近30年來(lái)高校教學(xué)檔案管理制度演進(jìn)及現(xiàn)狀研究

1、    近30年來(lái)高校教學(xué)檔案管理制度演進(jìn)及現(xiàn)狀研究    摘要：在我國(guó)高等教育事業(yè)快速發(fā)展過(guò)程中，教學(xué)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)日益得到了完善，但隨著新的教學(xué)形式和信息傳播技術(shù)的深入應(yīng)用，教學(xué)檔案類型、形成方式、儲(chǔ)存要求也日趨多樣化，檔案管理的時(shí)效問(wèn)題、電子檔案的歸檔問(wèn)題、證據(jù)檔案的保管問(wèn)題、教學(xué)檔案數(shù)字化問(wèn)題等都沒(méi)有在各種法律法規(guī)中得到明確的體現(xiàn)，目前的相關(guān)法律法規(guī)與工作實(shí)際之間尚有一些亟待明確的問(wèn)題。關(guān)鍵詞：高校，教學(xué)檔案，制度問(wèn)題建國(guó)60多年以來(lái)，我國(guó)高等教育事業(yè)的發(fā)展雖然經(jīng)歷過(guò)一些波折，但總體上實(shí)現(xiàn)了由小變大、由弱到強(qiáng)的轉(zhuǎn)變。據(jù)教育部高教司2016

2、年發(fā)布的中國(guó)高等教育質(zhì)量報(bào)告顯示：在新中國(guó)成立的1949年到改革開發(fā)的1978年，我國(guó)高等學(xué)校在校學(xué)生人數(shù)從11.7萬(wàn)人增加到86.7萬(wàn)人，高等教育毛入學(xué)率從0.26%增長(zhǎng)到1.55%；而在剛剛過(guò)去的2015年，高校在校學(xué)生人數(shù)居然有3700萬(wàn)之多，毛入學(xué)率達(dá)到了40%。與新中成立時(shí)相比，高等教育的規(guī)模增長(zhǎng)超過(guò)310倍，高等教育毛入學(xué)率增長(zhǎng)超過(guò)150倍。在高等教育事業(yè)快速發(fā)展過(guò)程中，教學(xué)檔案的產(chǎn)生和積累也呈高速增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。但與高等教育事業(yè)快速發(fā)展不相適應(yīng)的是，高等學(xué)校檔案管理事業(yè)的相關(guān)法律法規(guī)的制定卻明顯滯后于教育事業(yè)本身的發(fā)展。通過(guò)查閱相關(guān)法律法規(guī)和高校教學(xué)檔案管理的相關(guān)文獻(xiàn)資料，筆者認(rèn)為我國(guó)

3、高校教學(xué)檔案管理工作還有亟待在法律法規(guī)層面進(jìn)行完善和規(guī)范的地方。一、高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀分析檔案是歷史的記錄，是以知識(shí)形態(tài)所體現(xiàn)社會(huì)生產(chǎn)力的寶貴信息資源1。高校教學(xué)檔案主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)的文件材料。其中既有人才培養(yǎng)方案、教學(xué)管理制度、教學(xué)改革項(xiàng)目、教學(xué)研究成果等體現(xiàn)綜合教學(xué)管理的材料；也有記錄教學(xué)和實(shí)驗(yàn)室基礎(chǔ)建設(shè)與管理的實(shí)踐類材料類；還有記載學(xué)生獎(jiǎng)懲和學(xué)籍異動(dòng)等情況的學(xué)生管理材料以及教材使用、畢業(yè)審核與學(xué)位授予等十幾個(gè)二級(jí)類目。與高校教學(xué)檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)也包括了三個(gè)層面，一是由全國(guó)人民代表大會(huì)審議通過(guò)的法律，二是國(guó)務(wù)院審核通過(guò)后發(fā)行的行政法規(guī)，三是由教育部、

