第四章-采購管理業(yè)務(wù)流程

1、 第四章 采購管理業(yè)務(wù)流程 運(yùn)行MRP的結(jié)果一方面是生成計(jì)劃的生產(chǎn)訂單，另一方面就是生成計(jì)劃的采購訂單。 1 采購管理工作 采購作業(yè)管理的工作內(nèi)容包括貨源調(diào)查和供應(yīng)商評審、建立供應(yīng)商檔案記錄、采購作業(yè)操作、采購訂單跟蹤、抽檢貨品質(zhì)量、控制進(jìn)度、安排運(yùn)輸、到貨驗(yàn)收入庫、驗(yàn)收報(bào)告登錄、庫存事務(wù)處理、退貨、退款、補(bǔ)充貨品、返工處理等等。 選擇正確的供應(yīng)商選擇正確的供應(yīng)商 評價(jià)供應(yīng)商應(yīng)基于如下7個(gè)方面綜合評價(jià)： 價(jià)格 能力 靈活性 提前期 可靠性 制造過程 管理與財(cái)務(wù)狀況 綜合起來，供應(yīng)商評審過程主要是找出哪些供應(yīng)商能在質(zhì)量、服務(wù)、定價(jià)3個(gè)方面達(dá)到可接受的水平。 價(jià)格：價(jià)格是一個(gè)主要考慮因素，但不總是

2、最終決定因素； 能力：確定供應(yīng)商能滿足多大的需求量，以及是否能滿足波動(dòng)高峰需求； 靈活性：供應(yīng)商應(yīng)能適應(yīng)特定要求的工程設(shè)計(jì)水平與計(jì)劃的變化； 提前期：交貨提前期較長或不穩(wěn)定交貨將影響供應(yīng)商的位置評價(jià)； 可靠性：隨著零件和消耗品等采購的計(jì)劃化，可靠性的重要性也提高； 制造過程：供應(yīng)商的制造工藝可能對采購物料的外觀、性能及可靠性有影響； 管理與財(cái)務(wù)狀況：管理混亂或資金不足常常意味著供應(yīng)商不穩(wěn)定。評價(jià)評價(jià)7指標(biāo)指標(biāo) 質(zhì)量：質(zhì)量與價(jià)格或服務(wù)同等重要，采購的消耗品、原材料、零件或備件 必須滿足特定的質(zhì)量要求。保證好的質(zhì)量是采購部門的職責(zé)。為了獲得 要求的質(zhì)量，就需要準(zhǔn)確的技術(shù)規(guī)格指標(biāo)，也就是確切的物料描

3、述，因 而應(yīng)該與生產(chǎn)、工程部門一起協(xié)作，保證對所有物料提出準(zhǔn)確、適當(dāng)?shù)?技術(shù)性能要求。 服務(wù)：服務(wù)的主要內(nèi)容是交貨的速度及可靠性。進(jìn)行采購決策時(shí)，考慮交 貨可靠性比提前期還重要。如果說較長的提前期是不理想的話，那么不可 靠的提前期會(huì)引起生產(chǎn)混亂，從而導(dǎo)致制造部門嚴(yán)重的低效率和浪費(fèi)損失。 定價(jià)：只有供應(yīng)商的質(zhì)量與服務(wù)水平合適時(shí)，才能考慮價(jià)格因素。在質(zhì)量 與服務(wù)水平相同的情況下，選擇價(jià)格最低者。綜合評價(jià)綜合評價(jià)3方面方面 當(dāng)項(xiàng)目達(dá)到它的訂貨點(diǎn)，或物料需求計(jì)劃(MRP)系統(tǒng)中到了計(jì)劃訂單的下達(dá)日期，就需要加以判別，并觸發(fā)生成申請單。在計(jì)劃訂單下達(dá)日期或一個(gè)項(xiàng)目的庫存降到或低于其訂貨點(diǎn)時(shí)，手工操作的用

