試論美國猶他州大學(xué)圖書館電子期刊管理剖析

1、試論美國猶他州大學(xué)圖書館電子期刊管理剖析論文摘要：解析了美國猶他州大學(xué)圖書館開發(fā)數(shù)據(jù)庫管理電子期刊的歷史、經(jīng)驗(yàn)及教訓(xùn)，揭示了開發(fā)數(shù)據(jù)庫管理電子期刊的目的、意義及其工作中的注意事項(xiàng)，以期為國內(nèi)高校圖書館工作人員管理電子期刊提供參考與借鑒。 論文關(guān)鍵詞：電子期刊管理；數(shù)據(jù)庫開發(fā)；猶他州大學(xué) 電子期刊是二十世紀(jì)九十年代后期學(xué)術(shù)圖書館面臨的科技潘多拉盒子(PandoraSbox)之一。本文將考察美國猶他州大學(xué)(UtahStateUniversity，USU)圖書館在電子期刊日益增長的過程中，如何開發(fā)、組織并維護(hù)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行其電子資源的管理。 1歷史沿革 美國猶他州大學(xué)圖書館早在1997年便開始建立網(wǎng)頁鏈

2、接所收藏的電子期刊，其最早鏈接的是物理協(xié)會(InstituteofPhysics，IOP)出版的電子期刊，最初工作量不大，只是該館網(wǎng)頁管理員日常工作的很小部分，然而，隨著電子期刊數(shù)量的不斷增加，圖書館員要獨(dú)立完成該館電子期刊的訂購、創(chuàng)建及維護(hù)工作變得日益困難。 始于1995年的在線學(xué)者期刊(ProjectMUSE)，由霍普金斯大學(xué)出版社(JohnsHopkinsUnivesrityrPess)與該校MiltonSEisenhower圖書館合作，通過網(wǎng)絡(luò)以全文形式向該校學(xué)者提供論文電子期刊。1999年MUSE作為非盈利出版社的特殊伙伴，增強(qiáng)了其提供人文、藝術(shù)及社科基礎(chǔ)期刊的能力，由于Poject

3、MUSE許可合同和使用政策友好、在線瀏覽方便、價(jià)格收費(fèi)合理并且對協(xié)作體和不同類型圖書館有慷慨的折扣計(jì)劃，一直倍受青睞。1997年12月，猶他州大學(xué)圖書館僅向用戶提供從ProjectMUSE訂購的電子期刊，包括大約40種電子期刊，48種與紙本期刊捆綁獲取的無額外費(fèi)用的電子期刊。到2102年，猶他州大學(xué)圖書館的電子期刊總數(shù)增至2，100種。 1997年萬維網(wǎng)技術(shù)開始動搖Internet中Gopher的統(tǒng)治地位。出版社仍將CDROM作為優(yōu)選的電子形式，例如，一張CDROM可覆蓋1998年7月至8月人類生殖(HumanReproduction)期刊的全部內(nèi)容。猶他州大學(xué)圖書館訂購了許多在線索引和文摘，

4、均可通過C9一ROM獲取，或遠(yuǎn)程登錄獲取，用戶能用命令功能(F8=新的檢索)或點(diǎn)命令(ns=新的檢索)進(jìn)行檢索。同時(shí)，通過Internet可以獲得越來越多的全文數(shù)據(jù)庫，猶他州大學(xué)圖書館訂購了InfoTracSearchBank，它將3，000多種期刊編入索引，許多引文含有文摘，其中可瀏覽和下載約1，000種期刊論文，文中帶有插圖，且為全文格式。 1998年猶他州大學(xué)圖書館的電子期刊收藏增加到300多種。到2001年底，該館按字順列有2，100多種電子期刊，其中不包括從集成商(如EBSCOhost，LexisNexis及UMIProQuest等)獲取的電子期刊，用戶期盼能便捷地獲取這些期刊，但往