4、國(guó)家檔案總局頒布執(zhí)行的部門規(guī)章。（一）高等學(xué)校檔案管理的法律依據(jù)國(guó)家層面出臺(tái)的第一個(gè)與教學(xué)檔案管理相關(guān)的法律是1987年9月5日第六屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十二次會(huì)議通過(guò)的中華人民共和國(guó)檔案法。它是我國(guó)有史以來(lái)最高權(quán)力機(jī)關(guān)制定的關(guān)于檔案事業(yè)的第一部法律，隨著檔案管理事業(yè)的發(fā)展，全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)于1996年7月對(duì)檔案法進(jìn)行了修訂。修訂后重新發(fā)布的檔案法對(duì)檔案機(jī)構(gòu)及其工作人員在檔案事務(wù)中的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任以及對(duì)各類違法行為作了更加明確的規(guī)定，加大了檔案行政管理部門的執(zhí)法力度，賦予并明確了檔案行政管理部門行政處罰的職能2。我國(guó)第二部與教學(xué)檔案管理相關(guān)的法律當(dāng)屬2015年8月29日第

5、十二屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十六次會(huì)議通過(guò)的中華人民共和國(guó)刑法（修正案九）3。在該法第二百八十四條中明確規(guī)定：“在法律規(guī)定的國(guó)家考試中，組織作弊的，處三年以下有期徒刑或者拘役，并處或者單處罰金；情節(jié)嚴(yán)重的，處三年以上七年以下有期徒刑，并處罰金?！薄盀樗藢?shí)施前款犯罪提供作弊器材或者其他幫助的，依照前款的規(guī)定處罰?！薄盀閷?shí)施考試作弊行為，向他人非法出售或者提供第一款規(guī)定的考試的試題、答案的，依照第一款的規(guī)定處罰?！薄按嫠嘶蛘咦屗舜孀约簠⒓拥谝豢钜?guī)定的考試的，處拘役或者管制，并處或者單處罰金。3”刑法（修正案九）將考試作弊納入刑法，為高等學(xué)校教學(xué)檔案，尤其是各類考試檔案和學(xué)生獎(jiǎng)懲材料

6、的管理提出了新的要求。（二）高等學(xué)校檔案管理的相關(guān)法規(guī)與高校教學(xué)檔案管理有關(guān)的行政法規(guī)有據(jù)可查的包括檔案專業(yè)人員職務(wù)試行條例、關(guān)于檔案專業(yè)人員職務(wù)試行條例實(shí)施意見(jiàn)、機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范、中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定等。指導(dǎo)我國(guó)高等學(xué)校檔案管理的最早的行政法規(guī)是中共中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳于1983年4月28日印發(fā)的機(jī)關(guān)檔案工作條例，條例對(duì)檔案部門的基本任務(wù)、工作體制、常設(shè)機(jī)構(gòu)和人員配置、檔案的接收、管理、提供利用和移交等工作做出了明確的規(guī)定。同時(shí)在第二十九條明確指出：企業(yè)、事業(yè)單位的檔案工作應(yīng)參照條例執(zhí)行。繼機(jī)關(guān)檔案工作條例之后，中央職稱改革工作

7、領(lǐng)導(dǎo)小組1986年3月28日轉(zhuǎn)發(fā)了國(guó)家檔案局關(guān)于檔案專業(yè)人員職務(wù)試行條例和關(guān)于檔案專業(yè)人員職務(wù)試行條例實(shí)施意見(jiàn)兩個(gè)文件，對(duì)檔案工作人員的任職資格、崗位職責(zé)、職稱評(píng)審與聘任等條件進(jìn)行了說(shuō)明。隨著檔案管理工作的發(fā)展變化以及一些列新情況、新要求的出現(xiàn)，國(guó)家檔案局又于1987年12月4日發(fā)布了機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范。該規(guī)范對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的基本任務(wù)、檔案的接收、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、移交等問(wèn)題作了具體要求。在中華人民共和國(guó)檔案法頒布執(zhí)行后，國(guó)務(wù)院于1990年11月19日又發(fā)布了中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法，該辦法對(duì)檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置及其職責(zé)、檔案管理要求、檔案的公布即利用、檔案管理的相應(yīng)獎(jiǎng)懲機(jī)制做

