采購部三級崗位流程匯編

1、采購部三級崗位流程匯編目 錄1.采購員.31.1管理辦法.31.2流程圖41.3關(guān)鍵控制措施152.采購員物價調(diào)整.172.1.管理辦法 172.2流程圖 182.4關(guān)鍵控制措施 263采購促銷.293.1.管理辦法.29 3.2流程圖303.4關(guān)鍵控制措施.344采購綜合管理.354.1.管理辦法.354.2流程圖.364.4關(guān)鍵控制措施401.采購員1.1.管理辦法涉及的部門、人員 財務(wù)部（結(jié)算員、財務(wù)相關(guān)人員）、營銷科（營銷科長、銷售員、開票員）、物流科（驗收員、復(fù)核員）相關(guān)制度 首營品種和新品引進管理制度、首營企業(yè)和供應(yīng)商廠商管理制度、 進貨和庫存管理制度、采購工作計劃管理制度、采購合

2、同管理制度、采退管理制度、采購結(jié)算付款管理制度、預(yù)付款管理制度、采購協(xié)議和返利管理制度、銷售工作銜接管理制度、銷售退貨管理制度、報損報溢管理制度、近效期、零散批號貨品管理制度、破損、擠壓商品管理制度、缺貨管理制度相關(guān)文檔 文件名稱填制人復(fù)核人審批簽字人參考編號采購計劃表采購員部門科長質(zhì)管部進貨合同采購員采購員部門科長首營品種表采購員采購員部門科長首營供應(yīng)商表采購員采購員部門科長付款申請單采購員部門科長部門科長預(yù)付款申請單采購員部門科長部門科長轉(zhuǎn)承付單登記表采購員采購采退清單采購員部門科長部門科長采購差價單采購員部門科長部門科長1.2流程圖1.3流程描述主要步驟具體內(nèi)容首營品種入庫1、采購員與供

3、應(yīng)商溝通品種狀況，比如此品種操作方式，進價，現(xiàn)款銷售價，醫(yī)院中標(biāo)價、付款方式等，對產(chǎn)品進行篩選，指導(dǎo)供應(yīng)商填寫首營品種表和首營供應(yīng)商表，進行復(fù)核，交部門經(jīng)理審批。2、轉(zhuǎn)物價員標(biāo)注零售價，醫(yī)保類型，基本藥物，復(fù)核各類中標(biāo)價。3、資質(zhì)轉(zhuǎn)資管部，與質(zhì)管部做好交接，質(zhì)管部審核首營資質(zhì)，轉(zhuǎn)總經(jīng)辦最終審核，總經(jīng)辦審核完成后轉(zhuǎn)質(zhì)管部基礎(chǔ)錄入員錄入基礎(chǔ)信息。4、錄入完成后，其中一張首營品種表轉(zhuǎn)物價員復(fù)核零售價，維護各類價格類型，后轉(zhuǎn)采購員存檔。5、采購員在商品字典-貨主視圖維護中填寫進貨協(xié)議價，在采購員供應(yīng)商對照維護中維護相關(guān)信息，在現(xiàn)款建議價中維護現(xiàn)款建議價。6、在采購合同-新增（快捷）功能中填寫合同，貨到

4、物流中心入庫記賬。入庫流程1、采購員查看采購工作計劃報表，銷售缺貨-采購反饋，銷售明細查詢，業(yè)務(wù)往來查詢等功能，做出合理采購計劃，與供應(yīng)商要貨，和供應(yīng)商簽署合同。2、在系統(tǒng)內(nèi)采購合同-新增（快捷）功能中填寫采購合同，貨到，物流中心驗收記賬。3、如果供應(yīng)價上漲，要求供應(yīng)商提供漲價證明，另到其他公司尋到低價貨源，并通知物價員調(diào)整相關(guān)各類價格類型。4、采購員填寫合同，部門經(jīng)理審批，采購員采購合同-轉(zhuǎn)預(yù)報，采購預(yù)報-釋放，貨到物流中心驗收記賬。付款流程1、采購員收到供應(yīng)商增值稅發(fā)票，定期到財務(wù)認證。2、進入系統(tǒng)，在采購發(fā)票-編輯功能中勾選發(fā)票。3、在采購發(fā)票勾票清單打印和勾票補差清單打印兩個功能中打印