5、往難以如愿。電子期刊成為參考咨詢館員、采編館員、期刊館員及圖書館用戶迫在眉睫的資源管理問題。所有的電子期刊(包括付費(fèi)訂購的、免費(fèi)獲取的以及與紙本期刊捆綁訂購的電子期刊)都面臨著以下挑戰(zhàn)： 維護(hù)基于網(wǎng)絡(luò)按字順排列的電子期刊數(shù)據(jù)庫； 設(shè)計(jì)網(wǎng)絡(luò)圖解式用戶界面(GraphicalUserInterface，GUD，讓用戶有效地獲取收藏的電子期刊； 何時(shí)為在線免費(fèi)電子期刊創(chuàng)建鏈接； 為哪些電子期刊編目(例如，是否為FWP電子期刊編目?怎樣處理正在編目的免費(fèi)電子期刊?) 如何為電子期刊編目(是否該模仿所謂的每種格式一條記錄的標(biāo)準(zhǔn)，或只是簡單地將館藏電子期刊增加到現(xiàn)存的印刷期刊記錄中?) 處理編目記錄元素的

6、最佳方法(如編目時(shí)是否應(yīng)該分別記錄期刊各種版本的ISSN號?圖書館在為許多資源編制索引時(shí)往往只提供其印刷版的ISSN號。) 是否給集成商提供的電子期刊編目? 是否將電子期刊從在線目錄中分離出來，在網(wǎng)頁上單獨(dú)列表? 如何保持URLs持久穩(wěn)定； 許可權(quán)問題，因?yàn)樗鼤舆t選擇期刊與圖書館用戶獲取的時(shí)間； 煩瑣的訂購，包括如何處理數(shù)據(jù)包問題，協(xié)作體之間的價(jià)格商定，等等。 在2002年美國圖書館協(xié)會會議上，電子期刊討論小組論證了單個(gè)圖書館應(yīng)該如何處理電子期刊，以便實(shí)現(xiàn)人員配備、財(cái)政支出和獲取資源的最理想化模式。有的圖書館設(shè)想將ColdFusion或PHP應(yīng)用于創(chuàng)建電子期刊數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)前端；有的圖書館提出外

7、購其所訂電子期刊和網(wǎng)頁的管理服務(wù)，如獲取SerialsSolutions或TDNet的服務(wù)等。 猶他州大學(xué)圖書館建立獲取電子期刊的過程，是讓期刊部轉(zhuǎn)寄FWP期刊訂購信息給圖書館網(wǎng)站管理員，這些代表電子期刊的告示隨發(fā)票、期刊或根據(jù)圖書館用戶需求創(chuàng)建某種期刊鏈接而出現(xiàn)。圖書館建立的電子期刊AdHoc無線網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)適應(yīng)了校園學(xué)術(shù)團(tuán)體的急需。其目的是維護(hù)學(xué)術(shù)資源和授權(quán)在校園網(wǎng)地址范圍內(nèi)電子期刊的鏈接。這種方法在短期內(nèi)非常奏效。 2電子期刊編目 隨著電子期刊的采購任務(wù)日趨繁重，猶他州大學(xué)圖書館成立了電子期刊工作隊(duì)，由網(wǎng)站管理員和來自參考咨詢、期刊及采編部門的代表組成，以促進(jìn)電子期刊的獲取。電子期刊工作隊(duì)面

8、臨的首要任務(wù)是決策電子期刊應(yīng)該何時(shí)編目以及如何編目。 他們首先決定只為猶他州大學(xué)通過付款方式獲得的電子期刊編目，因?yàn)閳D書館不愿耗資在一些存在穩(wěn)定性問題的電子期刊上。然而一些與紙本期刊捆綁訂購而免費(fèi)獲取的電子期刊往往很受歡迎，圖書館要對其進(jìn)行編目、追蹤并更新，則需要更多的工作人員。電子期刊工作隊(duì)面臨的第二個(gè)決策是如何在在線目錄中描述這些電子資源。當(dāng)時(shí)的編目標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定每種形式的期刊應(yīng)該單獨(dú)創(chuàng)建記錄，但工作隊(duì)在這一點(diǎn)上持保留意見。他們分析了創(chuàng)建單獨(dú)記錄和分離記錄的優(yōu)缺點(diǎn)，在征得期刊、采編及參考咨詢部的反饋意見后，工作隊(duì)決定采用單獨(dú)記錄，即一個(gè)記錄既代表紙本期刊又代表電子期刊。雖然，分離記錄會促進(jìn)自動下