4、戶部門可能要直接辨識(shí)MRP項(xiàng)目和補(bǔ)給品項(xiàng)目的需求程度，而計(jì)算機(jī)化的系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生申請單。但在申請報(bào)價(jià)單或下達(dá)采購訂單之前，仍然需要計(jì)劃員和購買人員進(jìn)行審查、編輯和審定。 在計(jì)算申請單下達(dá)時(shí)間時(shí)，應(yīng)該分段考慮提前期的所有部分。提前期的時(shí)間段包括審查時(shí)間、認(rèn)可時(shí)間、采購人員的時(shí)間、供應(yīng)商加工和發(fā)運(yùn)的時(shí)間、運(yùn)輸時(shí)間，以及收貨、檢驗(yàn)與移到要求的工作中心所必需的時(shí)間。對于一些日常使用的原材料和通用組件，價(jià)格可在下達(dá)訂單之前就知道。如果在安排訂單之前還需要報(bào)價(jià)，那么還要求有額外的時(shí)間。采購時(shí)機(jī)選擇采購時(shí)機(jī)選擇 訂貨批量： 供應(yīng)批量可能與訂貨批量不匹配； 大批量供貨時(shí)存在數(shù)量折扣的可能； 生產(chǎn)能力或現(xiàn)有庫存

5、可能要求現(xiàn)在進(jìn)行部分訂貨，而其余的在將來訂貨； 運(yùn)輸因素的考慮。 修改發(fā)貨日期或下達(dá)日期： 運(yùn)輸?shù)目紤]，如把待運(yùn)物料與前一批一起裝運(yùn)以節(jié)省運(yùn)輸成本； 生產(chǎn)能力或現(xiàn)有庫存不匹配； 供應(yīng)商提前期可能比要求的長。 修改規(guī)格： 技術(shù)上達(dá)不到； 需要過長的提前期。采購變化處理采購變化處理2 采購作業(yè)過程(1) 評價(jià)和審定供應(yīng)商；(2) 確認(rèn)采購需求；(3) 生成申請單；(4) 選擇供應(yīng)商；(5) 修正申請單；(6) 產(chǎn)生采購訂單；(7) 跟蹤采購訂單；(8) 接收采購物品并登記；(9) 支付購貨款。 MRP建議計(jì)劃手工追加計(jì)劃 認(rèn)證供應(yīng)商供應(yīng)商文檔預(yù)算/權(quán)限審查請購單采購單生成合并處理打印采購合同跟蹤采

6、購單接受采購單檢驗(yàn)/免檢退貨處理付款處理供應(yīng)商業(yè)績評價(jià)審批？其它采購單？常規(guī)采購規(guī)范化的采購流程規(guī)范化的采購流程始終補(bǔ)充？質(zhì)量？定單/質(zhì)量/價(jià)格質(zhì)量/交貨期/價(jià)格控制點(diǎn)計(jì)劃階段執(zhí)行階段財(cái)務(wù)及評價(jià)差良詢 價(jià) 比價(jià)3 采購訂單管理采購訂單管理 為了跟蹤采購計(jì)劃的實(shí)際執(zhí)行情況，通常用采購訂單狀態(tài)來反映計(jì)劃的進(jìn)展情況。下面以某MRP軟件為例介紹采購訂單的狀態(tài)、生命周期及管理。采購訂單的狀態(tài)分類及代碼見下表。階階 段段計(jì)計(jì) 劃劃 階階 段段完完 成成 階階 段段狀態(tài)狀態(tài)計(jì)劃計(jì)劃計(jì) 劃計(jì) 劃凍結(jié)凍結(jié)開出開出開出開出凍結(jié)凍結(jié)取消取消無 計(jì)無 計(jì)劃劃報(bào)交報(bào)交缺欠缺欠報(bào)交報(bào)交超量超量報(bào)交報(bào)交代碼代碼PPEOOF