5、出進貨單和進貨補差單，將票據(jù)整理好，轉(zhuǎn)財務(wù)做應(yīng)付帳記賬。4、財務(wù)應(yīng)付帳記賬后，采購員在應(yīng)付帳付款申請單制作功能中制作承付單，后在付款申請單打印中打印承付單，交部門經(jīng)理審批。5、審批同意付款后，在應(yīng)付帳付款申請單復(fù)核中做復(fù)核，后交采購內(nèi)勤統(tǒng)一登記轉(zhuǎn)財務(wù)審核付款。采退流程1、采購員因滯銷、近效期等原因和供應(yīng)商協(xié)商好退貨。2、在采退訂單（新增）功能中填寫相關(guān)信息，采退訂單釋放。3、如果是供應(yīng)商自提，采購員將采退清單打印，交供應(yīng)商，供應(yīng)商到物流中心或待處理庫提貨，物流中心或待處理揀貨通知單-波次運行，揀貨單-出庫確認，與供應(yīng)商做好交接，供應(yīng)商將貨提走。4、如果是外運，物流中心或待處理定期揀貨通知單-波

6、次運行，揀貨單-出庫確認，由物流中心下站員將貨發(fā)往供應(yīng)商指定地點。銷售審批流程1、銷售公司在系統(tǒng)內(nèi)做銷售訂單-轉(zhuǎn)銷售預(yù)報，采購員在銷售審批功能中做審批。2、如果審批為可銷，點通過，銷售公司將貨交至物流中心，物流中心驗收記賬。3、如果審批為待處理，點通過，銷售公司將貨交至待處理庫，待處理庫驗收記賬。4、如果審批為無法解決，銷售公司不予給客戶退貨沖紅。5、如果銷售公司有必要給客戶退貨沖紅，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批報損，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，銷售公司重新做銷售訂單-轉(zhuǎn)銷售預(yù)報，采購員審批為無法解決，點通過。物流中心驗收記賬，填寫報損單，出庫記賬。銷售缺貨流程1、開票員在開票過程中，客戶報的計劃沒有或不足，銷售開票自

7、動轉(zhuǎn)銷售缺貨。2、采購員在銷售缺貨-采購反饋中做反饋。3、交易員在銷售缺貨-手工登記功能中查看反饋信息，反饋給客戶。預(yù)付款流程1、采購員根據(jù)需求，和供應(yīng)商簽訂采購合同。2、在采購預(yù)付款-新增功能中填寫預(yù)付款單，在預(yù)付款打印功能中打印預(yù)付款單，交部門經(jīng)理審批。3、審批同意后，轉(zhuǎn)采購內(nèi)勤統(tǒng)一登記轉(zhuǎn)財務(wù)審核付款。4、采購員后收到發(fā)票，做票轉(zhuǎn)財務(wù)核銷。差價單流程1、采購員與供應(yīng)商對賬，確認返利，供應(yīng)商將返利返至我公司。2、如果需做正值差價單，先主管經(jīng)理同意后方可做。3、采購員在采購單價-新增中填寫差價單，然后采購差價-釋放，在采購進倉單打印中將采購差價單打印出來，交財務(wù)應(yīng)付帳記賬。4、在應(yīng)付帳付款申請