9、載書目信息到圖書館在線目錄的能力，但圖書館從用戶利益出發(fā)，單獨(dú)記錄能向用戶提供每種期刊的所有信息，這種服務(wù)更利于用戶使用。經(jīng)過分析與討論，工作隊(duì)決定只給部分電子期刊分類編目，接下來圖書館急需解決的問題是開發(fā)數(shù)據(jù)庫管理電子期刊。 3電子期刊數(shù)據(jù)庫 隨著猶他州大學(xué)圖書館電子期刊的館藏增多，單獨(dú)創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫管理電子期刊的潛在優(yōu)勢得以見證，雖然，與不同類型信息分列數(shù)據(jù)庫相比，能提供圖書館所有資源的在線書目服務(wù)更具優(yōu)勢，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： 跟蹤并更新鏈接，比起手工維護(hù)電子期刊刊名列表，更加準(zhǔn)確和有效； 監(jiān)控和維護(hù)許可協(xié)議； 鏈接集成商的電子期刊； 為電子期刊的獲取提供多種途徑(刊名、出版社、主題及關(guān)

10、鍵詞檢索)； 圖書館與紙本期刊捆綁訂購的電子期刊起著“鉤館藏”的作用； 每種期刊通過13期和目次能進(jìn)一步瀏覽其覆蓋范圍； 隨時(shí)鏈接多種資源并反映特色館藏信息，如，電子版的ConservationBiology)可同時(shí)在JSTOR和Blackwe11Synergy中獲取。 盡管如此，編目以外的因素讓圖書館確信要采用不同的管理策略。猶他州大學(xué)圖書館認(rèn)為需要建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫來管理期刊，以便創(chuàng)建網(wǎng)頁，將刊名呈現(xiàn)給廣大用戶。這樣更易于從集成商處獲取電子期刊，如與EBSCOhost配套的數(shù)據(jù)庫。早先甚至有人嘗試用Excel跟蹤集成商的全文期刊收藏，結(jié)果以失敗告終。 電子期刊工作隊(duì)與圖書館的系統(tǒng)管理部門合作

11、，決定設(shè)計(jì)一個(gè)數(shù)據(jù)庫以滿足圖書館對電子期刊的管理要求。 在用ColdFusion(CF)開發(fā)電子期刊數(shù)據(jù)庫時(shí)需要考慮三個(gè)關(guān)鍵元素：數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)、用戶界面及數(shù)據(jù)的輸入。每個(gè)數(shù)據(jù)記錄必須包括下列字段： 刊名信息 刊名全稱 刊名縮寫(例如，JAMA) ISSN，能夠獲取的紙本與電子版的ISSN號 出版社 供應(yīng)商 URL鏈接：全文或供應(yīng)商實(shí)際的URL URL名稱：即用戶在超級鏈接處能看見的名稱，例如，Newsweek 館藏信息： 起止卷號 起止期號 起止年號 其它字段：主題標(biāo)引最多三個(gè)主題標(biāo)引 幫助或檢索提示：需要集成商(如LexisNexis，ProQuest)提示哪里不可能直接鏈接某種期刊。 備注