7、CNLICCSCL MRP運(yùn)行結(jié)束后，輸出建議期的采購單和加工訂單。將認(rèn)可的采購訂單輸入采購模塊即開始了采購訂單的生命周期。此時(shí)采購訂單狀態(tài)為P或O。然后采購訂單分別交給對應(yīng)的供貨商，最后接收采購訂單上的各物料項(xiàng)目，直至確定了采購訂單的報(bào)交狀態(tài)是C、CS或CL為止。采購訂單生命周期結(jié)束。 由于企業(yè)同供應(yīng)商的關(guān)系不再僅僅是討價(jià)還價(jià)的關(guān)系，而是一種合作伙伴關(guān)系，采購物料質(zhì)量可靠，可按照需用時(shí)間，由供應(yīng)商直接送貨到生產(chǎn)使用點(diǎn)，從而大大簡化了采購程序。雙方可以建立比較長期的供求協(xié)定，互惠互利，按照滾動(dòng)計(jì)劃的方法，近期的采購條件比較具體詳細(xì)，遠(yuǎn)期的條件可以比較籠統(tǒng)，但有一個(gè)控制范圍，把長期協(xié)定(半年至一

8、年)和短期合同(月周)結(jié)合起來，一次簽約、分期供貨。這就是所謂采購計(jì)劃法或稱供應(yīng)商調(diào)度。 使用ERP(或MRP)，能很容易地向供應(yīng)商提供一份6個(gè)月到1年的采購計(jì)劃。而且在ERP(或MRP)環(huán)境下，定期更新這些計(jì)劃從而保持這些計(jì)劃的有效性也是不成問題的。一份供應(yīng)商計(jì)劃如圖4-1所示。 圖圖4-1 供應(yīng)商計(jì)劃供應(yīng)商計(jì)劃 確認(rèn)的計(jì)劃 微調(diào) 計(jì)劃 第3個(gè)月 第4個(gè)月 第5個(gè)月 第6個(gè)月 第2個(gè)月 第1個(gè)月 1 2 3 4 5 6 7 8周 4 采購工作的變化 一個(gè)實(shí)施了MRP的企業(yè)，采購管理人員的工作方式將發(fā)生明顯的變化：催促訂貨的時(shí)間下降，而調(diào)查研究尋求降低成本的時(shí)間增加；在周密和有預(yù)見的計(jì)劃指導(dǎo)下

9、，能夠在留有足夠的采購提前期的條件下適時(shí)下達(dá)采購單，減少了混亂；通過將同類件合并，增加了訂貨批量和折扣率，使采購成本下降。企業(yè)實(shí)施了MRP系統(tǒng)將明顯地提高了企業(yè)的采購管理效能。 MRP系統(tǒng)的實(shí)施對采購管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，具體地說，包括以下7個(gè)方面： 深入細(xì)致地了解供方情況，做好“供方計(jì)劃員”的工作； 參與分析決定一個(gè)零部件是企業(yè)自制還是外購； 參與產(chǎn)品設(shè)計(jì)選用材料、配套件的價(jià)值分析； 參與采購預(yù)算的編制； 參與研究確定每種采購件的批量規(guī)則和安全庫存量或安全提前期； 研究縮短采購提前期和保證按優(yōu)先級供貨的措施； 工藝路線中的外協(xié)工序，統(tǒng)一由采購部門負(fù)責(zé)，選擇協(xié)作單位，制訂外協(xié)計(jì)劃。

10、成成 本本 構(gòu)構(gòu) 成成直接材料費(fèi)直接材料費(fèi)直接人工費(fèi)直接人工費(fèi)變動(dòng)制造費(fèi)變動(dòng)制造費(fèi)固定制造費(fèi)固定制造費(fèi)銷銷 售售 費(fèi)費(fèi) 用用財(cái)財(cái) 務(wù)務(wù) 費(fèi)費(fèi) 用用管管 理理 費(fèi)費(fèi) 用用 直接成本直接成本間接成本間接成本(制造費(fèi)用制造費(fèi)用)制造成本制造成本業(yè)務(wù)成本業(yè)務(wù)成本 (期間成本期間成本)總成本總成本 (制造成本法制造成本法)產(chǎn)品成本產(chǎn)品成本變動(dòng)成本固定成本 本層人工費(fèi)本層間接費(fèi)增加成本低層人工費(fèi)低層間接費(fèi)低層材料費(fèi)低層采購間接費(fèi)累計(jì)成本ACDX材料費(fèi)采購間接費(fèi)材料費(fèi)采購間接費(fèi)材料費(fèi)采購間接費(fèi)材料費(fèi)采購間接費(fèi)B本層人工費(fèi)本層間接費(fèi)增加成本低層材料費(fèi)低層采購間接費(fèi)累計(jì)成本EROP增加成本本層人工費(fèi)本層間接費(fèi)低