8、單制作中填寫承付單，交部門經(jīng)理審批，后在應(yīng)付帳付款申請單復(fù)核中復(fù)核，轉(zhuǎn)財務(wù)核銷。421.4關(guān)鍵控制措施主要步驟控制目標(biāo)關(guān)鍵控制措施編號關(guān)鍵控制措施風(fēng)險程度標(biāo)識負責(zé)崗位相關(guān)文件相關(guān)管理制度控制類型1. 4.1引進質(zhì)量保證，價格合理品種1、 采購員與供應(yīng)商溝通產(chǎn)品操作方式，進價，中標(biāo)價，現(xiàn)款銷售價，付款方式等情況，篩選合適品種。2、 嚴格審核產(chǎn)品，企業(yè)資質(zhì)，確保產(chǎn)品質(zhì)量高采購員，部門科長首營品種表，首營供應(yīng)商表首營品種和新品引進管理制度，首營企業(yè)和供應(yīng)商廠商管理制度手工控制系統(tǒng)控制1. 4.2做出合理計劃，保障供應(yīng)1、 查詢采購工作計劃報表，銷售缺貨采購反饋，銷售明細查詢，業(yè)務(wù)往來查詢等報表，考慮

9、多方面因素，結(jié)合供應(yīng)商信息，確定合理計劃，及時要貨。2、 因供應(yīng)商等多種客觀原因，不能正常到貨的產(chǎn)品，需到其他公司尋找貨源。3、 因進價不合理產(chǎn)品，到其他公司尋找低價貨源高采購員采購工作計劃表進貨和庫存管理制度、采購工作計劃管理制度、采購合同管理制度手工控制、系統(tǒng)控制1. 4.3合理付款1、采購員仔細查詢未付，庫存，是否有滯銷庫存，沒有特殊狀況，協(xié)議款要及時付出。高采購員、部門科長付款申請單采購結(jié)算付款管理制度、預(yù)付款管理制度、采購協(xié)議和返利管理制手工控制系統(tǒng)控制1.4.4庫存數(shù)量合理，庫存狀態(tài)可銷1、采購員將滯銷，近效期，失效，擠壓，破損，污染等產(chǎn)品及時與供應(yīng)商協(xié)商退貨和換貨，并保證賬務(wù)無風(fēng)

10、險。中采購員采退清單采退管理制度手工控制系統(tǒng)控制1. 4.5盡可能解決問題退貨1、采購員與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，盡可能解決問題品種的銷售退貨。中采購員、部門科長銷售退貨預(yù)報單銷售退貨管理制度、報損報溢管理制度手工控制系統(tǒng)控制1. 4.6及時將缺貨信息傳達1、采購員及時準(zhǔn)確的將缺貨的原因，品種的狀態(tài)反饋給交易員低采購員銷售缺貨-采購反饋缺貨管理制度手工控制系統(tǒng)控制1. 4.7合理付款1、采購員根據(jù)庫存，銷量，合理做出計劃，安排付款高采購員、部門科長預(yù)付款申請單預(yù)付款管理制度手工控制系統(tǒng)控制1.4.8收回公司返利1、采購員按時按協(xié)議付款，年終準(zhǔn)確核對返利，跟蹤返利到賬。高采購員、部門科長采購差價單采購協(xié)

11、議和返利管理制度手工控制系統(tǒng)控制2.采購員物價調(diào)整2.1.管理辦法涉及的部門、人員 ： 營銷科（營銷科長、銷售員、開票員）、物流科（驗收員、質(zhì)量管理員）、營銷科（采購員）。相關(guān)制度 銷售調(diào)價換票制度、首營品種、供應(yīng)商轉(zhuǎn)接制度新增客戶制度、促銷商品價格制度相關(guān)文檔 文件名稱填制人復(fù)核人審批簽字人參考編號首營品種、供應(yīng)商審批申請表采購員營銷科長質(zhì)量管理員采購員、經(jīng)理、物價員、質(zhì)量管理員庫存統(tǒng)計表銷售員銷售內(nèi)勤、采購采購部采購員調(diào)價換票報告 銷售員部門科長、采購員采購部部門科長、采購員新增客戶申請報告財務(wù)部部門科長財務(wù)部、質(zhì)量管理員部門科長、財務(wù)部促銷商品處理意見表采購部部門科長采購部采購員2.2流