12、字段： 說明是否能用于館際互借。例如，IEL數(shù)據(jù)庫許可協(xié)議中指出IEL內(nèi)容不能用于館際互借，除非租用者先復(fù)印一份并用復(fù)印件傳真。 說明遠(yuǎn)程用戶是否能通過代理服務(wù)器獲取期刊，是否禁止所有的校外用戶使用。 說明最多允許的并發(fā)用戶數(shù)。 說明其它信息，例如，許可協(xié)議的限制規(guī)定以及用戶名，密碼限制。 說明可獲取期刊的形式(例如印刷型、縮微型、或二者兼?zhèn)?，并在在線目錄中提供鏈接，通過ISSN檢索). 在數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)確定之后，接下來的挑戰(zhàn)是設(shè)計(jì)圖示的用戶界面(GUI)。幸運(yùn)的是猶他州大學(xué)和猶他州大學(xué)圖書館主張的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展方針，ColdFusion程序師可參加這個(gè)項(xiàng)目，從而簡化了GUI設(shè)計(jì)過程。其焦點(diǎn)是創(chuàng)建一個(gè)網(wǎng)

13、絡(luò)界面，同時(shí)讓先前的電子期刊網(wǎng)頁擁有類似導(dǎo)航的圖解。這種連貫性有助于用戶意識到其所在的嶄新界面，以促進(jìn)整個(gè)電子期刊網(wǎng)頁的開發(fā)與利用。用戶可按字順獲取刊名和出版社，并用刊名和關(guān)鍵詞在用戶友好GUI界面內(nèi)檢索14，000多種電子期刊。 最初，圖書館擔(dān)心數(shù)據(jù)錄入的任務(wù)過于繁重。然而值得慶幸的是，從猶他州大學(xué)圖書館員開始用ColdFusion開發(fā)電子期刊管理系統(tǒng)并準(zhǔn)備輸入數(shù)據(jù)時(shí)，SerialsSolutions連同TDNet和其它公司開始提供編輯電子期刊數(shù)據(jù)集的服務(wù)，并且收費(fèi)也較為合理，從而有效地解決了數(shù)據(jù)錄入的問題，圖書館最后提供給用戶學(xué)術(shù)團(tuán)體的數(shù)據(jù)庫，便于用戶鏈接可獲取的所有期刊全文，同時(shí)簡化了數(shù)

14、據(jù)庫的幕后維護(hù)工作。猶他州大學(xué)圖書館從最初提供2，100種電子期刊發(fā)展到了現(xiàn)在能提供10，000多種電子期刊。雖然開發(fā)數(shù)據(jù)庫用于電子期刊管理促進(jìn)了資源的獲取，但也存在一些問題。其中最為突出的是協(xié)作體沒有同步發(fā)展，例如，1997年至2000年問，猶他州大學(xué)圖書館所屬的猶他州學(xué)術(shù)圖書館協(xié)作體(UtahAcademicLibraryConsortium，UALC)是通過猶他州大學(xué)支付協(xié)作體訂購的電子期刊，協(xié)作體購買問題，包括獲取許可協(xié)議，使用權(quán)限，追蹤并注意續(xù)訂日期，付款項(xiàng)目，以及每筆款項(xiàng)能獲取的電子期刊準(zhǔn)確數(shù)量等等。這些邏輯性的問題導(dǎo)致圖書館協(xié)作體在履行其相關(guān)新條款的過程中糾葛不斷。圖書館將繼續(xù)借

15、助機(jī)構(gòu)力量建立更加清晰的訂購過程，并注意把握對機(jī)構(gòu)圖書館有益的機(jī)會，嚴(yán)格許可協(xié)議，例如，限制或禁止成員館取消電子期刊的紙本刊等相關(guān)條款。 4結(jié)論 電子期刊數(shù)據(jù)庫為圖書館員提供了信息管理的有效方法，特別是在圖書館向用戶持續(xù)提供在線電子期刊的過程中，數(shù)據(jù)庫更是促進(jìn)了電子期刊的獲取，為大學(xué)及其圖書館提供了一個(gè)完整、便捷的路徑。原先分散各處的信息被數(shù)據(jù)庫固化在一種資源內(nèi)。利用電子期刊數(shù)據(jù)庫，圖書館用戶和工作人員能判斷圖書館是否有某篇文章的電子版并找出其獲取途徑。雖然，猶他州大學(xué)圖書館從1997年起就在網(wǎng)頁上提供了電子期刊列表，但由于電子期刊館藏增長迅猛，這種方法不再可行，特別是它需用HTML代碼手工維

