié)約開支。2、水電費(fèi)的扣除方面存在數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，沒有扣除超支水電費(fèi)等問題。3、宿舍安全問題沒有得到重視。例如有部分宿舍違規(guī)使用大功率電器，給宿舍帶來一定的安全隱患。四、綜合審計結(jié)論綜合以上15 家單位的人力資源審計，可以看到各單位的人力資源部門在總體上都能夠有效執(zhí)行總部制訂的各項流程制度。部門各項流程設(shè)計合理，從本次審計的錯誤樣本中沒有發(fā)現(xiàn)因為流程設(shè)計缺陷而導(dǎo)致的問題。審計部結(jié)合實際檢查情況提出以下建議：1、工資、 社保制作過程中，加強(qiáng)與各項基礎(chǔ)資料的核對，明確制作人、復(fù)核人的工作職責(zé)，避免出現(xiàn)工資差錯問題。2、強(qiáng)化考勤管理，人力資源部門應(yīng)該結(jié)合出勤計劃，