12、程圖2.3流程描述主要步驟具體內(nèi)容首營品種維護1.總部轉(zhuǎn)首營品種表至分公司采購，采購制定零售價格、批發(fā)價及定價類型、醫(yī)保類型、是否基本藥物等其他價格政策；2.采購員審核完畢后登記轉(zhuǎn)接表，經(jīng)部門經(jīng)理簽字轉(zhuǎn)質(zhì)量管理部審核，質(zhì)量管理部基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入員返回物價員首營品種表；3.采購員審核價格，并將多種價格政策維護到CMS系統(tǒng)中。4.開啟首營維護，品種開始銷售。調(diào)價換票1.向采購員發(fā)布調(diào)價信息，匹配公司品種；2.采購員互相核對匹配品種價格信息，無誤后物價員將調(diào)價信息錄入系統(tǒng)；3.調(diào)價執(zhí)行期前向銷售公司發(fā)布調(diào)價通知及明細；4.執(zhí)行日期前一天下班后，采購員修改價格政策5.銷售將調(diào)價換票報告轉(zhuǎn)采購，登記調(diào)價換票

13、報告及庫存證明，物價員轉(zhuǎn)采購員審批（對數(shù)量和價格有異議的品種，必須得到采購部認可方能調(diào)價），批準(zhǔn)后物價員轉(zhuǎn)綜合內(nèi)勤部。價格政策維護醫(yī)院部價格需要維護：1.掛網(wǎng)醫(yī)院價格2.武警總隊招標(biāo)3.軍隊中標(biāo)價格.4.駐疆部隊中標(biāo)價格5.一對一特殊價格6.醫(yī)院部統(tǒng)一價格7.醫(yī)院部最低限價8.臨時特殊換票價格9.新農(nóng)合統(tǒng)一價10.對所有客戶有效。銷售底價維護1.現(xiàn)款部銷售限價：現(xiàn)款客戶不得低于此價格開票2.商業(yè)客戶限價：商業(yè)客戶不得低于此價格開票3.掛網(wǎng)客戶特殊底價：掛網(wǎng)價格低于進貨協(xié)議價，做特殊底價方可順利開出掛網(wǎng)價格4.特殊單位價格低的限價：一對一價格及部隊中標(biāo)價格低于進貨協(xié)議價格，做特殊底價方可順利開票

14、。5.臨時底價（換票用）：臨時換票價格低于進貨協(xié)議價格，做此特殊底價開票。新增客戶1.根據(jù)報告內(nèi)容區(qū)分客戶類型2.掛網(wǎng)客戶組：參加掛網(wǎng)采購的客戶3.醫(yī)院部客戶組：醫(yī)院部終端客戶4.現(xiàn)款醫(yī)院客戶組：現(xiàn)款醫(yī)院終端客戶5.商業(yè)調(diào)貨客戶組：現(xiàn)款部商業(yè)客戶6.藥店終端客戶：現(xiàn)款部藥店客戶7現(xiàn)款大型連鎖客戶：藥店連鎖客戶及其他類型客戶促銷價格維護1.采購每月月底交促銷價格表2.采購員整理后將促銷價格錄入到CMS系統(tǒng)-促銷價格維護中，完畢后通知銷售開票.業(yè)務(wù)提示維護掛網(wǎng)信息維護：廠家及采購員通知不能執(zhí)行掛網(wǎng)采購價格的品種，物價員做掛網(wǎng)提示，開票員開票時自動彈出提示。2.4關(guān)鍵控制措施主要步驟控制目標(biāo)關(guān)鍵控制

15、措施編號關(guān)鍵控制措施風(fēng)險程度標(biāo)識負責(zé)崗位相關(guān)文件相關(guān)管理制度控制類型2.4.1首營品種零售價格制定和對基本藥物判定的準(zhǔn)確性為關(guān)鍵。SA-101SA-1021.首營品種物價員依據(jù)相關(guān)物價法規(guī)文件及政府制定的最高零售價和自主定價的價格單等制訂批零價，未定價前各部門不得擅自銷售，非首營品種接到調(diào)價通知，應(yīng)及時在規(guī)定時間內(nèi)維護好批零價格，物價文件應(yīng)裝訂歸檔，便于索引，價格資料真實有效.特殊管理藥品、器械類定價如醫(yī)院、商業(yè)定價要認真審核，及時錄入。2 基本藥物準(zhǔn)確區(qū)分國家與地方基藥。高采購員價格匯編、基本藥物目錄首營品種、供應(yīng)商轉(zhuǎn)接制度手工控制、系統(tǒng)控制2.4.2調(diào)價換票需準(zhǔn)確無誤，嚴格按流程執(zhí)行，在規(guī)

