(完整word版)合同存檔、查閱管理辦法

1、(完整word版)合同存檔、查閱管理辦法xx有限公司合同檔案管理方法一、總那么為進一步優(yōu)化xx有限公司以下簡稱“公司合同檔案管理，標準日常合同歸檔、查閱管理，特制訂本方法。二、適用本方法適用于管理中心、各子公司、事業(yè)部合同歸檔、查閱相關事宜。三、定義本方法所稱“合同是指：在公司日常生產、經營、管理等活動中，對內、對外訂立的不同性質的協(xié)議、資料，包括但不限于以下文件：3.1 人事類：勞動合同、競業(yè)制止協(xié)議、保密協(xié)議、離任協(xié)議等。3.2 經營類：招投標合同、合作協(xié)議、市場開發(fā)協(xié)議、投資協(xié)議、融資協(xié)議、保險合同、租賃協(xié)議等。3.3 購銷類：選購合同、供貨合同及其補充協(xié)議等。3.4 工程類：工程建立合

2、同、工程承包合同、承攬合同、維護保養(yǎng)合同等。3.5 技術類：技術開發(fā)合同、技術效勞合同、托付代理合同資質申報、代理報關協(xié)議等。3.6 訴訟類：判決書、調解書、仲裁裁決、起訴狀、上訴狀等。3.7 其他具備合同性質的文件。四、職責管理中心行政中心，各子公司、事業(yè)部印章審核員兼任合同檔案管理員，負責日常合同檔案管理工作。詳細如下：4.1 負責合同歸檔手續(xù)辦理、更新合同檔案名目。4.2 負責合同查閱手續(xù)辦理、維護合同檔案查閱審批表。4.3 負責合同檔案存檔、整理、核對、登記、接交等日常性工作。4.4 工作變動時，應辦妥移交手續(xù)，列出合同檔案移交清單。4.5對管理中心各中心、子公司、事業(yè)部的合同檔案管理

3、工作進展指導、監(jiān)視和抽查。4.6 其他合同檔案管理事宜。五、歸檔5.1 合同經我方加蓋印章后，合同檔案管理員應跟蹤合同去向，監(jiān)視業(yè)務經辦人員提交存檔已經各方蓋章之終版合同。5.2 經辦人員提交存檔合同，合同檔案管理員于合同檔案名目進展更新錄入，經辦人員于合同檔案名目簽字確認。合同檔案管理員應于接收前對合同進展相應的核實工作，確認對方是否已蓋章，是否漏頁、缺頁等。5.3 合同檔案管理員將合同檔案存放于專用文件柜內，留意防火防潮。存放時，遵循合同的形成規(guī)律和特點，分門別類。5.4 合同以原件或正本歸檔。特別狀況不能留存原件或正本的，應將復印件或副本歸檔，并于合同檔案名目注明原件或正本所在。六、查閱

4、6.1 需查閱合同檔案的人員，應至合同檔案管理員處領取合同檔案查閱審批表，經所在部門主管簽批后，方可進展查閱。查閱地點限于公司辦公場所內。6.2 合同檔案不予外借、掃描，且查閱過程需由合同檔案管理員伴隨監(jiān)視。如有復印必要，可進展合同文件的復印。6.3 查閱或復印合同檔案時，應確保合同檔案的完好性，不得擅自涂改、勾劃、裁剪、拼接、抽取、拆頁或損毀。6.4 查閱涉及公司經營決策、進展規(guī)劃、訴訟文書、重要合同等重要的或應予保密的或尚未依法定程序披露的合同須經總經理批準。6.5查閱合同交還時，合同檔案管理員查須當面核對，如發(fā)覺遺失或損壞，應馬上報告主管領導。七、期限常規(guī)性合同檔案保管期限為三年，但涉及公司重大經營管理活動和商業(yè)機密，對企業(yè)經營管理和業(yè)務進展有長遠利用價值的合同，那么為永久保存。八、懲罰為了確保合同檔案的完好與平安，對于發(fā)生以下行為之一的人員，公司有權視情賜予通報批判、適當經濟懲罰或與其解除勞動合同，構成犯罪的那么轉送司法機關嚴厲處理。8.1 損毀、喪失或者擅自銷毀公司合同檔案的；8.2 擅自抄錄、復印、公布公司保密合同的；8.3 擅自涂改、篡改、偽造、變造公司合同檔案的；8.4 違法違規(guī)出賣、倒賣公司合同檔案的；8.5 合同檔案管理人員、經手人員其他玩忽職守情形的。九、其他9.1 本方法由行政中心負責制訂、說明、及修改。