11、層人工費(fèi)低層間接費(fèi)低層材料費(fèi)低層采購間接費(fèi)累計(jì)成本 成成 本本 累累 加加人 工 費(fèi) 材材 料料 費(fèi)費(fèi) 間 接 費(fèi)庫庫 存存 值值應(yīng) 收 帳現(xiàn) 金 銷 售 收 入 銷 售 收 入銷 售 收 入 成 本 固 定 資 產(chǎn) 流 動(dòng) 資 產(chǎn)毛 利 潤資金周轉(zhuǎn)數(shù)銷售利潤率資本收益率資產(chǎn)1 100 0002 300 0001 200 000500 000(2 185 000)(475 000)300 000300 00012389101 + 2 + 3454 - 51211總 資 產(chǎn)6441311 + 12 714155 000 0005 000 0005 000 0002 900 0001 100 00

12、04 000 000400 0008%1.25(10.3%)(1.26)10%(13%)4 600 0008 + 9 + 10(4 485 000)(1 075 000)4 13 6 4 7 14 (515 000)(3 975 000)采購成本與資本收益率的關(guān)系采購成本與資本收益率的關(guān)系成本材料費(fèi)下降材料費(fèi)下降5，銷售利潤率提高，銷售利潤率提高29與供應(yīng)商結(jié)算由MRP生成倉庫部門采購部門供應(yīng)商財(cái)務(wù)部門訂單管理結(jié)算管理收貨管理采購計(jì)劃用款計(jì)劃供應(yīng)商管理送貨下單采購部門的主要工作1.MRP展開的需求。 2.計(jì)劃采購時(shí)所遺漏的需求。3.超耗用料的額外零星需求。4.非正常需求的其它需求，如客戶的額外

13、訂單或代購 品。 一般請購作業(yè)的時(shí)機(jī)易飛ERP請購流程MRPMRP系統(tǒng)主畫面系統(tǒng)主畫面PURPUR系統(tǒng)主畫面系統(tǒng)主畫面基本信息錄入 采購人員.供應(yīng)商創(chuàng)建與列表.采購單據(jù)性質(zhì) 廠商料件管理 品號(hào)廠商信息及交易信息錄入 價(jià)格交易管理 錄入核價(jià)單 日常交易處理 錄入采購單.采購變更.進(jìn)貨及退貨作業(yè) 采購進(jìn)度管理 預(yù)計(jì)進(jìn)貨表.采購明細(xì)表 收料驗(yàn)退管理 進(jìn)貨明細(xì)表.進(jìn)貨統(tǒng)計(jì)表.料件歷史進(jìn)貨記錄表.驗(yàn)退件退回 明細(xì)表 交易管理 采購價(jià)格調(diào)幅表.供應(yīng)商供貨明細(xì)表 廠商評核 供應(yīng)商交貨/質(zhì)量評等.供應(yīng)商ABC分析表 批處理 重新計(jì)算采購已交量.更新供應(yīng)商月統(tǒng)計(jì)信息。結(jié)束采購單。 廠商信息查詢 應(yīng)付帳款.應(yīng)付票

