基層檔案室管理現(xiàn)狀及建議

1、基層檔案室管理現(xiàn)狀及建議 基層檔案室管理現(xiàn)狀及建議 【摘要】檔案室的管理方式是否先進，管理水平是否合格，都影響著這檔案資料的開發(fā)利用水平，并衡量著學校的建設與開展現(xiàn)狀。文中針對基層檔案室的管理現(xiàn)狀進行論述，就其中存在的管理缺乏之處，圍繞檔案室管理標準化、檔案室管理制度建設、檔案信息利用反應管理、檔案管理團隊建設等幾方面提出了相關建議，以便優(yōu)化基層檔案室的管理水平。 【關鍵詞】基層檔案室；檔案管理；現(xiàn)狀； 建議目前，隨著職業(yè)教育改革的推進，我國對于職業(yè)學校的開展與建設愈來愈重視，而基層檔案室的管理水平正是衡量一所學校的整體管理水平的重要參數(shù)之一。由于學校中的檔案是整所學校各方面管理工作的記錄與存

2、檔資料，其中涉及了各方各面，要想做好基層檔案室的建設與管理工作難度是較大的?？v觀現(xiàn)今基層檔案室的管理現(xiàn)狀，其中仍然存在著不少問題，為了進一步優(yōu)化基層檔案室的管理水平，下面就基層檔案室的管理現(xiàn)狀展開分析、討論。 1基層檔案室管理現(xiàn)狀 1.1 基層檔案管理水平現(xiàn)狀。 現(xiàn)今，大多數(shù)基層單位的檔案室檔案管理的保密性缺乏。保密意識差，由于管理人才專業(yè)化素質缺乏，其工作的積極性與主動性較低，往往只是被動的參與管理工作，使得大量的機密文件，資料，信息外流。另外，局部針對檔案信息的保護措施時常無法實施，這主要是因為基層檔案室的管理不標準，加上檔案室建設資金缺乏，檔案室缺乏相關先進、現(xiàn)代化的設施及設備，以及檔案

3、管理隊伍的管理理念滯后，雖然有些職業(yè)學校檔案管理部門配備一臺電腦，但一些職業(yè)學校并沒有有效地發(fā)揮計算機輔助管理功能，仍然通過傳統(tǒng)、落后的手工操作管理方式來開展大局部文件的管理，可見其檔案管理手段的落后與單一，又如何能有高效的檔案管理水平，又如何能保障基層檔案信息資料的平安性與可靠性呢？ 1.2 基層檔案管理制度現(xiàn)狀。 檔案保護在檔案室的各項制度中都有所表達，但從總體上講還存在著不深入、不細致的問題。在制度執(zhí)行方面也存在一定的疏漏，平時很少到庫房去監(jiān)控，有制度但沒有嚴格執(zhí)行，工作只停留在外表上，缺乏必要的細致工作。 1.3基層檔案收集與歸檔現(xiàn)狀。 在一些單位中的領導人員對于堆積的越來越多的檔案不

4、聞不問，任由下屬管理人員隨心所欲，導致很多檔案都借出去卻收不回來，甚至一些檔案平時得不到應有的整理，還要借閱出去，造成檔案效勞利用率低迷的現(xiàn)狀。加上工作人員的歸檔意識淡薄，材料殘缺不全，檔案資料的效勞利用率偏低。 1.4 基層檔案管理人員隊伍現(xiàn)狀。 由于各個單位對基層檔案室中檔案管理的重視程度不同，因此各個單位下屬的基層檔案室管理水平也存在較大差異。例如很多單位的基層檔案室管理人員水平不高，有很多都是半路出家，并沒有經過系統(tǒng)的、專業(yè)的檔案管理培訓和學習，綜合素質和專業(yè)水平都較低。 2基層檔案室管理建議 2.1強化基層檔案室管理，標準管理工作。 2.1.1 在開展學習的根底設施規(guī)劃工作時，為了進

5、一步提高檔案室的建設水平，完善其檔案管理工作環(huán)境，必須加強對檔案室?guī)旆康慕ㄔO與管理規(guī)劃，從而便于進一步提高檔案文件及資料的完整性和平安性。 2.1.2 通過加強基層檔案管理環(huán)境的標準，針對一些人事檔案借閱卻未歸還的人員應當采取適當?shù)膽土P手段進行懲辦。此外，檔案管理負責人必須針對檔案信息的歸檔管理工作以定期或不定期檢查的方式相結合進行抽查，確保其中未存在未排序、未整理的文件。假設在檢查過程中發(fā)現(xiàn)管理人員存在工作失職之處，管理者必須及時之處其缺乏之處，及時糾正。另外，假設出現(xiàn)文件被損壞或喪失的現(xiàn)象，管理者應當根據(jù)檔案管理的標準制度及相關懲罰制度，查明事情的緣由，對存在直接責任的人員應當采取思想政治

