辦公室管理形成性考核冊答案

1、辦公室管理形成性考核冊答案一、將辦公室實務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。本題主要考核本課程的第一章第 2 點的“辦公室實務(wù)的范圍和內(nèi)容”這一知識點。辦公室實務(wù)工作一覽表序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)（含外企）1文書撰寫按上司的口頭或書面指示完成信記錄上司指令及會談、會議函。內(nèi)容2文書制作復(fù)印資料。打印文稿及表格3文書處理在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4檔案管理檔案管理。5會議組織安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱記錄上司指令及會談、會議要。內(nèi)容。6調(diào)查研究協(xié)助上司準備書面的財務(wù)報告、研究報告。7信息資料準備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息8信訪工作

2、替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。9接待工作接待來訪賓客；10協(xié)調(diào)工作以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。11督查工作督導一般職員或速記員。12日程安排替上司定約會并做好記錄；13日常事務(wù) "閱讀并分類信件通訊事務(wù)、電話；14辦公室管理辦公室環(huán)境的布置和整理保管辦公室設(shè)備及用品15其他臨時交辦的以速記記下上司交待的事項；執(zhí)行上司交辦事項事項 -替上司申報交納所得稅及辦理退16稅。外出辦事，如銀行、郵局17等。18同學們在做本題時，要注意分析哪些是內(nèi)容基本相同的，要放在一起。大多數(shù)同學因為沒有把內(nèi)容基本相同的放在一起而失分。在分析這個問題時，有些內(nèi)容似乎模

3、棱兩可。比如：記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容一項，它既可以是文書撰寫的內(nèi)容，也可以是會議組織的內(nèi)容；這種情況，可以將兩欄都填上這一項。還有些內(nèi)容要分開來寫。比如：通訊事務(wù)、電話、信函和郵件處理一項，前兩項是日常事務(wù)的內(nèi)容，后兩項則是文書處理的內(nèi)容。二、辦公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：1. 信封、紙張；2軟盤、光盤等；3鉛筆4圓珠筆；5 簽字筆或鋼筆；6修正液或修正帶；7印盒；8各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；9小刀；10日歷等；11其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大

4、頭針、紙夾等。國內(nèi)電視大學學生交流社區(qū)，提供學習資料下載，交流，電大就業(yè)指導等。本題在書上有明確答案，得分率很高。主要認真閱讀教材，就能答對1 / 6三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？本題主要考核本課程的第二章第 1 點的“文員工作指導思想”這一知識點。文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。1計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最佳。2實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預(yù)期的期限。3檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相

5、同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃實施檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示。同學們在回答這道題時，需要注意本題一共有兩個問題。不僅要求你闡述三個步驟是什么，而且還要說明三者之間的關(guān)系如何。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計劃書。本題主要考核本課程的第二章第1 點的“按照優(yōu)先順序處理工作”這一知識點。按照“優(yōu)先順序”制定計劃書時，要按以下三個步驟進行：1將自己要做的事情分為： A. 是否應(yīng)

6、該做的事？ B. 是否做或不做都無所謂的事？ C. 是否不可以做的事？對于 A 要集中精力做，對于 B 和 C 可以從計劃中刪掉。對于 A 類事情再進行分類，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事（可以請他人代勞）。3與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。本題的例子請同學們見教材第 28 頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書，不要抄襲。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J識。1請示方法和報告方法；2計劃方法和總結(jié)方法；3受意方法； 4傳

7、達方法；5進言方法；6變通方法和擋駕方法；7分工方法與合作方法。本題主要考核本課程的第二章第 3 點的“文員的工作方法”這一知識點。下面我舉一個例子，同學們按照這個思路作答即可：受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。受意方法要注意：（ 1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（ 3）注意傾聽，用心判斷指示的用意（ 4）必要時可

8、以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（ 5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。2結(jié)合實際談體會。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄

9、本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識點，又要結(jié)合實際談?wù)勛约旱捏w會。本題失分的原因大多是不結(jié)合實際談自己的感受，同學們在回答本題時要加以注意。一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。同： 1 都應(yīng)先問好，再傳達自己的信息；2都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；3通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；2 / 64 都應(yīng)簡明扼要表達自己的意思。異：1打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話

10、號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響 24 聲就接聽。2打電話應(yīng)將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。1基本用途：“電視會議”主要用途是使相隔較遠的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料?！敖换ナ诫娫挄h”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機上組織多方的國際、國內(nèi)或本市的電話會議，聲音清晰宛如一室。5 z8 Y4 Y9 Q# G+ kQ6 M# T2兩者與一般會議的不同：可以消除時空上的局限性。3各自的優(yōu)劣：“電視會議”優(yōu)：通達范圍廣，消除時空上的局限性，生動形象；劣