16、定的時間內(nèi)結(jié)束換票工作SA-103SA-104國家發(fā)改委調(diào)價文件下發(fā)后，采購員與物價員雙向核對完畢調(diào)價品種信息和銷售政策，調(diào)整批零價格，及時記錄中心倉庫、分庫、阿克蘇分公司庫存數(shù)量反饋采購員，采購員配合物價員系統(tǒng)錄入進貨協(xié)議價、價格政策維護。調(diào)價前一天向銷售公司、零售連鎖、阿克蘇分公司準(zhǔn)確下發(fā)調(diào)價品種通知停銷品種通知，規(guī)定時間內(nèi)銷售員初查、主管經(jīng)理復(fù)查調(diào)價報告交采購部物價員登記備案，采購員盡快核查審批終端和商業(yè)公司換票數(shù)量和庫存證明，及時與供應(yīng)商協(xié)商補償政策并計算補償差額，跟蹤入賬。物價員出具降價分析報告，部門經(jīng)理審核報公司領(lǐng)導(dǎo)。高采購員國家價格文件、庫存統(tǒng)計表、調(diào)價換票表銷售調(diào)價換票制度手工

17、控制、系統(tǒng)控制2.4.3正確維護各類價格政策SA-105物價員準(zhǔn)確劃分價格政策級別，做好各種對應(yīng)關(guān)系，價格政策客戶組維護，價格政策商品組維護，商品價格政策，客戶價格政策，客戶商品價格政策，做好銷售底價維護，采購員做好協(xié)議價維護，物價員建立定期檢查調(diào)整記錄。掛網(wǎng)品種的價格維護，流水號的定期核查和準(zhǔn)確錄入。高采購員掛網(wǎng)采購文件、中標(biāo)通知書、價格維護政策價格維護制度手工控制、系統(tǒng)控制2.4.4 正確維護銷售底價SA-106與采購員確定正確的銷售底價，保證特各種殊價格類型順利執(zhí)行高采購員掛網(wǎng)采購結(jié)果公示、中標(biāo)通知書價格維護制度手工控制、系統(tǒng)控制2.4.5 新增客戶的確定與未回SA-107 SA-108

18、 根據(jù)財務(wù)部轉(zhuǎn)質(zhì)量管理部的新增客戶報告，分析客戶類型，正確錄入客戶類型高財務(wù)部資信員、采購員客戶資信報告財務(wù)資信管理制度系統(tǒng)控制2.4.6近效期、破損、擠壓商品促銷價格錄入SA-109 SA-110采購員判斷擠壓、破損、近效期、現(xiàn)款購進、無售后服務(wù)等品種，不能正常銷售，供應(yīng)商確定無法解決或需長時間審批解決的品種，為降低風(fēng)險，采購人員根據(jù)進價、廠商等情況綜合判斷制訂促銷價格，物價員按照規(guī)定時間在系統(tǒng)中進行程序錄入各部門按提取辦法使用本部門的費用，本部門費用超支，不準(zhǔn)使用其它部門的費用。3采取預(yù)算申請辦法。規(guī)范費用申請、批準(zhǔn)、支出的審核程序，審批人為部門經(jīng)理、銷售公司副總。高采購員、部門科長促銷商