6、教育與懲罰措施相結合的方式，嚴格追究其責任，引起其他管理人員對此的重視。 2.1.3 實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理工作。 充分將計算機技術與光盤技術等先進技術應用于檔案室的管理工作之中，是實現(xiàn)檔案室管理工作現(xiàn)代化與先進化水平的重要途徑，同時，由具備高專業(yè)化素質人才以先進化、現(xiàn)代化的檔案管理理念與管理手段開展檔案室的建設與管理工作，提高檔案信息資料的收集、整理與歸檔工作效率，進而真正實現(xiàn)高效率的現(xiàn)代化檔案管理目標。 2.2完善檔案室管理制度。 為了進一步做好檔案室的管理工作，必須建立健全的檔案室管理制度，確?；鶎訖n案室的檔案管理工作制度化、標準化。 2.2.1 創(chuàng)立用于收集和歸檔的相應制度，以及開發(fā)、利

7、用、存儲檔案信息文件的管理制度，并嚴格按照檔案的保管期限表、歸檔范圍，檔案分類編目方法等進行檔案歸檔管理。 2.2.2 建立健全的登記制度，包括檔案信息的歸檔、收集登記制度以及檔案信息資料的借閱登記，檔案的注冊等開發(fā)、使用登記制度等，嚴格把握每份檔案信息資料的去處，完善檔案資料的使用管理流程，提高檔案管理工作的標準化水平。 2.2.3當更換基層檔案員，必須按照檔案管理人員的交接原那么，原由檔案管理人員及時將各類文件檔案進行清點，并嚴格按照交接手續(xù)來辦理，嚴格杜絕出現(xiàn)多卷少卷等責任混亂問題，確保將檔案信息資料以及檔案文件數(shù)量準確交接到綜合檔案館。 2.2.4制定檔案室管理工作的績效考核制度，嚴格

8、將檔案管理人員的年終績效水平與其檔案管理工作的質量水平相掛鉤，提高檔案管理從業(yè)人員的工作積極性與主動性，并建立相應的崗位責任制度及年度考核規(guī)章作為考核的依據(jù)，推進檔案室建設與管理工作有序的開展。 2.3 加強檔案的收集、歸檔管理，強化檔案信息的利用與反應。 2.3.1 加強檔案信息的收集與歸檔。 為從源頭上保證館檔案室收藏資源，我館反復屢次修改歸檔范圍，保管期限，使之更加合理化，同時檔案的載體也實行多樣化，除紙質外還包含了照片、錄音、錄像、實物等。 2.3.2 實現(xiàn)檔案信息的利用與反應，充分發(fā)揮檔案信息的作用。 收集利用反應信息，了解和研究檔案的反應信息，可以了解檔案信息發(fā)揮作用的情況，總結經

9、驗教訓，提高檔案利用率。因此，單位檔案工作要多渠道、多途徑地開發(fā)檔案信息資源，使檔案為單位各項工作，特別是提高管理水平和開發(fā)利用檔案信息，為單位決策效勞，為群眾效勞。 2.4強化基層檔案室管理隊伍建設。 2.4.1 全面提升檔案管理人員的專業(yè)素質。 針對檔案管理工作涉及的計算機操作技能進行強化式培訓。 由于檔案管理工作涉及的內容較多，其專業(yè)化素質要求較高，因此，為了提高檔案管理工作的質量，必須首先提升檔案管理人員的專業(yè)素質。同時，為了實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案信息管理工作水平，必須針對檔案管理工作涉及的計算機操作技能，對基層檔案室管理從業(yè)人員進行強化式培訓，并對培訓合格的人員頒發(fā)證書，作為其順利上崗的考

10、核之一。 目前，檔案管理工作是以新的歸檔方法來開展的，因此，必須根據(jù)檔案整理的新方法及相應的計算機理論知識與實踐操作技巧對其進行培訓，使其具備相應的工作技能根底。 倡導檔案管理人員開展在職繼續(xù)教育。 目前，我國的科技信息技術開展迅速，為了保證檔案管理人員能夠與時俱進，學校應當積極倡導管理人員根據(jù)其實際的學歷水平及工作技能掌握情況，選擇與其文化層次水平相符合的課程進行在職繼續(xù)教育。也可以通過平時對檔案管理人員的績效考核結果，選擇局部工作積極、主動性高，工作表現(xiàn)優(yōu)秀的管理人員進行中短期的業(yè)務技能培訓與進修，或選派工作表現(xiàn)較好的人員去進行第二學歷或碩士學位的攻讀，培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人員，提高檔案室管

11、理隊伍的專業(yè)化素質。 2.4.2 建立基層檔案室人員獎懲機制。 在明確人員分工和責任的根底之上，對良好完成分內工作的人員給予表揚或獎勵，對于有失職行為的人員要進行批評或處分。從而可以有效的鼓勵人員工作積極性，同時也能夠讓從事基層檔案管理的人員具有責任感和使命感，讓檔案管理人員能夠認真嚴謹?shù)淖龊梅謨裙ぷ鳎乐挂驗橐恍┤藶橐蛩囟鴮е轮匾獧n案的泄露情況發(fā)生。 3結語 綜上所言，標準檔案管理工作流程，加強基層檔案室建設以及檔案管理體制建設，在完善檔案管理制度的根底上，改良檔案管理方式并加強檔案信息的反應與利用，以高效的檔案管理隊伍來實現(xiàn)優(yōu)質的基層檔案室建設與管理，將檔案資料的作用真正發(fā)揮，促進學習的教育開展及教學進步工作的開展。 參考文