8、了規(guī)范。由于檔案管理工作的自身發(fā)展需要，全國(guó)人大會(huì)常務(wù)委員會(huì)于1996年7月對(duì)中華人民共和國(guó)檔案法修訂版進(jìn)行了審議并發(fā)布執(zhí)行；與此同時(shí)，國(guó)務(wù)院于1999年5月5日批準(zhǔn)修訂了中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法，并于1999年6月7日以國(guó)家檔案局第5號(hào)令重新發(fā)布；為正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，國(guó)家檔案局于2006年9月19日發(fā)布了機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定，將檔案的保管期限進(jìn)行了明確界定。（三）高等學(xué)校教學(xué)檔案的其他規(guī)章與高等院校教學(xué)檔案管理直接相關(guān)的規(guī)章制度當(dāng)屬原國(guó)家教委和國(guó)家檔案局1987年制定的高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍，該文件不僅對(duì)教學(xué)檔案的類別做了規(guī)范，而

9、且明確了教學(xué)檔案的類型，為規(guī)范檔案的收集與整理提供了具體的指導(dǎo)建議。隨著高校教學(xué)檔案管理中各類問(wèn)題的不斷顯現(xiàn)，為了加強(qiáng)高等學(xué)校的檔案工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，國(guó)家教委1989年5月進(jìn)一步制定頒布了普通高等學(xué)校檔案管理辦法，進(jìn)一步明確了高等院校檔案場(chǎng)館的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、人員職數(shù)、教學(xué)檔案的類型和歸檔范圍、檔案的日常管理以及開放應(yīng)用、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等若干事宜。1993年，原國(guó)家教委進(jìn)一步制定并發(fā)布了高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法、和高等學(xué)校檔案工作規(guī)范兩個(gè)文件，為高等學(xué)校檔案分類及管理提供了具體的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。二、高校教學(xué)檔案管理的制度缺失（一）檔案管理的時(shí)效問(wèn)題在機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期

10、限規(guī)定中，檔案的保管期限只有永久、30年和10年三個(gè)時(shí)限。并且明文規(guī)定：“對(duì)保管期限已滿、已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)有關(guān)部門鑒定并登記造冊(cè)報(bào)校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案”。最高人民法院、國(guó)家檔案局1984年頒發(fā)的關(guān)于人民法院訴訟檔案保管期限的規(guī)定將訴訟檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。長(zhǎng)期保管時(shí)間為60年；短期保管時(shí)間為30年。但檔案管理有時(shí)會(huì)涉及民事訴訟，為此，對(duì)于一些不太重要的檔案至少要保存二年以上。因?yàn)樵诜涩F(xiàn)定的訴訟時(shí)效期間內(nèi)，權(quán)利人提出請(qǐng)求的，人民法院就強(qiáng)制義務(wù)人履行所承擔(dān)的義務(wù)。而在法定的訴訟時(shí)效期間屆滿之后，權(quán)利人行使請(qǐng)求權(quán)的，人民法院就不再予以保護(hù)

11、4。由于檔案的用途和性質(zhì)不同，檔案保管的時(shí)效也應(yīng)該有所區(qū)別，但目前的管理制度之間的不統(tǒng)一會(huì)導(dǎo)致高校檔案管理人員對(duì)部分特殊教學(xué)檔案的管理時(shí)效產(chǎn)生困惑。（二）電子檔案的歸檔問(wèn)題學(xué)分制與選課制在高校的推廣和高校教務(wù)管理系統(tǒng)的應(yīng)用使得傳統(tǒng)以紙質(zhì)媒體為主的教學(xué)檔案逐步趨于電子化，隨著翻轉(zhuǎn)課堂、慕課、在線課程、在線考試等新的教學(xué)和考核形式的出現(xiàn)，很多教學(xué)檔案在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成。這類電子教學(xué)檔案的歸檔方式和儲(chǔ)存問(wèn)題已然成為高等院校必須面對(duì)的問(wèn)題之一。（三）證據(jù)檔案的管理問(wèn)題中華人民共和國(guó)刑法（修正案九）的出臺(tái)讓讓考生作弊材料從普通的教學(xué)檔案向法律證據(jù)轉(zhuǎn)變成為可能，如何妥善保管考生作弊材料已經(jīng)不再是單純的