19、品明細表近效期、破損、擠壓商品管理制度系統(tǒng)控制2.4.7業(yè)務(wù)提示維護中維護掛網(wǎng)信息維護SA-111掛網(wǎng)價格不得隨意更改，凡遇掛網(wǎng)品種價格上漲均限制掛網(wǎng)客戶銷售，做出信息提示，開票人員開票自動彈出提示低采購員、開票員銷售清單勾兌月清單管理制度手工控制系統(tǒng)控制3采購促銷3.1.管理辦法涉及的部門、人員 銷售公司（銷售經(jīng)理、銷售員、交易員）、物流中心（贈品庫保管員）、阿克蘇分公司（采購員）、國藥新特藥連鎖（采購員）。相關(guān)制度 ： 贈品內(nèi)控管理制度相關(guān)文檔 ：文件名稱填制人復(fù)核人審批簽字人參考編號供應(yīng)商促銷通知單供應(yīng)商采購部門科長促銷宣傳單采購員部門科長其他商業(yè)促銷信息采購員部門科長3.2流程圖3.3

20、流程描述主要步驟具體內(nèi)容新增客戶維護1.進入CMS系統(tǒng)基礎(chǔ)資料里的客戶字典維護。2.查詢前一天的所有新增客戶。3.再進入基礎(chǔ)資料綜合設(shè)置業(yè)務(wù)提示客戶組.4.根據(jù)不同的客戶群體，把查詢到的新增客戶錄入到不同的客戶里。贈品信息錄入和發(fā)布1.與廠家洽談并制定促銷方案，方案落實后，錄入贈品信息。2.打開基礎(chǔ)資料進入綜合設(shè)置里的業(yè)務(wù)提示維護。3.根據(jù)廠家的不同要求，選擇不同的客戶群體，錄入促銷政策。4.把電子版的促銷方案通過RTX分別發(fā)放到銷售開票、銷售業(yè)務(wù)員群里。5.把促銷方案發(fā)布到新特藥促銷論壇上。6.以廠家為單位把錄入到系統(tǒng)里的促銷品種、政策、活動起始時間復(fù)制到廠家促銷匯總表里。7.匯總各廠家的促

21、銷信息發(fā)到銷售公司中層領(lǐng)導(dǎo)處。8.活動結(jié)束后，給廠家打贈品流向。贈品信息分析和反饋1.收集其他商業(yè)公司的促銷信息，進行匯總、分析并且反饋到采購員處。2.采購員填寫完后，匯總再與廠家溝通，落實。在次月再查詢活動的落實情況。3匯總當(dāng)月的促銷活動。4.與次月反饋到業(yè)務(wù)員和交易員處，他們填寫完后，再反饋到促銷處，進行匯總、分析和解答。5.每月做1-2次的促銷活動宣傳單。設(shè)計版面，排版，到印刷廠印制。6.印制好的促銷單發(fā)放到銷售公司的各個辦事處，并在3-5個工作日內(nèi)打電話落實收到的情況。3.4關(guān)鍵控制措施主要步驟控制目標(biāo)關(guān)鍵控制措施編號關(guān)鍵控制措施風(fēng)險程度標(biāo)識負責(zé)崗位相關(guān)文件相關(guān)管理制度控制類型4.4.

22、1保證促銷客戶組的完整性1、準(zhǔn)確判斷公司新增客戶屬于那種類型客戶，將其維護入相對應(yīng)的客戶組。中采購贈品內(nèi)控管理制度手工控制系統(tǒng)控制4.4.2及時準(zhǔn)確的將促銷信息宣傳到各個銷售終端1、 及時將供應(yīng)商提供的促銷政策錄入系統(tǒng)。2、 及時將促銷信息發(fā)布給交易員和銷售員。中采購供應(yīng)商促銷通知單，促銷宣傳單贈品內(nèi)控管理制度手工控制系統(tǒng)控制4.4.3獲取更多的促銷支持1、及時獲取各商業(yè)公司的促銷信息，反饋給采購員，采購員與供應(yīng)商談判，給公司帶來更多的促銷支持。中采購其他商業(yè)促銷信息贈品內(nèi)控管理制度手工控制4采購綜合管理4.1.管理辦法涉及的部門、人員 營銷科（銷售經(jīng)理、銷售員、交易員）、物流中心、采購員。相關(guān)制度 ： 贈品內(nèi)控管理制度相關(guān)文檔 ：文件名稱填制人復(fù)核人審批簽字人參考編號滯銷、超紅線品種