16、護(hù)，因此要?jiǎng)?chuàng)建并維護(hù)一個(gè)上萬種通過不同渠道獲取的多版本的準(zhǔn)確無誤的期刊URLs是不可能的。電子期刊數(shù)據(jù)庫是一種很好的解決辦法，因?yàn)樗粌H是固定信息，而且還能解決和維護(hù)與資源有關(guān)的正確的數(shù)據(jù)問題，例如，全文期刊、期刊所在的集成商、日期及覆蓋內(nèi)容、當(dāng)前的URLs以及增加的重要許可協(xié)議。 除了展示所有獲取的在線期刊，通過電子期刊數(shù)據(jù)庫還能檢索圖書館在線書目并展示印刷型或縮微型館藏期刊的詳細(xì)信息，當(dāng)電子版期刊覆蓋的范圍不足以滿足用戶需求，用戶所需要的文章須追溯到許多年前時(shí)，這種館藏期刊信息對圖書館用戶而言特別有用。用戶在檢索在線書目并瀏覽其檢索結(jié)果時(shí)，數(shù)據(jù)庫的檢索屏幕上列有“可否獲得印刷版?”的選項(xiàng)按

17、鈕供用戶使用。由于許多尚未解決的問題限制了圖書館創(chuàng)建并，或?qū)胨须娮悠诳涗浀皆诰€書目，電子期刊數(shù)據(jù)庫無疑在多種信息源中起到了橋梁作用。 在工作實(shí)踐中圖書館員和所有領(lǐng)域的工作人員都發(fā)現(xiàn)了電子期刊數(shù)據(jù)庫的重要工具作用，并意識到其進(jìn)一步完善與加強(qiáng)的可能性和必要性，工作人員希望能在數(shù)據(jù)庫中瀏覽到付款記錄及許可協(xié)議等其他元素。參考館員希望能在信息服務(wù)臺或用戶指導(dǎo)課上展示數(shù)據(jù)庫，并參考數(shù)據(jù)庫找到電子期刊要求的用戶名和密碼。館際互借工作人員通過它們可以決定哪些文章能從電子資源獲取，哪些信息不能在在線書目中反映，并能為有館際互借要求的用戶導(dǎo)航，告訴他們在哪里獲取所需要的文章，從而用另一種方式完成館際互借任

18、務(wù)。同時(shí)，館際互借工作人員還能通過數(shù)據(jù)庫瀏覽許可協(xié)議，決定是否能將某種電子期刊提供給校外用戶。圖書館期刊部、采編部、收藏部的工作人員都無一例外地發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫便于他們在處理電子期刊問題時(shí)找到這樣或那樣的正確答案。 此外，通過電子期刊管理數(shù)據(jù)庫中的刊名、集成商或出版社能追蹤電子期刊的使用數(shù)據(jù)。電子資源的使用數(shù)據(jù)非常重要，它可供圖書館評估支出，從而作出科學(xué)合理的訂購決策。由于出版社和集成商提供的使用報(bào)告不僅編輯格式不同，而且收到時(shí)間也先后不一，要組織這些使用數(shù)據(jù)并應(yīng)用于館藏管理相當(dāng)困難。而電子期刊管理數(shù)據(jù)庫記錄了每種期刊收到的點(diǎn)擊數(shù)并能更新使用報(bào)告，從而便于用不同的標(biāo)準(zhǔn)分析數(shù)據(jù)。例如，圖書館員能按集成商排列使用數(shù)據(jù)