14、據(jù).采購明細(xì).進(jìn)退貨明細(xì).商品計(jì)價(jià).進(jìn)貨 統(tǒng)計(jì).每月統(tǒng)計(jì)(二)、系統(tǒng)功能圖基本信息規(guī)劃基本信息規(guī)劃日常日常交易交易登錄登錄應(yīng)付票據(jù)管理應(yīng)付票據(jù)管理信息創(chuàng)建與核對信息創(chuàng)建與核對期初余額導(dǎo)入期初余額導(dǎo)入應(yīng)付帳款管理應(yīng)付帳款管理采購人員、廠商、單據(jù)性質(zhì)采購人員、廠商、單據(jù)性質(zhì)未結(jié)案采購單未結(jié)案采購單. .品號(hào)廠商信息輸入品號(hào)廠商信息輸入基本信息列表基本信息列表錄入錄入請購單請購單錄入錄入采購單采購單進(jìn)貨進(jìn)貨. .驗(yàn)收單驗(yàn)收單退回驗(yàn)退件退回驗(yàn)退件錄入錄入退貨單退貨單請購單憑證請購單憑證采購單憑證采購單憑證進(jìn)貨單憑證進(jìn)貨單憑證驗(yàn)退單憑證驗(yàn)退單憑證退貨單憑證退貨單憑證(三)、系 統(tǒng) 主 作 業(yè) 程 序錄入

15、請購單錄入請購單主管核準(zhǔn)請購單主管核準(zhǔn)請購單請購單請購單采購詢價(jià)確認(rèn)采購詢價(jià)確認(rèn)請購單生成采購請購單生成采購錄入采購單錄入采購單書面核準(zhǔn)或計(jì)算機(jī)確認(rèn)1.請購明細(xì)表2.請購狀況表3.料件已請未購明細(xì)表4.供應(yīng)商已請未購列表易飛ERP請購流程書面核準(zhǔn)或計(jì)算機(jī)核準(zhǔn)品號(hào)廠商異動(dòng)詢/核價(jià)單核價(jià)單確認(rèn)更新供應(yīng)商料件信息核準(zhǔn)核準(zhǔn)錄入采購單采購單進(jìn)度追蹤采購單采購單確認(rèn)需求確認(rèn)核準(zhǔn)供應(yīng)商供應(yīng)商預(yù)計(jì)進(jìn)預(yù)計(jì)進(jìn)貨貨表表料件料件預(yù)計(jì)進(jìn)預(yù)計(jì)進(jìn)貨貨表表工單工單預(yù)計(jì)進(jìn)預(yù)計(jì)進(jìn)貨貨表表采購預(yù)計(jì)進(jìn)采購預(yù)計(jì)進(jìn)貨貨表表供應(yīng)商料件交貨排程表供應(yīng)商料件交貨排程表采購需求書面或計(jì)算機(jī)1.現(xiàn)有庫存可用量2.品號(hào)庫存狀況表錄入采購變更單采購單進(jìn)度追蹤采購變更單采購變更確認(rèn)變更變更? ?變更核準(zhǔn)采購單供應(yīng)商供應(yīng)商預(yù)計(jì)進(jìn)預(yù)計(jì)進(jìn)貨貨表表料件料件預(yù)計(jì)進(jìn)預(yù)計(jì)進(jìn)貨貨表表工工單單預(yù)計(jì)進(jìn)預(yù)計(jì)進(jìn)貨貨表表采購預(yù)計(jì)進(jìn)采購預(yù)計(jì)進(jìn)貨貨表表供應(yīng)商供應(yīng)商供貨統(tǒng)計(jì)表供貨統(tǒng)計(jì)表錄入錄入進(jìn)貨單進(jìn)貨單進(jìn)貨單進(jìn)貨單到貨檢驗(yàn)到貨檢驗(yàn)進(jìn)料檢驗(yàn)貨進(jìn)料檢驗(yàn)貨供應(yīng)商供貨統(tǒng)計(jì)表供應(yīng)商供貨統(tǒng)計(jì)表料件歷史進(jìn)貨記錄料件歷史進(jìn)貨記錄供應(yīng)商供應(yīng)商進(jìn)進(jìn)貨貨明細(xì)表明細(xì)表供應(yīng)商供應(yīng)商進(jìn)進(jìn)貨貨匯總表匯總表采購單采購單取回取回驗(yàn)退驗(yàn)退驗(yàn)退件未退驗(yàn)退件未退明細(xì)表明