11、：技術(shù)上的要求較高?！敖换ナ诫娫挄h”優(yōu)：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報數(shù)功能和歡迎詞播放功能；劣：費用高，技術(shù)含量高。三、簡要回答郵件分揀的一般標準。（ 1）按照收件人的姓名分揀；（ 2）按照郵件的重要性分揀；（ 3）按照收件部門的名稱分揀。四、怎樣處理上司不在時的郵件？本題主要考核本課程的第四章第5 點的“上司不在時郵件的處理”這一知識點。本題的答案請同學們見教材第 72 頁。教材上有明確的答案，在此不再詳細說明。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？答： 1上司正在開會時； 2 上司繁忙時； 3上司即將外出時； 4遠道來訪或有重要事情的來訪時。一、日程安排計

12、劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預(yù)定表。本題主要考核本課程的第八章第4 點的 “日程安排計劃表的種類和管理”這一知識點。以下為參考答案：1日程安排計劃表的種類：（ 1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。一般于年初將整個年度的活動事項整理成表，再通知各部門。（ 2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個月的預(yù)定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預(yù)定計劃周預(yù)定表是一個月預(yù)定計劃中的一周計劃，此預(yù)定計劃比月預(yù)定表

13、更詳細。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動。2各種預(yù)定表的編制請同學們參照教材 P.166P.170上的例子，編寫。本題考察同學們對知識點的靈活運用能力，同學們要對以上四種類型的預(yù)定表理解和掌握之后，再結(jié)合自己的實際情況回答本題。二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？本題主要考核本課程的第十章第3 點的 “文秘人員對上司主要工作的輔佐”這個知識點，本題答題思路如下：1提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。2私事方面的

14、協(xié)助。協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：1）特別指示事項的時候 雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。%T/A#T( j h（ 2）純私人性請求時 遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。3財物管理。包括：3 / 6（ 1）薪金收入管理 薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。（ 2）

15、支票往來的管理 最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。4其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。 )本題在教材上的答案非常明確，只需要同學們進行一定的歸納即可。另：第三題主要是給同學們提供了一個編寫“工作任務(wù)單 ”的范本，同學們可以學習一下。最好能夠根據(jù)這個范本，結(jié)合自己的工作實踐，編寫一個“工作任務(wù)單 ”。一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應(yīng)用 的一般場合。本題主要考核本課程的第十二章第1 點的 “口頭語言的特征 ”和第 2 點的 “敬語的用法 ”這兩個知識點。以下為參考答案：1口頭語言的基本特征：（1

16、）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。（ 2）有重音。口語中，需要強調(diào)的成分，都是通過重音表達的。（ 3）有歧義。因為漢字一音多字。（ 4）口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應(yīng)規(guī)范、簡明些；休息時間，口語可生動些，語調(diào)也可輕松、愉快些。2敬語使用的一般場合：（ 1）對于自己尊敬的人，當然會使用敬語。（2）與并非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也需要使用敬語。（3）敬語一般針對：年長或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠

17、者；有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。同學們要注意，本題有兩個問題：一是口頭語言的基本特征；二是敬語應(yīng)用的一般場合。其中第二個問題實際上就是考察“敬語的用法”這個知識點。二、簡要闡述社交話題的選擇。本題主要考核本課程的第十二章第6 點的 “社交話題的選擇 ”這個知識點，本題答題思路如下：1合適的話題包括：(1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（ 2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（ 3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設(shè)、風景名勝、歷史名人、風土人情等；（ 4 ）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；（5

18、）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。2不合適的話題包括：（ 1）應(yīng)當忌諱的話題。如個人私生活等。（ 2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。（ 3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。（ 4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。(5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機密的話題。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？本題主要考核本課程的第十三章第1點

19、的“印章的使用”這一知識點。1印章的使用的主要形式為：（ 1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（ 5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。2落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（ 1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（ 2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。（ 3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。4 / 6本題在教材上有明確的答案，得分率很高。要注意的是，以上只是本題的答題要點，需要進行說明和闡述，不能只回答要點，否則會失分。四、簡要闡述收文處理的程序及分送的

20、基本原則。本題主要考核本課程的第十四章第3點中的“收文處理”這一知識點。1收文處理的程序：簽收和拆封 登記 分送 擬辦 批辦 承辦 催辦 注辦。 ) j) % |$ N)bE2分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負責人或機關(guān)領(lǐng)導審閱或處理；（ 2）屬于機關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；)（ 3 ）分送給機關(guān)領(lǐng)導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（ 4 ）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體

21、負責人辦理；（ 5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。要注意的是應(yīng)對收文處理的程序中的每一個要點進行一定的說明。五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。本題主要考核本課程的第十四章第 6 點中的“文書立卷標準”這一知識點。1類型：（ 1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。2按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況，運用最廣泛。同學們