科研課題檔案信息化管理現(xiàn)狀與對策研究

1、    科研課題檔案信息化管理現(xiàn)狀與對策研究    蔣麗萍 楊哲睿 高娜 劉梁摘 要 文章說明了科研課題檔案信息化建設(shè)的相關(guān)定義，并分析科研課題進行檔案管理存在的問題，最后提出科研課題進行檔案信息化管理的對策，為科研課題的開展提供參考。關(guān)鍵詞 科研課題檔案信息化管理;問題;對策引言檔案管理工作一直是各個單位進行日常管理的重點內(nèi)容，關(guān)系到單位的正常運行和工作進步。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，給檔案管理帶來新的變革，改變了檔案資料的收集和處理方式，也改變了檔案管理模式。對于科研課題檔案管理來說，實現(xiàn)信息化管理具有特殊的意義，本次就對此進行分析。1科研課題檔案信息

2、化建設(shè)的定義科研課題其實就是科研任務(wù)，有一部分是政府給出的科研任務(wù)，定期發(fā)布在網(wǎng)站上，由各個有資質(zhì)的單位進行申請，包括高校和科研院所，比如國家自然科學(xué)基金等，每年都會發(fā)布科研課題。另外就是企業(yè)為了解決運營中遇到的問題而建立的研究任務(wù)，可以自主進行研究或?qū)で笊鐣耸康膸椭??？蒲姓n題檔案信息化建設(shè)，就是借助信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)為平臺基礎(chǔ)，對科研課題相關(guān)的檔案信息資源進行處理和開發(fā)，比如課題進展過程、課題資料、課題參考的文獻等，還包括課題的進展和結(jié)果等，都集中到一起，形成檔案資料歸檔，并建立電子檔案的模式。進行科研課題檔案信息化建設(shè)，涉及基礎(chǔ)設(shè)施、檔案信息資源、應(yīng)用系統(tǒng)、標準規(guī)范、人才、安全保障等方面1

3、。2科研課題檔案管理中存在的問題2.1 檔案管理意識不足在實際工作中，科研人員的檔案管理意識不足，更重視課題的開展，不重視后期對資料的匯總和歸檔，部分資料十分雜亂，甚至出現(xiàn)遺失情況。沒有認識到信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的優(yōu)勢，不重視電子檔案管理，對于電子檔案的驗收不嚴格，還容易出現(xiàn)不安全問題。雖然科研課題開展中對于電子儀器設(shè)備的應(yīng)用十分廣泛，會自動形成電子數(shù)據(jù)資料，但因為有被篡改的可能，所以很多科研人員依然以文字記錄為主體進行檔案管理，資料收集、整理和歸檔工作由檔案室進行。2.2 檔案存檔不及時科研課題過程中會產(chǎn)生大量的資料信息，而這些信息一般都掌握在科研人員手中，包括課題的開題報告、資料、進展記

4、錄、實驗方案等，以天文課題為例，涉及對天文現(xiàn)象的觀察，天文資料的收集等。而科研人員不是專業(yè)的檔案人員，歸檔意識不足，經(jīng)常因為過程麻煩或著急進行科研而放棄歸檔，導(dǎo)致課題資料十分分散和混亂。專業(yè)的檔案管理人員對于科研內(nèi)容不了解，接觸不到原始的科研資料，因此一般在課題完成驗收時再進行檔案資料收集、整理和歸檔，可能出現(xiàn)資料遺失、損壞等問題，需要進行補救，增加了管理難度。2.3 管理標準不完善因為科研課題的特殊性，很多資料都是保密級別較高的，因此科研課題進行檔案信息化建設(shè)的要求較高。為了保證科研檔案管理工作的順利開展，國家專門出臺了相關(guān)規(guī)定，但都是針對的實體檔案，對于電子檔案管理的歸檔、保存、移交等沒有

5、做出詳細的規(guī)定，因此進行信息化管理的標準不完善，方法不詳細，影響管理工作開展2。3科研課題檔案信息化管理對策3.1 提高信息化管理意識科研課題檔案信息化建設(shè)首先要提高信息化管理意識，科研課題需要將檔案信息化建設(shè)納入整體單位信息化建設(shè)的框架中。因為信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，在檔案管理方面也出現(xiàn)一些新問題，因此要注意與時俱進，對當(dāng)前的科研院所發(fā)展情況和課題研究情況進行調(diào)查分析，考慮科研課題的未來發(fā)展，思考有效的信息化建設(shè)方案。一方面要提升科研人員的檔案信息化管理意識，讓他們認識到這項工作對于科研課題發(fā)展的積極意義，從而能夠認真對待科研資料，自主進行保存和整理;另一方面提升檔案管理人員的檔案信息化意識

6、，能夠跟隨每一個科研課題的進行，注意進行資料收集和整理歸檔，為每個課題建檔，并重視課題檔案的實時更新。3.2 推進規(guī)范化管理科研課題檔案信息化建設(shè)要注重實現(xiàn)規(guī)范化管理?？蒲袉挝恍枰占渌麊挝贿M行科研課題檔案信息化管理的標準和規(guī)定，實現(xiàn)統(tǒng)一管理;認識到信息化手段對于檔案管理的作用，積極引進先進的信息技術(shù)和設(shè)備，實現(xiàn)高效管理?？蒲袉挝贿€需要積極探索具有單位特色的檔案信息化管理道路，可以根據(jù)單位的管理需求，樹立特色信息意識，對檔案內(nèi)容進行詳細分類，分析不同類別檔案的作用和價值，在此基礎(chǔ)上進行管理;重視檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全水平，尤其是科研課題的電子檔案資料數(shù)目龐大，對于安全保存和保密有更高要求，科研單

7、位要重視網(wǎng)絡(luò)防護手段的提升。3.3 重視信息化人才建設(shè)科研課題檔案信息化建設(shè)對于人才的需求較高，因此要重視信息化人才建設(shè)?？蒲袉挝坏臋n案管理人員要轉(zhuǎn)變思想觀念，創(chuàng)新工作思路和方式，認可信息化管理模式的應(yīng)用，結(jié)合本單位科研課題的特色，思考如何有效進行信息化管理。加強對信息化管理方面技術(shù)的培訓(xùn)和提升，提高信息化水平和能力，能夠根據(jù)不同的檔案類型進行信息化管理?？蒲袉挝灰匾暱蒲腥藛T檔案管理水平的提升，以及檔案管理人員科研資料了解程度的提升，從雙方入手，推動聯(lián)合協(xié)作機制，實現(xiàn)雙方的綜合發(fā)展。4結(jié)束語科研課題檔案信息化建設(shè)是一項重要的工作，對于課題進行、單位發(fā)展均有重要意義。因此科研單位要重視這項工作的進行，提供人力、物力和財力支持，引進先進的管理技術(shù)