12、檔案管理問(wèn)題，而是成為了法律證據(jù)的收集和保管問(wèn)題，但目前執(zhí)行的高校教學(xué)檔案管理文件對(duì)這類型特殊檔案的管理問(wèn)題尚未形成明確的意見(jiàn)。（四）成績(jī)檔案的更新問(wèn)題教學(xué)檔案不僅是學(xué)校教學(xué)過(guò)程的簡(jiǎn)單記錄，教學(xué)檔案中的學(xué)籍登記表、成績(jī)表、實(shí)習(xí)鑒定表等內(nèi)容是伴隨學(xué)生一生的重要材料。對(duì)于學(xué)生來(lái)講，他的就業(yè)、入職、職稱晉升等事情都與其檔案有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系。根據(jù)教育部相關(guān)法規(guī)，大學(xué)生學(xué)籍最多可以保持八年。隨著高校擴(kuò)張，彈性學(xué)制、大學(xué)生休學(xué)參軍入伍、休學(xué)創(chuàng)業(yè)等現(xiàn)象日益頻繁。部分大學(xué)生并不能在四年內(nèi)完成學(xué)業(yè)，而高效教學(xué)檔案的歸檔時(shí)間一般在大學(xué)生畢業(yè)次年的六月。這就會(huì)導(dǎo)致部分學(xué)生成績(jī)檔案在歸檔時(shí)仍有不及格課程和未修得學(xué)分

13、。教學(xué)管理制度與檔案管理制度的不相符會(huì)為很多非正常畢業(yè)生們的檔案帶來(lái)非常多的問(wèn)題。（五）教學(xué)檔案數(shù)字化問(wèn)題由于部分工作人員在檔案流轉(zhuǎn)和保管過(guò)程的不作為，學(xué)生檔案遺失事件時(shí)有發(fā)生，再加上檔案造假現(xiàn)象屢有發(fā)生，接受學(xué)生和用人單位對(duì)于教學(xué)檔案的查詢、驗(yàn)證，并對(duì)遺失的教學(xué)檔案進(jìn)行重建是檔案管理員經(jīng)常面臨的工作之一。而高校生源地和就業(yè)地跨度大，紙質(zhì)檔案的查詢、驗(yàn)證和重建工作的時(shí)間和經(jīng)濟(jì)成本較高。在互聯(lián)網(wǎng)和多媒體技術(shù)已然非常成熟的今天，教學(xué)檔案的數(shù)字化管理和查詢卻相對(duì)落后，這為學(xué)生重建教學(xué)檔案、用人單位進(jìn)行檔案的查詢驗(yàn)證增加了工作的難度，降低了時(shí)效性。三、高校教學(xué)檔案管理的對(duì)策建議（一）細(xì)化檔案存放時(shí)效檔

14、案管理的時(shí)限應(yīng)該根據(jù)檔案的類型制定相應(yīng)的時(shí)間，目前執(zhí)行的僅有“永久”和“30年”和“10年”三個(gè)時(shí)限，建議增加一些短期時(shí)限，如一般檔案的管理期限為2年等。（二）加快數(shù)字檔案建設(shè)在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和云課堂日益盛行的當(dāng)今時(shí)代，高校教學(xué)檔案保管不能一直停留在以紙質(zhì)檔案為主的傳統(tǒng)模式上，應(yīng)該加快數(shù)字化檔案的建設(shè)力度。如題庫(kù)管理系統(tǒng)、在線學(xué)習(xí)和考試平臺(tái)、手機(jī)app教學(xué)軟件所產(chǎn)生的學(xué)生作業(yè)、考勤信息、考生答卷和成績(jī)等數(shù)據(jù)迫切需要與之相適應(yīng)數(shù)字化檔案管理平臺(tái)。（三）完善檔案管理制度現(xiàn)行的檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度成文時(shí)間較早，很多新問(wèn)題、新特點(diǎn)的出現(xiàn)在以往的規(guī)章制度中難以找到依據(jù)，給檔案管理人員帶來(lái)了很多不便和困惑，建議教育部和國(guó)家檔案管理局加快規(guī)章制度的修訂和完善步伐。四、結(jié)語(yǔ)高校教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分之一，是形成高校教學(xué)管理過(guò)程的基點(diǎn)。教學(xué)檔案不僅是高校辦學(xué)歷史的固化和簡(jiǎn)單記錄，而是學(xué)校辦學(xué)特色的體現(xiàn)，也是高校教學(xué)改革的基本依據(jù)。