(完整word版)合同存檔、查閱管理辦法

1、(完整word版)合同存檔、查閱管理辦法xx有限公司合同檔案管理方法一、總那么為進(jìn)一步優(yōu)化xx有限公司以下簡稱“公司合同檔案管理，標(biāo)準(zhǔn)日常合同歸檔、查閱管理，特制訂本方法。二、適用本方法適用于管理中心、各子公司、事業(yè)部合同歸檔、查閱相關(guān)事宜。三、定義本方法所稱“合同是指：在公司日常生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)中，對(duì)內(nèi)、對(duì)外訂立的不同性質(zhì)的協(xié)議、資料，包括但不限于以下文件：3.1 人事類：勞動(dòng)合同、競(jìng)業(yè)制止協(xié)議、保密協(xié)議、離任協(xié)議等。3.2 經(jīng)營類：招投標(biāo)合同、合作協(xié)議、市場(chǎng)開發(fā)協(xié)議、投資協(xié)議、融資協(xié)議、保險(xiǎn)合同、租賃協(xié)議等。3.3 購銷類：選購合同、供貨合同及其補(bǔ)充協(xié)議等。3.4 工程類：工程建立合

2、同、工程承包合同、承攬合同、維護(hù)保養(yǎng)合同等。3.5 技術(shù)類：技術(shù)開發(fā)合同、技術(shù)效勞合同、托付代理合同資質(zhì)申報(bào)、代理報(bào)關(guān)協(xié)議等。3.6 訴訟類：判決書、調(diào)解書、仲裁裁決、起訴狀、上訴狀等。3.7 其他具備合同性質(zhì)的文件。四、職責(zé)管理中心行政中心，各子公司、事業(yè)部印章審核員兼任合同檔案管理員，負(fù)責(zé)日常合同檔案管理工作。詳細(xì)如下：4.1 負(fù)責(zé)合同歸檔手續(xù)辦理、更新合同檔案名目。4.2 負(fù)責(zé)合同查閱手續(xù)辦理、維護(hù)合同檔案查閱審批表。4.3 負(fù)責(zé)合同檔案存檔、整理、核對(duì)、登記、接交等日常性工作。4.4 工作變動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦妥移交手續(xù)，列出合同檔案移交清單。4.5對(duì)管理中心各中心、子公司、事業(yè)部的合同檔案管理

3、工作進(jìn)展指導(dǎo)、監(jiān)視和抽查。4.6 其他合同檔案管理事宜。五、歸檔5.1 合同經(jīng)我方加蓋印章后，合同檔案管理員應(yīng)跟蹤合同去向，監(jiān)視業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員提交存檔已經(jīng)各方蓋章之終版合同。5.2 經(jīng)辦人員提交存檔合同，合同檔案管理員于合同檔案名目進(jìn)展更新錄入，經(jīng)辦人員于合同檔案名目簽字確認(rèn)。合同檔案管理員應(yīng)于接收前對(duì)合同進(jìn)展相應(yīng)的核實(shí)工作，確認(rèn)對(duì)方是否已蓋章，是否漏頁、缺頁等。5.3 合同檔案管理員將合同檔案存放于專用文件柜內(nèi)，留意防火防潮。存放時(shí)，遵循合同的形成規(guī)律和特點(diǎn)，分門別類。5.4 合同以原件或正本歸檔。特別狀況不能留存原件或正本的，應(yīng)將復(fù)印件或副本歸檔，并于合同檔案名目注明原件或正本所在。六、查閱

4、6.1 需查閱合同檔案的人員，應(yīng)至合同檔案管理員處領(lǐng)取合同檔案查閱審批表，經(jīng)所在部門主管簽批后，方可進(jìn)展查閱。查閱地點(diǎn)限于公司辦公場(chǎng)所內(nèi)。6.2 合同檔案不予外借、掃描，且查閱過程需由合同檔案管理員伴隨監(jiān)視。如有復(fù)印必要，可進(jìn)展合同文件的復(fù)印。6.3 查閱或復(fù)印合同檔案時(shí)，應(yīng)確保合同檔案的完好性，不得擅自涂改、勾劃、裁剪、拼接、抽取、拆頁或損毀。6.4 查閱涉及公司經(jīng)營決策、進(jìn)展規(guī)劃、訴訟文書、重要合同等重要的或應(yīng)予保密的或尚未依法定程序披露的合同須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。6.5查閱合同交還時(shí)，合同檔案管理員查須當(dāng)面核對(duì)，如發(fā)覺遺失或損壞，應(yīng)馬上報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。七、期限常規(guī)性合同檔案保管期限為三年，但涉及公司重大經(jīng)營管理活動(dòng)和商業(yè)機(jī)密，對(duì)企業(yè)經(jīng)營管理和業(yè)務(wù)進(jìn)展有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的合同，那么為永久保存。八、懲罰為了確保合同檔案的完好與平安，對(duì)于發(fā)生以下行為之一的人員，公司有權(quán)視情賜予通報(bào)批判、適當(dāng)經(jīng)濟(jì)懲罰或與其解除勞動(dòng)合同，構(gòu)成犯罪的那么轉(zhuǎn)送司法機(jī)關(guān)嚴(yán)厲處理。8.1 損毀、喪失或者擅自銷毀公司合同檔案的；8.2 擅自抄錄、復(fù)印、公布公司保密合同的；8.3 擅自涂改、篡改、偽造、變?cè)旃竞贤瑱n案的；8.4 違法違規(guī)出賣、倒賣公司合同檔案的；8.5 合同檔案管理人員、經(jīng)手人員其他玩忽職守情形的。九、其他9.1 本方法由行政中心負(fù)責(zé)制訂、說明、及修改。